在留資格認定証明書交付申請書の書き方を解説!外国人雇用に必要な基礎知識

2022年11月01日
WeXpats Bizは技能実習/特定技能の外国人採用・雇用支援サービスを提供しているLeverages Global Supportの関連サイトです。行政書士監修の下、外国人採用の現場で役立つ情報を発信しています。
濵川恭一 (監修)
外国人専門の人材ビジネス会社勤務を経て、外国人のビザ専門行政書士事務所を設立。専門分野は、就労ビザ申請、外国人採用コンサルティング。著書に、「これ1冊でまるわかり!必ず成功する外国人雇用」、「実務家のための100の実践事例でわかる入管手続き」等がある。 http://svisa.net

外国人雇用の経験が浅い企業は「在留資格認定証明書って何?」と疑問を抱くでしょう。在留資格認定証明書は、海外に住む外国人を雇用する際に用意する書類です。このコラムでは、在留資格認定証明書が必要な場面や在留資格認定証明書交付申請書の書き方を企業向けに解説します。在留資格認定証明書の提出から外国人が日本に入国するまでの流れも紹介しているので、受け入れ予定がある企業は参考にしてください。

目次

  1. 在留資格認定証明書とは
  2. 在留資格認定証明書交付申請書の書き方
  3. 在留資格認定証明書交付申請から入国までの流れ
  4. まとめ

在留資格認定証明書とは

外国人が日本に入国するためにビザ(査証)を申請する際、在留資格認定証明書を提出すると手続きがスムーズになります。在留資格認定証明書がなくてもビザ申請は可能ですが、あれば審査に掛かる時間が短くなり早く入国できるので用意したほうが良いでしょう。出入国在留管理庁のWebサイトから最新の申請書をダウンロードできるので、ぜひ活用してください。なお、在留資格認定証明書は中長期の滞在を予定している外国人が対象なので、短期滞在の場合は用意する必要はありません。
在留資格認定証明書の交付には1~3ヶ月掛かります。交付から3ヶ月が在留資格認定証明書の有効期限なので、外国人が入国する前に書類を受け取れるよう、余裕をもって手続きを済ませてください。

在留資格認定証明書について詳しく知りたい方は、あわせて「在留資格認定証明書の役割とは?交付の流れや有効期限について解説」のコラムもチェックしてみましょう。

参照元
出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請

在留資格認定証明書交付申請書の書き方

在留資格認定証明書の交付を受けるには、「在留資格認定証明書交付申請書」の記入が必要です。入国予定の外国人の代わりに受け入れ企業が申請を行う場合が多いので、以下の内容を参考に書き方を身につけましょう。ここでは、在留資格「技術・人文知識・国際業務」に該当する外国人の在留資格認定証明書交付申請書の記入例を紹介します。

「申請人等作成用1」の記入例

「申請人等作成用1」は、日本に入国する外国人の国籍や氏名、パスポート番号などの個人情報を記入します。企業が代理申請する場合は、外国人に写真やパスポートのコピーを送付してもらいましょう。写真は書類の右上に貼付する欄があるのではがれないように貼りつけてください。なお、古い写真を貼りつけると再提出を要求される可能性があります。直近3ヶ月以内に撮影した写真を送付するよう、外国人に伝えましょう。

1.国籍・地域

入国する外国人の国籍、もしくは地域を記入します。地域には台湾や香港、マカオなどが該当するので覚えておきましょう。国籍・地域は外国人のパスポートや在留カードに記載されています。

2.生年月日

生年月日は西暦で記入します。履歴書やパスポートを確認して、「19~~年●月×日」「20~~年■月△日」と書きましょう。

3.氏名

氏名はパスポートのとおりに記入します。姓名の順番を間違えないように、正しく記載してください。漢字の名前がある外国人の場合は、英語表記で氏名を書いたあとに漢字表記も書きます。

4.性別

「男・女」と性別欄があるので、パスポートに書かれているのと同じ性別に丸をつけます。

5.出生地

出生地はパスポートに記載されている国とそうでない国があります。外国人の出生地が分からないときは、本人に直接確認して記入しましょう。

6.配偶者の有無

「有・無」と記入欄があるので、該当する方に丸をつけます。分からないときは外国人に直接確認しましょう。

7.職業

在留資格認定証明書を申請するタイミングでの外国人の職業を記載します。新卒を採用する際は「学生」、中途採用の場合は「Webデザイナー」というように該当する職業を記入してください。

8.本国における居住地

呼び寄せる外国人が現在住んでいる場所を記入します。海外の住所の書き方は日本と異なるので、履歴書や外国人から聞いた情報をもとに書きましょう。

9.日本における連絡先

基本的に企業の住所と電話番号、担当者の携帯電話番号を日本における連絡先として記入します。

10.旅券

(1)にはパスポート番号、(2)には有効期限を記入します。外国人のパスポートを見ながら記入してください。

11.入国目的

在留資格が一覧で記載されているので、該当する部分にチェックをつけます。外国人が在留資格「技術・人文知識・国際業務」を取得する場合は、「技術・人文知識・国際業務」を選びましょう。

12.入国予定年月日

入国予定年月日は西暦で記入します。在留資格認定証明書が交付されるまで最長3ヶ月掛かるので、それ以降の日付を入国予定年月日としましょう。

13.上陸予定港

外国人が入国の際に利用する空港・海港を記入します。「羽田空港」「関西国際空港」というように、正しく記載してください。

14.滞在予定期間

有期雇用で滞在期間が決まっている場合は、具体的に「3ヶ月」「6ヶ月」というように記入します。無期雇用で滞在期間が未定の場合は、「長期」、「定めなし」と書きましょう。

15.同伴者の有無

「有・無」と記入欄があるので、該当するほうに丸をつけます。外国人が一人で入国する場合は無、配偶者や子どもがいる場合は有に丸をつけましょう。家族がいる外国人が一人で日本に来るのか、配偶者や子供と入国するのかわからないときは、記入前に本人に確認してください。

16.査証申請予定地

入国に必要な査証(ビザ)をどこで申請する予定なのかを記入する欄です。在留資格認定証明書が交付されたら、外国人本人に送付し、住居地を管轄する日本大使館・領事館でビザの申請を行ってもらいます。外国人がどこでビザの申請を行うのかを確認して記入しましょう。書き方の例は、「在上海日本総領事館」等です。

17.過去の出入国歴

「有・無」の記入欄があるので、該当するほうに丸をつけます。過去の出入国歴がある場合は、続けて回数と直近の出入国歴を記入しましょう。過去の出入国歴が分からないときは、外国人のパスポートを確認して「2回」「20~~年●月×日から20~~年■月◎日」というように記載してください。

18.過去の在留資格認定証明書交付申請歴

「有・無」の記入欄があるので、該当するほうに丸をつけます。過去の在留資格認定証明書交付申請歴がある場合は、申請した回数と不交付となった回数を記載してください。企業で把握していない場合は、外国人に確認しましょう。

19.犯罪を理由とする処分を受けたことの有無

日本国外も含め、犯罪行為を行って処分を受けたことがあるかをチェックする項目です。「有・無」の記入欄があるので、該当するほうに丸をつけます。交通違反による処分を含め、あとから犯罪歴が発覚すると在留資格認定証明書が交付されない可能性が高まるので、正直に申告してもらいましょう。なお、軽微な交通違反の場合、審査に不利になることはほぼありません。

20.退去強制又は出国命令による出国の有無

退去強制や出国命令を受けて出国した経験がある外国人は、あらかじめ申告が必要です。「有・無」の記入欄があるので該当するほうに丸をつけましょう。

21.在日親族(父・母・配偶者・子・兄弟姉妹・祖父母・叔(伯)父・叔(伯)母など)及び同居者

「有・無」の記入欄があるので該当する方に丸をつけ、海外から呼び寄せる外国人の親族が日本にいる場合は、続けてその人の個人情報を記入します。日本で暮らす際に同居人がいる場合も記入する必要があるので、外国人に該当する人がいるか確認しましょう。
必要な情報は、「続柄」「氏名」「生年月日」「国籍・地域」「同居予定の有無」「勤務先名称・通学先名称」「在留カード番号・特別永住者証明書番号」です。在留資格認定証明書交付申請書には記載欄が4列ありますが、足りない場合は別紙に記入して添付してください。

「申請人等作成用2」の記入例

「申請人等作成用2」は、企業情報や外国人の学歴・職歴を記入します。履歴書や会社案内を参考にして、必要事項を埋めていきましょう。

22.勤務先

(1)には自社の正式名称と外国人が働く本店・支店名を記入します。(2)は会社の所在地、(3)は電話番号を記入する欄です。所在地と電話番号は、外国人が主に働く場所のものを記載しましょう。

23.最終学歴(介護業務従事者は介護福祉士養成施設を記入)

履歴書をもとに外国人の最終学歴を記入します。(1)(2)は、該当する部分にチェックをつけましょう。(3)は学校名、(4)は卒業年月日を西暦で記入します。

24.専攻・専門分野

最終学歴が大学や短期大学、大学院などの場合は選考・専門分野も記入する必要があります。当てはまる項目にチェックをつけましょう。

25.情報処理技術者資格又は試験合格の有無 (情報処理業務従事者のみ記入)

情報処理技術者として雇用する外国人が、入国管理局が指定する資格を持っている場合、「有」に丸をつけて資格名・試験名を記入します。該当する資格や試験がない場合は、「無」に丸をつけてください。

26.職歴(外国におけるものを含む)

雇用する外国人に職歴がある場合は、入社と退社の年月、勤務先名称を記入します。履歴書を参考に、職歴を記入しましょう。なお、新卒の外国人を採用する場合は未記入で問題ありません。

27.申請人,法定代理人,法第7条の2第2項に規定する代理人

外国人本人の代わりに企業が在留資格認定証明書交付申請を行う場合は、この項目の記入が必要です。一般的には、雇用企業の代表取締役や人事担当者の「氏名」「住所」「電話番号」を記入します。(2)本人との関係の欄は、「雇用主」というように書きましょう。内容に相違がないことを確認したら、署名と日付の記入を行います。点線より下は行政書士や社労士が記入する欄なので、企業は未記入で構いません。

「所属機関等作成用1」の記入例

「所属機関等作成用1」には、企業情報や受け入れる外国人の待遇を記入します。雇用契約書や自社のパンフレットを参考に、必要事項を記載しましょう。

1.契約又は招へいする外国人の氏名

海外から呼び寄せる外国人の氏名を記入します。パスポートを参考に記載しましょう。

2.契約の形態

「雇用」「委任」「請負」「その他」の欄があるので、当てはまる雇用形態にチェックをつけます。その他の場合は、具体的な雇用形態をかっこ内に記入してください。

3.所属機関等契約先

外国人の勤務先に関する情報を記入する欄です。決算書や登記事項証明書、登記簿謄本などを確認して必要事項を埋めましょう。(1)は所属機関の名称、(2)は法人番号を記載します。(3)には外国人が働く支店・事業所名を記入してください。(4)は雇用保険適用事業者番号を書きます。
(5)には外国人が従事する業種を別紙の「業種一覧」から選択し、該当する番号を入れてください。主たる業種は1つですが、ほかに該当する番号がある場合は一つ下の枠に記入できます。(6)には外国人が主に働く場所の所在地、続いて(7)には電話番号を記入しましょう。(7)には企業の資本金、(8)には直近年度の年間売上高を書きます。(9)には外国人の勤務地の総従業員数と外国人職員数、技能実習生数を記入してください。

4.研究室(「高度専門職(1号イ)」,「研究」又は「特定活動」(特定研究等活動(告示36号))であって,研究室に所属する場合に記入)

在留資格「技能・人文知識・国際業務」で外国人を雇用する際は、この項目を記入する必要はありません。

5.就労予定期間

外国人がいつまで働くのかを記入します。正社員雇用で無期雇用の場合は「定めなし」にチェックしましょう。有期雇用の場合は「定めあり」にチェックをつけ、期間を記入してください。

6.雇用開始(入社)年月日

外国人を雇い入れる日を西暦で記入します。

7.給与・報酬(税引き前の支払額)

外国人に支払う給与・報酬から、各種手当を除いた金額を記載します。「年額」「月額」のどちらかにチェックをつけてください。

8.実務経験年数

雇用する外国人の実務経験年数を記入します。履歴書を参考に「1年」「3年」というように書きましょう。

9.職務上の地位(役職名)

雇用する外国人に役職が付与される場合は、「あり」にチェックをつけ役職名を記入します。役職がない場合は「なし」にチェックしてください。

10.職種

雇用する外国人の主な職種を別紙の「職種一覧」1つ選んで記入します。また、ほかにも該当する職種がある場合は同じく別紙の中から選択して、一つ下の枠に書きましょう。

11.活動内容詳細

外国人が日本で行う活動について、記述式で詳細に説明します。審査に影響するので、業務内容が一目で分かるようにまとめましょう。

「所属機関等作成用2」の記入例

「所属機関等作成用2」は、派遣社員として外国人を雇用する際に必要な書類です。「所属機関等作成用1」の「3.所属機関等契約先」のように、派遣先の名称や法人番号、支店・事業所名などを記入してください。また、派遣予定期間も記入する必要があります。内容に相違がないことを確認したら、所属機関契約先の名称と代表者氏名を記名し、申請書作成年月日を入れて作成完了です。

参照元
出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請書

在留資格認定証明書交付申請から入国までの流れ

在留資格認定証明書の交付申請を行ってから、実際に外国人が入国するまでには時間が掛かります。外国人の入社時期にあわせて余裕をもって申請を行いましょう。
企業が外国人の代わりに在留資格認定証明書交付申請を行う場合、必要書類をそろえて申請書を記入し、自社の所在地を管轄する地方出入国在留管理局に提出します。審査に1~3ヶ月程度掛かるので、早めの提出を心掛けてください。在留資格認定証明書が交付されたら、海外にいる外国人のもとに書類を送付し、現地の日本領事館で査証申請を行ってもらいます。在留資格認定証明書があれば、申請翌日から5業務日ほどで査証の受給が可能です。なお、提示がない場合は査証が発給されるまで1~3ヶ月掛かります。日本に入国したら、空港の入国審査の際にビザとパスポートを提示し、カウンターで在留カードを受け取るといった流れです。入国する空港によっては後日在留カードが郵送される場合もあるので、あらかじめ調べておくと良いでしょう。

在留資格認定証明書交付申請は、外国人本人か雇用する企業が行います。外国人が自ら記入する場合は、申請書を送付して必要事項を記入してもらいましょう。書き損じがないように、書き方を指導しておくと申請がスムーズです。企業で代理申請する場合は必要書類に不足がないか確認し、外国人と密に連絡を取って不備なく申請できるように心掛けましょう

参照元
外務省「ビザ取得までの必要日数

まとめ

海外から外国人を呼び寄せる際に、在留資格認定証明書があるとビザ申請・発給がスムーズになります。入社予定日までに余裕を持って入国できるように、在留資格認定証明書の書き方を把握し、申請を行いましょう。一度書き方を理解すれば、その後の外国人採用にも役立ちます。