外国人従業員の持つ在留カードの期限が切れそうなとき、どう対処したら良いか分からない企業もあるでしょう。在留カードには有効期間があり、満了日を過ぎても日本に在留していると不法滞在とみなされます。外国人を雇用している企業は、不法就労を助長したとして罪に問われるでしょう。そこで、このコラムでは在留カードの期限が切れる前に更新を行うための管理方法や手続きの流れを解説します。

WeXpatsJobsは、外国人採用に特化した求人サイトです。
外国人に分かりやすい求人情報を提供すべく11の言語に対応しており、求める人材を効果的に募集できます。求人掲載にあたっては、「1.掲載課金」「2.採用課金」「3.応募課金」と企業様のニーズに合わせた採用方法のご提案が可能です。

「条件と合わない求職者の応募対応に時間がかかっている」「媒体に求人を掲載しているのに費用に合った求職者の応募数がこない」など、外国人採用においてさまざまなお悩みを抱える企業様に、弊社のサービスや機能を調整してご提供いたします。
外国人雇用・採用を考えている企業様は、ぜひ一度WeXpatsJobsまでお問い合わせください。

＼WeXpatsJobsを活用するメリットとは？こちらから／

目次

1. 在留カードの更新期限を確認しておく理由とは？
2. 期限切れの在留カードは原則更新できない
3. 在留カードの期限が切れるとどうなる？
4. 在留カードの更新手続きとは
5. 在留カードの更新期限切れを企業が未然に防ぐ方法
6. 期限切れになる前に従業員に在留カードの更新を促そう
7. まとめ

在留カードの更新期限を確認しておく理由とは？

企業は外国人従業員がオーバーステイ（不法滞在）になるのを防ぐため、在留カードを更新するタイミングを確認する必要があります。在留カードとは、日本に中長期滞在する外国人が所有する身分証明書です。在留カードには有効期間があり、外国人が持つ在留資格の満了日と同じ日に設定されています。有効期間を過ぎた在留カードは無効となり、日本での就労だけでなく滞在も認められません。不法滞在者が就労していた場合、本人だけでなく企業も罪に問われるので、必ず在留カードの更新期限は確認しておきましょう。

在留カードの記載項目で企業が確認すべき部分は、「在留カードに記載されている項目とは？企業向けに確認すべきポイントを解説」で紹介しています。外国人雇用に不安がある企業は、合わせてチェックしておきましょう。

期限切れの在留カードは原則更新できない

すでに在留カードの期限が切れている場合、残念ながら更新はできません。ただし、期限切れから数日以内かつ故意に不法滞在しているわけでなければ、更新手続きに応じてくれる場合もあるようです。必ず手続きができるわけではなく、更新が認められるかは分かりませんが、外国人の在留カードの期限切れに気づいたらすぐに地方出入国在留管理庁に連絡しましょう。状況に応じて、忘れた理由や反省を書いた書類の提出や地方出入国在留管理官署への出頭を求められます。在留カードの期限が切れてしまった外国人が出頭指示を受けたときは、事情を説明できるように社員を同行させてください。

在留カードの期限が切れたり紛失したりした場合は、迅速な対応が必要です。「中長期在留者向けの在留カードの更新方法！紛失・期限切れの場合の対処方法も解説」で対処法を紹介しているので、外国人を雇用する企業はチェックしておきましょう。

在留カードの期限が切れるとどうなる？

在留カードの期限が切れると、外国人は不法滞在（オーバーステイ）になってしまいます。また、在留カードの期限が切れた外国人を雇用している企業は、使用者としての確認義務を怠り不法就労を助長したとして、罪に問われるでしょう。

従業員が不法滞在者になる

在留カードの期限が切れた外国人は、不法滞在者（オーバーステイ）になります。在留期間を満了した外国人を働かせることはできません。すぐに地方出入国在留管理官署に出頭して帰国するか、無理は承知の上で更新手続きを申し出るかの2択です。外国人従業員と話し合って、これからどうするか方針を固めましょう。なお、不法滞在者を働かせた企業は不法就労助長罪に問われ、罰として3年以下の懲役か300万円以下の罰金、またはその両方を科されます。不法就労させたとして悪評が広まり、その後の外国人雇用にも悪影響を及ぼすので就労させないように注意しましょう。

更新手続き前に期限切れになると罰則が科される

更新手続きを行う前に在留カードの期限が切れた外国人は、不法滞在者として処罰を受けます。不法滞在は刑事処分の対象です。発覚した場合、3年以下の懲役もしくは禁固、または300万円以下の罰金を科されます。また、行政処分として退去強制や出国命令を受けることになり、一定期間日本への出入国が認められません。最低で1年、場合によっては10年日本への出入国が不可になります。

更新手続きの審査中は2ヶ月の猶予期間がある

在留カードの期限が切れる前に更新手続きを行った場合、審査のために2ヶ月の猶予期間（特例期間）が与えられます。そのため、在留カードの期限切れ直前で更新手続きを行ってもオーバーステイにはなりません。審査が終了するまでは在留資格に応じた活動が認められているので、企業側も安心して働いてもらえるでしょう。特例期間での滞在が認められた場合、在留カードの裏面に「更新手続き中」と押印されます。オンライン申請の場合は押印がないので、外国人従業員に申請の受付完了メールを提示してもらいましょう。

参照元
出入国在留管理庁「出国命令制度について」
出入国在留管理庁「特例期間とは？」

在留カードの更新手続きとは

在留カードの更新方法は、外国人の在留資格によって異なります。永住者や高度専門職2号以外の在留資格を持つ外国人は、在留カードを更新する前に居住地を管轄する地方出入国在留管理官署での「在留期間更新許可申請」が必要です。

在留期間満了日の3ヶ月前から手続き可能

在留期間更新許可申請は、在留期間満了日の3ヶ月前から手続きできます。マイナンバーカードがあればオンライン申請も可能なので、外国人従業員に周知しておきましょう。申請には書類の準備が必要なので、慌てないように早めに準備することをおすすめします。なお、申請に伴い在留資格が更新可能か審査が入るため、結果が分かるのは約1ヶ月後です。申請が許可されれば通知はがきが届きます。新しい在留カードを受け取るには、パスポートと現在の在留カード、通知はがき、収入印紙（4,000円）が必要なので外国人にも伝えておきましょう。

「在留資格の更新方法は？外国人を雇用する企業が行うべき準備も紹介」では、企業側が行う準備について詳しく解説しています。

手続きは原則外国人本人が行う

在留期間更新許可申請の手続きは原則外国人本人が行います。ただし、事情があって本人が地方出入国在留管理官署に出向くのが難しいときは、企業側が代理で手続きをすることも可能です。代理申請の場合は、外国人従業員との関係を明らかにする書類や委任状などが必要になります。

在留カードの更新手続きに必要な書類

在留カードの更新手続きでは、「在留期間更新許可申請書」を記入し、在留資格に応じた資料を提出します。詳しくは出入国在留管理庁の「在留期間更新許可申請」を参考に、用意する書類を確認しましょう。なお、永住者や高度専門職2号の場合は、「在留カード有効期間更新申請書」と証明写真を提出すれば、原則即日新しい在留カードが交付されます。交付時には現在の在留カードとパスポートの提示が必要です。在留カードの有効期間満了日の2ヶ月前から手続きを行えるので、早めの手続きを促しましょう。

参照元

出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」
出入国在留管理庁「在留カードの有効期間の更新申請」

在留カードの更新期限切れを企業が未然に防ぐ方法

雇用する外国人従業員の在留カードの更新期限切れを防ぐには、企業側での管理が欠かせません。外国人本人だけに管理を一任しないよう、管理システムを構築しましょう。

在留資格の管理を外国人任せにしない

外国人は日本での生活に不慣れなこともあり、仕事やプライベートに手一杯で在留資格や在留カードの更新をうっかり忘れてしまう可能性があります。そのため、企業側も在留資格や在留カードの更新期限を覚えておくことが大切です。更新のタイミングは人それぞれ異なるので、管理表を作ったり外部のシステムを導入したりすることをおすすめします。

在留カードの更新期限を会社で管理できる仕組みを作る

在留カードの更新期限切れを防ぐには、以下の方法が有効です。

・専用フォームを作成し、定期的に更新状況をチェック
・更新期限前に必要書類が用意できているか個別に確認
・最新の在留カードの記載内容を写真で保存

ほかにも、スプレッドシートを使った管理方法や外部の在留期間管理システムの導入など、さまざまな方法で在留カードの期限切れを未然に防げます。自社に適した管理体制を用意して、不法滞在や不法就労を防止しましょう。

期限切れになる前に従業員に在留カードの更新を促そう

在留カードの期限切れを防ぐには、確認の習慣づけも大切です。在留カードが更新できるようになったら速やかに手続きを進められるよう、普段から声掛けを行いましょう。雇用管理を徹底している企業は、外国人従業員に良い印象を与えられます。安心して働ける環境を提供するためにも、在留カードの管理は外国人従業員と協力して取り組むよう心掛けましょう。

まとめ

雇用する外国人の在留カードの期限切れは、その後の業務に影響を及ぼす可能性もあります。できるだけ更新切れが起きないように注意し、もし更新切れに気づいたときは早急に対応しましょう。