外国人採用に必要な手続きとは?初めての方も安心!お役立ちガイド

2022年11月15日
WeXpats Bizは技能実習/特定技能の外国人採用・雇用支援サービスを提供しているLeverages Global Supportの関連サイトです。行政書士監修の下、外国人採用の現場で役立つ情報を発信しています。
濵川恭一 (監修)
外国人専門の人材ビジネス会社勤務を経て、外国人のビザ専門行政書士事務所を設立。専門分野は、就労ビザ申請、外国人採用コンサルティング。著書に、「これ1冊でまるわかり!必ず成功する外国人雇用」、「実務家のための100の実践事例でわかる入管手続き」等がある。 http://svisa.net

「外国人の採用手続きは日本人とは異なるの?」と、疑問を抱えている事業主は多いでしょう。外国人を採用する際は、在留資格の確認とハローワークへの届出が必須です。万が一手続きを怠ると、雇用側にペナルティが科され、今後の外国人採用に悪影響を及ぼす可能性があります。そこで、このコラムでは安心して外国人を採用できるように、雇用手続きの流れやポイントを解説。また、外国人採用のコツも紹介します。

目次

  1. 外国人採用に必要な手続き
  2. 海外にいる外国人を採用する際の手続きとポイント
  3. 日本にいる外国人を中途採用する際の手続きとポイント
  4. 外国人留学生を新卒採用する際の手続きとポイント
  5. 外国人を採用するには職場環境の改善も必要
  6. まとめ

外国人採用に必要な手続き

外国人を採用するときは、必ず就労可否を確認し、ハローワークに「外国人雇用状況の届出」を提出する必要があります。就労資格のない外国人を働かせた場合、不法就労助長罪で罰則を受けるため注意しましょう。ここでは、採用ルートに関わらず外国人を雇用する際に行う手続きをまとめているので、参考にご覧ください。

就労ビザの取得要件を満たしているか確認する

外国人採用を行う際は、面接の前に就労ビザ(就労可能な在留資格)の申請が通る人材かチェックしましょう。せっかく採用しても就労ビザが不許可だった場合、外国人を働かせることはできません。
外国人が就労ビザを取得するには、従事予定の職種と本人の専門性が一致する必要があります。本人の経歴と募集している職種が一致しない場合は、応募書類の段階で不採用通知を送りましょう。

初めて外国人採用を行う企業は、「外国人を採用する企業が知っておきたい就労ビザの知識まとめ」を合わせて読んでおくと、スムーズに就労ビザの確認ができます。

採用する外国人に合わせた言語で雇用契約書を作成する

外国人の経歴と採用予定の職種の専門性が一致し、面接の結果も問題なければ応募者に内定を出しましょう。内定承諾を受けたら、相手の母国語に合わせて雇用契約書を用意します。母国語での契約書作成は必須ではありませんが、可能な限り用意したほうが親切です。双方が契約内容をしっかり理解できるよう心掛けましょう。なお、雇用契約書を作成する際は、日本で就労可能な在留資格を有する場合のみ効力を発揮することを明記しておく必要があります。業務内容も採用する外国人が従事できる仕事のみを記載しましょう。

雇用契約書は在留資格の申請・変更などにも使う重要な書類です。不備があった場合、在留資格の取得が認められなかったり入社時期がずれたりする可能性があるので、注意してください。

外国人の持つ在留カードを確認する

雇用主による在留カードの確認は、不法就労の防止とともに偽造がないかを調べる重要な事項です。日本に中長期滞在する外国人は身分証として在留カードを持っているので、不法就労防止のためにチェックしましょう。もしも、確認を怠り不法就労が発覚した場合、雇用企業は不法就労助長罪に問われます。3年以下の懲役か300万円以下の罰金、またはその両方が科されるうえ、発覚後しばらくは技能実習生や特定技能人材の受け入れが認められません。また、採用した外国人も不法就労で捕まると、在留資格を取り消されたり退去強制を命じられたりします。

外国人雇用状況の届出を行う

外国人を採用したら、提出期限までに「外国人雇用状況の届出」を行う必要があります。届出先はハローワークです。インターネット上での提出も可能なので、やりやすい方法で届出を済ませましょう。外国人雇用状況の届出手続きは、基本的に雇用保険の加入手続きと同じです。外国人の場合、雇用保険の加入手続きの際に「雇用保険被保険者資格取得届」の17~23欄も記入して提出することで、届出が完了します。なお、雇用保険の加入条件を満たしてない外国人を採用する場合は「雇入れに係る外国人雇用状況届出書」を記入して、ハローワークに提出してください。これらの手続きは、外国人が離職する際にも必要なので覚えておきましょう。

参照元
厚生労働省「「外国人雇用状況の届出」は、全ての事業主の義務であり、外国人の雇入れの場合はもちろん、離職の際にも必要です!

海外にいる外国人を採用する際の手続きとポイント

海外で生活する外国人をターゲットに採用活動を行う企業は、入社までに時間が掛かることを加味して早めに行動しましょう。外国人を海外から日本に呼び寄せるには、パスポートやビザの申請を行いすべての審査をクリアする必要があります。企業がサポートする手続きが多いので、十分な知識がないと海外にいる外国人を採用するのは難しいでしょう。必要に応じて行政書士にサポート業務を依頼することをおすすめします。ビザの申請や入国に必要な在留資格認定証明書の標準処理期間は、約1~3ヶ月です。申請に不備があった場合さらに時間が掛かるので、余裕を持って採用活動を行いましょう。

外国人採用を行う企業は、年々増加傾向にあります。採用のメリットを改めて整理したい方は、「外国人採用のメリットは6つ!雇用の流れを企業向けに解説」を参考にしてください。

参照元
出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請

日本にいる外国人を中途採用する際の手続きとポイント

ほかの企業で働いている外国人を中途採用で受け入れる場合は、在留資格の変更手続きが必要か確認します。外国人が有する在留資格で認められている業務と採用予定の職種が一致しない場合、基本的に雇用は認められません。しかし、外国人の経歴と職種の専門性が一致すれば、在留資格を変更することで雇用が可能になるのです。在留資格変更許可申請の手続きには、およそ2週間〜1ヶ月掛かります。手続きに時間が掛かることを踏まえて入社準備を進めましょう。なお、中途採用で受け入れる際は、在留資格の変更が必要なくても外国人に就労資格証明書を申請してもらうことをおすすめします。

就労資格証明書は、外国人の在留資格が転職先でも有効なことを証明する書類です。外国人の在留資格は前職の情報をもとに許可されているため、職場が変われば不許可になる可能性もあります。そのため、採用する外国人に就労資格証明書を申請してもらい、在留資格を変更せずとも働ける事実を証明するのが賢明です。出入国在留管理庁のお墨付きを得られれば、お互いに安心して手続きを進められます。

参照元
出入国在留管理庁「在留資格変更許可申請」
出入国在留管理庁「就労資格証明書交付申請

外国人留学生を新卒採用する際の手続きとポイント

日本の大学や専門学校に通う外国人留学生を新卒で採用する際は、学歴と入社後の配属予定が一致するかを確認しましょう。また、留学生の場合は在留資格の変更が必須になるため、問題なく手続きを終えられるかも重要なポイントです。在留期間中に素行不良があった場合、在留資格の変更が認められにくくなります。

2020年に就職のために在留資格変更許可申請を行った外国人留学生34,183人のうち、4,494人は申請が認められていません。素行不良や申請内容の不備、専門性の不一致など理由はさまざまですが、在留資格の変更申請が不許可になるケースもあるので慎重に採用手続きを進めましょう。

外国人採用は日本人を雇用するのとは異なるポイントが多く、課題が多いのも事実です。「外国人採用の課題とは?懸念を払拭してスムーズに雇用しよう!」では、初めて外国人採用を行う企業向けに課題点とメリットをまとめているので、あわせてチェックしてみましょう。

参照元
出入国在留管理庁「留学生の日本企業等への就職状況について

外国人を採用するには職場環境の改善も必要

外国人採用を行う企業は、入社後の定着率アップのために職場の環境改善を行いましょう。日本と海外では価値観や生活様式、働き方などが異なります。日本人にとって当たり前のことも外国人にはストレスになる可能性があるため、すべての従業員が働きやすいように環境を整備するのが大切です。

多言語対応の業務マニュアルを作成する

外国人の従業員もスムーズに業務を理解できるように、英語や中国語、ベトナム語などの多言語に対応したマニュアルを作成しましょう。社内での翻訳が難しい場合は、外部の業者に業務委託するのもおすすめです。業務マニュアルが丁寧に作りこまれていれば、分からない業務があったときに外国人従業員が1人で解決することもできます。用意して損はないので、外国人採用の予定がある企業は、あわせてマニュアルの整備も行いましょう。

有事の際に備えて相談窓口を設ける

外国人の従業員も気軽に相談できるように、多言語対応の窓口を設けておくと入社後の定着率が上がりやすくなります。日本語でのやり取りが苦手な外国人の場合、仕事で悩みや問題を抱えていてもうまく相談できず、離職してしまう場合もあるようです。適切なサポートを実施するためにも、相談窓口を用意したほうが良いでしょう。なお、生活面での悩みを抱える可能性もあるため、入社時に自治体が設置している外国人向けの相談サービスも紹介すると親切です。

異なる文化や考え方の違いへの対応を周知する

外国人を採用する際は、日本人従業員向けにお互いに気持ちよく働けるよう、異文化理解を深めてもらうための時間をとりましょう。また、入社してくる外国人にも同じように日本特有の文化や価値観を研修で教えると、従業員同士のトラブルが起きにくくなります。日本人も外国人も支え合って働けるように、レクリエーションを実施するのも良いでしょう。また、外国人が社外で孤立しないように、自治体での活動に積極的に参加するよう促すのもおすすめです。

外国人向けの福利厚生を充実させる

福利厚生が外国人にとって魅力的ではない場合は、積極的に見直しを図りましょう。母国を離れて働く外国人にとって、高収入や待遇の良さは前向きに入社を検討したくなる要因の一つです。特に、資格取得や言語学習への支援が手厚い会社は、スキルアップを目指す日本人や外国人に人気があります。ほかにも家賃補助や社宅の提供、社食サービスなども人気の福利厚生です。

継続的に外国人採用を行う場合は、外国人従業員向けの福利厚生代行サービスを契約するのも視野に入れてみましょう。外国人向けに手厚い福利厚生を提供してくれるため、すべての従業員が働きやすい環境を整えやすくなります。

まとめ

外国人を採用する事業主は、在留カードの確認やハローワークへの届出といった手続きをはじめ、社内環境の整備や異文化交流の活性化などやるべきことが数多くあります。採用ルートに応じて必要な手続きもあるので、初めて外国人を雇用する場合は、行政書士や外部の業者に適宜対応を依頼したほうが良いでしょう。必要なサポートや外国人従業員を定着させるコツを把握して、今後の採用活動に活かしてください。