外国人雇用を始めて日が浅い企業は、外国人雇用状況届出書の提出先や書き方に悩むこともあるでしょう。外国人雇用状況届出書の提出は、すべての事業主の義務です。そこで、このコラムでは外国人雇用状況届出書の記入例や提出先、届出の期限を解説します。外国人雇用状況届出書に関するQ＆Aもまとめているので、疑問がある方は参考にご覧ください。

外国人採用をお考えの企業様は、WeXpatsJobsへご相談ください。

WeXpatsJobsは、外国人採用に特化した求人サイトです。11言語対応で外国人に分かりやすい求人情報を提供できるため、求める人材を効果的に募集が可能です。
求人掲載にあたり①掲載課金②採用課金③応募課金まで企業様のニーズに合わせた採用方法をご提案。
外国人採用にあたり、「条件と合わない求職者の応募対応に時間がかかっているケース」や、「媒体に求人を掲載しているのに費用に合った求職者の応募数がこないケース」など様々なお悩みを抱える企業様に向けて弊社のサービスや機能を調整して、ご提供いたします。
外国人雇用・採用を考えている企業様は、是非一度WeXpatsJobsまでお問い合わせください。

＼WeXpatsJobsを活用するメリットとは？こちらから／

目次

1. 外国人雇用状況届出書とは
2. 外国人雇用状況届出書の提出はいつまで？
3. 外国人雇用状況届出書の提出は事業主の義務
4. 外国人雇用状況届出書の提出方法
5. 外国人雇用状況届出書の記入例
6. 外国人雇用状況届出書の書く際の注意点
7. 外国人雇用状況届出書に関するQ＆A
8. まとめ

外国人雇用状況届出書とは

外国人雇用状況届出書は、外国人労働者の雇用安定や再就職支援を目的として、採用した企業が提出を義務づけられている書類です。ここでは、外国人雇用状況届出書を提出するタイミングや対象となる外国人、制度の目的を紹介します。

外国人の雇用時と離職時に届出が必要

外国人雇用状況届出書は国が外国人の雇用状況を把握するために必要な書類のため、雇用時だけでなく離職時にも提出します。外国人雇用状況届出書の提出先はハローワークです。外国人雇用状況届出書はハローワークを通じて厚生労働省に集まり、外国人労働者数や国籍、受け入れ事業所数などが集計されます。集計されたデータは年に一度「外国人雇用状況の届出状況まとめ」として公表されるので、外国人雇用について知りたい企業はチェックしてみましょう。なお、外国人雇用状況届出書によって集められたデータは、外国人労働者の再就職支援や労働環境の見直しにも活用されています。

届出対象の外国人はほぼすべてが対象

外国人雇用状況届出書の提出が必要なのは、「外交」「公用」「特別永住者」以外の在留資格を持つ外国人を雇用した場合です。つまり、ほとんどの場合で外国人雇用状況届出書の提出が必要になります。

外国人雇用状況届出書の提出が免除されている「外交」「公用」は、政府や国際機関に関わる外国人やその家族に与えられる特別な在留資格です。私企業ではなく公務に従事しているため、届出が免除されています。同じように外国人雇用状況届出書の対象外となる「特別永住者」は、かつて日本の国籍を持っていた外国人、もしくはその子孫に与えられる在留資格です。歴史的背景から特別な配慮がされているため、雇用しても外国人雇用状況届出書は必要ありません。

「「外国人雇用状況の届出」とは？対象者や届出事項を企業向けに解説」では、制度概要を詳しく解説しています。外国人雇用を行う企業は合わせてチェックしてみましょう。

参照元
厚生労働省「「外国人雇用状況の届出」は、全ての事業主の義務であり、外国人の雇入れの場合はもちろん、離職の際にも必要です！」

外国人雇用状況届出書の提出はいつまで？

外国人労働者が雇用保険に加入する場合、雇入れの際は翌月10日まで、離職の際は翌日から起算して10日以内に雇用状況の届出を行います。なお、雇用保険の被保険者ではない場合、雇入れ・離職ともに翌月末日が外国人雇用状況届出書の提出期限です。それぞれ提出期限が異なるので注意してください。

参照元
厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」

外国人雇用状況届出書の提出は事業主の義務

外国人雇用状況届出書は、外国人を雇うすべての事業主に届出義務があります。もしも、提出期限までに外国人雇用状況届出書を出さなかった場合、30万円以下の罰金が科されるので注意しましょう。なお、虚偽の届け出を行った場合も同様に罰金が科されます。外国人の雇用時・離職時ともに忘れずに届出を行いましょう。

外国人雇用状況届出書の提出方法

外国人雇用状況届出書は、窓口や郵送、電子申請「e-Gov」といったさまざまな方法で提出できます。直接ハローワークに出向かなくても届出は可能なので、都合のいい方法で提出しましょう。

ハローワークの窓口

外国人雇用状況届出書の提出先はハローワークなので、直接持参して窓口に提出するのが最もスタンダードな方法です。雇用した外国人の勤務先を管轄するハローワークに、外国人雇用状況届出書を届け出ましょう。ハローワークの窓口は、平日の午前8時30分から午後5時ごろまで利用できます。なお、ハローワークによって開庁時間が異なるので、来所前に確認しておくのが確実です。土曜開庁を行っているハローワークもありますが、外国人雇用状況届出書の提出受付は平日のみなので注意してください。

郵送

ハローワークへの届出は郵送も可能です。ただし、郵送事故防止のために特定記録や簡易書留などの記録つき郵便で送る必要があります。申請書類と送付状、返信用封筒を同封して郵送しましょう。ハローワークからの返信も特定記録や簡易書留で送られてくるので、返信用封筒に料金分の切手を過不足ないように貼るのがマナーです。

電子申請「e-Gov」

外国人雇用状況届出書は、電子申請での提出にも対応しています。雇用する外国人の雇用保険加入状況によって申請に利用するシステムが異なるので、届出を行う際は注意しましょう。雇用保険被保険者の場合は「e-Gov」、それ以外は「外国人雇用状況届出システム」で申請を行います。なお、過去に一度でも窓口や郵送で外国人雇用状況届出書を出している場合、電子申請を行うには「外国人雇用状況届出書電子届出切替・変更申請書」の提出が必須です。

外国人雇用状況届出書の記入例

外国人雇用状況届出書の様式や書き方は、雇用保険の加入状況によって異なります。ここでは、外国人雇用状況届出書の書き方を記入例を添えて紹介するので、参考にご覧ください。

雇用保険の被保険者の場合

雇用する外国人が雇用保険に加入する場合、雇用保険被保険者資格取得届（喪失届）が、外国人雇用状況届出書の役割を兼ねています。ほとんどの項目は日本人と同じように記入すれば良いので、つまずくことはほとんどないでしょう。ただし、外国人のみ記入を求められる部分もあるので、以下の内容を参考に書き進めることをおすすめします。

雇用時

雇用する外国人が雇用保険の加入条件を満たしている場合、「雇用保険被保険者資格取得届（様式第２号）」の必要事項を記入し、提出する必要があります。日本人と同じく1〜16の欄を記入したうえで、17〜23の欄に氏名や在留カード番号、国籍・地域を記載しましょう。雇用保険被保険者資格取得届の提出期限は雇用月の翌月10日です。提出期限を過ぎると事業主が罰則を受けるので注意してください。

離職時

雇用保険に加入している外国人が離職する際は、「雇用保険被保険者資格喪失届（様式第4号）」をハローワークに届け出ます。日本人と同じように1〜13の欄を記入したあと、14〜19欄に在留カード番号や国籍・地域など、外国人の離職に必要な情報を記載しましょう。提出期限は離職日の翌日から起算して10日です。

雇用保険の加入手続きと外国人雇用状況の届出の違いは、「外国人雇用状況の届出は事業主の義務！雇用保険手続きとは何が違う？」でまとめています。外国人を雇用する事業主は、あらかじめチェックしておくと安心です。

雇用保険の被保険者ではない場合

雇用保険の加入条件を満たしていない外国人の雇用時離職時は、「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」に必要事項を記入して届出を行います。外国人雇用状況届出書は雇入れ・離職ともに翌月末日が提出期限なので、余裕を持って書類を用意しましょう。

雇用時

雇用保険の加入条件を満たさない外国人を雇用するときは、外国人雇用状況届出書の1〜8の欄を記入し、雇入れ年月日や事業主欄を記載して提出します。各項目の内容は以下のとおりです。

・1.氏名
・2.在留資格
・3.在留期間
・4.生年月日

・5.性別
・6.国籍（地域）
・7.資格外活動許可の有無
・8.在留カード番号

氏名は「××（姓）△△（名）～～（ミドルネーム）」の順で書きます。そのほかの項目は在留カードを見ながら書きましょう。性別欄と資格外活動許可の有無は、該当するほうに丸をつけます。なお、届出の際は雇入れに係る書類だと分かるように、書類の一番上に記載されている「離職」の文字を消してください。

離職時

雇用保険に加入していない外国人が離職するときも、外国人雇用状況届出書の1〜8欄を記入します。ただし、離職の際は資格外活動許可の有無は記載しなくても構いません。離職年月日や事業主欄も記載して、届出を行いましょう。一目で離職に係る書類だと分かるように、書類の一番上にある「雇入れ」の文字は消して提出します。

参照元
厚生労働省「届出様式について」

外国人雇用状況届出書の書く際の注意点

提出した外国人雇用状況届出書に不備があった場合、事業主がその責任を負うことになります。不備がないようにきちんと確認してから、ハローワークに届け出るよう心掛けましょう。

外国人労働者の個人情報は厳重に取り扱う

外国人雇用状況届出書には、外国人労働者の個人情報が詳細に記載されています。手違いで外部に個人情報が漏れないように、書類は厳重なセキュリティのもとで保管しましょう。また、外国人雇用状況届出書の記入にあたって在留カードやパスポートの写しを取る場合は、それらの管理にも気を配る必要があります。万が一紛失や漏えいがあった場合、重大なインシデントになるので注意してください。

記載漏れがないようにダブルチェックする

外国人雇用状況届出書の内容に不備がないか確認する際は、第三者にダブルチェックをしてもらうと確実です。また、書類に記載している内容に不備がないかはもちろん、在留カードやパスポートが偽造されていないかも確認する必要があります。採用の段階でしっかり確認していても見落としている可能性があるので、改めてチェックしてみましょう。もしも、偽造が発覚しても、きちんと確認を行っていれば罰則が軽減される可能性があります。

参照元
e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律（昭和四十一年法律第百三十二号）」

外国人雇用状況届出書に関するQ＆A

外国人雇用状況届出書をハローワークに提出する前に、よくある疑問でこのコラムの内容をおさらいしておきましょう。多くの事業主がつまずくポイントをQ＆A形式でまとめているので、届け出前の最終チェックに役立ててください。

外国人雇用状況届出書の提出を忘れたらどうなる？

提出期限までに外国人雇用状況届出書を出さなかった場合、事業主には30万円以下の罰金が科されます。外国人雇用状況届出書の提出は、労働施策総合推進法第28条で定められた義務です。外国人が雇用保険に加入していない場合、特に届出を忘れやすいので注意しましょう。

ハローワークを通さずに雇用した場合も提出は必要？

ハローワークを通さずに外国人を雇用した場合も、外国人雇用状況届出書の提出は必要です。ハローワークはあくまで提出場所で、最終的な提出先は厚生労働大臣になります。そのため、ハローワークを経由していなくても、「特別永住者」「外交」「公用」以外の在留資格を持つ外国人を雇用した場合は、必ず提出しなければなりません。

ハローワークに行かなくても届出は可能？

厚生労働省の「外国人雇用状況届出システム」を用いてオンラインでの提出が可能です。オンラインでの提出は、毎週日曜日の午後10時から翌午前8時のシステムメンテナンス時間以外であればいつでも行えます。なお、一度でも書面にて外国人雇用状況届出書（様式第3号）の提出をしたことがある事業主は、オンラインの画面からユーザーIDやパスワードを設定できない仕様です。このような場合は、以前外国人雇用状況届出書を提出したハローワークに問い合わせする必要があります。

参照元
厚生労働省「外国人雇用状況届出システム」

まとめ

外国人雇用状況届出の提出は、事業主の義務です。雇用保険の加入条件に関わらず外国人の雇用・離職時に必要な手続きなので、忘れずに行いましょう。提出方法や期限、書き方をきちんと押さえておけば、不備なく手続きを進められます。
外国人採用をお考えの企業は、WeXpatsJobsにご相談ください。WeXpatsJobsは、外国人採用に特化した求人サイトです。11言語対応で外国人に分かりやすい求人情報を提供できるため、求める人材を効果的に募集できます。お悩みに合わせて、最適な利用プランをご提案させていただきます。外国人雇用・採用を考えている企業様は、是非一度WeXpatsJobsまでお問い合わせください。