Responsable Administration - Logistique-RH, Niamey, Niger
TERRE DES HOMMES LAUSANNE
Job location
Niamey
Employment status
Full–time
Job details
Terre des hommes est enregistrée officiellement au Niger depuis janvier 2022. Dans le cadre du lancement de ses activités au Niger, Tdh recherche : Un.e Responsable administration-logistique-RH.
Intitulé du poste : Responsable administration-logistique-RH
Lieu d’affectation : Niamey, Niger
Nature et Durée du Contrat : CDD de droit nigérien, de douze mois incluant un (1) mois de période d’essai ; avec possibilité de renouvellement.
Taux d'activité : 100 %
Supérieur hiérarchique : Chef.fe de bureau Niger
Date de prise de fonction : dès que possible
Conditions :
Rémunération motivante selon l’expérience.
Tdh offre une couverture d’assurance santé à 90% couvrant l’employé(e), son conjoint et ses enfants de moins de 21 ans.
RESPONSABILITES GENERALES
• Sous la supervision du.de la Chef.fe de bureau Niger, il.elle est en charge des finances, de l’administration, des aspects logistiques et RH du bureau Niger ainsi que de la gestion des collaborateurs affectés à son département.
• Il.elle garantit et gère au quotidien les décisions et actions dans son domaine de responsabilité en concertation avec le Chef de bureau, et sous le management fonctionnel de l’Adjoint CAF et Coordinateur logistique Mali-Niger. Il est le garant de la mise en œuvre et du respect des procédures de Tdh sur sa zone d’intervention.
RESPONSABILITES SPECIFIQUES / CONTEXTE
A. Gestion Financière et budgétaire
• Suivre le budget annuel du bureau pays et analyser la situation financière
• Assurer le suivi des procédures et outils permettant d’assurer la gestion financière du bureau
• Assurer le suivi des audits financiers externes
• Assurer la clôture comptable mensuelle, semestrielle et annuelle et la gestion de l’audit statutaire
• Assurer le contrôle des données financières des partenaires
• Coordonner la production des rapports financiers de Tdh et des partenaires
• Respecter et veiller au respect des règlements et procédures administratives et financières de la délégation
• S'assurer que les paiements des factures aux fournisseurs et aux prestataires de services se réalisent dans les délais
• Assurer la gestion des avances professionnelles
• Assurer le respect des lois fiscales en vigueur
• Participer à la rédaction des documents contractuels de la délégation (avec les Autorités Locales, les partenaires OSI et ONG locales, les fournisseurs, les contrats de location etc.) dans ses domaines de compétence
• Coordonner le montage du budget annuel du bureau pays et le montage de budget projets selon les standards de Tdh
• Préparer et revoir les Suivis budgétaires des projets en cours, et les mettre à jour mensuellement avec la comptabilité cloturée.
• Mise en place et rédaction des procédures financières de la délégation Niger avec le support de la coordination Mali et du siège
B. Contrôle Interne
• Assurer le suivi/respect des procédures d’engagement des dépenses
• S’assurer de la validité et de l’adéquation des pièces justificatives
• Assurer le suivi du contrôle interne
• Assurer la prévention des risques financiers et le respect du Code de conduite de Tdh
C. Comptabilité
• Manager le comptable du bureau pays
• Superviser l’affectation comptable des pièces
• Organiser le suivi comptable des données financières du bureau Niger et des partenaires, à savoir la définition des procédures et circuits de fonctionnement comptable en référence aux normes Tdh en vigueur
• Assurer la compilation / vérifications des données comptables (concordances SAGA / pièces justificatives) et la clôture mensuelle des comptes.
D. Gestion Trésorerie
• Planifier les dépenses et établir le prévisionnel de trésorerie en collaboration avec les équipes programmes ;
• Planifier la trésorerie et fonds de roulement pour le siège
• Faire une étude et une analyse des offres bancaires disponible afin de gérer l’ouverture d’un compte bancaire “Tdh” au Niger (à Niamey et sur les bases d’implémentation si nécessaire)
• Organiser les mouvements de trésorerie de Niamey vers les équipes sur le terrain pour la réalisation des activités
• Veiller à la disponibilité des liquidités du bureau ainsi qu’à la sécurité des lieux de stockage des fonds
• Suivre la bonne gestion des comptes bancaires du bureau
• Assurer le contrôle des demandes de fonds des partenaires de mise en œuvre (PMO) ainsi que la mise à disposition des fonds
E. Logistique
• Gestion de l’approvisionnement :
• Réaliser l’analyse de l’environnement achat au niveau local ;
• Assurer la mise à jour des outils achats (suivi achats, contrats, listes de prix) ;
• En lien avec la coordination logistique, contribuer à la mise à jour des plans d’achat ;
• S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique ;
• Participer aux processus d’appels d’offres, en lien avec la coordination logistique ;
• Effectuer les achats suivant les règles et procédures Tdh (montage dossier, contrats,etc.);
• Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison ;
• Vérifier les fournitures et assurer la livraison aux départements demandeurs ;
• Tenir informés les demandeurs de l’état de traitement de leur commandes ;
• Assurer l’archivage suivant les procédures Tdh.
Gestion du parc véhicules
• Etablir et suivre les contrats de location de véhicules ;
• Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance / réparation ;
• Établir les modalités de suivi et de déplacement des véhicules (planning, horaires, zones, etc.)
• Sélectionner, superviser les chauffeurs et les former au respect des procédures et règles Tdh ;
• S’assurer de la présence d’un lot de bord dans chaque véhicule ;
• Vérifier la présence et la bonne utilisation des Log-book ;
• Assurer la mise à jour des outils de suivi de parc véhicules (carburant, maintenance, etc.) ;
• Chaque mois, analyser et faire le compte rendu des coûts de fonctionnement des véhicules ;
• Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées ;
• Gérer la documentation et les formalités administratives liées aux véhicules.
Gestion du parc équipement / stocks
• Définir les besoins en matériel pour le bureau (ordinateurs, téléphones, etc.)
• Garantir la traçabilité sur tous les mouvements de matériel (outils et procédures en place) ;
• Effectuer la mise à jour du fichier de suivi des équipements / stock en temps réel ;
• S’assurer de la présence d’un stockage sécurisé et verrouillé pour le matériel du bureau et que le matériel est stocké dans des conditions appropriées ;
• Assurer l’entretien et la bonne utilisation des équipements ;
• Former les équipes à l'utilisation des équipements.
• Effectuer les inventaires physiques trimestriels ;
• Faire remonter tout problème ou dysfonctionnement concernant les équipements à la coordination logistique ;
Gestion des locaux
• Participer à l’identification et à l’aménagement des nouveaux locaux ;
• Gérer la location des locaux (bureaux, maisons, entrepôts,)
• Gérer le fonctionnement des locaux (électricité, eau, gaz, gardiennage, etc.)
• Superviser la rénovation et l'entretien des structures nécessaires au fonctionnement des locaux
• Assurer la mise à jour et le suivi des outils de suivi des consommations générateurs.
Sécurité
• Participer à la définition des règles de sécurité opérationnelle avec l’équipe de coordination ;
• Garantir le respect des SOP sécurité concernant la gestion des mouvements, des télécommunications et des locaux ;
• Former les équipes aux règles et procédures de sécurité ;
• Faire remonter les informations relatives à la sécurité au chef de bureau.
Divers
• Appui logistique à l’organisation d’événements liés aux projets et activités du bureau Niger
• Organisation des visites et accueil des visiteurs (hébergement, déplacements)
F. Ressources humaines
• Appuyer le.la Chef.fe de bureau dans le développer des politiques RH du bureau pays (politique de recrutement, règlement intérieur, politique de rémunération etc.)
• S’assurer de l’application des outils RH indispensables à une gestion efficace du personnel de Tdh Niger
• Assurer la gestion du recrutement et mettre en œuvre la politique du recrutement en adéquation avec les besoins stratégiques du bureau pays
• Assurer la gestion de la paie, le versement des cotisations sociales et veiller à la conformité aux textes en vigueur
Assurer la gestion administrative du personnel conformément aux procédures internes et réglementaires
G. Management
• Participer au recrutement des membres de son équipe
• Garantir la formation et le renforcement des capacités de son équipe ;
• Planifier et diriger les activités des équipes administratives et logistiques ;
• Veiller à l’application du règlement intérieur par les staffs sous sa supervision
• Suivre les mouvements de congés et de déplacement du personnel sous sa supervision
• Assurer l’évaluation de fin de période d’essai, et annuelle de son équipe directement sous sa supervision
• S'assurer du suivi du respect du Code de conduite de Tdh par son équipe
H. Reporting
• Consolider mensuellement les packs logistiques, admin, RH et les transmettre en coordination.
• Fournir aux coordinateurs Logistique & Administratif & RH toutes les informations nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux
• Contribuer à l’élaboration des rapports bailleurs sur les aspects Finances, RH et Logistiques
I. Autres
Effectuer toute autre activité déterminée par le Chef de bureau et qui est compatible avec le poste.
PROMOTION DES VALEURS ET POLITIQUES SPECIFIQUES DE TDH-L
Les candidats aux différents postes à pourvoir au sein de Tdh s’engageront à respecter les différentes valeurs organisationnelles de Tdh à savoir : participation et autonomisation, partenariat et collaboration, innovation et apprentissage, diversité et inclusion, leadership et excellence, ainsi que les valeurs culturelles suivantes : donner du sens, être au service, être bienveillant, intégrité, équité.
Par ailleurs, le.la candidat.e s’engagera à respecter le Code Global de Conduite et l’ensemble des politiques institutionnelles : la politique de sauvegarde de l’enfant, la politique anti-fraude et corruption, la politique de sûreté et de sécurité ; la politique contre l’exploitation et les abus sexuels, la directive sur les comportements abusifs au travail.
PROCÉDURE DE RECRUTEMENT
• Présélection sur dossier
• Test écrit
• Entretien individuel
NB : Le processus de recrutement Terre des hommes – Lausanne intègre des éléments propres à sa politique de sauvegarde de l’enfant et à sa politique anti-fraude et corruption ;
• Les dossier ne correspondant pas au profil et incomplets ne seront pas examinés ;
• Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour le test écrit ;
• A expériences et compétences égales, les candidatures féminines seront priorisées.
COMPOSITION DU DOSSIER
Une lettre de motivation adressée dans laquelle le candidat devra indiquer sa prétention salariale pour le poste.
Un CV actualisé, daté et signé comprenant une liste d’au moins trois (03) références correspondants aux derniers superviseurs directs (leurs numéros de téléphone et adresses mails sont à préciser).
Réception des candidatures : en mentionnant l’intitulé du poste au plus tard le 25.03.2023.
Les documents supplémentaires (diplômes, certificats de travail, casier judiciaire etc.) seront demandés ultérieurement
