外国人雇用の流れを募集~入社後まで解説!在留資格の確認方法も紹介

2022年12月27日
WeXpats Bizは技能実習/特定技能の外国人採用・雇用支援サービスを提供しているLeverages Global Supportの関連サイトです。行政書士監修の下、外国人採用の現場で役立つ情報を発信しています。
濵川恭一 (監修)
外国人専門の人材ビジネス会社勤務を経て、外国人のビザ専門行政書士事務所を設立。専門分野は、就労ビザ申請、外国人採用コンサルティング。著書に、「これ1冊でまるわかり!必ず成功する外国人雇用」、「実務家のための100の実践事例でわかる入管手続き」等がある。 http://svisa.net

初めて外国人を雇用する企業は、どのような流れで進むのか分からず戸惑うでしょう。外国人を雇用する際は、在留資格に関する手続きや特殊な届け出を行います。よく分からないまま外国人雇用を進めてしまうと、企業が法律で罰せられる可能性もあるので注意が必要です。
このコラムでは、外国人雇用の流れを募集から雇用後まで詳しく解説します。内容を参考にして、滞りなく外国人雇用を進めましょう。


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目次

  1. 外国人と雇用契約を結ぶ前に確認すること
  2. 外国人を雇用する際の流れ【募集~入社】
  3. 外国人を雇用する際の流れ【入社後】
  4. まとめ

外国人と雇用契約を結ぶ前に確認すること

外国人と雇用契約を結ぶ前に、在留資格に関する事柄について必ず確認しておきましょう。

自社で働ける在留資格を持っているか

外国人を雇用する際は、自社で働ける在留資格を持っているか確認しましょう。外国人が身分に基づく在留資格、もしくは自社の業務と合った就労に係る在留資格を持っていなければ、雇用はできません。たとえば、外国人が日本でITエンジニアとして働くには、「永住者」「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者」「定住者」もしくは「技術・人文知識・国際業務」のいずれかの在留資格が必要です。そのため、これらの在留資格を持っている、もしくはこれから取得できる人物を雇用しなくてはなりません。

就労可能な在留資格を取得できるか

留学生を新卒採用したり海外から新たに人材を呼び寄せたりする際は、就労可能な在留資格を取得できるかの確認が必要です。在留資格は希望すれば必ず得られるわけではありません。希望する在留資格を取得するのに相応しいと判断される、専門的な知識や経験が問われます。たとえば、母国語の通訳として働くことを希望する外国人が「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を得るには、3年以上の実務経験もしくは短大以上の学歴が必要です。いくら良い人材と出会えても、在留資格が得られなければ雇用はできないので注意しましょう。

在留カードに不審な点はないか

すでに在留資格を持っている外国人を雇用する場合は、最終的な雇用契約を結ぶ前に在留カードの原本を確認しましょう。在留カードとは、外国人の在留資格や在留期間、国籍などが記載されている身分証明書です。

引用:出入国在留管理庁「在留カードとは?

外国人のなかには、在留資格を偽ったり不法滞在の状態のまま就労したりする人もいるのです。そのような外国人を雇用すると、企業が不法就労助長罪で罰せられます。そのため、外国人に在留カードを提示してもらい、「本当に雇用しても問題ない人材なのか」をしっかり確かめましょう。

なお、偽造された在留カードも流通しています。ホログラムや手触り、交付者の角印部分に不自然な部分がないかチェックしてみてください。あわせて、「在留カード等番号失効情報照会」で有効性を確かめるとより安心です。

在留カードについて詳しく知りたい方は、「在留カード番号の意味とは?企業に向けて失効情報の確認方法を解説」「在留カードに記載されている項目とは?企業向けに確認すべきポイントを解説」のコラムをご覧ください。

参照元
出入国在留管理庁「在留カードとは?」
出入国在留管理庁「在留カード等番号失効情報照会

外国人を雇用する際の流れ【募集~入社】

ここでは、外国人を募集して雇用開始するまでの流れを解説します。日本人の雇用とは異なる点も多いので、あらかじめ確認しておきましょう。

1.募集

外国人の目に留まりやすいところに求人を出すのが、採用を成功させるポイントです。新卒採用であれば、留学生の多い大学や専門学校、日本語学校に求人を出してみましょう。

Web媒体を使用する際は、一般的なサイトのほかに外国人専用の求人サイトを利用すると効果的です。外国人専用の求人サイトの多くには、さまざまな言語に翻訳できたり日本語レベルごとに求人を探せたりする機能があります。そのため、日本語で求人を探すのが難しい外国人からの応募も効率良く集められるでしょう。


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2.採用面接

外国人雇用の面接では「志望動機」や「長所・短所」などの一般的な質問のほかに、以下の内容についても確認しましょう。

  • なぜ日本で働こうと思ったのか
  • 日本に興味を持ったきっかけは何か
  • 日本語を勉強してどのくらいか
  • 日本での暮らしで困ったことはあるか
  • 将来母国に帰国する予定はあるか

上記の事柄について良く確認しておかないと、入社後のミスマッチや早期退職に繋がる可能性があります。

3.雇用契約

外国人は雇用契約書に書かれた内容を重視する傾向にあります。雇用契約書に書かれていないイレギュラーな業務や対応には、応じない可能性もあるでしょう。そのような事態を防ぐために、雇用契約書は細かく正確に記載する必要があります。あいまいな表現を避け、明確な表現で契約内容を記載するのが大切です。
なお、雇用契約書の記載内容を外国人が理解できていないと、後々大きなトラブルに繋がります。外国人の母国で雇用契約書を作成する、もしくは翻訳文を付けると良いでしょう。

4.在留資格の申請

雇用契約書の締結後に、外国人の立場や状況に応じて在留資格関連の申請を行います。

在留資格変更許可申請

自社の業務とそぐわない在留資格を持つ外国人を雇用する際は、「在留資格変更許可申請」をする必要があります。代表的な例は外国人留学生を新卒採用する場合です。外国人留学生が持つ在留資格「留学」では、報酬を得る活動はできません。そのため、在留資格を就労できる種類に変更する必要があります。

手続きをする場所は外国人の居住地を管轄する地方出入国在留管理官署です。外国人本人が行うのが基本ですが、不備があると審査が遅れて業務にも支障がでるので、企業もできる限りサポートをしましょう。

在留資格認定証明書交付申請

海外にいる外国人を招へいして雇用する場合は、「在留資格認定証明書交付申請」をして、あらたに在留資格を取得します。申請は国内でしか行えないため、雇用する企業の担当者が代行するのが一般的です。
審査のあと在留資格認定証明書が交付されたら、海外にいる外国人本人に送付します。在留資格認定証明書は、外国人の入国査証(ビザ)の発給に必要となるためです。外国人は査証を発給したあと、日本に入国します。

就労資格証明書交付申請

中途で外国人を雇用する際、前職がぴったり同じ業種であれば在留資格を変更する必要はありません。しかし、微妙に業務内容が変わるとなると、そのまま雇用して良いか迷うでしょう。そのような場合は、外国人にあらかじめ「就労資格証明書交付申請」を行ってもらうのをおすすめします。就労資格証明書とは、外国人が新しく行おうとする活動が、現在持っている在留資格に適合することを証明する書類です。就労資格認定証明書が交付されれば、安心して雇用できます。

5.雇用開始

在留資格に関する手続きが終わったら、就業を開始できます。もし、入社日までに在留資格の審査が終わっていない場合、働いてもらうことはできません。そのような事態を防ぐために、余裕を持った申請が必要です。

外国人雇用の手続きは「外国人を雇うにはどうしたらいい?雇用に必要な手続きや採用方法を紹介」のコラムでもまとめています。

参照元
出入国在留管理庁「在留資格変更許可申請」
出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請」
出入国在留管理庁「就労資格証明書交付申請

外国人を雇用する際の流れ【入社後】

ここでは、外国人の入社後に発生する手続きの流れを解説します。

1.厚生年金および健康保険の手続き

日本の社会保険制度は、外国人にも適用されます。そのため、雇用した外国人が加入条件を満たしている場合は、厚生年金および健康保険の手続きを行いましょう。

手続きの方法は日本人の雇用のときと変わりません。雇用から5日以内に、「被保険者資格取得届」を日本年金機構の事務所もしくは事務センターに提出します。

2.在留管理に関する手続き

外国人は働く場所が変わったら、入社から14日以内に「契約機関に関する届出」もしくは「活動機関に関する届出」の手続きが必要です。どちらの手続きを行うのかは、外国人の持っている在留資格で変わります。内訳は以下のとおりです。

【活動機関に関する届出対象の在留資格】
教授/高度専門職1号ハ/高度専門職2号ハ/経営・管理/法律・会計業務/医療/教育/企業内転勤/技能実習/留学/研修

【契約期間に関する届出】
高度専門職1号イまたはロ/高度専門職2号イまたはロ/研究/技術・人文知識・国際業務/介護/興行/技能/特定技能

手続きは基本的に外国人本人が行います。地方出入国在留管理官署窓口に直接提出するほか、オンラインや郵送での提出も可能です。

3.外国人雇用状況の届出

外国人を雇用した事業主は、決められた日までにハローワークで「外国人雇用状況届出」を行う義務があります。
外国人が雇用保険に加入する場合は、「雇用保険被保険者資格取得届」の17番~23番の欄に必要事項を記入することで提出可能です。雇用した月の翌月10日までに忘れずに提出しましょう。
外国人が雇用保険に加入しない場合は「外国人雇用状況届出書」に必要事項を記入し、雇用月の翌月末日までに提出します。

参照元
日本年金機構「就職したとき(健康保険・厚生年金保険の資格取得)の手続き」
出入国在留管理庁「所属(活動)機関に関する届出」
出入国在留管理庁「所属(契約)機関に関する届出」
厚生労働省「外国人雇用状況の届出について

まとめ

外国人の雇用は、日本人の雇用とは異なる流れで進みます。手続きに不備があると外国人が働けなくなる場合もあるので、よく流れを把握して手続きを進めましょう。