Assistant logistique et administratif - PROGOUV (H/F)
Expertise France
Ubicación de trabajo
Djibouti
Detalles de la oferta de trabajo
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique et sous la supervision technique du chef de projet qui définit, oriente et supervise son travail au sein de l’équipe projet, il/ elle travaille au quotidien avec l’ensemble de l’équipe projet basée à Djibouti et échange régulièrement avec les chargés de projet d’Expertise France à Paris. Il/Elle aura entre autres les missions suivantes :
• Assurer ou appuyer l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions des experts et du siège…) : déplacements (billets d’avion, per diem, OM), préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, autres …) et partenaires/participants ;
• Contribuer à programmer, organiser et assurer le bon déroulé des activités, y compris sous l’angle de la sécurité ;
• Assister l’équipe projet dans le suivi des missions des experts (gestion des agendas partagés, fiches de temps, justificatifs techniques des missions, etc…) ;
• Préparer et suivre les procédures de demande d’exonération de TVA auprès des autorités djiboutiennes et des prestataires ;
• Assurer les tâches administratives courantes (emails, courriers, filtrage téléphonique, préparation de documents pour les réunions, appui à la tenue des tableaux de bord, comptes rendu de réunions, mise en forme des documents, etc…) ;
• Gestion de l’information (newsletter d’information, site web, etc..), veille média ;
• Gestion de l’archivage numérique et papier des documents techniques et financiers du projet, en lien avec le comptable ;
• Rédaction de documents en français ;
• Assurer le rôle de référent sécurité et faciliter la coordination avec le responsable sécurité du siège d’Expertise France et les prestataires/partenaires sur place
• Participer à la veille sur les réglementations en vigueur
