外国人採用の注意点とは?雇用の際は在留資格や就労可否の確認が必須!

2022年11月22日
WeXpats Bizは技能実習/特定技能の外国人採用・雇用支援サービスを提供しているLeverages Global Supportの関連サイトです。行政書士監修の下、外国人採用の現場で役立つ情報を発信しています。
濵川恭一 (監修)
外国人専門の人材ビジネス会社勤務を経て、外国人のビザ専門行政書士事務所を設立。専門分野は、就労ビザ申請、外国人採用コンサルティング。著書に、「これ1冊でまるわかり!必ず成功する外国人雇用」、「実務家のための100の実践事例でわかる入管手続き」等がある。 http://svisa.net

十分な労働力の確保が難しくなる昨今、企業が優秀な人材を雇用するには外国人採用も検討する必要があります。しかし、外国人採用には注意点が多く、初めて雇用する企業は思わぬ壁に直面することもあるようです。このコラムでは、初めて外国人採用に踏み切る企業向けに雇用の手順や注意点を紹介します。在留資格のチェック方法や就労可否の確かめ方、外国人労働者の雇用ルールなどが知りたい企業は参考にしてください。


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目次

  1. 外国人採用における3つの注意点
  2. 安い労働力として外国人労働者を採用するのはNG
  3. 外国人採用を行う手順に沿った企業が注意すべき点
  4. 外国人採用は注意点だけでなく良い点も多い
  5. まとめ

外国人採用における3つの注意点

人手不足に悩む企業にとって、外国人採用は有効な解決策ですが、雇用の際は注意が必要です。日本に滞在する外国人は、全員が就労を認められている訳ではありません。安全に外国人を雇用するためにも、注意点を把握しておきましょう。

1.外国人を雇用する際は在留資格の確認が必須

日本で外国人を雇用する際は、必ず在留資格の確認を行います。在留資格とは、「留学」「介護」「技能実習」などの外国人が日本で行える活動を表す入管法上の資格です。在留資格の種類によって就労可否が異なります。また、就労が認められている場合でも在留資格によって従事できる業務に制限があるので注意が必要です。外国人を雇用する際は、持っている在留資格と任せたい業務が一致しているか、必ず確認しましょう。在留資格は外国人が持つ在留カードで確認できます。なお、面接の段階で在留カードの提示を求めるのはマナー違反です。在留カードには採用に関係ない個人情報も記載されているので、提示を強制するのはやめましょう。

2.雇用手続きや労務管理が日本人に比べて煩雑

外国人労働者を雇用する企業は、ハローワークに雇用状況を届け出たり在留資格の申請関係の書類を用意したりと、手続きが多く労務管理が大変です。また、外国人雇用のために採用フローを見直す必要があるため、最初は日本人の受け入れとの違いに戸惑う場面もあるでしょう。求人募集をどこで行うのか、外国人受け入れのためにどのような準備が必要なのか、手続きは何があるのかを把握するまでは気を抜けません。雇用手続きや労務管理を怠ると、企業が不法就労助長罪に問われる可能性もあるので、厳格な対応を求められます。

3.日本人も外国人も働きやすいように環境整備が必要

外国人採用を行う企業は、もともといる日本人の従業員と新たに採用する外国人労働者の双方が働きやすいよう、職場環境を整える必要があります。外国人にとって日本は異国の地です。言語や文化、価値観などが異なるため、働くなかでストレスや不安を感じることもあるでしょう。特に、コミュニケーションで問題が起きないように、企業は適切なフォローを行う必要があります。日本人同士でも認識の違いからトラブルやミスに発展することは珍しくありません。文化や言語が異なる日本人と外国人では、なおさらトラブルやミスにつながりやすいでしょう。場合によっては、従業員が離職する可能性もあります。

企業が外国人の受け入れによるトラブルを回避するには、日本語能力の確認や異文化理解の促進、業務マニュアルの整備などが重要です。外国人採用を行う際は、業務に支障が出ないレベルの日本語能力を備えているかを確認してから、雇用に踏み切りましょう。また、外国人労働者が入社するまでに従業員に文化の違いを周知する時間を設け、どのようにコミュニケーションを取るべきか指導するとトラブルが起きにくくなります。ほかにも、多言語対応のマニュアルを作成したり宗教上の制約がある外国人向けに社員食堂のメニューを用意したりすると、従業員全員が働きやすい環境になるでしょう。採用する外国人本人に、終業後に必要な配慮があるか質問してみるのもおすすめです。

初めて外国人を採用する企業は、注意点や課題、雇用のメリットを把握するために「外国人採用のメリットや課題点とは?求人の出し方や雇用の流れを解説」を読んでみましょう。外国人採用に必要な基礎知識や助成金についてまとめています。

安い労働力として外国人労働者を採用するのはNG

「外国人であれば日本人より安く労働力を確保できる」と考える企業もごく稀にありますが、外国人も最低賃金法や労働基準法が適用されます。外国人を不当に低い賃金で働かせたり長時間労働を強制したりするのは、法律違反です。厳しい罰則を受けるうえ、「法律を遵守できない企業」だとレッテルを貼られ、その後の採用活動に悪影響を及ぼすでしょう。安定した雇用のためにも、外国人労働者の雇用条件は、日本の法律や同じ業務に従事する日本人を参考に決めるのが大切です。

外国人採用を行う手順に沿った企業が注意すべき点

初めて外国人採用を行う企業は、雇用の流れと注意点を確認しましょう。ここでは、募集から入社後の労務管理まで、外国人採用の手順とポイントをまとめています。

1.外国人採用募集時

外国人を採用すると決めたら、募集する方法を考えましょう。日本で働きたい外国人を募るには、就職サイトやSNS、語学学校などに求人を掲載することをおすすめします。また、外国人専門の人材紹介サービスを利用するのも良いでしょう。
海外に住む外国人をメインに募集を掛けるのであれば、求人サイトやSNSが効果的です。インターネットを通じて全世界の人にチェックしてもらえるため、優秀な人材を確保するチャンスが増えます。日本にいる外国人や留学生を中心に採用する際は、大学や語学学校、転職サイトなどに求人を掲載すると募集がスムーズに進むのでおすすめです。


「求人を載せても応募がない」「外国人採用が初めてでやりとりが不安…」と悩んでいる企業はWeXpatsJobsの利用を視野に入れてみましょう。WeXpatsJobsは外国人に特化した求人サイトです。採用課金型・応募課金型・掲載課金型の3つのプランがあり、企業のニーズに合わせて利用できます。自社に適した外国人を採用したい企業は、WeXpatsJobsへの求人掲載をご検討ください。


2.外国人応募者とのやり取り

外国人採用では英語、もしくは相手の母国語でやり取りするのが一般的です。すべての外国人が英語を話せるわけではないので、応募があった時点で語学スキルを確認しておきましょう。特に日本で働く外国人労働者は中国やベトナム、ネパール出身が多く英語を話せない人は珍しくありません。外国語でやり取りできるスタッフが在籍していない企業は、外部に翻訳・通訳を依頼したり自動翻訳機を使って対応したりしましょう。なお、外国人の応募者とのやり取りは基本的にメールで行います。スムーズにやり取りできるように、あらかじめ準備を整えておくのが賢明です。

3.外国人応募者との面接

応募者が外国人であっても、面接の進め方は基本的に変わりません。日本人と同じく、相手の家族構成や生活環境、信仰する宗教、尊敬する人物、国籍などを質問するのはNGです。また、面接の段階で在留カードを確認する行為は採用に関係ない情報も見ることになるため、就職差別につながります。在留カードの確認は内定後に行う配慮が必要です。面接では応募者の適性や能力に基づいて、採用可否を決めましょう。厚生労働省が定めている「公正な採用選考の基本」を参考に、面接での質問を考えるのが得策です。外国人に必要なサポートを聞き出したい企業は直接的な質問は避け、面接の最後に「入社後に配慮が必要な事項はありますか?」と尋ねてみましょう。

外国人の採用面接での質問例を紹介!確認すべきポイントも解説」では、応募者と企業の相性を図るために有効な質問をまとめています。就職差別やハラスメントになりかねないNG質問も紹介しているので、採用担当者は参考にしてください。

4.就労ビザの申請

ほかの日本企業で働く外国人を採用したり海外から呼び寄せたりする際は、就労ビザ(在留資格)の申請が必要です。在留資格を新たに申請する場合は、「在留資格認定証明書交付申請」を行います。在留資格認定証明書は査証の申請にも使うので、早めに手続きを済ませましょう。申請から交付までの標準処理期間は約1ヶ月~3ヶ月です。なお、すでに日本で働いている外国人が転職のために在留資格を切り替える場合は、「在留資格変更許可申請」を行います。標準処理期間は約2週間~1ヶ月です。申請によっては企業が用意する書類もあります。不備がないように注意しつつ、申請が通るように外国人をサポートしましょう。

5.行政への手続き

外国人を雇用する企業は、ハローワークに「外国人雇用状況の届出」を提出するよう義務づけられています。外国人雇用状況の届出を怠った企業や不正を働いた会社は、30万円以下の罰金を科せられるので注意しましょう。
外国人が雇用保険に加入する場合は「雇用保険被保険者資格取得届」、しない場合は「雇入れに係る外国人雇用状況届出書」に必要事項を書いて届出を行います。なお、書類の記入には在留カードの確認が必要です。在留カードに記載されている内容は雇用に関する手続きで使用する場面が多いので、外国人の許可を得て写しを取らせてもらうことをおすすめします。外国人雇用状況の届出には提出期限が設けられているので、余裕を持って書類を用意しましょう。

6.入社環境の整備

外国人労働者の雇用手続きと並行して、受け入れ環境を整えるのも企業の重要な仕事です。まず初めに外国人が入社することを従業員に周知して、上司や同僚になる社員たちの理解を得ましょう。
言語の壁があり異文化で生まれ育った人材に対して、「一緒に働けるのか?」と難色を示す人は一定数います。職場の環境整備を行うためにも、現場で働く社員の同意は必要不可欠です。外国人から内定承諾を受け、雇用が確定したら速やかに「外国人を採用した理由・任せる予定の役割」を従業員に説明しましょう。異文化理解の促進に役立つ資料を作成するのも、お互いが働きやすい環境づくりのために効果的な手段です。

現場の理解を得られたら、話し合いのもと業務マニュアルの多言語化やコミュニケーションにおける注意点の周知、フォロー体制の構築などを行います。入社する外国人労働者にも、日本独特の価値観や考え方、文化などを伝える時間を設けておくと、トラブルが起きるリスクを低減できます。

7.雇用後の労務管理

外国人の労務管理は基本的に日本人と同一です。条件に当てはまれば給料から雇用保険料や厚生年金、健康保険料などを天引きできます。日本の公的保険や年金の知識がない外国人もいるので、トラブルにならないよう雇用時にあらかじめ説明しておきましょう。なお、外国人の国籍や所有する不動産の有無によっては母国での納税も必要になり、労務管理が難しくなる可能性もあります。初めて外国人採用を行う企業は、行政書士に相談しつつ労務管理を行うと良いでしょう。

参照元
厚生労働省「公正な採用選考の基本」
出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請」
出入国在留管理庁「在留資格変更許可申請」
厚生労働省「「外国人雇用状況の届出」は、全ての事業主の義務であり、外国人の雇入れの場合はもちろん、離職の際にも必要です!

外国人採用は注意点だけでなく良い点も多い

外国人採用は雇用の流れや必要な手続きが多く、注意点も多いため慣れないうちは苦労が多いのも事実です。しかし、採用の間口を広げることで、優秀な人材を確保できたり労働力不足が解消されたりといったメリットもあります。複数の言語を話せる人材を採用できれば、企業の海外進出も夢ではありません。将来的に海外に支店を出したい企業や人手不足に悩む会社は、外国人採用を前向きに検討してみましょう。

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まとめ

外国人採用は、在留資格の確認や雇用状況の届出などの手続きが多い一方、優秀な人材確保や人手不足解消など企業に多くのメリットをもたらします。注意点さえ押さえておけば、スムーズに採用を進められるようになるでしょう。募集から雇用後まで、外国人採用ならではの注意点に気を配り、優秀な人材の確保に励んでください。