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在留資格認定証明書交付申請書は、海外に住む外国人を雇用する際に用意する書類です。海外から申請はできないため、企業が代理で記入しなくてはなりません。
このコラムでは、在留資格認定証明書が必要な場面や在留資格認定証明書交付申請書の書き方を企業向けに解説します。在留資格認定証明書の提出から外国人が日本に入国するまでの流れも紹介しているので、受け入れ予定がある企業は参考にしてください。
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目次
「在留資格認定証明書交付申請書」とは、外国人が在留資格を新規で取得する際に必要となる書類です。海外から外国人を採用する際は、雇用する企業が記入する必要があります。
「在留資格認定証明書交付申請書」とは、あらたに在留資格を取得するために必要な「在留資格認定証明書交付申請」の際に出入国在留管理庁に提出する書類です。申請のうえ在留資格認定証明書を取得した外国人は、「在留資格を取得するに値する人物」であることが証明できます。そのため、ビザ（査証）発給がスムーズに行われるのです。
在留資格認定証明書交付申請は、日本国内からしか行えません。海外にいる外国人は自分で申請ができないので、企業が代理で行うのが一般的です。外国人を雇用する予定の企業は、在留資格認定証明書交付申請書の記入方法を知っておきましょう。
在留資格認定証明書交付申請書は、出入国在留管理庁のWebサイトからダウンロード可能です。申請する在留資格のページへ飛び、PDFかExcelで出力しましょう。また、地方出入国在留管理官署でも受け取れます。
在留資格認定証明書について詳しく知りたい方は、あわせて「在留資格認定証明書の役割とは？交付の流れや有効期限について解説」のコラムもチェックしてみましょう。
参照元 出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請」
ここでは、在留資格「技術・人文知識・国際業務」を取得する外国人の在留資格認定証明書交付申請書の記入例を紹介します。
「申請人等作成用1」は、日本に入国する外国人の国籍や氏名、パスポート番号などの個人情報を記入します。企業が代理申請する場合は、外国人に写真やパスポートのコピーを送付してもらいましょう。写真は書類の右上に貼付する欄があるので剝がれないよう貼り付けてください。なお、古い写真を貼り付けると再提出を要求される可能性があります。直近3ヶ月以内に撮影した写真を送付するよう、外国人に伝えましょう。
例【アメリカ合衆国】
入国する外国人の国籍、もしくは地域を記入します。正確な国籍・地域は外国人のパスポートや在留カードに記載されています。
例【2020年3月1日】
生年月日は西暦で記入します。外国人の履歴書やパスポートを確認して、正しい生年月日を書きましょう。
例【John Smith】
氏名はパスポートのとおりに記入します。漢字の名前がある外国人の場合は、英語表記で氏名を書いたあとに漢字表記も書きましょう。
例【男に丸を付ける】
「男・女」と性別欄があるので、パスポートに書かれているのと同じ性別に丸を付けます。
例【アメリカ合衆国ニュージャージー州】
出生地はパスポートに記載されている国とそうでない国があります。外国人の出生地が分からないときは、本人に直接確認して記入しましょう。
例【無に丸を付ける】
「有・無」と記入欄があるので、該当する方に丸を付けます。分からないときは外国人に直接確認しましょう。
例【学生】
在留資格認定証明書を申請するタイミングでの、外国人の職業を記載します。新卒を採用する際は「学生」、中途採用の場合は「Webデザイナー」と該当する職業を記入してください。
例【アメリカ合衆国×××× ニュージャージー州▲▲シティ▲▲ストリート××××】
呼び寄せる外国人が現在住んでいる場所を記入します。
例【（住所）東京都渋谷区道玄坂▲-▲-▲（電話番号）03-▲▲▲▲-▲▲▲▲（携帯電話番号）090-▲▲▲▲-▲▲▲▲】
基本的に企業の住所と電話番号、担当者の携帯電話番号を日本における連絡先として記入します。
例【（1）AB123456769（2）2035年9月1日】
（1）にはパスポート番号、（2）には有効期限を記入します。外国人のパスポートを見ながら記入してください。
例【「技術・人文知識・国際業務にチェックを入れる」】
在留資格が一覧で記載されているので、該当する部分にチェックを付けます。
例【2024年3月25日】
入国予定年月日は西暦で記入します。在留資格認定証明書が交付されるまで最長3ヶ月掛かるので、それ以降の日付を入国予定年月日としましょう。
例【成田国際空港】
外国人が入国の際に利用する空港・海港を記入します。省略せず、正式名称を記載してください。
例【定めなし】
有期雇用で滞在期間が決まっている場合は、具体的に「3ヶ月」「6ヶ月」というように記入します。無期雇用で滞在期間が未定の場合は、「長期」、「定めなし」と書きましょう。
例【無に丸を付ける】
「有・無」と記入欄があるので、該当するほうに丸を付けます。外国人が一人で入国する場合は無、配偶者や子どもがいる場合は有に丸を付けましょう。
例【在ニューヨーク日本国総領事館】
入国に必要な査証（ビザ）をどこで申請する予定なのかを記入する欄です。在留資格認定証明書が交付されたら外国人本人に送付し、ここで記入した日本大使館・領事館でビザの申請を行ってもらいます。外国人がどこでビザの申請を行うのかを確認して記入しましょう。
例【無に丸を付ける】
「有・無」の記入欄があるので、該当するほうに丸を付けます。過去の出入国歴がある場合は、続けて回数と直近の出入国歴を記入しましょう。過去の出入国歴が分からないときは、外国人のパスポートを確認して「2回」「20～～年●月×日から20～～年●月×日」というように記載してください。
例【無に丸を付ける】
「有・無」の記入欄があるので、該当するほうに丸を付けます。過去の在留資格認定証明書交付申請歴がある場合は、申請した回数と不交付となった回数を記載してください。企業で把握していない場合は、外国人に確認しましょう。
例【無に丸を付ける】
日本国外も含め、犯罪行為を行って処分を受けたことがあるかをチェックする項目です。「有・無」の記入欄があるので、該当するほうに丸をつけます。交通違反による処分を含め、あとから犯罪歴が発覚すると在留資格認定証明書が交付されない可能性が高まるので、正直に申告してもらいましょう。なお、軽微な交通違反などの場合、審査に不利になることはほぼありません。
例【無に丸を付ける】
退去強制や出国命令を受けて出国した経験がある外国人は、あらかじめ申告が必要です。「有・無」の記入欄があるので該当するほうに丸を付けましょう。
例【無に丸を付ける】
「有・無」の記入欄があるので該当する方に丸を付け、海外から呼び寄せる外国人の親族が日本にいる場合は、続けてその人の個人情報を記入します。日本で暮らす際に同居人がいる場合も記入する必要があるので、外国人に該当する人がいるか確認しましょう。
必要な情報は、「続柄」「氏名」「生年月日」「国籍・地域」「同居予定の有無」「勤務先名称・通学先名称」「在留カード番号・特別永住者証明書番号」です。在留資格認定証明書交付申請書には記載欄が4列ありますが、足りない場合は別紙に記入して添付してください。
「申請人等作成用2」は、企業情報や外国人の学歴・職歴を記入します。履歴書や会社案内などを参考にして、必要事項を埋めていきましょう。
例【（1）××株式会社渋谷支店（2）東京都渋谷区道玄坂▲-▲-▲（3）03-▲▲▲▲-▲▲▲▲】
（1）には自社の正式名称と外国人が働く本店・支店名を記入します。（2）は会社の所在地、（3）は電話番号を記入する欄です。所在地と電話番号は、外国人が主に働く場所のものを記載しましょう。
例【（1）外国（2）大学にチェックを入れる（3）プリストン大学（4）2024年6月1日】
履歴書をもとに外国人の最終学歴を記入します。（1）（2）は、該当する部分にチェックをつけましょう。（3）は学校名、（4）は卒業年月日を西暦で記入します。
例【語学にチェック】
最終学歴が大学や短期大学、大学院などの場合は、選考・専門分野も記入する必要があります。当てはまる項目にチェックをつけましょう。
例【無に丸を付ける】
情報処理技術者として雇用する外国人が、入国管理局が指定する資格を持っている場合、「有」に丸をつけて資格名・試験名を記入します。該当する資格や試験がない場合は、「無」に丸を付けてください。
例【未記入（新卒）】
雇用する外国人に職歴がある場合は、入社と退社の年月、勤務先名称を記入します。履歴書を参考に、職歴を書きましょう。なお、新卒の外国人を採用する場合は未記入で問題ありません。
例【（1】田中太郎（2）雇用主（3）（住所）東京都渋谷区道玄坂▲-▲-▲（電話番号）03-▲▲▲▲-▲▲▲▲（携帯電話番号）090-▲▲▲▲-▲▲▲▲】
外国人本人の代わりに企業が在留資格認定証明書交付申請を行う場合は、この項目の記入が必要です。一般的には、雇用企業の代表取締役や人事担当者の「氏名」「住所」「電話番号」を記入します。（2）本人との関係の欄は、「雇用主」というように書きましょう。内容に相違がないことを確認したら、署名と日付の記入を行います。点線より下は行政書士や社労士が記入する欄なので、企業は未記入で構いません。
「所属機関等作成用1」には、企業情報や受け入れる外国人の待遇を記入します。雇用契約書や自社のパンフレットを参考に、必要事項を記載しましょう。
例【John Smith】
海外から呼び寄せる外国人の氏名を記入します。パスポートを参考に記載しましょう。
例【雇用にチェックを入れる】
「雇用」「委任」「請負」「その他」の欄があるので、当てはまる雇用形態にチェックを付けます。その他の場合は、具体的な雇用形態をかっこ内に記入してください。
例【（1）××株式会社（2）1234567890123（3）渋谷支店（4）1234-567891-1（5）37（6）東京都渋谷区道玄坂▲-▲-▲（7）03-▲▲▲▲-▲▲▲▲（8）×××万円（9）従業員数300名うち外国人職員数20名
外国人の勤務先に関する情報を記入する欄です。決算書や登記事項証明書、登記簿謄本などを確認して必要事項を埋めましょう。（1）は所属機関の名称、（2）は法人番号を記載します。（3）には外国人が働く支店・事業所名を記入してください。
（4）は雇用保険適用事業者番号を書きます。（5）には外国人が従事する業種を別紙の「業種一覧」から選択し、該当する番号を入れてください。主たる業種は1つですが、ほかに該当する番号がある場合は一つ下の枠に記入できます。
（6）には外国人が主に働く場所の所在地、続いて（7）には電話番号を記入しましょう。（7）には企業の資本金、（8）には直近年度の年間売上高を書きます。（9）には外国人の勤務地の総従業員数と外国人職員数、技能実習生数を記入してください。
在留資格「技能・人文知識・国際業務」で外国人を雇用する際は、この項目を記入する必要はありません。
例【定めなしにチェック】
外国人がいつまで働くのかを記入します。正社員雇用で無期雇用の場合は「定めなし」にチェックしましょう。有期雇用の場合は「定めあり」にチェックを付け、期間を記入してください。
例【2024年4月1日】
外国人を雇い入れる日を西暦で記入します。
【20万円（月額にチェックを入れる）】
外国人に支払う給与・報酬から、各種手当を除いた金額を記載します。「年額」「月額」のどちらかにチェックを付けてください。
例【0年】
雇用する外国人の実務経験年数を記入します。新卒の場合は0年と書きます。
例【なし】
雇用する外国人に役職が付与される場合は、「あり」にチェックを付け役職名を記入します。役職がない場合は「なし」にチェックしてください。
例【24】
雇用する外国人の主な職種を、別紙の「職種一覧」から1つ選んで記入します。また、ほかにも該当する職種がある場合は、同じく別紙の中から選択して、一つ下の枠に書きましょう。
例【別紙雇用理由書参照】
外国人が日本で行う活動について説明します。雇用理由書を用意し、別紙で詳細に説明するのが一般的です。
「所属機関等作成用2」は、派遣社員として外国人を雇用する際に必要な書類です。「所属機関等作成用1」の「3.所属機関等契約先」のように、派遣先の名称や法人番号、支店・事業所名などを記入してください。また、派遣予定期間も記入する必要があります。内容に相違がないことを確認したら、所属機関契約先の名称と代表者氏名を記名し、申請書作成年月日を入れて作成完了です。
参照元 出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請書」
在留資格認定証明書交付申請書を作成する際は以下の書類を用意し、確認しながら記入します。
外国人に用意してもらう必要がある書類は、内定承諾を得た時点ですぐに送ってもらいましょう。
ここでは、在留資格認定証明書交付申請から外国人が入国するまでの流れを解説します。
在留資格認定証明書更新申請書をはじめとした必要な書類を用意して、企業の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署で申請を行います。早くて1ヶ月、時期によっては3ヶ月程度掛かるので余裕を持って申請を行いましょう。
在留資格認定証明書が交付されたら、原本を外国人に送付します。なお、2023年3月17日からは在留資格認定証明書の電子化が開始されました。そのため、PDFファイルを送り本人に印刷してもらう方法でも、ビザ申請が可能です。
外国人は、在留資格認定証明書やそのほかの書類を用いて、母国の日本国大使館や領事館でビザ（査証）の申請を行います。在留資格認定証明書があれば、通常5営業日以内にビザが発給されるでしょう。なお、在留資格認定証明書の有効期限は3ヶ月です。何かトラブルがありビザ申請が遅れる場合も、3ヶ月は超えないように注意してください。もし、3ヶ月を過ぎた場合は再度、在留資格認定証明書を申請しなおさなければなりません。
外国人が入国する前に、受け入れ準備を整えておきましょう。社内マニュアルの翻訳やメンターの設置などは時間が掛かるので、早めに取り掛かるのをおすすめします。
職場の環境整備のほか、外国人の暮らしのサポートも重要です。たとえば、外国人が自力で住居を探すのは難易度が高いといえます。寮や借り上げ住宅、マンスリーマンションを用意すると、外国人も安心して来日できるでしょう。
ビザが発給されたら入国が可能です。外国人には入国時の空港もしくは郵送で在留カードが付与されます。無事に到着したか連絡を取り、可能であれば空港まで迎えに行けると親切です。
就労開始後しばらくは、企業のサポートが欠かせません。仕事に就いていけているか、人間関係に悩みを抱えていないかなどを注意深く見守る必要があります。
海外から外国人を呼び寄せる際に、在留資格認定証明書があるとビザ申請・発給がスムーズになります。外国人が入社予定日までに余裕を持って入国できるように、雇用する企業は在留資格認定証明書の書き方を把握し、申請を行いましょう。一度書き方を理解すれば、その後の外国人採用にも役立ちます。
濵川恭一 (監修)
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