2020/03/17

就職活動中の外国人必見!日本流、職務経歴書の書き方

日本での就職を考えた際、応募するにあたり履歴書や職務経歴書などの書類を準備する必要があります。しかし、自国と日本とで書き方に違いがあることから、どう作成すればよいか分からないという外国人は多いものです。
そこで当コラムでは、職務経歴書に注目し書き方や注意点についてご紹介。採用担当者に効果的なアピールをするためにも、作成の前にぜひ確認してみましょう。

そもそも職務経歴書とは?

職務経歴書とは、その名のとおり応募者の仕事経験を確認するための書類です。応募者は、これまでに携わった仕事や業務、有するスキルや能力を記載。志望企業に対し、それをどのように活かせるのかをアピールします。
作成はPCで行い、A4サイズの用紙1~2枚程度でまとめるのが一般的です。
なぜ履歴書だけではなく職務経歴書も必要なのでしょうか。答えは、履歴書と職務経歴書とで果たす役割に違いがあるためです。採用担当者が見ているポイントから、両者の違いについて見ていきましょう。

【履歴書でチェックされるポイント】

・学歴や職歴が評価できるか
・見た目の第一印象から清潔感や熱意を感じられるか
・丁寧な字で記載されているか
・問題なく通勤できそうな距離か
・応募先企業でしか通用しないような志望動機か

【職務経歴書でチェックされるポイント】

・どのような仕事をしてきたか
・求めるキャリアやスキルを有しているか
・どのような業績を挙げたか
・仕事における強みは何か
・企業の事業内容や応募職種と関連性のある職歴か
・納得できる転職目的か

上記が一般的に言われているチェックポイントの一例です。どちらの書類も職歴を記載する欄があるものの、履歴書は応募者の基本的なプロフィールを知るためのもの。一方、職務経歴書は職歴と仕事で活かせるスキルを知るためのものであり、メインでチェックしているポイントには違いがあります。
職務経歴書は本来、職歴がない新卒の就職活動の場合は不要で、職歴がある転職活動の場合に必要な書類です。そのため、外国人も同様に、母国や日本、そのほかの国で勤務経験がある場合は、履歴書とは別に職務経歴書を用意するようにしましょう。

職務経歴書の書き方

職務経歴書の作成をスムーズに進めるためにおすすめなのが、過去のキャリアの棚卸しです。どこでどのようなことをやってきたのかを振り返ります。
仕事を通じて身についたスキルや能力、強み、評価された内容などを書き出しましょう。強みが分かったら、志望先企業との関連性を見つけます。
自分の強みや能力が企業で活かせるのかを伝え、志望先企業が求める人物に当てはめてアピールすると効果的です。

事前準備が終わったら作成していきましょう。インターネットで検索すると、職務経歴書のフォーマットを入手できるほか、市販もされています。自分が作成しやすいレイアウトを探してみると良いでしょう。
この項目では、自身で一から作成する人のために盛り込むべき内容をご紹介します。下記内容の順番に従って、横書きで作成しましょう。

【盛り込むべき要素】

1.タイトル(中央)
1行目の中央に、大きめのフォントで「職務経歴書」と記載します。

2.日付と氏名(右寄せ)
2行目に、職務経歴書を作成した日付と、さらに次行に氏名を右寄せで記載します。

3.経歴概要(これより以下の項目は左寄せで記載)
次の行に「経歴概要」と記載。次行に移り、就業開始後から現在までの経歴を簡潔に記載します。どのような業務経験があるのか、採用担当者に大まかにイメージしてもらう部分です。

4.職務経歴詳細
3で簡単に紹介した内容を深堀りします。「職務経歴詳細」と記載し、さらに次行に会社名・就労期間・事業内容・従業員数・資本金・雇用形態・業務内容・業務内容に携わった期間・実績などを書きましょう。
複数の経歴がある場合は、この項目の内容を増やしてください。その場合の書き方にはいくつか形式があります。次項の「作成のポイント」でご紹介しますので、併せて確認しておきましょう。

5.得意分野
次行に「得意分野」と記載し、強みやアピールポイントを箇条書きで記載します。

6.取得資格
次行に「取得資格」と記載。所持している資格を書き出します。なるべく志望先企業と関連性のあるものを優先して記載しましょう。

7.自己PR
最後に自己PRを記載します。どの企業でも通用するような汎用性の高いものではなく、こういう事業内容を行う企業だからこそ今まで培ったこういう経験を活かせると考える、という風にアピールしましょう。
最後は次行に移り、「以上」と右寄せで記載し完成です。

上記の3~7までの内容の一例を以下にご紹介します。下記を参考にしながら、自分だけの職務経歴書を作成してみてください。

【職務経歴書の例】

□経歴概要
大学を卒業後、広告代理店において営業職として約◯年間従事してきました。新規開拓から既存顧客に対する実績の拡大までを経験しています。

□職務経歴詳細
株式会社◯◯ 20◯◯年◯月~現在
事業内容:広告代理店業
従業員数:◯◯◯名
資本金:◯◯◯◯円
雇用形態:正社員
期間:20◯◯年◯月~20◯◯年◯月
業務内容:入社後、3ヶ月のOJTや新人社員研修を経て、営業部に配属。
期間:20◯◯年◯月~現在
業務内容:主に中小企業のクライアントを担当。自社の求人広告の提案営業を行う。新規開拓から既存顧客の維持に携わる。
2年後の20◯◯年◯月から部下◯名のチームリーダーとして従事し現在に至る。
実績:部内順位◯人中◯位。前年度比◯%の売上を達成。新規開拓部門で2位入賞。

□得意分野
・新規開拓営業
・WordやExcel、PowerPointを用いた企画書の作成、提案
・リーダー業務
・インターネット広告に対する知識

□取得資格
・普通自動車第一種運転免許 取得(20◯◯年◯月)
・日本語能力試験一級 取得(20◯◯年◯月)

□自己PR
◯◯◯◯◯

作成のポイント

ちょっとしたコツをおさえるだけで、ライバルと差をつけられる職務経歴書を作成することができます。作成する上で大切なポイントについて見ていきましょう。

【見やすいレイアウト】

採用担当者は何枚もの職務経歴書に目を通します。レイアウトや構成が密であればあるほど見づらく、読む気を削ぐ原因になりかねません。文字量は適切か、簡潔な説明ができているか、空行を適度に用いているか、用紙1~2枚程度に収まっているかなどをチェックしましょう。
逆に空欄が多くスカスカでも魅力的な職務経歴書とは言えません。第三者に見てもらい、程良い文章量を見つけることをおすすめします。
また、フォントや文字サイズについても意識しておきましょう。一般的にビジネス文書で用いられるフォントは明朝体で、サイズは10.5~11ptです。
これに合わせておけば、違和感のない職務経歴書を作成できます。

【図表を用いる】

字続きの文章でまとめても問題ありませんが、表やグラフを用いるとさらに読みやすくなる場合があります。例えば前項目の4でご紹介した、「職務経歴詳細」などが表を用いると読みやすくなるケースです。
どこに何を書いているかが明確になれば、読み手の時間短縮に繋がります。

【分かりやすいキーワード】

スキルや知識、能力など、企業側が興味を持つであろうキーワードを盛り込みます。企業にマッチする人物かどうか、採用担当の立場に立ってアピールできているかが大切です。

【具体的なアピール】

「注力しました」「努力してきました」という漠然としたアピールでは、採用担当者の心を動かすことは難しいでしょう。「1日◯件営業を行った」「こういう努力をした結果、社内の賞をいただいた」など、具体的にアピールしたほうが効果的です。

【自分に合ったアピール】

職務経歴書は、編年体形式・逆編年体形式・キャリア形式の3つに大別できます。
編年体形式とは、時系列にキャリアを記載する方法です。一般的な形式であり、転職回数の少ない人やキャリアが浅い人に向いていると言われています。
逆編年体形式とは、直近のキャリアから書く方法。直近のキャリアをアピールしたい場合に効果的です。
キャリア形式とは、業務内容やプロジェクト、分野ごとにまとめる方法を指します。専門性の高い職種を経験してきた人に向いている形式です。
業務内容や分野といった軸単位でまとめていくため、経験してきたことや持っているスキル、強みなどをアピールしやすいでしょう。一方、時系列で記載しない分、いつどの仕事に携わっていたのかを伝えづらいという側面も持ちます。

ご紹介してきたとおり、書き方の基本やポイントをおさえて自分のキャリアに合わせた形式でアピールすることが大切。書類選考を突破できる職務経歴書になれば幸いです。

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