外国人雇用状況届出書とは?外国人を雇用している企業は提出必須!

2020年04月07日
WeXpats Bizは技能実習/特定技能の外国人採用・雇用支援サービスを提供しているLeverages Global Supportの関連サイトです。行政書士監修の下、外国人採用の現場で役立つ情報を発信しています。
濵川恭一 (監修)
外国人専門の人材ビジネス会社勤務を経て、外国人のビザ専門行政書士事務所を設立。専門分野は、就労ビザ申請、外国人採用コンサルティング。著書に、「これ1冊でまるわかり!必ず成功する外国人雇用」、「実務家のための100の実践事例でわかる入管手続き」等がある。 http://svisa.net

外国人は「出入国管理及び難民認定法(以下:入管法)」によって在留資格の範囲内で就労することが可能です。産業界ではサービス業を中心に人手不足に陥っており、その人手を外国人によって補っているケースが増えてきました。

外国人を雇用する場合、事業主は「外国人雇用状況」を届け出る必要があります。

外国人雇用状況の届出について

外国人を雇用する際に求められる「外国人雇用状況届出書」とはどのような書類なのでしょうか。まずは概要をご紹介していきます。

・外国人労働者を雇用する全ての事業主が提出する必要のある書類

外国人雇用状況届出書は、その名の通り外国人の雇用状況を厚生労働大臣に届けるための書類であり、外国人が入社・退社したタイミングで必ず提出しなければならない書類です。

外国人雇用状況届出書は日本で働く外国人の動向を把握するための書類であり、雇用対策法第28条で届出が義務付けられています。これにより外国人労働者の氏名や許可されている在留資格の種類、在留期間などが適正であるかを届け出る必要があります。

・外国人雇用状況届出書の届出方法

外国人雇用状況届出書を届出には2通りの方法があります。1点目はハローワークでの提出です。事業所の所在地を所管するハローワークの窓口で提出します。2点目は外国人雇用状況届出システムを使用しての電子申請です。インターネット環境があればいつでも届出可能です。

雇用する外国人が雇用保険の被保険者である場合(週20時間以上勤務する場合)は、雇用対策法施行規則10条2項と雇用対策法施行規則12条1項の定めにより、雇用保険被保険者資格の「取得届」の備考欄に必要事項を記載して雇入れの翌月10日までに届出を行う必要があります。

雇用する外国人が被保険者とならない場合には、雇用対策法施行規則10条3項、雇用対策法施行規則12条2項の定めにより、雇用対策法施行規則「様式第3号」に必要事項を記載して、雇入れの翌月末日までに提出します。

どの書類も厚生労働省のホームページからダウンロードすることが可能です。

参照:厚生労働省「届出様式について」

・離職時にも届出が必要?

外国人雇用状況届出書は雇用時だけではなく離職時にも提出が必要です。雇用保険の被保険者が離職する場合には雇用保険被保険者資格の「喪失届」の備考欄に必要事項を記載し、離職の翌日から起算して10日以内に提出する必要があります。

雇用保険の被保険者でない場合には、雇入れの翌月末日までに届出を行う必要があります。

外国人雇用状況を届出する対象は?

外国人雇用状況届は正社員を雇用する場合だけ作成すれば良いのでしょうか。この章では外国人雇用状況届出書を作成する対象についてご紹介していきます。

・正社員、アルバイト、派遣社員、技能実習生

外国人雇用状況届出書の提出対象は正社員だけでなくアルバイト、派遣社員、技能実習生と全ての雇用形態の外国人が対象となります。このことは入管法第19条の16・17で定められており、外国人の活動に関しては就職や離職等の活動について届出が必要であると記載されています。

・対象外となる人

外国人の中でも雇用状況届出書の提出対象外となるのが以下の3つの資格です。

・外交

・公用

・特別永住者(在留カードではなく、特別永住者証を携帯しています)

この3つの資格を所持している場合には対象外となりますが、外国人労働者はこれ以外の在留資格で活動している場合が多いので、まず雇用状況届出書を行うと考えておいたほうが良いでしょう。

外国人雇用状況届出書の作成方法

雇用状況届出書はどのように作成するのでしょうか。この章では外国人雇用状況届出書の作成方法についてご紹介していきます。

・外国人雇用状況届出書には何を記載すれば良い?

外国人雇用状況届出書に記載する内容は、雇用対策法施行規則第10条で定められており、以下の事項を届け出る必要があるとしています。

・生年月日

・性別

・国籍

・在留資格

・住所

・雇用者の氏名及び住所

・賃金その他の雇用状況に関する事項

・在留カード番号(令和2年3月より追加)

令和2年3月1日以降に外国人を雇入れや離職が発生した場合には在留カード番号の記載も必要となります。

参照:都道府県労働局「在留カード番号の記載が必要となります」

・労働者が在留カードを持っていない場合は?

雇い入れた在留外国人が紛失等で在留カードを持っていない場合には、紛失が発覚してから14日以内に地方出入国在留管理局に届出を行う必要があります。この際、事前に警察署で遺失届出証明書や盗難届出証明書を取得しておく必要があります。

在留カードは原則として即日再発行されるので、内定時に在留カードの再発行を依頼すれば入社までに在留カードを確認することができるでしょう。

在留資格が無いことを理由に在留カードを持っていない場合、雇用することはできません。在留カードを持っていない外国人は、短期滞在者(観光や親族訪問での来日)もしくは不法滞在者の可能性があります。事業主が在留カードを確認せずに就労させた場合、事業主も「不法就労助長罪」に問われるので必ず確認しましょう。

参照:外国人在留総合インフォメーションセンター「外国人を雇用する事業主の皆様へ」

外国人雇用状況届出に関する罰則

外国人雇用状況届出書の提出を忘れてしまったり、怠った場合にはどのような罰則が発生するのでしょうか。

・提出を怠ると事業主に対して罰則が発生

前章でご紹介した通り事業主が不法就労させた場合には「不法就労助長罪」に問われ、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が課されます。

雇用の際に在留カードの確認を行なって届出を行うのは事業主の義務なので、「不法就労者であることを知らなかった」「在留カードの確認を忘れていた」等の過失であったとしても処罰されます。

また、雇用時や退職時にハローワークへの届出をしなかったり、虚偽の届出をした場合には30万円以下の罰金に課されます。指定の期日までに確実に届出を行うように注意しましょう。

外国人を雇用したら速やかに外国人雇用状況届出書の提出を

外国人を雇用する場合や、離職が発生した場合には速やかに「外国人雇用状況届出書」を提出しましょう。また令和2年3月より届出を行う際に在留カード番号の記載が必要となるので、外国人労働者の在留カードを確認し、どのような在留資格でどれだけの期間就労可能かも合わせて確認しておきましょう。

外国人雇用に関する過失は事業主も罪に問われる可能性があります。外国人雇用に関するトラブルに巻き込まれないためにも確実な対応を心がけましょう。

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