在留資格の更新方法は?外国人を雇用する企業が行うべき準備も紹介

2020年05月26日
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中田直子 (監修)
日本ビザ国際行政書士事務所
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雇用している外国人の在留資格の更新について、詳しく分からない企業もあるでしょう。原則、在留資格には、日本に滞在できる期間が記載されます。在留期限以降も日本への滞在を希望する場合、在留資格を更新しなくてはなりません。このコラムでは、在留資格の基礎知識や更新手続きについて解説します。必要な書類についてもまとめていますので、内容を参考にして外国人の在留資格の更新をサポートしましょう。

目次

  1. 在留資格の基礎知識
  2. 在留期間更新許可申請とはどのような手続き?
  3. 在留期間更新許可申請に必要な書類
  4. 在留資格を更新する手順
  5. 雇用する外国人が在留資格を更新する際の注意点
  6. まとめ

在留資格の基礎知識

在留資格には無期限のものと、期限が設けられているものがあります。期限が過ぎたまま日本に滞在し続けると不法滞在となり、厳しく罰せられるので注意が必要です。なお、同じ種類の在留資格を更新する場合だけではなく、転職や結婚などの理由で在留資格を変更する場合もあります。

在留資格には期限が設けられているものがある

在留資格には期限が設けられているものと、無期限で日本に在留できるものがあります。「技術・人文・国際業務」や「技能」など、行う活動に基づいて付与される在留資格の多くは期限付きです。在留期限には3ヶ月、1年、3年、5年などの区分があり、審査のうえ個別に付与されます。同じ在留資格を在留期限後にも持ち続けたい場合は、期限が切れる前に「在留期間更新許可申請」を行わなくてはなりません。

期限のない在留資格は「高度専門職2号」と「永住者」のみです。ただし、取得のための要件は厳しく、簡単に許可はされません。

在留資格は更新せずに変更する場合もある

在留資格は同じ種類の更新だけではなく、変更する場合もあります。在留資格を変更するのは就職や転職、結婚など在留状況が変化したときです。ただし、変更を希望したからといって必ず許可されるわけではありません。たとえば、調理師学校を卒業し、「技能」の在留資格で料理人ををしていた外国人が、いきなり「介護」の在留資格に変更するのは難しいでしょう。なぜなら、活動に基づく在留資格を得るには、該当分野に基づく学歴や職歴が必要であるためです。今まで料理人をしていた人が「介護」の在留資格を得るには、介護福祉士の国家試験に合格しなくてはなりません。

在留資格を期限までに更新しないと不法滞在になる

期限付きの在留資格を更新しないと不法滞在、いわゆるオーバーステイになります。不法滞在は刑事処分として3年以下の懲役もしくは禁錮または300万円以下の罰金の対象です。また、行政処分として不法滞在者には退去強制の手続きも行われます。在留資格の更新をうっかり忘れてしまった場合も同様です。雇用する外国人が在留資格の更新を忘れ、期限が過ぎてしまった場合、仕事を続けられなくなるでしょう。企業は外国人の在留状況をしっかり把握しておく必要があります。

在留期間更新許可申請とはどのような手続き?

今まで所持していた在留資格を更新するには、「在留期間更新許可申請」が必要です。ここでは、手続きを行う場所やタイミング、審査基準を紹介します。

申請場所

在留期間更新許可申請は、住居地を管轄する地方出入国在留管理局で行います。地方出入国在留管理局のほか、支局や出張所でも手続きが可能です。所在地は出入国在留管理庁のWebサイトに掲載されているので、最も近い申請場所はどこにあるかを確認してみましょう。

申請するタイミング

在留期間更新許可申請を行うのは、在留期間が満了する3ヶ月前からです。なお、特別な事情がある場合は3ヶ月以上前から行うこともあります。在留期間更新許可申請の審査期間は約1ヶ月程度です。

審査の基準

在留期間更新許可申請の審査基準にはいくつかのポイントがあります。在留資格の新規取得や変更とは違い元々持っている在留資格を更新するため、スムーズに許可される場合が多いようです。しかし、在留状況に変化があると、不許可になる可能性もあるので注意しましょう。以下が出入国在留管理庁がガイドラインで示している審査基準です。
 

・行っている活動が入管法別表にある在留資格に該当していること

・法務省令で定める上陸許可基準等に適合していること

・現に有する在留資格に応じた活動を行っていたこと

・素行が不良でないこと

・雇用や労働条件が適正であること

・税金を滞納していないこと

・入管法に定める届出等をしっかり行っていること
 

上記のガイドラインを参考にすると、犯罪を犯して刑事罰を受けていたり、税金を滞納していたりする外国人は在留期間をスムーズに更新できません。また、異動や転職により、業務内容に変化があったときも十分注意しましょう。

在留資格変更許可申請とは?必要書類と手続きの流れを企業へ向けて解説!」や「在留期間更新許可申請書の提出の流れを外国人を雇用する企業に向け解説!」では、在留期間更新許可申請書の書き方や提出方法を紹介しています。在留期間更新許可手続きを正しく理解して、スムーズに外国人の在留期間の更新を終えましょう。

参照元
出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」
出入国在留管理庁「在留資格の変更、在留期間の更新許可のガイドライン(令和2年2月改正)

在留期間更新許可申請に必要な書類

在留期間更新許可申請に必要な書類は、在留資格によって異なります。取得する外国人が多い「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を例に、必要な書類を挙げるので参考にしてください。

企業が用意する書類

在留資格の更新時に雇用している企業側が用意する書類は、カテゴリーのどこに該当するかによって異なるので注意しましょう。在留審査において日本の企業は1~4のカテゴリーに分けられており、数字が小さいカテゴリーほど経営が安定していると判断されます。たとえば、カテゴリー1に該当するのは上場企業や地方公共団体、独立行政法人などです。カテゴリー1の企業は四季報の写しや上場を証明する文書、主務官庁からの許可を証明する文書など、企業がカテゴリー1に該当していることを証明できる書類を用意します。自社がどのカテゴリーに分類されるかを把握しておきましょう。

同じ会社の同じ職務に就く外国人が更新する場合は、提出書類もさほど多くありません。しかし、転職してから初めての更新の場合には、新規取得と同じくらいの厳しい審査がなされるので、ほかにも資料提出を求められることがあります。

外国人が用意する書類

「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を更新する外国人が用意する書類は、「在留期間更新許可申請書」「写真(縦4cm×横3cm)」「パスポート及び在留カード(提示)」です。これらはほかの在留資格の更新でも共通して必要になります。また、働いている企業がカテゴリー3や4に該当する外国人は、住民税の課税(又は非課税)証明書及び納税証明書(1年間の総所得及び納税状況が記載されたもの)も用意しなくてはなりません。1月1日時点で住んでいた市区町村の区役所・市役所・役場から発行されます。なお、1年間の総所得と納税状況の両方が記載されている証明書であれば、いずれか一方でかまいません。

必要書類については、「日本にいる外国人の在留資格(就労ビザ)更新に必要な書類とは?転職時の対応方法や注意すべき点を解説」も参考にしてみましょう。

参照元
出入国在留管理庁「技術・人文知識・国際業務

在留資格を更新する手順

ここでは、外国人が在留資格を更新する流れを解説します。通常、外国人本人が手続きをしますが、取次者として雇用する企業の担当者が申請することも可能です。その場合、事前に地方出入国在留管理局へ申請等取次者の申し出が必要になります。

1.必要な書類を用意する

まずは、必要な書類を用意しましょう。書類に不備があると申請が不許可になる可能性があります。なお、取次者として企業の職員が在留期間更新許可申請を行う場合は、通常の種類のほかに身分を証明する文書の提示が必要です。

2.住居地を管轄する地方出入国在留管理局で手続きを行う

書類が準備できたら、申請人(外国人)の住居地を管轄する地方出入国在留管理局で手続きを行います。会社の所在地を管轄する出入国在留管理局ではありませんので、注意してください。時期や時間によっては混雑し、数時間待たなくてはならない場合もあるようです。雇用する外国人には、時間に余裕を持って行くように伝えておきましょう。

3.審査を待つ

手続きが完了したら審査結果を待ちます。在留期間更新許可申請は約1ヶ月程度で結果がでるでしょう。審査結果はハガキで送られてきます。なお、はっきりと「許可」「不許可」と書いてあるわけではありません。許可される場合は「一定の期限までに出頭してください」との文言とともに、手数料の項目にレ点が付きます。不許可の場合は手数料の項目にレ点はなく、ハガキに書かれた指定日時に地方出入国在留管理局への出頭が必要です。出頭後、直接職員から結果と理由を聞くことになります。

4.許可されたら手数料を納付し在留カードを受け取る

申請が許可されたら、指定された期限までに手数料を用意し、地方出入国在留管理局に出頭しましょう。手数料の金額は収入印紙4,000円分です。手数料を納付すれば、新しい在留カードが受け取れます。

雇用する外国人が在留資格を更新する際の注意点

在留資格を更新する際は、スケジュールに余裕を持ち、申請書類も不備なく用意する必要があります。また、外国人の在留資格の更新が不許可になり帰国せざるを得なくなる可能性も考慮し、企業としての対応を決めておくのも大切です。

スケジュールには余裕を持つ

在留資格を更新する際の手続きは、スケジュールに余裕を持って行うのが鉄則です。ギリギリに手続きをすると在留審査中に期限が来てしまう可能性があります。また、慌てて書類を用意するとトラブルが起きやすく、審査に影響がでる恐れもあるでしょう。外国人は在留資格の管理に気を配っている人がほとんどです。しかし仕事が忙しかったり、体調を崩したりしてうっかり忘れてしまう可能性もゼロではありません。そのため、外国人を雇用する企業は定期的にリマインドする仕組みを取り入れておくと安心です。なお、在留資格の更新審査が在留期限までに完了できなかった場合のために、救済措置として「特例期間」が設けられています。特例期間は、在留期間の満了の日から2ヶ月が経過する日が終了するときまで有効です。在留資格の更新審査が間に合わなかった場合は、この期間内であれば日本への在留が認められます。ただし、余裕を持って申請をするのに越したことはないでしょう。

不許可になる場合もある

企業として、外国人の在留資格の更新ができない場合も想定しておきましょう。書類の不備が原因であれば、再提出により更新できる可能性があります。ただし、外国人の在留状況や活動内容が原因の場合は、再申請しても不許可になるでしょう。在留資格が更新できなければ、外国人は日本に滞在し続けられません。そうなった場合に企業はどのような対応を取るか、あらかじめ決めておきましょう。在留資格が更新できなかったことを理由に解雇をするには、雇用契約書の解雇規定に「在留資格の変更・更新が不許可になり当社で就労できなくなった場合」と明記しておく必要があります。事前通知なく解雇をすると外国人から訴えられる可能性もあるので、書面でしっかり契約を交わしておきましょう。

申請書類を不備なく用意する

申請書類の不足や不備が原因で、更新が不許可になることもあるので注意が必要です。企業が用意する書類はもちろん、外国人が用意する書類も本人任せにせず一緒に確認しましょう。なお、不安な場合は行政書士や外国人雇用の専門家の力を借りるのも一つの方法です。

参照元
出入国在留資格庁「特例期間とは?

まとめ

期限付きの在留資格を持っている外国人は、在留期間が満了するまでに「在留期間更新許可申請」を行わなくてはなりません。うっかり更新を忘れ、在留資格が失効したまま働き続ければ不法就労になります。また、雇用している企業も「不法就労助長罪」に科せられるので十分注意しましょう。

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