在勤及び給与証明書の書き方を外国人を雇用する企業に向けて解説

2021年11月08日
WeXpats Bizは技能実習/特定技能の外国人採用・雇用支援サービスを提供しているLeverages Global Supportの関連サイトです。行政書士監修の下、外国人採用の現場で役立つ情報を発信しています。
濵川恭一 (監修)
外国人専門の人材ビジネス会社勤務を経て、外国人のビザ専門行政書士事務所を設立。専門分野は、就労ビザ申請、外国人採用コンサルティング。著書に、「これ1冊でまるわかり!必ず成功する外国人雇用」、「実務家のための100の実践事例でわかる入管手続き」等がある。 http://svisa.net

雇用している外国人から在勤及び給与証明書の作成を頼まれても、書き方が分からずお困りの方もいるでしょう。在勤及び給与証明書は、外国人が帰化申請する際に必要な書類です。帰化申請直前の給与を証明するため、依頼後作成を行わなければ外国人の帰化申請に悪影響を及ぼす可能性があります。このコラムでは、在勤及び給与証明書の概要や書き方を紹介。企業は、内容を参考にして外国人の帰化申請をサポートしましょう。

目次

  1. 在勤及び給与証明書とは?
  2. 在勤及び給与証明書の書き方
  3. 外国人に在勤及び給与証明書を発行する際の注意点
  4. まとめ

在勤及び給与証明書とは?

在勤及び給与証明書とは、在職状況や、直近の給与額を証明する書類です。外国人は帰化を申請する際、ほかの書類と一緒に在勤及び給与証明書を住居地を管轄する法務局へ提出する必要があります。

給与と在勤を証明する書類

在勤及び給与証明書は、企業への在籍及び直近の給与の証明になる書類です。在勤及び給与証明書は「在勤証明」と「給与証明」の部分に分かれており、対象者の氏名や職種のほか、直近の給料明細の内容が記載されます。在勤及び給与証明書を見れば、対象者がどのような企業に勤め、1ヶ月にいくら給与を得ているかが分かるでしょう。

外国人は帰化申請時に必要になる

外国人が在勤及び給与証明書が必要になるのは、帰化申請をするときです。外国人が帰化をして日本国籍を得るには、安定した職に就き、自立して生活するのに十分な収入を得ていることを証明しなくてはなりません。そのため、在勤及び給与証明書や納税証明書を提出します。

企業が従業員の依頼を受けて作成する

在勤及び給与証明書は、企業が従業員に依頼を受けて作成するものです。ただし、自らが会社経営や個人事業主として生計を立てている外国人は、自分で作成しなくてはなりません。

企業の担当者は雇用する外国人から在勤および給与証明書の作成を頼まれたら、速やかに準備に取り掛かりましょう。なぜなら、帰化申請の1ヶ月前の収入の証明が必要であるため、外国人従業員から依頼されるタイミングは帰化申請直前だからです。作成を後回しにすると、帰化申請に間に合わなくなる可能性があります。なお、作成が早すぎてもいけません。適当なタイミングで作成する必要があることを頭に入れておきましょう。

給与明細書や源泉徴収票との違い

在勤および給与証明書と給与明細書の違いは、発行義務の有無と記載されている内容です。給与明細書は、企業に発行義務があります。一方で、在勤および給与証明書は、従業員からの依頼で任意で作成するものです。また、記載されている内容にも違いがあります。給与証明書は本人が毎月の給与や控除金額を確認するのが主な目的なので、書いてあるのは「基本給」「各種手当」「控除項目」などの情報のみです。対して、在勤及び給与証明書では、給与金額のほかに在勤を証明する目的があります。本人の住所や氏名、職種のほかに「上記の者は△年△月△日に当社に入社し、▲▲に勤務し、下記の給料を支給していることを証明します」という文章とともに、代表取締役または給与支払責任者の印鑑が捺印されるのが特徴です。

帰化申請では、源泉徴収票も提出します。収入を証明するという点では源泉徴収票と在勤及び給与証明書は同じです。ただし、在勤及び給与証明書で証明するのは直近1ヶ月の給与であるのに対し、源泉徴収票では1年間で支払われた給与及び納めた所得税を証明します。

在勤及び給与証明書の書き方

ここでは、外国人を雇用する企業に向けて、在勤及び給与証明書の書き方を解説します。在勤及び給与証明書は、スピーディーな対応が求められる書類です。書き方を参考にして、依頼があったらすぐ作成に取り掛かれるようにしましょう。

直近の給与明細書を確認する

まずは、当該外国人の直近1ヶ月分の給与明細を用意しましょう。「給与関係」の欄は給与明細書を見ながらすべての項目を書き写します。交通費や残業代も記入も忘れてはいけません。また、「令和▲年△月分」と対象の日付を書き忘れる場合が多いので、注意しましょう。

フォーマットを用意する

在勤及び給与証明書のフォーマットを用意します。フォーマットは法務局で取得できるので、外国人本人に用意してもらうのがスムーズでしょう。なお、外国人を多数雇用している企業は、あらかじめ準備しておくと安心です。

必要事項を記載し社印を押す

用紙が用意できたら漏れのないよう必要事項を記入します。

住所・氏名・職種の欄は外国人本人のものを書きましょう。職種はできるだけ詳しく書く必要があります。なお、現在持っている在留資格が就労系の場合は「翻訳」「システムエンジニア」など、在留資格に合わせましょう。代表者の署名欄には、代表取締役もしくは給与支払責任者の記名と会社印を押します。

外国人に在勤及び給与証明書を発行する際の注意点

企業は雇用している外国人本人が帰化しなくても、在勤及び給与証明書を発行しなければならない可能性があるので注意しましょう。理由は、在勤及び給与証明書は帰化する本人だけではなく、帰化者と同居し生計をともにしている人も提出する必要があるためです。たとえば、帰化申請者の妻を雇用している場合は、在勤及び給与証明書を発行する必要があるでしょう。雇用しているのが帰化申請者と同居している子どもや親族の場合も同様です。

在勤及び給与証明書は外国人が帰化する際に必要な書類ですが、特別永住者の在留資格を持つ人は原則提出は必要ありません。特別永住者の在留資格を持つ外国人は歴史的背景から、日本での生活において特別な配慮がされています。帰化申請の手続きの簡略化もその一つです。特別永住者は在勤及び給与証明書の代わりに、前月の給与明細書の提出と法務局の担当者に対して社員証の提示が必要です。

まとめ

在勤及び給与証明書は、外国人が日本に帰化申請する際に必要になる書類です。「外国人が企業に在籍していること」「安定した給与を得ていること」を証明するために提出します。

帰化申請直前の作成・提出が求められるため、企業は外国人から依頼があったらただちに準備を始めましょう。

初めてでも安心!

3分で理解できる外国人採用ノウハウ

資料ダウンロード

人材不足に悩んでいませんか?

この資料では、「外国人採用のメリット」、「外国人の雇用方法」、「Leverages Global Supportの強み」について、わかりやすく紹介しています。

是非、外国人採用の初めの一歩にご活用ください。

無料ダウンロード