招へい理由書の書き方を知りたい!外国人を雇用する企業に記入例を解説!

2021年11月08日
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濵川恭一 (監修)
外国人専門の人材ビジネス会社勤務を経て、外国人のビザ専門行政書士事務所を設立。専門分野は、就労ビザ申請、外国人採用コンサルティング。著書に、「これ1冊でまるわかり!必ず成功する外国人雇用」、「実務家のための100の実践事例でわかる入管手続き」等がある。 http://svisa.net

「招へい理由書って何?」「何のために記入するの?」と思う方もいるでしょう。招へい理由書は、短期滞在ビザの交付を円滑に進めるために、日本国大使館や総領事館に提出する書類です。このコラムでは、「短期滞在ビザ」用の招へい理由書の記入例を紹介します。招へい理由書を作成する目的や注意点もまとめているので内容を参考にして、スムーズに海外から外国人を招へいしましょう。

目次

  1. 招へい理由書とは
  2. 【短期商用】招へい理由書の記入例を項目ごとに紹介
  3. 招へい理由書を記入する際の注意点
  4. まとめ

招へい理由書とは

招へい理由書とは、海外から外国人を短期間だけ呼び寄せる際に日本で暮らしている人が用意する書類です。招へい理由書を提出すると、短期滞在ビザの交付がスムーズに進みます。以下で詳しく説明するので、会議や商談などの目的で外国人を招きたい方は、参考にしてください。

外国人を日本に呼び寄せる際に提出する

招へい理由書が必要になるのは、海外から外国人を短期間呼び寄せるときです。招へい理由書には、短期滞在ビザを申請する外国人を日本に招く理由や経緯を記入します。招へい理由書を提出するのは、招へいする外国人が居住している国の日本国大使館・総領事館です。

なお、査証免除国から日本に入国し短期間滞在する外国人は、事前の短期滞在ビザ取得の手続きが必要ないため、招へい理由書も不要になります。

短期滞在ビザの取得をスムーズにする役割がある

招へい理由書を提出するのは、短期滞在ビザの取得をスムーズにするためです。短期滞在ビザは、招へい理由書がなくても申請できます。ただし、審査が厳しくなるうえ、日本に滞在できる日数が短くなったり、行動できる範囲が細かく決められたりするでしょう。対して、招へい理由書を提出すると日本に住んでいる人から招待されていることが明確になるので、審査がスムーズに進みます。短期滞在ビザで日本に滞在できる期間は15・30・90日の3種類です。90日間の滞在を希望しても、審査結果によっては却下される場合があります。しかし、招へい理由書を提出すると長期間の滞在が許可される可能性が高くなるでしょう。

招へい人になれるのは日本で暮らしている人

海外から外国人を日本に呼び寄せる「招へい人」になれるのは、日本で暮らしている人です。外国人でも構いません。ただし、日本に住民票があることが条件です。会議や商談が目的で海外から外国人を呼び寄せる場合は、日本企業の担当者が招へい人となり、招へい理由書を記載することになるでしょう。

【短期商用】招へい理由書の記入例を項目ごとに紹介

海外から外国人を短期滞在ビザで呼び寄せる際は、外国人の来日の目的によって短期滞在ビザの名称が変わります。たとえば、観光が目的であれば「観光ビザ」、家族を訪ねる際は「親族訪問ビザ」です。この項目では、会議や商談などビジネスが目的である「短期商用ビザ」で外国人を呼び寄せる際の、招へい理由書の記入例を紹介します。なお、招へい理由書のフォーマットは、外務省のWebサイトから取得可能です。

日付

日付の欄には、書類を作成した年月日を記入します。招へい理由書の有効期限は作成から原則3ヶ月以内です。もし、招へい理由書を記入してから提出までに3ヶ月以上経過した場合は、新たに作り直す必要があるので注意しましょう。

申請先

申請先は外国人が居住している国によって異なります。「在___日本国」の空欄の部分に審査を依頼する大使館・領事館の名称を書きましょう。記入する名称は正式なものでなくてはなりません。また、大使館・領事館どちらかにチェックをするのを忘れないようにしましょう。たとえば、ニューヨークから外国人を招へいする場合、「在___日本国」の空欄に「ニューヨーク」と記入し、総領事館の横にチェックを入れます。

招へい人

招へい人の欄は「住所」「氏名」「電話番号」「FAX番号」を記入します。外国人を短期商用目的で招へいする場合は、企業の所在地や電話番号などを記入しましょう。氏名の欄は、法人の代表者もしくは登記事項証明書に記載されている取締役の署名が必要です。氏名欄に「法人名」「役職」「氏名」をあわせて署名し、法人実印を捺印します。なお、企業が外国人の身元保証人になっている場合は、「省略」と記入しましょう。

招へい人の欄には担当者の氏名や連絡先を書くところもあります。ここには、実際に手続きを担当した人の情報を書きましょう。連絡先は、固定電話の番号ではなく携帯番号が望ましいようです。なお、招へい人が手続きを担っている場合でも、この項目は空欄にせず、改めて情報を記入します。

ビザ申請人

ビザ申請人とは、招へいする外国人のことです。「国籍」の欄は、呼び寄せる外国人の国籍を書きましょう。「職業」の欄には外国人の職業を記入します。細かな職種まで書く必要はなく「自営業」「会社員」などで問題ありません。「氏名」は外国人のパスポートに記載されているとおりのアルファベットで書きます。性別欄にチェックを入れるのを忘れる人も多いので注意しましょう。また、生年月日もおおよそのものではなく、正確な情報を記入しなくてはなりません。間違いがあると、審査に影響がでる可能性があります。

ビザ申請人の欄には、招へいする人数の記載も必要です。複数人呼ぶ場合は、ビザ申請人の欄に代表者の情報のみを記入し、正しく人数を記入しましょう。なお、1人しか呼ばない場合でも人数の欄は空欄にせず、「ほか0名」と書きます。

招へい目的

招へい目的の欄には、なぜ外国人を日本に招待するのかを書きます。記入例は「新規事業の打ち合わせを行い、円滑に業務を進めるため」「海外の取引先と顔合わせおよび商談を行うため」などです。

招へい理由書のなかでも重要な項目になるので、できるだけ詳しく記入しましょう。

招へい経緯

招へい経緯の欄には、招へいする外国人との関係性や日本に呼び寄せることになったいきさつを詳しく書きましょう。宿泊先や日本滞在中の予定なども明らかにする必要があります。なお、招へい経緯を書くスペースは狭く、内容が収まりきらないことがほとんどです。そのため、一般的には「別紙のとおり」と書き、ほかの用紙を用意すると良いでしょう。招へいするに至った経緯を詳しく書いた別紙は、「招へい経緯書」といいます。

申請人との関係

申請人と招へい人との関係を記載する項目です。たとえば、短期商用ビザの場合は「ビジネスパートナー」「ビザ申請人の経営する企業の取引先」などと記載します。

参照元
外務省「在外公館ホームページ

招へい理由書を記入する際の注意点

招へい理由書を記入する際は、申請先がどの大使館・総領事館になるかをよく確認しましょう。また、省略せずできるだけ詳しく書くのが重要です。

外国人の住んでいる地域によって申請先が異なる

招へい理由書の申請先は、外国人が住んでいる地域によって異なるので注意が必要です。招へい理由書には、申請先を書く欄があります。申請先は外国人が居住する国にある、日本国大使館です。ただし、国土面積の広い国や地域では申請先が国内に数ヶ所ある総領事館になります。たとえば、アメリカにはワシントンD.Cにある在アメリカ合衆国日本国大使館のほかに、ニューヨークやボストン、ロスアンゼルスなど複数の州に総領事館が置かれているので、外国人の居住地に合わせて申請場所を変えなくてはなりません。また、フィリピンやタイなど短期滞在ビザの申請数が多い国でも、申請先が大使館ではなく総領事館になる場合があるようです。

書ききれない場合でも省略しない

招へい理由書の記入スペースが狭いからといって、省略して簡易的に書くのは避けましょう。特に、招へい経緯の項目は、詳細に書かなくてはいけません。フォーマットには少しのスペースしかないので、書ききろうと思うと内容が薄くなります。別紙を用意してできるだけ詳細に書

いた方が、短期滞在ビザの許可が取りやすくなるでしょう。

まとめ

ビジネスのために外国人を海外から呼び寄せる際は、招へい理由書を作成するとスムーズです。

招へい理由書は、外国人を招へいする企業側が用意します。このコラムを参考にして、滞りなく作成を進めましょう。

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