Responsable Administratif et Financier (H/F)
Expertise France
Lieu de travail
Bamako
Détails du poste
Intitulé du poste : Responsable Administratif et financier
Pays ou zone géographique : Mali
Durée de la mission : 21 mois
Nature du contrat : CDD 12 mois renouvelable porté par une société de portage malienne
Le/la Responsable Administratif et Financier (RAF) est en charge du suivi financier terrain du Projet Riposte COVID à Bamako.
Le/la Responsable Administratif et Financier (RAF) est rattaché.e hiérarchiquement au Chef de Projet Santé Mali à Bamako.
Le/la RAF est en relation avec l’équipe Mali du département Santé Expertise France, et la Coordinatrice Administrative et Financière du département Santé.
Il/elle exécutera les missions principales suivantes :
• Gestion comptable du projet :
• Contrôler la qualité des justificatifs comptables : veiller à ce que chaque dépense terrain est appuyée par une pièce justificative probante et en conformité avec les procédures d’Expertise France et du projet (respect des seuils de mise en concurrence, seuils d’engagement et de paiement ;
• Contrôler la qualité des outils de trésorerie : veiller au paramétrage correct des journaux de caisse et banque des projets ;
• Suivre les opérations financières du compte bancaire Expertise France : frais bancaires, retraits, règlements ; contrôle des chèques et des opérations de virements ;
• Superviser la bonne numérotation des pièces comptables, leur classement méthodique et l’archivage papier et électronique par la Chargée Administrative et Financière ;
• Contrôler les clôtures mensuelles des journaux de caisse et banque, incluant rapprochement bancaire et inventaire de caisse ;
• Transmettre des clôtures mensuelles au siège d’Expertise France après validation du/de la Chef de Projets Santé Mali ;
• Anticiper les besoins en trésorerie des projets ;
• Préparer et envoyer des demandes d’approvisionnement au siège d’Expertise France après validation du/de la Chef de Projet Santé Mali ;
• Contribuer à la clôture comptable et financière du projet
• Gestion budgétaire du projet:
• Garantir la bonne affectation budgétaire des dépenses terrain ;
• Vérifier l’éligibilité des dépenses terrain prévues au budget du projet et dont les montants respectent les règles de flexibilité budgétaire des projets ;
• Garantir le suivi budgétaire des dépenses locales (exécution financière) ;
• Superviser la vérification des dépenses soumise par les partenaires ONGI au moment de leurs demandes de versement ;
• Préparer et mettre à jour les prévisionnels de dépenses terrain du projet en lien étroit avec les équipes projets et le siège;
• Transmettre les suivis budgétaires mensuels des projets (format Expertise France) au siège d’Expertise France, après validation du Chef de Projet Santé Mali ;
• Compiler et contrôler les rapports financiers des différentes ONGI pour préparer le rapport financier final bailleur avec le siège dans le cadre du projet
• Participer à l’amélioration des procédures, règles et outils administratifs et financiers sous la supervision du Chef de Projet Santé Mali, en concertation avec le siège d’Expertise France et notamment la Coordinatrice Administrative et Financière du département Santé ;
• Préparer les audits financiers qui seront réalisés sur les dépenses d’EF ;
• Suivre et mettre en œuvre les recommandations formulées par les auditeurs externes, les salariés du siège d’Expertise France et les bailleurs en mission de supervision ;
• Représenter Expertise France, avec le Chef de Projet Santé, auprès des autorités et partenaires au Mali impliqués dans les domaines financiers, administratifs, juridiques des projets.
• Gestion logistique :
• Garantir le respect des procédures d’achat siège et des passations de marché conformément aux directives des bailleurs. Il/Elle s’assure, entre autres, du respect de la procédure d’engagement des dépenses et est garant du contrôle interne. Il/Elle participe également à la validation des dossiers d’achat, en lien étroit avec le siège ;
• Superviser la gestion de parc automobile (entretien, consommation carburant, géolocalisation, etc.)
• Appuyer, au besoin, le Chef de Projet sur des tâches logistiques (rédaction des rapports techniques sur le volet stocks et logistiques, appui à la préparation des comités de pilotage, etc
