外国人採用の注意点とは?就労できる在留資格や雇用までの流れも解説

2024年01月12日
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濵川恭一 (監修)
外国人専門の人材ビジネス会社勤務を経て、外国人のビザ専門行政書士事務所を設立。専門分野は、就労ビザ申請、外国人採用コンサルティング。著書に、「これ1冊でまるわかり!必ず成功する外国人雇用」、「実務家のための100の実践事例でわかる入管手続き」等がある。 http://svisa.net

外国人採用には、日本人の採用とは異なる注意点があります。特に在留資格に関しては、確認や手続きを誤ると雇用予定の外国人が働けなくなったり企業が罰せられたりするので十分注意しましょう。

このコラムでは、初めて外国人採用を行う企業向けに雇用の手順や注意点を紹介します。在留資格のチェック方法や就労可否の確かめ方、外国人労働者の雇用ルールなどが知りたい企業は参考にしてください。


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目次

  1. 日本では外国人採用を行う企業が増えている
  2. 外国人採用を始める前に知っておくべき注意点
  3. 外国人の募集から入社後までの流れと注意点
  4. 外国人アルバイトを採用する際の注意点
  5. 外国人採用の費用に関する注意点は?
  6. 外国人採用のメリットとデメリット
  7. まとめ

日本では外国人採用を行う企業が増えている

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厚生労働省が発表した「「外国人雇用状況」の届出状況まとめ(令和4年10月末現在)」によると、外国人労働者数は1,822,725人で、届出が義務化された2007年以降、過去最高を更新しました。この人数は前年より、95,504人増加しています。

外国人採用が増えている原因には、近年、日本のさまざまな業界で起こっている人手不足が挙げられます。また、観光業界や飲食店業界で、インバウンド対策として外国人採用が進められているのも一因です。今後、人材確保とインバウンド対策の必要性から、外国人採用はますます活発になると考えられます。

参照元
厚生労働省「「外国人雇用状況」の届出状況表一覧(令和4年10月末現在)

外国人採用を始める前に知っておくべき注意点

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外国人採用を行う際は、メリットとともに注意点も把握しておく必要があります。特に在留資格に関しては対応を誤ると法律で罰せられる可能性もあるので、十分注意しましょう。

1.在留資格に関する注意点

在留資格とは、「留学」「介護」「技能実習」など、外国人が日本で行う活動を許可する入管法上の資格です。自社の業務にそぐわない、もしくは期限が切れている在留資格を持つ外国人を雇用してはいけません。採用前に在留資格の種類や期限を必ず確認しましょう。

在留資格の種類を確認する

在留資格の種類によって就労できる仕事が異なるため、外国人を採用する際は確認が必須です。採用したい外国人が持っている在留資格でできる活動をよく確かめてから、雇用契約を結ぶようにしましょう。なお、「永住者」「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者等」「定住者」の在留資格には就労の制限がないため、どのような仕事にも就けます。

これから在留資格を得る、もしくはほかの在留資格から変更する外国人の場合は、学歴や経歴などの確認が必要です。取得を希望する在留資格に相応しい知識や経験、スキルを持っていなければ、審査は許可されません。

在留期限を確認する

ほとんどの在留資格には在留期限があります。外国人は在留期限が切れる前に「在留期間更新許可申請」をして、認められれば引き続き滞日が可能です。更新しないまま日本に居続けるのは不法滞在(オーバーステイ)となり、罰則の対象とされています。オーバーステイしている外国人を雇用した企業も「不法就労助長罪」に問われるので、雇用前の確認を徹底しましょう。

在留資格や在留期限の確認は、在留カードを提示してもらうのが確実です。在留カードは日本に3ヶ月以上滞在する外国人に交付される証明書で、氏名や国籍、生年月日、住所などが記載されています。
偽物の在留カードを提示される可能性もゼロではないため、ホログラムの状態や手触りなどもあわせて確認するのがおすすめです。在留カードのICチップに記録されている情報を読み取り身分確認を行える「在留カード等読取アプリケーション」を利用するのも良いでしょう。

2.賃金や労働条件の決め方に関する注意点

外国人の労働条件や賃金は、日本人と同じく労働基準法や最低賃金法などの労働関係法令に則って決めなくてはなりません。また、パートタイム・有期雇用労働法や労働者派遣法では、同じ業務をする人は同様の条件で雇用することと定めています。外国人採用を行う際は、国籍で待遇に差を付けず日本人と同様の条件で雇用しましょう。

3.年金や保険料に関する注意点

外国人にも厚生年金法や健康保険法などの法律が適用されるため、日本人と同じように年金や健康保険料を納めなくてはなりません。入社時の加入手続きは忘れずに行いましょう。初めて日本で働く外国人には、給料明細の見方とともに年金や健康保険料は給料から控除されることも伝えておくと、採用後のトラブルを防げます。

将来、帰国予定のある外国人のなかには、医療にかかりたいから健康保険は払うが年金は払いたくないと考える人もいます。そのような意見が出たときは、健康保険だけに入ることはできないことや今現在年金で生活している人を助けるための制度である旨を伝えましょう。外国人の年金保険が帰国後一部戻ってくる「脱退一時金」や年金の二重負担を減らす「社会保障協定」についても説明が必要です。

4.外国人の労務管理に関する注意点

外国人採用では、在留資格の各種手続きや日本人にはない申請が発生し、労務管理が煩雑になりがちです。しかし、不備があると外国人が在留資格を得られなかったり法律で罰せられたりするため、正しく丁寧な対応が求められます。

外国人採用をスタートする際は、専任担当者を選出したり行政書士に一部業務を委託したりすると、スムーズに進められるでしょう。

5.教育に関する注意点

外国人採用を行う企業は、本人の仕事観や海外の価値観を理解したうえで教育を行わなければいけません。

たとえば、外国では業務範囲が厳密に決められており、自分の担当分の仕事のみを行うのが一般的です。そのため、日本企業に採用されたばかりの外国人が、ほかの従業員の終わっていない仕事を頼まれるとストレスに感じる可能性があります。この場合、日本ではチームで動きお互いの業務を手伝う場合があると伝えましょう。

相手の国の習慣を知ったうえで教育を行わなければ、不満や反感を招いて早期の離職に繋がりかねません。

外国人雇用の流れを募集~入社後まで解説!在留資格の確認方法も紹介」や「外国人採用のメリットや課題点とは?求人の出し方や雇用の流れを解説」のコラムでも、外国人採用の注意点を解説しています。

参照元
出入国在留管理庁「在留カード等読取アプリケーションサポートページ」
厚生労働省「同一労働同一賃金特集ページ

外国人の募集から入社後までの流れと注意点

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ここでは、外国人採用を行う場合の流れと注意点をまとめています。海外にいる外国人を採用する場合、在留資格の取得や渡航準備で時間が掛かる点に留意しておきましょう。
日本にいる外国人を採用する場合でも、在留資格の変更が必要になると日本人より多くの時間を要します。先述した注意点とあわせ、採用時の参考にしてください。

1.募集

外国人の募集方法と注意点は以下のとおりです。

外国人募集について

外国人を採用すると決めたら、募集方法を考えましょう。海外に住む外国人をメインに募集を掛けるのであれば、求人サイトやSNSが効果的です。インターネットを通じて全世界の人にチェックしてもらえるため、優秀な人材を確保できるチャンスが増えるでしょう。

留学生を新卒採用する際は、大学や語学学校などに求人を出すと、応募が集まる可能性が高まります。外国人労働者に知人や友人を紹介してもらうのも一つの手です。外国人労働者から事前に業務内容や社内の雰囲気などが伝わっているので、ミスマッチが起きにくいでしょう。

外国人専門の人材紹介会社に依頼するのも、条件に合った人材を効率良く採用できる方法です。なお、人材紹介会社を利用する場合は、エージェントとの契約から応募の開始まで、最低1週間程度掛かります。

募集時の注意点

外国人採用を行う際は、国籍を限定した募集は禁じられていることを覚えておきましょう。職業安定法第3条では「何人も、人種、国籍、信条、性別、社会的身分、門地、従前の職業、労働組合の組合員であること等を理由として、職業紹介、職業指導等について、差別的取扱を受けることがない」と定められています。

海外経験や一定の語学スキルがある外国人を採用したい場合は、「△△での滞在歴3年以上」といったように、具体的な条件を記載しましょう。

2.面接

外国人を採用する際の面接のポイントと注意点は以下のとおりです。

外国人との面接について

面接時には、自社の業務を遂行できる日本語能力があるかを確認しましょう。日本語能力を測る日本語能力試験で高レベルが取得できていても、会話が苦手な外国人もいます。面接時に日本語でのコミュニケーション能力を確認すると、採用後に齟齬が起きにくいでしょう。

業務への適性や理解があるかも、しっかりと確認すべきです。前述したように、海外では採用時に仕事が限定されている場合が多く、日本のように業務内容に幅があることはあまりありません。そのため、面接官が外国人の履歴書に書かれている経歴から推測する業務と実際の応募者の経験にずれが生じる可能性があります。実際に行った業務や持っているスキルを外国人に質問してよく確認しましょう。

そのうえで、任せたい業務について詳細に説明をし、理解を得ることがミスマッチを防ぐポイントです。

外国人採用の面接では、質問の仕方も重要です。難しい言い回しや早口での質問は外国人が聞き取れず、面接がスムーズに進まなくなる可能性があります。聞きたいことを明確に聞き出せず、選考にも影響が出るでしょう。分かりやすい言葉でゆっくりと話し、その都度理解度を確認するのが外国人の面接を進めるコツです。

面接時の注意点

日本人と同じく、相手の家族構成や生活環境、信仰する宗教、尊敬する人物、国籍などを質問するのはNGです。日本語レベルや経歴など、採用選考に必要な情報だけ質問しましょう。

面接の段階で在留カードを確認する行為は採用に関係ない情報も見ることになるため、就職差別と捉えられる可能性があります。在留カードの確認は内定後に行うようにし、面接では応募者の適性や能力に基づいて採用可否を決めましょう。

外国人に必要なサポートを聞き出したい場合は直接的な質問は避け、面接の最後に「入社後に配慮が必要な事項はありますか?」と尋ねてみましょう。面接の質問は、厚生労働省が定めている「公正な採用選考の基本」を参考に考えるのをおすすめします。

3.雇用契約の締結

外国人を採用する際の雇用契約の締結のポイントと注意点は以下のとおりです。

外国人との雇用契約締結について

雇用契約は在留資格の手続きの前に締結します。在留資格の各種申請時に、雇用契約書の提出が必要となるためです。雇用契約書に虚偽や記載ミスがあると在留資格の審査に悪影響を及ぼすので、正確に内容を記載するように心掛けましょう。

雇用契約時の注意点

外国人の採用を決めたら、雇用条件を詳しく記した「労働条件通知書」や「雇用契約書」を作成しましょう。その際に「内容を正しく理解できているか」の確認が大切です。雇用される側が内容を理解できていないまま結ばれた契約は、無効になる可能性があります。

日本語での会話は問題なくできても、読み書きが苦手という外国人は少なくありません。雇用契約の内容を正しく理解してもらうためには、外国人の母国語で「労働条件通知書」や「雇用契約書」を作成する、もしくは翻訳文を添えるなどの対応が望ましいでしょう。

4.在留資格の手続き

外国人を採用する際の在留資格の手続きのポイントと注意点は以下のとおりです。

在留資格の手続きについて

在留資格を新たに申請する場合は、「在留資格認定証明書交付申請」を行います。外国人が海外にいる場合、手続きは招へいする企業が行うケースがほとんどです。「在留資格認定証明書」は外国人が査証(ビザ)を申請する際に使うので、早めに手続きを済ませましょう。申請から交付までの標準処理期間は約1ヶ月〜3ヶ月です。

日本で働いている外国人が転職のために在留資格を切り替える場合は、「在留資格変更許可申請」を行います。標準処理期間は約2週間〜1ヶ月です。手続きは本人が行いますが、申請によっては企業が用意する書類もあります。不備がないように注意し、申請が通るように外国人をサポートしましょう。

在留資格の手続き時の注意点

在留資格の種類によって、手続きの流れや必要な書類が異なることを企業側も知っておきましょう。

たとえば、在留資格「特定活動」の外国人が日本国内で転職する際は、必ず「在留資格変更許可申請」が必要です。特定活動の在留資格を持つ外国人は、受け入れ先の企業名や許可された活動内容が書かれた指定書に則って就労しています。そのため、受け入れ企業が変わる場合は「在留資格変更許可申請」を行い、新しい在留カードと指定書を取得しなければなりません。

在留資格の申請や変更の手続きが出来ない場合、入社時期が遅れる可能性があります。外国人にスムーズに入社してもらうために、自社の業務に関係ある在留資格の手続きについて知っておきましょう。

5.受け入れ体制の整備

外国人を採用する際の受け入れ態勢の整備のポイントと注意点については以下のとおりです。

受け入れ体制の整備について

雇用手続きと並行して、受け入れ環境を整えるのも企業の重要な仕事です。業務マニュアルの多言語化やフォロー体制の構築などを行います。

外国人に仕事に打ち込んでもらうためには、生活面のフォローも必要です。住宅の契約や銀行口座の開設など、付き添いが求められる内容をまとめておくと、外国人の採用後の支援がしやすいでしょう。

受け入れ体制の整備時の注意点

外国人の受け入れを行う際は、相手の母国の価値観や習慣、文化をあらかじめ把握して、従業員に周知しておきましょう。たとえば、宗教によっては禁止されている食べ物や行為があります。禁止されている物事を従業員に事前に知らせておくことで、強要するような事態を避けることが可能です。外国人と日本人では価値観や文化が異なるという認識がないと、業務や人間関係のトラブルが起きやすくなります。

外国人に合わせたコミュニケーション方法の周知も欠かせません。あいまいにせず明確に伝えることで、コミュニケーションエラーを防げるとの認識を広めておきましょう。

6.入社後のフォローと手続き

外国人が入社したあとのフォロー・手続きのポイントと注意点は以下のとおりです。

入社後フォローと手続きについて

在留資格の申請が終了したら、入社して実際の業務を開始できます。外国人が職場の環境や日本での生活に馴染めているかを注意深く見守り、適宜サポートをするようにしましょう。日本語に自信がない外国人は、悩みを誰にも相談できずに抱え込む恐れがあります。すぐに相談できる体制や関係性を作っていくことが、外国人の長期定着を叶えるポイントです。

なお、外国人採用を行った企業は、ハローワークに「外国人雇用状況の届出」を提出するよう義務付けられています。外国人が雇用保険に加入する場合は「雇用保険被保険者資格取得届」、しない場合は「雇入れに係る外国人雇用状況届出書」に必要事項を書いて届出を行います。

入社後の注意点

「外国人雇用状況の届出」は外国人を雇用した際に必ず提出する必要があります。外国人雇用状況の届出を怠った企業や不正を働いた会社は、30万円以下の罰金を科せられる可能性があるので注意しましょう。

なお、書類の記入には在留カードの確認が必要です。在留カードに記載されている内容は雇用に関する手続きで使用する場面が多いので、外国人の許可を得て写しを取らせてもらうことをおすすめします。

「外国人雇用状況の届出」については、「外国人を雇用したらハローワークへの届出が必要!手続きの方法や注意点」や「「外国人雇用状況の届出」は事業主の義務!届出事項を企業向けに解説」のコラムでも解説しています。

参照元
e-GOV法令検索「昭和二十二年法律第百四十一号職業安定法」
厚生労働省「公正な採用選考の基本」
厚生労働省「外国人雇用状況の届出について

外国人アルバイトを採用する際の注意点

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外国人アルバイトを採用する際は、資格外活動許可の有無に注意しましょう。資格外活動許可とは、自分の在留資格で許可されている範囲外の活動をする際に得る許可のことです。在留資格「留学」や「家族滞在」を持つ外国人がアルバイトをする際は、必ず資格外活動許可を得ていなくてはなりません。

資格外活動許可を得ていない留学生を採用する場合は、住居地を管轄する地方出入国在留管理官署で手続きをしてもらってから雇用を開始しましょう。なお、身分に基づく在留資格を持つ外国人の場合は、資格外活動許可は不要です。

資格外活動許可については「資格外活動許可は在留資格外の活動を行う外国人に必要!雇用上の注意点とは」や「資格外活動許可とは?外国人を雇用する際のポイントを企業へ向けて解説」のコラムでも詳しくまとめています。

参照元
出入国在留管理庁「資格外活動許可について

外国人採用の費用に関する注意点は?

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前述したとおり、外国人の賃金は日本人と同様かそれ以上です。採用したい外国人の経験やスキルが高ければ、支払う賃金も上がります。

在留資格によっては、賃金以外の費用が掛かる点も忘れてはいけません。たとえば、在留資格「特定技能」の外国人を採用する場合は、登録支援機関に人材紹介料として10〜30万円を支払います。また、国によっては外国人の母国の送り出し機関に費用を支払う必要があり、10〜60万円が相場です。特定技能外国人の在留資格の申請や更新、渡航費用なども勘定に入れておく必要があります。

外国人採用のメリットとデメリット

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ここでは、外国人採用のメリットとデメリットを解説します。

外国人採用のメリット

外国人まで採用の間口を広げることで、優秀な人材を確保できたり人手不足が解消されたりといったメリットがあります。地方でも生活環境や雇用条件が整っていれば、若者が集まりやすいのも外国人採用のメリットの一つです。また、海外進出を検討している企業は、複数の言語を話せる人材を採用できれば、計画がスムーズに進むでしょう。

外国人採用のデメリット

外国人採用は日本人より必要な手続きが多く、注意点も多いため慣れないうちは苦労が多いのも事実です。在留資格の取得や変更、渡航などで、日本人よりも入社までに時間も掛かります。

入社後も業務や生活面においてさまざまなフォローが求められます。また、スムーズにコミュニケーションを取れるようになるためには時間を要するでしょう。外国人採用を行う際は、以上のようなデメリットに留意する必要があります。

具体的なメリット・デメリットが気になる方は、「企業で外国人労働者を受け入れるメリット・デメリットは?採用手順も解説!」がおすすめです。助成金については、「外国人雇用で利用できる助成金の種類は?補助金との違いも解説」のコラムで解説しています。

まとめ

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外国人採用は、在留資格の確認や雇用状況の届出などの手続きが多い一方、優秀な人材確保や人手不足解消など企業に多くのメリットをもたらします。注意点をしっかり抑え、スムーズに採用を進めましょう。