Mission France-Assistant Log Admin (H/F)-Mayotte
SOLIDARITÉS INTERNATIONAL
Lieu de travail
Mamoudzou, Mayotte
Détails du poste
DESCRIPTIF DU POSTE
L'Assistant Logistique/admin de la Mission France exerce ses fonctions sous l'autorité du responsable Logistique et Administrative et travaille en collaboration avec les équipes techniques EHA et de Mobilisation Communautaire.
Objectifs du stage :
• Découvrir une mission d'une ONG et comprendre la relation entre le siège, la coordination et le terrain
• Découvrir les activités sur le terrain par des déplacements en France métropolitaine
• Découvrir les différentes professions sur le terrain
• Comprendre le fonctionnement d'une mission et ses contraintes
• Comprendre les relations entre les différents acteurs humanitaires
• Mettre en pratique la gestion de suivi de projet
Liste des principales responsabilités :
• Assister le.a responsable log/admin dans la connaissance du marché, le suivi des achats et la mise à jour des outils liés dans le respect des règles des bailleurs de fonds.
• Assister le.a responsable log/admin dans la recherche de donations de produits pour les kits hygiène
• Assurer le transport de marchandises, la livraison des achats et le stockage des marchandises avant l'intervention des équipes techniques
• Assister la mise en œuvre des distributions, se déplacer sur le terrain pour participer aux distributions
• Assurer l'archivage et la centralisation des documents logistique
• Mise à jour des journaux comptable
• Archivage des pièces comptable
• Intégration des journaux dans le logiciel comptable
• Effective le suivi facturation et faire les prépaiements
Détail des tâches :
ACHATS
• Assister le.la responsable Logistique et Administratif dans l'étude des marchés Mahorais et la recherche de fournisseurs
• Participer à la préparation des dossiers d'achats et le respect des procédures d'achat de SI via à la plateforme LINK
• Suivre les dossiers d'achat et s'assurer de leur bonne réception dans les espaces de stockage
• Se déplacer sur le terrain si nécessaire pour le suivi des achats ou la recherche de fournisseurs et mise en œuvre des activités
• Mettre en œuvre le transport des marchandises sur nos zones d'intervention
• Participer à la compilation des documents logistiques lors des rapports finaux
• Assurer l'archivage des documents logistiques
• Participer à la préparation du pack logistique mensuel
TRANSPORT
• Faciliter les déplacements des membres de l'équipe
DISTRIBUTIONS
• Assurer le conditionnement des kits, le transport et le stockage des kits en amont des distributions
• Se déplacer sur le terrain pour participer à la distribution de kits
COMPTABILITE
Assister le.la responsable Logistique et Administratif dans toutes les tâches comptables :
• Vérifier et archiver des factures
• Entrer en comptabilité l'ensemble des dépenses de la mission et assurer leur bonne allocation entre les contrats bailleurs de la mission notamment à travers la mise à jour des journaux et l'intégration des dépenses sur le logiciel comptable SAGA
• Assister le.la Responsable Logistique et Administratif dans l'allocation des dépenses du siège pour la mission
• Constituer tous les éléments du pack comptable pour envoi mensuel : journaux comptable / rapprochement bancaire / sauvegarde saga / inventaire de caisse / document de liaison
Contribuer à la clôture comptable mensuelle et annuelle
GESTION FINANCIERE
• Participer à la vérification du suivi budgétaire de la mission
• Faire le cross check des OFU (Operational Follow up) et LFU (Logistics Follow up) avec les écritures passées en comptabilité.
• Participer à la vérification des budgets des propositions de projet
• Assister le.la Responsable Logistique et Administratif lors des rapports intermédiaires et finaux
• Aider à la préparation des audits financiers
• Participer à la préparation du prévisionnel de trésorerie de la mission et assurer le lien avec le siège pour son suivi
GENERAL
• Participer aux réunions hebdomadaires et mensuelles du bureau et des différents services travaillés
• Apporter un soutien à l'ensemble des zones en fonction des demandes
