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外国人社員との関わり方に悩む企業は少なくありません。従業員間の意思疎通を適切に行えるかは、経営をスムーズに行ううえで重要なポイントです。
このコラムでは、外国人とのコミュニケーションで大切なことについて解説します。記事を参考に、日本人と外国人とのコミュニケーションの取り方の違いや難しいと感じる理由を理解し、雇用管理に役立てましょう。
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目次
外国人を雇用する企業は、価値観の違いや就労手続き、意識の疎通に苦労する場合があります。なかでも、コミュニケーションをうまく取るのが難しいと感じている企業は多いようです。日本語能力が高い外国人を採用しても、日本人と全く同じようにコミュニケーションが取れるとは限りません。細かい言葉のニュアンスや暗黙の了解が伝わらず、業務に支障がでることもあります。
育った環境や言葉が違う外国人に対して日本人と同じ方法で関わっていたら、うまくいかないのは当然です。スムーズに意思疎通をして良好な関係を築くためには、関わり方を工夫する必要があります。
外国人とのコミュニケーションが難しいからといって、積極的に関わることを諦めてしまったり採用そのものを辞めたりするのは企業にとって損失です。外国人採用には、人手不足の解消や企業のグローバル化の促進などさまざまなメリットがあります。適切な関わり方を学び、外国人も日本人も働きやすい職場を作りましょう。
外国人社員の適切な雇用方法に関しては「外国人人材のマネジメントについて解説！起こりやすい問題や注意点とは？」をご覧ください。
日本語と英語をはじめとした外国語のコミュニケーション方法には違いがあります。そのため、日本人と同様の方法でコミュニケーションを取ろうとすると、上手く伝わらない恐れがあるでしょう。ここでは、基本的なコミュニケーションの違いについて解説します。
外国人は、会話中に身振り手振りで喜怒哀楽や伝えたいことを表現する傾向にあります。一方で、日本人は会話中に大きなジェスチャーを交える人はそれほどおらず、言葉のみで伝える人が多いといえるでしょう。そのため、ジェスチャーを多く使っている外国人からすると、日本人との会話は内容が分かりにくく、理解しにくい場合があるようです。
また、日本人は会話中に何度も相槌を打ちます。「話を聞いている」「理解を示している」という意思表示ですが、外国人の捉え方は違います。相槌が多いと、相手の会話を妨害しているように感じることもあるようです。
コミュニケーション方法の違いで互いの印象に誤解が生じないよう、相互理解に努める必要があります。
日本人と外国人では、結論の話し方にも違いがあります。
日本語は、文末に述語となる結論が来ることから、最後まで聞かなければ相手が何を言いたいのか分かりません。一方で、英語や中国語は最後まで聞かなくても相手の意思を確認しやすい言語です。
文法上の仕組みから、日本人は起承転結をつくり最後に結論を述べる話し方をよくします。これが、最初に結論を持ってくる言語を話す外国人からすると、要点や結論がどこなのか分かりにくいようです。
外国人が日本語でのコミュニケーションを難しいと感じる理由を理解できれば、適切な対策を講じられるでしょう。ここでは、外国人が日本人とのコミュニケーションを難しいと感じるポイントを解説します。外国人とのコミュニケーション方法を見直すための参考にしてください。
外国人は、日本特有の「空気を読む」「行間から察する」といった感覚が分からず、あいまいな表現が通じにくい傾向にあります。ハッキリしない表現は、外国人とのコミュニケーションでは控えましょう。
たとえば、日本人が日常的に使用している「なるべく」は、外国人にとって分かりにくい表現といえます。日本人であれば「なるべく明日までに完成させてください」と言われたら、明日には完璧な状態を見せられるように準備するでしょう。しかし、外国人は「なるべく」を言葉そのままのニュアンスで捉えてしまい、明日までに完成できなくても問題ないと思ってしまう可能性があります。
日本人は曖昧な表現でもそのときの状況から言葉の意味を読み取りますが、外国人にとっては難しいため避けたほうが賢明です。「早めに」や「できるだけ」ではなく期限や時間、程度、目的を具体的に示すようにしましょう。
日本語特有の主語を省略する会話も、コミュニケーションが取りにくくなる原因といえます。日本語は、会話中の主語を省略しても意味が通じる言語です。一方、ほかの多くの言語は主語をしっかり言葉にするため、外国人は主語を省略されると文章の意味を捉えにくくなります。
たとえば、「午後5時までに終わらせておいてください」という文章は主語が省略されているため、外国人は「何を」終わらせておくのか理解しにくいでしょう。また、「これ」「あれ」などの指示代名詞も分かりにくく感じるようです。日本人同士であれば、主語が省略されていたり指示代名詞が使われていたりしても、前後の文から内容を推測できます。しかし、日本語に慣れていない外国人にとって、相手の伝えたい内容を推測して理解するのは困難です。外国人とのコミュニケーションでは、必ず主語をはっきりさせましょう。
敬語やビジネスで使われる日本語が難解な点も、外国人とのコミュニケーションを取りにくくさせている要因といえるでしょう。
ビジネスシーンでは、日常会話とは異なる言い回しや言い換え表現も多く使用されます。普段の会話には問題のない外国人であっても、言葉の意味が分からなかったり適切に使えなかったりするケースは珍しくありません。
外国人にとって長い文章は、どこで意味が切れるのか分からず理解するのに時間が掛かります。さらに、長い文章のなかに難しい単語が複数出てくると余計に混乱してしまうでしょう。
外国人を混乱させる分かりにくい文章の例は以下のとおりです。
例「今回のプロジェクトを成功させるためには、お客様の指摘を真摯に受け止め、これまで以上に努力を重ねて一人ひとりが自分の業務に責任を持つことが大切で、もし悩むことがあったら社員同士で相談し合い円滑にプロジェクトを進めましょう」
上記のような日本人でも読みづらいと感じる一文が長い文章は、外国人相手のコミュニケーションでは避けるのが無難です。以下のように一文を短くまとめて、外国人にも分かりやすいように話しましょう。
例「プロジェクトを成功させるには、お客さまからの指摘を受け止めることが大切です。一人ひとりが自分の業務に責任を持ちましょう。分からないことがあったら、社員同士で相談し合ってください」
長文の外国語を聞き取り理解するのは、想像以上の集中力と技術を必要とします。日本人とコミュニケーションを取るとき以上に、簡潔で分かりやすい文章を心掛けましょう。
コミュニケーション以外にも、外国人雇用で気を付けるべき点はいくつかあります。「外国人採用の注意点とは？就労できる在留資格や雇用までの流れも解説」や「外国人を雇用する企業必見！注意点や手続きの方法を解説【2023年】」のコラムで詳しくまとめているので、あわせてご覧ください。
ここでは、外国人とのコミュニケーションで大切なことを紹介します。分かりやすさを意識しつつ、コミュニケーションを取りやすい環境作りを心掛けましょう。
前述したように、外国人にとって日本特有のあいまいな表現を正しく理解するのは非常に難易度が高いといえます。特に、業務を指示するときにあいまいな伝え方をするのはトラブルのもとです。以下のようなあいまいな表現はなるべく避け、コミュニケーションを取るようにしましょう。
上記はほんの一例です。日本語のあいまいな表現は、相手を不快にさせないという気遣いの表れといえます。しかし、外国人に対してはハッキリ伝えたほうがスムーズにコミュニケーションが取れるでしょう。
言葉を分かりやすく言い換えるのも、コミュニケーションをしやすくするために大切なことです。ビジネスの場では、言葉が堅苦しい表現になります。取引先や顧客の前では無理でも、社内で会話する際はなるべく分かりやすい表現に言い換えると良いでしょう。
以下は外国人に伝わりやすくなる言い換え例です。
「書類に生年月日や住所を記入後返却してください」
→「書類に生まれた年や日付、住んでいるところを書いてください。書き終わったら私に渡してください」
「配布したアジェンダをご参照ください」
→「自分の前に配られた書類に書かれている計画表を見てください」
「各自、ひと段落したところで休憩を取ってください」
→「仕事の区切りが良いと感じたら、そのときに自分で判断して休み時間にしてください」
外国人と接するときは、「やさしい日本語」が推奨されています。具体的には、日本の小学校3年生が理解できるレベルです。外国人と実際にコミュニケーションを取りながら、ふさわしいレベルの日本語を使いましょう。
非言語コミュニケーションを意識してみるのもおすすめです。非言語コミュニケーションには身振り手振りだけでなく、身だしなみやスキンシップ、声のトーン、表情なども含まれます。たとえば、明るくライトな話題のときは口角を上げ、声のトーンを上げるなどの行為が非言語コミュニケーションの例です。反対に、注意や指摘などの話題のときは、真剣な表情で声のトーンも下げると伝わりやすくなります。日本語に不慣れな外国人と会話するときは、時間や数量を指で表してあげると、視覚でも伝えられるので効果的です。
外国人の価値観を尊重できると、コミュニケーションが取りやすくなります。外国人と一緒に働くうえで、価値観の違いが行き違いやトラブルに発展するケースは珍しくありません。仕事への向き合い方や時間の感覚、プライベートの優先度など、日本と海外で違う点はいくつもあります。無理に日本の価値観に当てはめようとしても上手くいかないでしょう。
違う部分があるということを理解し、そのうえで、お互いが気持ちよく働ける方法を探す必要があります。
すべての日本語の間違いを細かく指摘していては、外国人が萎縮してしまい良いコミュニケーションは取れません。多少の間違いや不自然な点は、むやみに指摘せず本人が気付くまで見守るという手もあります。人を不快にさせたり仕事のミスに繋がったりする表現だけを指摘するようにしましょう。
外国人の日本語能力が上がれば、コミュニケーションはより取りやすくなります。職場に外国人の母国語を話せる社員がいると、スムーズに業務を進めるために、日本語を使わなくなりがちです。しかし、会話能力は実際に話してみなければ伸びません。はじめのうちは不便に感じる場合もありますが、外国人の日本語能力を伸ばすためにも、なるべく日本語を使うように心掛けましょう。
業務中以外のタイミングで、日本語教育の機会を設けるのも効果的です。外部から講師を招いての研修や、オンライン授業の依頼を検討してみてください。このほか、プライベートの時間で学習する意欲のある外国人のために、日本語教室の受講料を一部負担するのも良いでしょう。
コミュニケーションを取るうえで大切なのは、間違えても大丈夫な空気を作ることです。言語は実際に口に出して間違えながら覚えていきます。しかし、間違った際に笑われたり怒られたりするような環境では、外国人が萎縮してしまい成長の芽を摘むことになりかねません。外国人を暖かく見守れるような環境作りを心掛けましょう。
外国人に業務内容や言葉遣いなどで覚えてほしいことがあれば、その場でメモを取るように伝えてみても良いでしょう。外国人は上司との会話中にメモを取るのは相手に失礼な行為と感じ、控える場合があります。日本ではメモを取っても問題ないことを伝えてみてください。
一般的に、会話よりも文章を読むほうが難易度は低めです。聞き間違いや思い違いを防ぐためにも、文章に残す習慣を付けるよう指導してみましょう。
このほかに、「会話内容の要点をまとめた文章をメールで送る」「Web会議の内容を書き下ろしツールで文章に残す」などの方法もおすすめです。
外国人雇用をスムーズに進めるためのポイントは、「外国人を雇うにはどうしたらいい？雇用に必要な手続きや採用方法を紹介」や「はじめての外国人雇用ガイド！基礎知識や採用の流れを徹底解説」のコラムでまとめているので、ぜひご覧ください。
外国人雇用を行う企業は、あらかじめ日本語でのコミュニケーションの難しい部分を理解し、対策を講じておくことが大切です。まずは、コミュニケーションを取りやすい雰囲気作りを心がけましょう。また、ジェスチャーを交えたり「やさしい日本語」を使用したりするなど分かりやすく伝える工夫も必要です。
入社した外国人が気持ちよく働けるように、積極的にコミュニケーションを取っていきましょう。
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