外国人雇用状況届出書とは?提出の注意点を企業に向け解説

2021年09月06日
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濵川恭一 (監修)
外国人専門の人材ビジネス会社勤務を経て、外国人のビザ専門行政書士事務所を設立。専門分野は、就労ビザ申請、外国人採用コンサルティング。著書に、「これ1冊でまるわかり!必ず成功する外国人雇用」、「実務家のための100の実践事例でわかる入管手続き」等がある。 http://svisa.net

外国人を雇用する企業は、ハローワークに外国人雇用状況届出書を提出しなくてはなりません。しかし、初めて外国人を雇用する場合、どのような書類なのか分からない方もいるでしょう。このコラムでは外国人雇用状況届出書の必要性や、提出の注意点を説明します。外国人雇用状況届出書は外国人を雇用する企業に提出義務があるので、このコラムを参考にして提出を進めてください。

目次

  1. 外国人雇用状況届出書とは?
  2. 外国人雇用状況届出の対象者について解説
  3. 外国人雇用状況届出の注意点は?
  4. オンライン申請について
  5. まとめ

外国人雇用状況届出書とは?

外国人雇用状況届出書とは、外国人を雇用する企業がハローワークに提出する、外国人の雇用に関する書類です。以下で詳しく紹介します。

外国人の雇用管理と再就職支援のために必要

外国人雇用状況届出書は、外国人の雇用を把握するために用いられます。厚生労働省は、提出された外国人雇用状況届出書の内容を集計し、日本で働く外国人の数や職業などを把握するのです。また、ハローワークは提出された内容をもとに、事業主へ外国人雇用に関する助言や指導を行ったり、外国人の再就職支援を行ったりします。

雇用主が提出する義務がある

外国人雇用状況届出書は、外国人本人ではなく雇用主や企業の担当者が提出するものです。初めて外国人を雇用する企業は、本人が提出するものだと勘違いしがちなので気をつけましょう。

提出期限はいつまで?

外国人雇用状況届出書の提出期限は翌月の末日までです。たとえば、10月1日に入社した場合は、11月30日までにハローワークに提出します。時間には猶予がありますが、ほかの手続きなどが重なり忘れてしまう可能性もあるので、時間に余裕を持って提出するのが賢明です。

外国人雇用状況届出書の提出を忘れたら?

外国人雇用状況届出書の提出は労働施策総合推進法対策法第28条で義務付けられているため、提出を怠ると法律で罰せられる可能性があります。。届出を怠ると、30万円以下の罰金の対象となりますので忘れずに提出するようにしましょう。

厚生労働省
外国人雇用状況の届出について

外国人雇用状況届出の対象者について解説

外国人雇用状況届出書の提出は、「外交」「公用」「特別永住者」以外の在留資格を持つ外国人を雇った場合に必要です。この項目では、雇用状況届出の対象になる外国人について解説します。

「外交」「公用」以外の在留資格を持つ外国人

「外国人雇用状況の届出」は「外交」「公用」以外の在留資格を持つ外国人が対象です。外交・公用の在留資格を持つ外国人は、各国の首脳や要人、議員などですので、届出の対象外となっています。

特別永住者の外国人雇用状況届出は必要ない

特別永住者の在留資格を持つ外国人も、外国人雇用状況届出の対象外です。その理由は、特別永住者の在留資格が設けられた背景にあります。

特別永住者の在留資格を持つ人は「平和条約国籍離脱者」、もしくはその子孫です。平和条約国籍離脱者とは、第二次世界大戦中、日本の統治下にあった中国・台湾・韓国の国民で、日本政府により「日本国民」とされていた人達を指します。日本国籍を持つことから、日本に渡ってきた人も数多くいました。第二次世界大戦の終戦後、日本の領土縮小で、日本にいるにも関わらず日本国籍を失った平和条約国籍離脱者やその子孫のために設けられたのが「特別永住者」の在留資格です。

以上のような歴史的背景を考慮し、特別永住者には特別な配慮が必要とされています。特別な法的地位を持つ特別永住者は日本人と同じように働くことが可能なので、外国人雇用状況届出の対象外なのです。

アルバイトや派遣社員も提出が必要

外国人雇用状況届出書の提出は正社員だけではなく、外国人のアルバイトや派遣社員も必要です。派遣社員の場合は、外国人を派遣している派遣元会社が届出を行います。また、雇用契約を締結していなくても事実上雇用関係にある外国人がいる際にも、提出義務が発生しますので注意しましょう。

外国人雇用状況届出の注意点は?

外国人雇用状況届出の注意点には、雇用保険加入の有無により、提出する書類が異なる点や、離職時の届出義務などがあります。詳しく見ていきましょう。

雇用保険の加入状況で書類が異なる

外国人の雇用保険の加入の有無で、提出する書類が異なります。

外国人が雇用保険に加入しない場合は「外国人雇用状況届出書(様式3号)」を提出します。届出用紙はハローワークの窓口や厚生労働省のWebサイトからダウンロードが可能です。

外国人が雇用条件に加入する場合にハローワークに提出するのは、入社時は「雇用保険被保険者資格取得届」、離職時は「雇用保険被保険者資格喪失届」という書類です。

参照元
厚生労働省
外国人雇用状況届出書、届出様式について

雇用したときだけでなく離職時にも提出が必要

外国人雇用状況届出書は、入社時だけではなく離職時にも提出が義務づけられています。理由は、ハローワークが外国人の離職を把握し、再就職を支援するためです。

記入時に在留期限や在留資格を確認する

外国人雇用状況届出書は、外国人を雇用する企業が、在留カードを見ながら記入します。その際に外国人の在留資格や在留期限が、雇用するのに適切であるか確認するようにしましょう。外国人雇用状況届出書を書く際にしっかり在留期限や在留資格、就労制限の有無等を確認すれば、企業が不法就労助長罪で罰せられるリスクを減らすことができます。

オンライン申請について

外国人雇用状況届出は、オンラインでも提出できます。しかし、今まで「外国人雇用状況届出書(様式3号)」を一度でもハローワークの窓口で行った企業は、Webサイト上では提出に必要なIDやパスワードを発行できないという仕組みです(2021年9月1日現在)。

窓口で提出したことのある企業がオンライン申請に切り替えたい場合は、ハローワークに問い合わせる必要があります。

まとめ

外国人雇用状況届出書は、外国人を雇用する企業に提出が義務づけられているので、忘れずに提出をしましょう。提出期限は外国人の入社・退社日の翌月末までと余裕がありますが、忘れないうちに提出を済ませておくと安心です。

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