Officer Logistique (Integra)
IRC - The International Rescue Committee
Lokasi pekerjaan
Bamako
Detail Pekerjaan
**Job Description**
• **Dans le cadre des activités de déploiement d’Intégra au sein de la mission Mali, IRC MALI est à la recherche d’un Officer Logistique à Bamako.***
Sous la supervision du Supply Chain Manager à Bamako, l’Officer Logistique sera chargé d’assurer la gestion des questions relatives à l’approvisionnement, aux actifs et stocks d’IRC, au transport.
• *Responsabilités :**
• *Approvisionnement et Achats**
\- S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures IRC et conformément au code de conduite en la matière ;
\- S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetées et livrées sont conformes aux demandes des programmes et aux documents d’achat (PR, BID, PO,…) ;
\- Présenter hebdomadairement et mensuellement les rapports de tous les achats et engagements (commitments) en cours.
\- Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ;
\- S’assurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et / ou les demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons ;
\- Suivre les commandes et s’assurer que la livraison du matériel commandé est faite dans les délais et correctement par les fournisseurs dans le dépôt d’IRC
\- Faire les copies de tous les documents d’achats, les classer selon les budgets et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ;
\- Préparer les demandes de paiement des fournisseurs en conformité avec les BL et préparer toute la documentation requise afin de les soumettre à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements ;
\- Planifier et prioriser les achats et les regrouper autant que possible pour faciliter le travail
\- Préparer la documentation nécessaire pour les achats (demande de pro forma, appel d’offre, analyse des offres, contrat d’achat, BID, PO, PRF, etc…) et proposer les meilleur offres en tenant compte principalement du rapport qualité/prix, de la disponibilité et des délais de livraisons
\- En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs pour une validation ATC.
\- Traiter qu’avec les fournisseurs fiables et dont les ATC ont été validés afin de protéger les intérêts d’IRC. Eviter de traiter avec les commissionnaires et autres intermédiaires
\- Rechercher les factures pro forma auprès des fournisseurs autorisés et Ad Hoc approuvés par IRC;
\- De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix – auprès des fournisseurs et contrôler la conformité et la qualité des marchandises proposées, selon les tranches d’engagements financiers, conformément aux procédures d’approvisionnement d’IRC
\- Promouvoir une image professionnelle et positive d’IRC et entretenir des bonnes relations professionnelles aves les fournisseurs
\- Etablir la liste de prix des matériels ; Tenir à jour la liste/catalogue de prix et en informer les programmes de tout changement
\- Préparer et tenir à jour la base des données fournisseurs
\- S’assurer que les fournisseurs avec qui IRC traite adhérent aux procédures d’approvisionnement en vigueurs ;
\- S’assurer que tous les fournisseurs ont une connaissance des procédures d’IRC
\- S’assurer de la gestion de tous les contrats (location de véhicules, services, ..)
\- Se conformer et appliquer les procédures d’approvisionnement de IRC et faire des suggestions pour améliorer et optimiser les approvisionnements ;
• *Gestion des assets et stocks**
• *Participer et contribuer activement au :**
\- suivi des assets et autres actifs
\- suivi des stocks
• *Transport**
\- Appuyer la division réservations, vols et hôtellerie dans sa gestion quotidienne.
\- Appuyer le département Fleet au besoin dans la gestion des mouvements et des locations.
• *Reportage / Capitalisation :**
\- Préparer et soumettre des rapports mensuels précis au Supply Chain Manager dans les délais impartis.
\- Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour des plans d'approvisionnement (assignés), selon les besoins.
\- Soumettre la liste mensuelle des engagements au Supply Chain Manager ou Coordinateur de la chaîne d'approvisionnement et au service financier.
\- Soumettre un rapport périodique de suivi des achats pour les subventions spécifiques auxquelles vous êtes affecté.
\- Participer aux inventaires annuels et ponctuels des stocks de matériels et assets d’IRC.
\- Assister aux contrôles inopinés des stocks
• *Divers**
\- Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur
• *Qualifications**
\- Avoir un diplôme supérieur en Logistique, Supply Chain, Approvisionnement, Gestion ou tout autre diplôme équivalent
\- Etre de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali;
\- Avoir une maîtrise du français et de la langue locale (parlé et écrit); la connaissance de l’anglais sera aussi un atout ;
\- Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word ; et la connaissance du Prolog serait un atout
\- Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans un poste similaire, de préférence dans les ONGs ;
\- Etre doté d’un sens d’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ;
\- Etre motivé, proactif, créatif ;
\- Etre bon communicateur ;
\- Etre capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ;
\- Etre apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel ;
\- Etre disponible immédiatement et n’avoir aucune incompatibilité au travail avec les ONGs.
\- Garantir une étique irréprochable dans l'accomplissement de toutes les tâches de la logistique sous peine de sanctions immédiate (incluant les fautes d'insuffisance, d'irrégularité et de fraude
