はじめての外国人雇用ガイド!基礎知識や採用の流れを徹底解説

2022年12月27日
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WeXpats (執筆)
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はじめて外国人を雇用する企業の人事担当者の方は、さまざまな不安や疑問を持つこともあるでしょう。外国人を雇用する際は、自社の業務に合った在留資格を持っている、もしくは取得できる人材を選ぶ必要があります。また、労働環境の整備や雇用後のハローワークへの届け出も忘れてはいけません。
このコラムでは、外国人雇用の基礎知識を紹介します。内容を参考にして、はじめての外国人雇用を成功させましょう。


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目次

  1. はじめて外国人を雇用する企業が知っておくべきこと
  2. はじめての外国人雇用手続きガイド【国内採用編】
  3. はじめての外国人雇用手続きガイド【海外採用編】
  4. はじめての外国人雇用Q&A
  5. まとめ

はじめて外国人を雇用する企業が知っておくべきこと

ここでは、はじめて外国人を雇用する企業が知っておくべき基礎的な知識を解説します。

外国人は職務内容に合った在留資格がないと働けない

外国人が日本で暮らしたり働いたりするには、必ず在留資格が必要です。入管法で定められている在留資格は全部で29種類あり、それぞれできる活動が決まっています。外国人を雇用する際は、自社の業務に合った在留資格を持っている外国人、もしくは自社の業務に合った在留資格に変更できる外国人を雇用しましょう。
以下で、それぞれの在留資格の種類および該当する職種を紹介します。

できる業務が決まっている在留資格

以下の就労に係る在留資格は、それぞれの種類でできる業務や就ける職種が決まっています。

在留資格の名称

該当する職種の例

在留期間

外交

外国の大使、公使、総領事などとその家族

外交活動をする期間

公用

大使館や領事館の職員、国際機関から公的な業務で派遣される者などとその家族

5年、3年、1年、3ヶ月、30日、15日

教授

大学教授や准教授、大学講師

5年、3年、1年、3ヶ月

芸術

作曲家や画家、著述家

5年、3年、1年、3ヶ月

宗教

外国の宗教団体から派遣された僧侶や宣教師、牧師、司祭など

5年、3年、1年、3ヶ月

報道

外国の報道機関の記者やカメラマン

5年、3年、1年、3ヶ月

高度専門職1号
高度専門職2号

高度人材(高度人材ポイント制により高度人材と認められた者)

・高度専門職1号:5年
・高度専門職2号:無期限

経営・管理

経営者、管理者

5年、3年、1年、6ヶ月、4ヶ月、3ヶ月

法律・会計業務

弁護士や公認会計士、税理士など

5年、3年、1年、3ヶ月

医療

医師や歯科医師、看護師、薬剤師など

5年、3年、1年、3ヶ月

研究

研究者

5年、3年、1年、3ヶ月

教育

小学校や中学校、高等学校の教師など

5年、3年、1年、3ヶ月

技術
人文知識
国際業務

語学教室の講師やデザイナー、企業のマーケティング担当者など

5年、3年、1年、3ヶ月

企業内転勤

海外の事業者からの転勤者

5年、3年、1年、3ヶ月

介護

介護福祉士

5年、3年、1年、3ヶ月

興行

俳優や歌手、ダンサー、プロスポーツ選手など

3年、1年、6ヶ月、3ヶ月、15日

技能

外国料理の調理師やスポーツ指導者、貴金属の加工職人

5年、3年、1年、3ヶ月

特定技能

特定産業分野で、相応の知識や経験、技能を有する業務に従事する者

1年、6ヶ月、4ヶ月

技能実習1号
技能実習2号
技能実習3号

技能実習生

・技能実習1号:法務大臣が1年を超えない範囲で個別に指定
・技能実習2号:法務大臣が2年を超えない範囲で個別に指定
・技能実習3号:法務大臣が2年を超えない範囲で個別に指定

「技術・人文知識・国際業務」は、多くの外国人留学生が卒業後に取得する在留資格です。上記のほかに、種類によってできる仕事が異なる「特定活動」という在留資格もあります。

職種に制限のない在留資格

以下の4種類は、身分に基づく在留資格です。

在留資格の名称

該当する職種の例

在留期間

永住者

永住許可を受けた外国人(特別永住者を除く)

無期限

日本人の配偶者等

日本人の妻や夫、子ども、特別養子

5年、3年、1年、6ヶ月

永住者の配偶者等

永住者・特別永住者の妻や夫、日本で出生し引き続き在留している子ども

5年、3年、1年、6ヶ月

定住者

第三国定住難民や日系3世、中国残留邦人など

5年、3年、1年、6ヶ月、または法務大臣が5年を超えない範囲で個別に指定した期間

上記の在留資格を持つ外国人は、どのような職種でも雇用可能です。

就労ができない在留資格

以下の在留資格では、就労が許可されていません。

在留資格の名称

該当する職種の例

在留期間

文化活動

研究員や調査員など

3年、1年、6ヶ月、3ヶ月

短期滞在

観光客や会議参加者など

90日、30日、15日以内

留学

大学や大学院、専門学校などの生徒

4年3ヶ月を超えない範囲で法務大臣が個々に指定する期間

研修

技能や技術を取得する活動をする者

1年、6ヶ月、3ヶ月

家族滞在

日本に在留する外国人が扶養する妻や夫、子ども

5年を超えない範囲で法務大臣が個々に指定する期間

上記の在留資格を持つ外国人は、フルタイムでの雇用はできないので注意しましょう。なお、在留資格の種類によっては、資格外活動許可を取得していれば制限時間内でのアルバイト雇用ができる場合もあります。

受け入れ前に外国人が働きやすい職場作りが必要

はじめて外国人を雇用する際は、実際に受け入れる前に職場が働きやすい状態であるかを確かめましょう。日本人が働きやすい職場と外国人が働きやすい職場は異なります。外国人にとって働きやすい職場の例は、以下のとおりです。

  • マニュアルや就業規則が多言語化されている
  • 評価制度が明確に整備されている
  • 一時帰国のための長期休暇が取りやすい
  • 残業や飲み会などの強制がなく、プライベートが尊重される
  • 外国語でコミュニケーションが取れる日本人社員がいる

このほかに、気軽に仕事や日本での生活の悩みを相談できる環境を整えると、外国人人材の定着に繋がります。

外国人を雇用したらハローワークに届け出る

外国人を雇用した事業主は、ハローワークに「外国人雇用状況の届出」を提出しなければなりません。外国人が雇用保険に加入する場合は「雇用保険被保険者資格取得届」を提出することで、外国人雇用状況の届出も行えます。一方、外国人が雇用保険に加入しない場合は、「外国人雇用状況届出書」の提出が必要です。手続きを忘れると、30万円以下の罰金が科される可能性があるので十分注意しましょう。
なお、外国人雇用状況の届出は、外国人が離職した際も必要です。

外国人雇用は、日本人の雇用とは異なる点がいくつかあります。「外国人が日本で就労できる在留資格とは?企業に向けて解説」「【企業向け】外国人労働者の雇用の流れや注意点を解説」では、外国人を受け入れる際の注意点を解説しているので、ぜひ参考にしてください。

参照元
厚生労働省「「外国人雇用状況の届出」は、全ての事業主の義務であり、外国人の雇入れの場合はもちろん、離職の際にも必要です!

はじめての外国人雇用手続きガイド【国内採用編】

ここでは、国内にいる外国人を雇用する際の流れを解説します。

1.事前準備

外国人雇用を始めるまえに、採用の軸をしっかり定めましょう。「何のために外国人を採用するのか」「外国人に何を求めるのか」がハッキリしていると、このあとの求人票の作成や採用選考でも役立ちます。

2.募集

外国人を募集する際は、できるだけ詳しく求人票を作成しましょう。特に、求める日本語能力に関しては「日本語能力検定N△相当」と明確に書くのがおすすめです。外国人留学生や日本で就労を考える外国人の多くは、日本語能力検定(JLPT)を受験しています。そのため、日本語検定のレベルを数字で示すことで、どの程度の日本語能力が必要なのかが明確に伝わるでしょう。

求人を出す場所や媒体は、外国人を効果的に集められる種類をおすすめします。なかでも、「外国人の多い大学や日本語学校に求人を出す」「外国人専用の求人媒体を利用する」などの方法は、特に効果的です。


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3.面接・採用選考

外国人から応募が来たら面接・採用選考を行います。外国人の面接を行う際は、日本人のとき以上に分かりやすく質問することを心掛けましょう。質問の仕方が早口だったり曖昧だったりすると、外国人が上手く聞き取れず答えられない可能性があります。また、威圧的な雰囲気、口調での質問も外国人が緊張して萎縮してしまうので良くありません。外国語を聞き取ることは想像以上に集中力や神経を使います。外国人がリラックスして面接を進められるよう、和やかな雰囲気を意識しましょう。

4.雇用契約

雇用したい外国人が決まったら、雇用契約を締結します。外国人と雇用契約を結ぶ際は、必ず雇用契約書を作成しましょう。また、内容の認識違いによるトラブルを防ぐため、雇用契約書は外国の母国語で作成する、もしくは翻訳文を添えると安心です。

5.在留資格の変更(必要に応じて)

雇用契約の締結後、外国人は必要に応じて在留資格の変更をしなくてはなりません。留学生や異業種からの転職の場合は、住居地を管轄する地方出入国在留管理官署で「在留資格変更許可申請」を行います。原則外国人本人が手続きを行いますが、任せきりにしないのが大切です。審査には時間が掛かることも珍しくありません。入社日までに在留資格の変更が完了するよう、外国人本人とコミュニケーションを取りながら、スケジュールを組みましょう。

なお、自社の業務と適合した在留資格や身分に基づく在留資格を持つ外国人の場合、変更の申請は必要ありません。

6.雇用開始

在留資格の変更が完了したら、雇用が開始できます。外国人が働き始める前に、受け入れの準備を整えましょう。なお、在留資格の申請が不許可になった場合は、働いてもらうことができません。そうならないように、採用の段階で学歴や経歴をよく確認するのが大切です。

7.労務手続き

外国人の労務手続きは、基本的に日本人の雇用時と変わりません。外国人が加入条件を満たしているのであれば、健康保険や厚生年金、雇用保険の加入手続きを行いましょう。また、前述した外国雇用状況の届出も忘れないように注意してください。

在留資格の変更については「在留資格変更許可申請とは?必要書類と手続きの流れを企業へ向けて解説!」のコラムで詳しく解説しています。

はじめての外国人雇用手続きガイド【海外採用編】

ここでは、海外から外国人を雇用する際の手続きを紹介します。国内にいる外国人を雇用するのとは異なる手続きが発生するので、よく内容を確認して不備のないようにしましょう。

1.事前準備

海外採用では、綿密な事前準備が重要です。どのような目的で外国人を海外から採用するのかを明確にし、求人を出す国やターゲットを決めましょう。たとえば、海外進出に備えるのが目的であれば、事業展開が予想される国中心に採用活動を進めます。

2.募集

海外にいる人材を募集するには、以下の方法があります。

  • 日本の求人媒体に海外応募可能と記載した求人を載せる
  • 外国人人材の採用代行サービスを利用する
  • 現地の求人媒体に求人を載せる
  • 現地の就職イベント(キャリアフォーラム)に参加する

海外に関連企業や支店がある場合は、現地で直接採用活動を行いやすいでしょう。そうでない企業は、日本のエージェントや紹介会社を利用するとスムーズです。

3.面接・採用選考

海外にいる外国人人材の面接・採用選考は、Webを利用するのが主流です。採用担当者や応募者の負担も減らせる効率の良い方法といえるでしょう。なお、新型コロナウイルスが流行する前の2020年以前は、近隣諸国の応募者であれば来日してもらい採用選考を行う企業も多くあったようです。今後の世界情勢をふまえて、自社に合った方法を選択しましょう。

4.雇用契約

採用したい人材がいたら、双方合意のうえで雇用契約を結びます。契約時に雇用契約書を用いる場合は、本人の署名・押印が必要です。そのため、本人に雇用契約書を送り対応してもらいましょう。契約に労働条件通知書を用いる場合、本人の署名・捺印は必要ありません。

5.在留資格認定証明書交付申請

雇用契約が完了したら、企業の担当者が「在留資格認定証明書交付申請」を行います。申請を行うのは外国人の居住予定地・もしくは勤務予定地を管轄する地方出入国在留管理官署です。取得予定の在留資格や企業の経営規模などによって提出書類が変わってくるので、よく確認しながら手続きを進めましょう。審査に掛かる期間は1ヶ月~3ヶ月程度です。

6.外国人に在留資格認定証明書を送付

審査が無事終了し、在留資格認定証明書が発行されたら、外国人に送付します。なお、在留資格認定証明書の有効期限は3ヶ月です(新型コロナウイルスによる特例措置期間は例外)。そのあとの手続きにも影響するので、時間をかけずにすぐ送付しましょう。

7.査証(ビザ)取得

在留資格認定証明書を受け取った外国人は、自国の日本国大使館・総領事館で査証(ビザ)の発給申請をします。在留資格認定証明書が発行された時点で法務省の事前審査を終えているので、4~5営業日以内には査証が発給されるでしょう。

8.住居やフライトの手配

外国人が入国する前に、受け入れの準備を整えましょう。特に、海外にいる外国人が住居を一人で探すのは非常に大変なため、住む場所に関しては早めに準備しておくのをおすすめします。候補の物件をピックアップして外国人に提示する、もしくは一時的に居住するマンスリーマンションを法人契約するなどの対応をすると良いでしょう。

9.入国・雇用開始

外国人が入国したら雇用を開始します。入国時は、空港に迎えに行ったり市役所への手続きに同行したりすると、外国人の不安や負担も和らぐでしょう。

10.労務手続き

労務手続きは、国内の人材を雇用するときと同様です。海外から来たばかりの外国人は、日本の社会保険制度について詳しく知らないケースも珍しくありません。一つずつ説明しながら、納得して外国人が健康保険料や年金を納められるようにしましょう。

はじめての外国人雇用Q&A

ここでは、はじめて外国人雇用を雇用する企業によくある疑問を、Q&A形式で解説します。

不法滞在者を雇ってしまったときの罰則は?

不法滞在者を雇用した企業には「不法就労助長罪」が適用されます。罰則の内容は、3年以下の懲役もしくは300 万円以下の罰金、またはその両方です。故意ではない場合も罰則の内容に変更はありません。

はじめて外国人アルバイトを雇用する際の注意点は?

はじめて外国人アルバイトを雇用する際は、資格外活動許可による制限に注意しましょう。留学生や家族に帯同して来日している外国人は、資格外活動許可がないとアルバイトができません。資格外活動許可でアルバイトできるのは、週28時間です。また、パチンコ店やスナックなど、風俗営業に係る場所でのアルバイトも禁止されています。
なお、資格外活動許可の種類や外国人の在留資格によって制限の内容は異なるので、雇用時にしっかり確認しましょう。

はじめて外国人を雇用する際に相談できる機関はある?

在留資格や出入国管理に関する疑問は、「外国人在留総合インフォメーションセンター」に質問してみましょう。電話やメールのほか、窓口を設けている都道府県もあります。
雇用上の疑問や職場環境に関する悩みについては、外国人雇用管理アドバイザーに相談するのがおすすめです。申し込みは、各ハローワークで行えます。

参照元
出入国在留管理庁「外国人在留総合インフォメーションセンター等」
厚生労働省「外国人雇用管理アドバイザー

まとめ

はじめて外国人を雇用する企業は、不安や疑問が多くあるでしょう。しかし、実際には日本人の雇用と大きく異なる部分はそう多くありません。在留資格の種類や雇用時の流れを理解し、継続して外国人を受け入れられるようにしましょう。