外国人の雇用手続きを紹介!在留資格やハローワークへの申請も解説

2022年12月07日
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WeXpats (執筆)
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初めて外国人を雇用する企業は、日本人雇用との手続きの違いに混乱するでしょう。外国人留学生を新卒採用したり海外から外国人を呼び寄せて雇用したりすると、在留資格の手続きが発生します。企業が代理で手続きをする場合もあるので、流れを知っておきましょう。
このコラムでは、外国人を雇用する際の手続きを紹介します。内容を参考にして、外国人雇用をスムーズに進めましょう。


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目次

  1. 外国人を雇用する前にチェックしておくこと
  2. 外国人を正社員雇用する際の手続き
  3. 外国人をアルバイト雇用する際の手続き
  4. 外国人を雇用したあとの手続き
  5. 外国人の雇用手続きに関するQ&A
  6. まとめ

外国人を雇用する前にチェックしておくこと

ここでは、外国人を雇用する前に確認しておくべき項目を紹介します。

自社での就労に必要な在留資格の種類を確認する

まずは、外国人が自社で働くために必要な在留資格を知っておきましょう。自社の業務と適合しない在留資格を持つ外国人を雇用しても、働いてもらうことはできません。外国人は、持っている在留資格によってできる仕事が決まっています。たとえば、システムエンジニアとして働くには、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格が必要です。また、「永住者」や「日本人の配偶者等」といった身分に基づく在留資格でも働けます。このような決まりを理解し、「どの職種で外国人を雇用するのか」「職種に適合する在留資格は何か」を確認してから、外国人雇用を進めましょう。

外国人が在留資格を得られるのか確認する

実際に外国人を雇用する前に、自社で働くために必要な在留資格を得られる人物なのか確認しましょう。在留資格の審査では、学歴や専攻内容、過去の実務経験などがチェックされます。いくら魅力的な人物であっても、自社に相応しい在留資格を得られなければ、就労はできません。履歴書や職務経歴書、面接などでしっかり確認しましょう。

外国人の持つ在留カードを確認する

すでに在留資格を持っている外国人を採用する場合は、必ず雇用契約前に在留カードをチェックしましょう。在留カードには、外国人の在留資格の種類や在留期間、国籍などさまざまな情報が記載されています。在留カードを見ることで、本当に在留資格を持っているのか、在留期限は切れていないのかを確認できるのです。なお、偽造した在留カードも流通しているので、ホログラムや印刷に不自然なところがないかもあわせて確認すると良いでしょう。

外国人を正社員雇用する際の手続き

ここでは、外国人を正社員として雇用する際の、在留資格に関する手続きを解説します。

海外に住んでいる外国人を雇用する際の手続き

海外に住んでいる外国人を日本に呼び寄せて雇用する場合は、「在留資格認定証明書交付申請」を行います。この手続きは日本国内からしか行えないため、雇用する企業が代理で手続きをするのが一般的です。外国人の居住予定地もしくは企業の所在地を管轄する地方出入在留管理官署で、申請を行います。審査のあと在留資格認定証明書が交付されたら、海外にいる外国人本人に送付しましょう。外国人は在留資格認定証明書を用いてビザ(査証)を申請し、日本に入国します。

日本にいる外国人を雇用する際の手続き

すでに日本にいる外国人を雇用する場合、現在有している在留資格の種類によって手続きが異なります。そのままの在留資格で就労に問題がなければ、特に手続きは発生しません。もし、在留期限が迫っている場合は、「在留期間更新許可申請」が必要です。

異業種からの転職の場合は、「在留資格変更許可申請」をします。ただし、異業種からの転職の場合、外国人の学歴や過去の実務経験によっては申請が不許可になる可能性もあるので十分注意しましょう。これらの手続きは、基本的に外国人本人が行います。

外国人留学生を雇用する際の手続き

外国人留学生を雇用する際は、外国人が持っている在留資格「留学」を、就労可能な在留資格に変更しなくてはなりません。「在留資格変更許可申請」は外国人留学生本人が行いますが、企業が発行する書類も多数あります。外国人留学生から依頼があったら、速やかに準備に取り掛かりましょう。

外国人の正社員雇用にはさまざまな注意点があります。「外国人留学生を正社員として雇用する際の注意点は?企業に向けて解説」では、気を付けたいポイントをまとめているのでぜひご参考にご覧ください。


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外国人をアルバイト雇用する際の手続き

アルバイト雇用の場合、外国人が「永住者」や「日本人の配偶者等」といった身分に基づく在留資格を持っていれば、地方出入在留管理官署で行う手続きはありません。日本人と同じように雇用手続きを進めましょう。

外国人留学生をアルバイト雇用する場合は、「資格外活動許可」を得ているか確認する必要があります。もし持っていなければ、地方出入在留管理官署で手続きが可能です。審査には時間が掛かるので、すぐに手続きするよう外国人留学生に依頼しましょう。資格外活動許可を得ていない外国人留学生を雇用し働かせると、企業が不法就労助長罪で罰せられます。

外国人を雇用したあとの手続き

外国人を雇用したあとは、日本人と同じように社会保険の加入手続きを行います。また、ハローワークに「外国人雇用状況の届出」を提出するのも、忘れないようにしましょう。

社会保険の加入手続きをする

入社時の社会保険の手続きは、日本人も外国人も変わりません。外国人が加入条件を満たしているのなら、健康保険や雇用保険、年金保険などの加入手続きを忘れずに行いましょう。なお、まれに「健康保険だけ入りたい」「年金保険は払いたくない」と考える外国人もいるようです。このような場合は、日本の社会保険制度の仕組みについてしっかり説明し、納得してもらうようにしましょう。

ハローワークで外国人雇用状況の届出の手続きをする

正社員やアルバイト・パートに関わらず、外国人を雇用した企業にはハローワークへ「雇用状況の届出」の提出が義務付けられています。外国人が雇用保険に加入する場合は、加入した翌月の10日前まで、加入しない場合は雇用した翌日の末日が期限です。忘れないうちに手続きを済ませておきましょう。

外国人雇用状況の届出の提出方法や流れは、「外国人を雇用したらハローワークへの届け出が必要!手続きの内容を解説」のコラムで詳しく解説しています。

外国人の雇用手続きに関するQ&A

ここでは、外国人の雇用手続きに関するよくある質問をQ&A形式でまとめています。

外国人雇用状況の届出を忘れたときの罰則は?

「外国人雇用状況の届出」を怠ると、30万円以下の罰金が科されます。ただし、故意ではない場合は罰則が適用されない場合も多いようです。忘れたことに気付いた時点ですぐにハローワークに申し出て、どうすべきかを相談しましょう。

知らずに不法滞在者を雇用したらどうなる?

知らずに不法滞在者を雇用した場合も「不法就労助長罪」に問われます。確認の義務を行ったとみなされるため、罰則が軽くなることはありません。不法就労助長罪は、3年以下の懲役もしくは300万円以下の罰金、またはその両方と大変重い刑罰です。不法滞在者を雇用しないよう、最大限の注意を払いましょう。

外国人の賃金はどう設定する?

外国人の賃金は、同じ仕事をする日本人と同等以上に設定します。もし、同じ仕事をする日本人がいなければ、同じ地域で働く同業種の日本人の賃金を参考にしましょう。

まとめ

外国人を雇用する際は、在留資格の手続きや「外国人雇用状況の届出」など、日本人とは異なる手続きが多数発生します。手続きを忘れると法律違反で罰せられることもあるので、十分注意しましょう。