外国人採用に必要な書類は?手続き別に紹介

2022年12月06日
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WeXpats (執筆)
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海外にいる外国人や外国人留学生を雇用する際は、在留資格の取得や更新の手続きが必要です。用意する書類が多く、困惑する人事担当者の方もいるでしょう。
このコラムでは、申請数の多い「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を取得する場合を例に、必要書類を紹介します。ITエンジニアや営業、総務など、オフィスワークで外国人採用を検討する企業は、当コラムを参考にして手続きをスムーズに進めましょう。


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目次

  1. 外国人採用に必要な書類は在留資格や企業規模で異なる
  2. 海外にいる外国人を採用するのに必要な書類と手続き
  3. 日本にいる外国人を採用するのに必要な書類と手続き
  4. 外国人を採用するのに必要な手順
  5. まとめ

外国人採用に必要な書類は在留資格や企業規模で異なる

外国人を採用したら、在留資格の取得や変更の手続きが必要になる場合があります。手続きの際は、多くの書類を地方出入国在留管理官署に提出しなければなりません。用意する書類は、外国人が取得する在留資格や入社する企業の規模によって変わるので注意が必要です。
いわゆるオフィスワーカーが取得する在留資格「技術・人物知識・国際業務」では、入社する企業を以下の4つのカテゴリーに分けています。

 

カテゴリー1

カテゴリー2

カテゴリー3

カテゴリー4

企業規模

・上場企業

・保険業を営む相互会社

・日本または外国の国、地方公共団体

・独立行政法人

・特殊法人または認可法人

・法人税法別表第1に掲げる公共法人

・イノベーション創出企業

・一定の条件を満たす企業

・前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表中、給与所得の源泉徴収合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人

・在留申請オンラインシステムの利用申出の承認を受けている機関(カテゴリー1および4の機関を除く)

前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表が提出された団体や個人

左のいずれにも該当しない団体や個人

カテゴリー1に当たる企業や規模の大きいカテゴリー2の企業に入社する外国人は、審査時に提出する書類が少なくて済みます。一方、新会社に当たるカテゴリー4に該当する企業に入社する外国人は、多くの書類を提出しなければなりません。
このコラムでは、カテゴリー3の企業に入社する外国人が、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を取得するのに必要な書類に焦点を当てて紹介します。

「技術・人文知識・国際業務」の在留資格がどの職種に該当するかは、「「技術・人文知識・国際業務」とはどのような在留資格?企業に向け解説」のコラムで詳しく解説しています。

参照元
出入国在留管理庁「在留資格「技術・人文知識・国際業務」

海外にいる外国人を採用するのに必要な書類と手続き

海外にいる外国人を呼び寄せて採用する際は「在留資格認定証明書交付」を行い、在留資格を取得しなくてはなりません。ここでは、必要書類と手続きの流れを解説します。

必要書類

カテゴリー3の企業に就職する外国人が、新たに「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を得るのに必要な書類は以下のとおりです。

・在留資格認定証明書交付申請書:1通

・写真:1枚

・返信用封筒(定形封筒に宛先を明記のうえ404円分の切手(簡易書留用)を貼付したもの):1通

・カテゴリーのいずれかに該当することを証明する文書(カテゴリー3は前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(受付印のあるものの写し)):1通

・専門学校を卒業し、専門士または高度専門士の称号を付与された者については、専門士または高度専門士の称号を付与されたことを証明する文書:1通

・派遣契約に基づいて就労する場合は(申請人が被派遣者の場合)申請人の派遣先での活動内容を明らかにする資料(労働条件通知書(雇用契約書)等):1通

・申請人の活動の内容などを明らかにする次のいずれかの資料
(1)労働契約を締結する場合は労働基準法第15条第1項および同法施行規則第5条に基づき、労働者に交付される労働条件を明示する文書:1通
(2)日本法人である会社の役員に就任する場合は、役員報酬を定める定款の写しまたは役員報酬を決議した株主総会の議事録(報酬委員会が設置されている会社にあっては同委員会の議事録)の写し:1通
(3)日本法人である会社の役員に就任する場合は役員報酬を定める定款の写しまたは役員報酬を決議した株主総会の議事録(報酬委員会が設置されている会社にあっては同委員会の議事録)の写し:1通

・申請人の学歴および職歴その他経歴などを証明する文書
(1)申請に係る技術または知識を要する職務に従事した機関および内容並びに期間を明示した履歴書:1通
(2)学歴または職歴等を証明する文書(卒業証明書や在籍証明書など):1通

・登記事項証明書:1通

・事業内容を明らかにする次のいずれかの資料
(1)勤務先等の沿革、役員、組織、事業内容(主要取引先と取引実績を含む)などが詳細に記載された案内書:1通
(2)その他の勤務先などが作成した上記(1)に準ずる文書:1通

・直近の年度の決算文書の写し、新規事業の場合は事業計画書 :1通

なお、フィリピン・ベトナム・中国・インドネシア・ネパール・ミャンマー国籍の外国人の場合は、本国の日本国政府が指定する医療機関が発行する結核非発病証明書も必要です。

手続きの流れ

「在留資格認定証明書交付申請」は、企業の所在地もしくは外国人の居住地を管轄する地方出入国在留管理官署で行います。外国人が海外にいるため、企業の担当者もしくは行政書士などが代理で申請するのが一般的です。必要書類を提出し、審査が完了するまでは数ヶ月掛かることも少なくありません。余裕を持った申請を心掛けてください。

審査のうえ在留資格認定証明書が交付されたら、原本を海外にいる外国人に送付しましょう。外国人は母国の日本国大使館および総領事館に在留資格認定証明書を提出すると、スムーズに査証(ビザ)の発給を受けられます。その後、外国人が日本に入国する際に在留資格が付与されたら、入社・就業が可能です。

参照元
出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請

日本にいる外国人を採用するのに必要な書類と手続き

すでに日本にいる外国人を採用する際は、現在有している在留資格を変更する手続きが必要です。手続きは外国人が行うのが一般的ですが、企業も流れを把握しておきましょう。

必要書類

カテゴリー3に分類される企業に入社する外国人が、在留資格を「技術・人文知識・国際業務」に変更するのに必要となる書類は以下のとおりです。

【全カテゴリー共通の書類】

・在留資格変更許可申請書:1通

・写真:1枚

・パスポートおよび在留カード(提示)

・カテゴリーのいずれかに該当することを証明する文書(カテゴリー3は前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(受付印のあるものの写し)):1通

・申請人の活動の内容等を明らかにする次のいずれかの資料
(1)労働契約を締結する場合は、労働基準法第15条第1項および同法施行規則第5条に基づき、労働者に交付される労働条件を明示する文書:1通
(2)日本法人である会社の役員に就任する場合は、役員報酬を定める定款の写しまたは役員報酬を決議した株主総会の議事録(報酬委員会が設置されている会社にあっては同委員会の議事録)の写し:1通
(3)外国法人内の日本支店に転勤する場合および会社以外の団体の役員に就任する場合は、地位(担当業務)、期間および支払われる報酬額を明らかにする所属団体の文書:1通

・申請人の学歴および職歴その他経歴等を証明する文書
(1)申請に係る技術または知識を要する職務に従事した機関および内容並びに期間を明示した履歴書:1通
(2)学歴または職歴などを証明する文書(卒業証明書や在籍証明書など):1通
・登記事項証明書:1通

・事業内容を明らかにする次のいずれかの資料
(1)勤務先等の沿革、役員、組織、事業内容(主要取引先と取引実績を含む。)などが詳細に記載された案内書:1通
(2)その他の勤務先などが作成した上記(1)に準ずる文書:1通
・直近の年度の決算文書の写し、新規事業の場合は事業計画書 :1通

在留資格認定証明書交付申請と基本は一緒ですが、あらたに「在留資格変更許可申請書」の提出およびパスポートと在留カードの提示が必要です。

手続きの流れ

在留資格変更許可申請は、外国人の住居地を管轄する地方出入国在留管理官署で行います。先述した書類および手数料として、収入印紙4,000円分が必要です。外国人が日本にいれば本人が手続きをするのが原則ですが、代理人や取次者が申請することもできます。
なお、外国人がマイナンバーカードを持っている場合、オンラインでの申請も可能です。2022年3月からスタートした機能なので、ぜひ活用してみましょう。

在留資格変更許可申請については「在留資格変更許可申請とは?外国人を雇用する企業に向けて解説」のコラムもぜひ参考にしてください。

参照元
出入国在留管理庁「在留資格変更許可申請書」
出入国在留管理庁「在留申請のオンライン手続

外国人を採用するのに必要な手順

外国人採用は以下の手順で進めましょう。先述した在留資格の各種申請は、雇用契約を締結したあとに行います。

募集をかける

外国人を募集する際は、求人票に必要な日本語能力や業務内容を分かりやすく記載します。日本語能力については、多くの外国人が受験している日本語能力試験(JLPT)のレベルを書くと分かりやすいでしょう。業務でビジネスレベルの日本語能力が必要な場合は要N1~N2、日常会話ができれば問題ない場合は要N3と記載します。


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面接をする

外国人から応募が来たら面接選考を行います。実際に会話しながら、外国人の日本語能力や人柄を確かめましょう。また、学歴や過去の経歴も在留資格の申請に影響するので、履歴書と照らし合わせながら確認する必要があります。

雇用契約を結ぶ

外国人と雇用契約を結ぶ際は、必ず書面で雇用契約書を用意しましょう。また、通訳者を同席させたり外国人の母国語に翻訳した雇用契約書を用意したりすると、認識の違いによるトラブルを防げます。

雇用契約を締結する前に忘れてはいけないのが、在留カードの確認です。在留カードには現在の在留資格や在留期間、国籍などが書かれています。在留カードを見れば、「外国人の履歴書の内容に間違いはないか」「オーバーステイをしていないか」など、大切な事柄の最終確認が可能です。

在留資格の申請をする

雇用契約を締結したら、必要に応じて在留資格の申請を行います。在留資格の審査にかかる標準処理期間は、1~3ヶ月ほどです。入社に間に合うように早めに準備を進めましょう。たとえば、4月入社に間に合わせるためには、遅くとも1月の半ばには申請をしておかなければなりません。

在留資格が取得できたら雇用を開始する

申請が許可され、外国人が在留資格を取得できたら正式に雇用を開始しましょう。
もしも書類の不足や不備が原因で不許可になった場合は、準備を整えて再申請すれば問題ありません。しかし、在留資格の適合性や企業の経営状況、外国人の在留状況などに問題があると、再申請しても不許可になる可能性が高いでしょう。このような事態を防ぐためにも、募集や面接段階での入念な確認が必要です。

まとめ

在留資格の取得や変更の申請には、多くの書類が必要です。書類の不備があると在留資格の不許可に繋がるので、滞りなく準備を進めましょう。出入国在留管理庁のWebサイトにはチェックリストもあるので、活用してみてください。