19/04/2021

Konsep Kanban, Membuat Produktivitas Kerja Jadi Efektif

Bekerja secara efektif itu perlu untuk menghasilkan produktivitas yang maksimal. Tak hanya di level perusahaan, sebagai individu pun harus bisa mengatur pekerjaan. Mana yang semestinya didahulukan atau diprioritaskan. Hal ini akan mudah dilakukan kalau untuk diri sendiri atau tim kecil. Lalu, bagaimana kalau orangnya banyak? Kanban adalah jawabannya!

Kanban berdasarkan bahasa Jepang memiliki arti visible record or signal. Dengan kata lain, cara kerja ini menggunakan signboard atau sama juga dengan papan penanda. Taiichi Ohno adalah orang yang pertama kali mencetuskan manajemen kerja tersebut. Ia termotivasi untuk menjaga kualitas produksi Toyota, namun secara bersamaan melakukan improvement juga. Terbukti, gagasannya berhasil menciptakan produksi yang efektif secara keseluruhan dan berkesinambungan.

Daftar Isi

  1. Mengenal Metode Kanban untuk Bekerja
  2. Fungsi Kanban
  3. Konsep Kanban dan Prinsip 5S
  4. Manfaat yang Didapat dari Metode Kanban

Mengenal Metode Kanban untuk Bekerja

Metode kerja kanban erat kaitannya dengan sebuah kartu atau disebut juga visual card. Dalam sebuah kegiatan produksi, ada bagian pengguna (user) dan bagian pemasok (supplier). Bagian pengguna membutuhkan sesuatu untuk menyelesaikan pekerjaannya. Inilah yang harus disediakan oleh bagian pemasok. Maka, mereka menyampaikan kebutuhan tersebut lewat sebuah kartu.

Kartu yang masuk ke bagian pemasok menjadi tanda bahwa ada sesuatu yang harus dipenuhi. Maka, bagian pemasok harus segera mengirimkan kebutuhan tersebut ke bagian pengguna. Saat mengirimkan sebuah material, kartu kanban disertakan karena ini menjadi penanda pekerjaan berikutnya sudah bisa dimulai.

Kalau dilihat dalam skala besar, metode kanban berguna untuk mengontrol alur komunikasi antar bagian atau divisi. Dengan begitu, bisa diketahui sebuah pekerjaan “macet” di bagian mana. Semua orang bisa saling mengingatkan apabila ada satu kartu terlalu lama pada unit tertentu.

Di era modern ini, kanban tidak lagi menggunakan kartu sebagaimana yang dibayangkan. Kartu ini bisa saja berupa email atau aplikasi terkini lainnya. Dulu, orang-orang memanfaatkan kartu warna-warna untuk menandai status tertentu pada suatu pekerjaan. Akhirnya, sistem kerja yang dinamakan Just-In-Time bisa dipenuhi dengan baik dan tepat.

Fungsi Kanban

Metode kerja kanban ini memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Namun, sebelum itu, sebaiknya mengetahui fungsinya dulu. Dengan memahami fungsi kanban, maka akan lebih mudah menerapkannya. Berikut adalah fungsi-fungsinya:

1. Sebagai Perintah

Kanban merupakan “alarm” bagi sebuah unit atau divisi. Jika sebuah kartu masuk, berarti ada perintah yang harus dikerjakan. Umumnya hal ini ditemukan pada perusahaan manufaktur di mana bagian user membutuhkan bahan baku dari supplier. Begitu kartu kanban diterima, mereka melakukan pengangkutan. Saat material dikirim, kartu kanban dikeluarkan dan dipindahkan.

2. Mencegah Over Production

Produksi yang efektif bukan hanya tepat waktu, tetapi juga sesuai secara jumlahnya. Metode kanban memastikan setiap kegiatan berjalan sesuai waktunya sehingga produksi pun tidak berlebihan. Jadi produksi tidak berjalan terlalu lama, tidak juga terlalu cepat. Ini sebuah pengendalian agar bisa beradaptasi dengan perubahan-perubahan, misalnya naik-turun permintaan.

3. Visualisasi Alur Kerja

Sebuah pekerjaan lebih mudah dimonitor apabila memiliki gambaran secara visual. Alur kerja ditentukan mulai dari mana dan berapa lama pengerjaannya. Dengan begitu, proses dari awal hingga akhir bisa diestimasi time frame-nya. Selain itu, cara seperti ini juga bermanfaat bagi stakeholder karena bisa saling mendukung berdasarkan informasi yang dapat dilihat.

4. Optimalisasi Proses Kerja

Dengan metode kanban tentu saja aliran kerja jadi lebih tertata. Apabila ada suatu kendala, tidak bingung terjadi di bagian mana dan dapat segera mencari solusinya. Maka dari itu, perusahaan yang menerapkan metode kerja ini cenderung lebih stabil proses produksinya. Mereka bisa memenuhi kuantitas sesuai kebutuhan dan selesai tepat waktu.

5. Mengurangi Biaya

Penghematan adalah salah satu bentuk produktivitas yang efektif. Artinya, tidak ada biaya yang terbuang percuma tanpa menghasilkan sesuatu bernilai. Metode kanban memangkas aktivitas yang tidak dibutuhkan sehingga cost pun bisa dikurangi. Semakin jelas berapa produksi yang dibutuhkan dan target waktu pekerjaan terpenuhi, maka pengeluaran bisa lebih efisien.

Konsep Kanban dan Prinsip 5S

Sistem kanban tidak akan berhasil tanpa adanya 5S. Ini menjadi prinsip yang harus dijalankan oleh sebuah perusahaan. 5S bukan slogan semata, tetapi harus diresapi benar-benar. Pola pikir setiap individu harus berubah sehingga metode kanban berhasil. Berikut adalah penjelasan mengenai prinsip tersebut:

1. Seiri

Seiri berarti ringkas, maksudnya adalah harus ada pemilahan dalam sebuah pekerjaan. Di level ini ditentukan mana yang perlu dan tidak, serta dipisahkan berdasarkan masing-masing kebutuhannya. Seseorang perlu bertindak tegas supaya tidak ada permasalahan di proses berikutnya.

Setelah menentukan level prioritas, lakukan analisis resiko. Apa saja kemungkinan buruk yang akan terjadi saat mengerjakan sebuah pekerjaan. Jika tahap ini dilewati dengan baik, maka akan mudah menemukan solusi di tahap selanjutnya.

2. Seiton

Seiton adalah rapi, artinya segala sesuatu harus tertata dan pada tempatnya. Tempat kerja yang rapi menciptakan keamanan. Selain itu, jika seseorang membutuhkan sesuatu akan lebih mudah menemukannya. Tidak membuang waktu hanya untuk mencari-cari.

Ada beberapa tips untuk melakukan seiton. Awali dengan menyingkirkan barang-barang tak berguna. Barang yang jarang dipakai dan sewaktu-waktu mungkin dibutuhkan bisa disimpan pada lokasi tertentu. Sedangkan, untuk barang yang sering dipakai taruhlah di daerah yang mudah dilihat dan terjangkau.

3. Seiso

Selain rapi, metode kanban pun menuntut segala sesuatunya harus resik. Pembersihan dilakukan secara rutin sehingga alat kerja bebas dari kotoran, sampah, dan hal-hal yang mengganggu kenyamanan kerja. Fokusnya adalah menciptakan tempat kerja yang kondusif.

Harus ada pemeriksaan secara berkala. Sebab kegiatan membersihkan ini bukan sekedar menyingkirkan kotoran. Tetapi juga memastikan segala sesuatu masih berjalan sesuai fungsinya. Dengan begitu, kelancaran kerja dapat kontinu dan keselamatan orang-orang pun terjamin.

4. Seiketsu

Kegiatan menata dan menjaga kebersihan tidak akan sempurna tanpa adanya perawatan. Maka, seiketsu di sini maksudnya adalah perilaku menjaga kebersihan, kerapihan, dan sesuatu tetap ringkas secara konsisten. Biasanya sebuah perusahaan memiliki standarisasi supaya mudah mengaplikasikannya.

Seiring dengan perkembangan zaman, sistem warna dan ilustrasi gambar digunakan sebagai petunjuk. Cara seperti ini lebih efektif karena seseorang dapat membandingkan kondisi aktualnya dengan visual tersebut. Mereka bisa menilai sendiri, apakah sudah sesuai atau belum.

5. Shitsuke

Satu lagi yang tak kalah pentingnya, yaitu shitsuke berarti rajin. Tak sedikit orang-orang yang sulit disiplin dalam melakukan sesuatu. Sistem kanban harus diaplikasikan secara konsisten, maka kedisiplinan menjadi kunci dari ini semua.

Titik berat dari shitsuke adalah bagaimana seseorang melakukan pekerjaan sebagaimana mestinya terus-menerus dengan stabil. Jangan sampai prinsip 5S dikerjakan secara terpaksa. Sebaliknya, ini harus menjadi pola pikir dan dipraktikkan dengan penuh kesadaran.

Manfaat yang Didapat dari Metode Kanban

Setelah mengetahui konsep dan kunci keberhasilannya, kini saatnya menjawab pertanyaan, “apa sebenarnya manfaat dari metode kanban?” Dari pembahasan sebelumnya, mungkin sudah dapat ditebak bahwa metode ini membuat proses kerja jadi lebih efektif dan efisien. Hasilnya adalah produktivitas tepat sasaran.

Sebenarnya manfaat kanban lebih dari itu. Banyak sekali keuntungan yang bisa dirasakan, mulai dari level perusahaan secara besaran hingga ke setiap individu pegawainya. Melalui kanban, para pekerja bisa berfokus pada target pekerjaannya masing-masing. Jika ini dipenuhi dengan baik, secara tidak langsung target perusahaan pun tercapai.

Dengan mengatur jumlah dan waktu produksi, kualitas pun bisa ditingkatkan. Perlu diingat bahwa kanban sangat menghindari produksi kualitas rendah. Jadi, kalau sesuatu belum sesuai standar, maka kartu tidak boleh dikeluarkan.

Terakhir, segala bentuk penumpukan dan pemborosan bisa dihindari. Jika ada sesuatu yang tidak dibutuhkan, bisa langsung disingkirkan. Begitu pun menambah biaya-biaya baru, apabila dirasa tidak mendukung kegiatan produktivitas maka bisa dihindari.

Melihat konsep kanban, cara ini penting diterapkan oleh setiap perusahaan. Meskipun perusahaan tersebut berskala kecil, tetap harus mengedepankan efektivitas dan efisiensi. Dari sana bisa berkembang menjadi lebih besar lagi. Untuk mengarah pada tujuan tersebut, dibutuhkan perubahan pola pikir yang didasari prinsip 5S. Di sinilah setiap individu berperan untuk mencapai goal bersama.

Baca juga: Kartu Nama di Jepang, Lebih dari Sekedar Penunjang Bisnis

Sekarang tidak lagi resah sendirian Komunitas tanya jawab tentang Jepang

Artikel terkait

Mengenal Prinsip Hourenso dalam Komunikasi Bisnis di Jepang

Dalam dunia kerja, umumnya perusahaan menciptakan slogan-slogan yang bisa memotivasi pegawainya untuk bekerja optimal. Misalnya di Indonesia, instansi pemerintah memiliki slogan 5R agar pegawai bekerj...

Pekerjaan Pekerjaan Manner・Etika Tempat kerja Aturan/kebijakan Aturan

Kenali Etika Kerja Berikut Sebelum Memutuskan untuk Bekerja Pada Perusahaan Jepang

Terkenal memiliki disiplin, integritas dan etos kerja yang tinggi, warga negara Jepang pun senantiasa menerapkan etika kerja yang baik di perusahaan tempatnya bekerja. Penilaian etika tersebut tidak h...

Pekerjaan Keseimbangan hidup dan kerja Pekerjaan Manner・Etika Aturan/kebijakan

Beberapa Hal Terkait Visa Tokutei Gino untuk Bekerja di Jepang!

Jepang menjadi salah satu negara tujuan bagi banyak pekerja dari seluruh belahan dunia karena tingkat perekonomiannya yang tinggi. Selain dari sektor industri, Jepang juga punya sektor pariwisata yang...

Pekerjaan Visa kerja Visa Keahlian khusus (Tokutei ginou) Pelatihan keahlian (Ginou jisshuu)

Arubaito, Kerja Paruh Waktu yang Hits di Jepang

Tinggal di Jepang mungkin impian bagi sebagian orang. Pendapatan yang tinggi, sistem pendidikan yang mumpuni, berbagai tempat wisata yang menarik hati adalah sederet alasan semakin banyaknya orang yan...

Pekerjaan Visa kerja Pekerjaan paruh waktu Paruh waktu Pekerjaan Aturan/kebijakan Aturan Cara mencari

Jenis Baju Kerja di Jepang. Selain Itu, Ternyata Memiliki Makna Mendalam?

Memiliki industri yang sangat maju tidak heran jika banyak orang yang penasaran dengan pola kehidupan pekerja di Jepang. Salah satunya adalah baju kerja yang digunakan oleh para pekerjanya, apakah mem...

Pekerjaan Pakaian Pekerjaan Sejarah Fashion Tradisi

Situs web kami menggunakan Cookies dengan tujuan meningkatkan aksesibilitas dan kualitas kami. Silakan klik "Setuju" jika Anda menyetujui penggunaan Cookie kami. Untuk melihat detail lebih lanjut tentang bagaimana perusahaan kami menggunakan Cookies, silakan lihat di sini.

Kebijakan Cookie