アルバイトしたい外国人留学生必見！返信メールの書き方

WeXpats

2020/03/05

このコラムではアルバイトをしたい外国人留学生に向けて、メールの基本的なマナーや書き方を解説しています。アルバイト探しを進めていく中で、応募先へのメールの返信に戸惑ったことのある人は必見です。すぐに使える例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

アルバイトに応募後、メールで連絡がきたらどうする？
返信メールの基本
ケース別に見る返信メール例文
メールは作成後に必ず見直しをしよう
こんな行為はマナー違反！

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アルバイトに応募後、メールで連絡がきたらどうする？

応募先からメールで日程調整の連絡があったときは、スケジュールを確認し、すみやかに返信します。返信の目安は24時間以内です。午前中にメールが届いたときは当日の夕方まで、夕方以降に届いたメールは翌日の午前中までに返すとベターです。ただし、深夜や早朝といった営業時間外に送るのはマナー違反なので注意してください。また、受信に気づかず返信が遅れた場合は、「お返事が遅れてしまい、申し訳ありません」などと一言をお詫びを添えておきましょう。

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返信メールの基本

返信メールの基本については、下記にトピックごとにまとめました。

件名は消さない

相手から届いたメールの件名は変更せずそのままにしておきましょう。件名はタイトルの役割を持っているため、消してしまったり変えてしまったりすると、相手が見落とす可能性が高まります。また、返信すると件名は「Re:面接の日程調整について」などのようになりますが、これもそのままで問題ありません。「Re」が付いていることによって、相手が「返信メール」と認識できます。

引用返信で履歴を残す

返信の際には「引用返信」を選び、受信した内容を残しておきましょう。それまでのやりとりが残ることで、経緯をふり返りやすくなります。返信のたびに形式を選択するのは手間がかかるので、返信時には自動的に引用されるように設定にしておくと便利です。

メールの構成

メール本文は「宛名→挨拶→名乗り→お礼→用件→締めの挨拶→署名」の順番で構成します。以下は返信メールの代表的なテンプレートです。参考にしてみてください。

［本文］

〇〇株式会社

△△様

お世話になります。

（氏名）と申します。

このたびは、アルバイトの面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。

面接日時は、以下を希望いたします。

・○月○日（曜日）◯時～◯時

お忙しい中と存じますが、ご調整いただけますと幸いです。

（署名）

氏名

電話番号

メールアドレス

宛名の会社名は（株）などと省略せず、正式名称で記入してください。相手の名前がわからないときは、「ご担当者様」とすればOKです。用件は簡潔にまとめることを心がけましょう。

次項より、ケース別に返信例文をチェックしていきます。なお、例文では宛名と著名は省略してあります。

ケース別に見る返信メール例文

日程調整メールでは、先方から日時が指定されているケースと、提示された候補日から都合の良い日時を選択するケースの2つがあります。返信のパターン別に、下記に例文を紹介していますので、参考にしてください。

指定された日時で面接に行けるとき

応募先から指定された日時で対応可能なときは、シンプルに用件のみを伝えましょう。また、ほとんどの場合、日時と一緒に場所も指定されているので、場所についても記述しておきます。

［例文］

お世話になります。（氏名）と申します。

このたびは、アルバイトの面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。

ご指定いただきました下記の日時、場所にてお伺いします。

・◯月◯日（曜日）◯時

・株式会社△△本社

どうぞよろしくお願いいたします。

日程調整をお願いしたいとき

指定された日時では都合がつかず、日程調整をお願いしたいときは、以下の例文のように候補日をいくつか提示し、調整に余裕を持たせましょう。

1日だけしか提示しない、時間は12時～13時のみ、などと限定しすぎるのはあまりおすすめできません。応募先が都合をつけにくくなり、印象が下がってしまう可能性が高まります。

［例文］

お世話になります。（氏名）と申します。

このたびは、アルバイトの面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。

大変申し訳ありませんが、ご指定いただいた日時の都合がつがず、以下のいずれかで再度調整をお願いしたく存じます。

・○月○日（曜日）12時～18時　

・○月○日（曜日）終日　

恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

メールは作成後に必ず見直しをしよう

返信メールの作成が終わったら、送信前に必ず見直しをしましょう。特に間違えやすい箇所を下記にまとめたので、チェックしてみてください。

・宛名の会社名と担当者名

・希望日程の日時、曜日は正しいか

・署名を忘れていないか

・誤字脱字はないか

上記のポイント以外にも、適度に改行しているか、行間が空きすぎていないかなどを確認してください。見直しながら、相手が読みやすいように全体的にバランスを整えることをおすすめします。

こんな行為はマナー違反！

最後に、やってはいけないマナー違反についてお伝えします。以下に挙げた行為は避けるようにしましょう。

・当日に日時変更を希望する

・面接の連絡に返信をしない

調整後、当日になって日程変更を依頼するのは失礼に当たります。ただし、急病などやむをえない事情で難しくなった場合には、担当者にその旨を連絡をし、今後の対応について確認しましょう。また、応募先からの連絡を無視するのも悪印象です。「行けない」「辞退したい」というケースにおいても、きちんと返事をしておきましょう。

アルバイト面接のメールの概要については「外国人留学生がアルバイト面接のメールを返信する注意点」でも解説しているので、ぜひご覧ください。