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初めて外国人を雇用する企業のなかには、外国人に身元保証人を依頼されても、身元保証書の書き方が分からず、困っている人もいるでしょう。このコラムでは、身元保証書の書き方や身元保証人になれる条件を解説します。また、会社独自の身元保証書を外国人労働者に書いてもらう際の注意点もまとめているので、対応に悩んでいる企業の方は参考にしてください。
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目次
身元保証書は、日本に滞在する外国人の身元を保証する書類です。ここでは身元保証書を求められるタイミングや身元保証人になれる条件を解説します。身元保証書を記入する理由をしっかり把握して、誤った手続きをしないように注意しましょう。
身元保証書は外国人が在留資格を取得したり、更新したりする際に必要になる場合があります。例えば、永住者ビザ、定住者ビザを申請する際に必要となります。
新しく人材を採用したときに、独自の身元保証書の提出を求める会社も多いでしょう。この身元保証書は被雇用者が会社に損害を与えたときに十分な損害賠償が難しい場合、代わりに責任を負う身元保証人を立てるのが目的です。
日本で就労する外国人にも独自の身元保証書の提出を求められますが、条件によっては身元保証人を立てにくくなってしまうので、雇用する前に問題ないか確認しましょう。
出入国在留管理局に提出する身元保証書では、身元保証人になれる条件が明確に決められています。以下の条件に当てはまれば誰でも身元保証人になれるので、把握しておきましょう。
雇用する外国人に日本人の配偶者や知人がいる場合は身元保証人になってもらえますが、該当する人がいない場合は、会社の上司や人事担当者が身元保証人になることがあります。
身元保証人になると、外国人が日本での滞在費や帰国に必要な旅費が払えなくなった時の費用負担、国内での法律遵守といった責任を伴います。身元保証人はあくまで法的な責任を伴わない道義的なものですが、役割をこなさなかった場合は「信頼できない人物」と判断されかねません。一度でも悪い記録が残ると、今後身元保証人になれない可能性が高いので注意しましょう。
「ビザ申請時の身元保証書の書き方を外国人を雇用する企業に向けて解説!」でも、ビザ申請における身元保証人の概要や、身元保証書の書き方を紹介しています。外国人が永住者ビザを得ることは企業にとってもメリットが大きいので、積極的に引き受けましょう。
身元保証書が必要な理由や身元保証人の条件を押さえたら、実際の書き方をチェックしてみましょう。身元保証書のフォーマットは、出入国在留庁のWebサイトからダウンロードできます。身元保証書は雇用する外国人だけではなく身元保証人も記入する項目があるので、不備なく提出できるように書き方を覚えておくと安心です。
まず、身元保証書に記入する日付は、元号でも西暦でも問題ありません。身元保証書の上のほうにある国籍と氏名の欄は雇用する外国人に記入してもらうので、書き方が分からなくて困っているときはサポートしましょう。国籍の欄には「中国」「アメリカ」などの略称ではなく、「中華人民共和国」「アメリカ合衆国」といった正式名称を記入します。氏名欄は、パスポートと同じ表記で雇用する外国人の名前を記載してもらいましょう。原則、氏名はアルファベット(英語表記)で記載します。
下半分の記入欄は身元保証人が記載する部分です。氏名欄は必ず自筆で記入し、シャチハタ以外の印鑑で押印してください。身元保証人の住所や電話番号、職業も記入します。職場の電話番号も忘れずに記入しましょう。国籍は日本人であれば「日本」だけで構いません。永住者の場合は、「ネパール連邦民主共和国(永住者)」というように記載します。被保証人との関係は「雇用主」「友人」など、当てはまる間柄を記入すれば問題ありません。
身元保証書を書き損じてしまった場合は新しく書き直す必要があります。修正テープなどで直して提出してしまうと、受理されない可能性が高いので注意しましょう。また、国名が正式名称ではなかったり、記入漏れがあったりした場合も不受理になってしまうので、記入が終わったら問題がないか確認してから申請を行ってください。
被雇用者の経歴や身分詐称を防ぐために身元保証書の提出を求める会社もありますが、外国人労働者が身元保証人を立てられないことがあります。身元保証書の提出は、法的義務ではないため、代案や免除を考えてみても良いでしょう。しかし、身元保証書は被雇用者が損害賠償ができないときに、身元保証人に責任を負ってもらう目的もあるため、必ず提出させたい企業も少なくありません。
ここでは会社に提出する身元保証書の効力や、身元保証人を立てるのが難しい外国人労働者への対応方法を解説するので、雇用時の参考にしてください。
有事の損害賠償のために身元保証書の提出を求める会社は多いですが、2020年4月に民法が改正されたため、賠償額の上限が決められていない書類は無効になります。賠償額の上限を決定するときは身元保証人との合意が必要になるので、現実的に支払えそうな金額を提案しましょう。また、勘違いされることが多いですが身元保証人は連帯保証人ではないため、賠償責任の範囲は限定的です。実際に身元保証人が損害賠償を負うことになっても、賠償額を判断するのは裁判所なので、上限まで支払われるとは考えないほうが良いでしょう。
身元保証書は形骸化しやすい制度なので、正しく運用できているか見直してみましょう。身元保証書を提出させる目的によっては、緊急連絡先や自己宣誓書への変更、外国人労働者は特例で免除という対応ができる可能性があります。
外国人労働者の身元保証人は日本人か国内永住者のみ、というのは現実的ではありません。状況に応じて条件を緩和しなければ、外国人雇用を進めるのは難しいでしょう。対応に迷った際は、弁護士や社会労務士などに相談してみるのも、一つの選択肢です。
身元保証書については「外国人のビザ申請で身元保証人が必要な場合とは?」や「ビザ取得に必要な身元保証書とは?書き方やテンプレートの入手方法も解説」のコラムでも確認できます。外国人の身元保証書の作成方法および身元保証人の条件・責任について幅広く解説しているので、ぜひご一読ください。
外国人が永住者ビザを申請する時には、出入国在留局に身元保証書を提出しなければなりません。安定した収入がある日本人か永住者であれば、外国人の身元保証人になれます。雇用主や会社の上司、人事担当者でも身元保証人になれるので、身元保証書の書き方をチェックしておきましょう。
また、身分証明や有事の際の損害賠償のために会社に提出する身元保証書の場合、外国人だと身元保証人を立てられない場合があります。外国人を雇用する際にトラブルにならないように、身元保証人の条件を緩和したり、代案での対応や免除を考えたりしましょう。