2022/06/23

外国人が日本の履歴書を書くコツとは?就職・転職で有利になる書き方を紹介

外国人が日本で就職・転職するには、日本語で履歴書を作成する必要があります。しかし、「日本語で履歴書を書くのは難しい」「日本式の履歴書の書き方が分からない…」と悩む外国人は少なくありません。そこで、このコラムでは日本式の履歴書の書き方や面接官に好印象を与えるコツを紹介します。ここで紹介する内容を参考に、「面接で実際に話してみたい」と思われるような履歴書を作成してみましょう。

目次

  1. 外国人が日本の履歴書を書く際のポイント
  2. 日本の履歴書の記入項目
  3. 基本的な履歴書のマナー
  4. 日本で履歴書を提出する際のマナー
  5. まとめ

外国人が日本の履歴書を書く際のポイント

日本の就職・転職活動で面接を受けるには、書類選考に通過する必要があります。そのため、日本で働きたい外国人は、書類選考を通過できるクオリティの履歴書を作成しなければなりません。日本式の履歴書は、海外の就職・転職活動で使われるresumeと異なります。書き方のコツを把握し、面接官に会いたいと思ってもらえるような履歴書を作成しましょう。

履歴書を書く前に必要なものを準備しよう

履歴書を書く際に必要なものを揃えておきましょう。

手書きの履歴書を書く際に主に準備しておくとよいものは下記4点です。

①履歴書の予備

手書きの場合は、文字を書き間違えて修正する可能性も多く発生します。念の為、予備の新しい履歴書を準備しておくとよいでしょう。

②黒ボールペン

こすって消えるボールペンは使用NGです。色は黒でしっかりとインクがでる油性のボールペンを選びましょう。

③顔写真

履歴書の写真を撮影してもらえる写真スタジオや駅付近にある証明写真の機械を使用し、事前に顔写真を撮影しましょう。

④のり

証明写真を貼り付けたり、履歴書を郵送する場合は封筒をとじる際にも必要になります。コンビニエンスストアでも販売しているので所持してない場合は購入しておきましょう。

日本の履歴書は「resume」とは異なる

海外での就職・転職ではプロフィールや職歴をまとめた「resume」を作成するのが一般的ですが、日本の場合は履歴書と職務経歴書を用意します。resumeは英語圏以外でも英語で作成するのが一般的です。一方、日本の履歴書や職務経歴書は日本語で作成します。resumeと日本式の履歴書の違いは、言語だけではありません。日本の履歴書は書式が決まっており、記入項目に沿って年齢や性別、学歴・職歴、志望動機などを記入します。書式が自由でプライベートな情報を書く必要がないresumeに慣れている外国人は、日本式の履歴書の書き方に戸惑うでしょう。

日本式の履歴書と海外のresumeは似ているようで異なる書類です。日本で就職・転職活動を行う外国人は、きちんと日本式の履歴書の書き方を覚えてから書類を作成することをおすすめします。

応募先の企業に応じた自己PR・志望動機を記入する

履歴書を書く際は、応募する企業に合わせて自己PRや志望動機を記入しましょう。履歴書は採用担当者が最初に見る書類のため、応募者の第一印象を大きく左右します。そのため、履歴書で最も自由度が高い自己PR・志望動機の欄で熱意や入社意欲を示すのが重要です。どの企業でも通用するような自己PR・志望動機は採用担当者に熱意が伝わりにくく、書類審査を通過できない可能性があります。

応募企業に合わせた自己PR・志望動機を書くには、企業研究や自己分析が必要です。企業が行っている事業や取り扱っている商品・サービス、経営方針については必ず調べておきましょう。調べた情報をもとに、具体性のある志望動機や企業が求める人物像に沿った自己PRを書ければ、採用担当者に「直接会って話したい」と思ってもらえる可能性が高まります。

顔写真を貼付する

日本の履歴書を作成する際は必ず顔写真を貼付します。採用担当者が書類選考の段階で、応募者の雰囲気や身だしなみをチェックするのが目的です。海外の就職・転職活動では見られない習慣なので、戸惑う方もいるでしょう。

履歴書に使う顔写真には、サイズや条件などの規定があります。スナップ写真や集合写真を拡大して切り取ったものは使えません。証明写真機や写真館で履歴書用の写真を撮影できるので、応募書類を書く前に撮影に行きましょう。顔写真で確認できる身だしなみや清潔感の有無は、書類選考において重要な基準です。身だしなみが整っていないとだらしない印象を与えてしまうので、ひげをそったり適度に化粧を施したりしてから写真を撮影してください。

日本の証明写真機は駅やコンビニエンスストア、オフィスビルの付近にも配置されています。

撮影から発行まで5分程で完了する機械もあるので、急ぎで追加の写真が必要となった際はそういった照明写真機の利用がとても便利です。

日本の履歴書の記入項目

日本の履歴書は様式が定まっているため記入項目がはっきりしています。記入項目ごとの書き方や注意点を把握すれば、書類選考を通過できるクオリティの履歴書を作成するのは難しくないでしょう。ここでは、記入例を添えて日本の履歴書の書き方を解説します。日本の基本的なビジネスマナーも合わせて紹介しているので、履歴書を書く際の参考にしてください。

日付

履歴書に記入する日付は、西暦(20××年)・和暦(令和△年)どちらでも問題ありません。ただし、履歴書のなかで表記が混ざってしまうと読みにくい印象を与えます。必ず西暦・和暦のどちらかに表記を統一しましょう。

履歴書の枠外にある日付の記入欄には、記入日ではなく提出日を書きます。なお、面接に履歴書を持参する場合は面接日、郵送で提出する際は投函日を記入するのがマナーです。

氏名

履歴書の氏名欄には自分の名前を書き、氏名欄のうえにある細い行には、名前の読み方を記入します。「ふりがな」とある場合はひらがな、「フリガナ」の場合はカタカナで読み方を書きましょう。なお、読み方を書く際もファーストネームとファミリーネームの間にスペースを入れる必要があります。

生年月日

履歴書の提出日、もしくは投函日時点での年齢と生年月日を氏名欄の下に記入します。生年月日を書く際の西暦・和暦表記は、履歴書の枠外に記入する日付と一致させましょう。

性別

日本の履歴書には性別の記入項目があります。ほとんどの履歴書には「男・女」と記載されているので、当てはまるほうに丸をつけましょう。なお、2021年に厚生労働省が作成した新様式の日本の履歴書の場合、性別欄の記入は任意です。

連絡先

履歴書に記入する連絡先は、本人確認や合否の連絡に使える住所と電話番号、メールアドレスです。電話番号とメールアドレスは、最も連絡がつきやすいものを記入します。自分の住所を記入する際は、枠の左上に「現住所」と書かれているほうに記入しましょう。郵便番号や番地が分からないときは、自宅に届いた郵便物を参考にしてください。なお、現住所以外に連絡してほしい場合は、連絡先と書かれた欄に住所を記入します。現住所への連絡で問題ない場合は連絡先欄に、「同上」と書くのがマナーです。また、住所にもふりがなを書く必要があるので、都道府県名から番地の前まで読み方を記入しましょう。

学歴・職歴

日本の履歴書では、学歴と職歴を同じ枠の中で書きます。採用担当者が読みやすいように、記入欄の最初の行には「学歴」と記入しましょう。学歴は、最終学歴の一つ前から入学・卒業年度を記入します。在学中の場合は「卒業見込み」、途中で学校をやめた場合は「中退」というように、状況に応じて書き方が異なるので覚えておきましょう。なお、学校名は必ず正式名称で記入します。大学や専門学校の場合は学部・学科も書きましょう。学歴・職歴の書き方は以下のとおりです。

学歴・職歴

   

学歴

2013

4

××県立△△高等学校 入学

2016

3

××県立△△高等学校 卒業

2016

4

◎◎大学××学部△△学科 入学

社会人経験がある外国人は、職歴も書く必要があります。なお、職歴にアルバイト・インターンは含みません。学歴を書き終えたら1行開けて「職歴」と記入し、働いた会社の名前と業種、従業員数、主な業務内容などを書きます。現在も働いている場合は「現在に至る」、自分の都合で退職した場合は「一身上の都合により退職」、解雇・リストラの場合は「会社都合により退職」と記載するのがマナーです。

2020

4

●●株式会社 入社

   

食品製造業 従業員数150名

   

原材料の品質検査・調理・食品加工に携わる

   

現在に至る

   

以上

学歴・職歴を最後まで書いたら、上記の表のように右寄せで「以上」と記入して締めくくります。resumeと違って、日本の履歴書では古い順に学歴・職歴を記入するので間違えないように注意しましょう。

免許・資格

車の運転免許や仕事に役立つ資格を持っている場合は、履歴書の免許・資格欄に記入します。免許・資格の記入は、原則正式名称です。取得年月も正しく記載しましょう。日本語能力試験(JLPT)に合格している外国人の場合、免許・資格欄で日本語能力をアピールできます。免許・資格を持っていない場合は「特になし」と記入するのがマナーです。空欄で提出すると、採用担当者に記入漏れや確認不足と思われ、印象が悪くなる可能性があります。不要な誤解も招かないためにも、無記入での提出は避けましょう。

志望動機

志望動機は、履歴書のなかで最も自分をアピールできる記入項目です。

志望動機を書く際は、仕事に活かせる能力をアピールしたり志望企業ならではの内容を盛り込んだりするよう心掛けましょう。「応募先の企業のどこに惹かれたか」「なぜほかの企業ではいけないのか」を具体的に書くと、採用担当者に好印象を与えられます。入社したいというアピールだけでなく、その企業にこだわる理由を書けるとより説得力が増すでしょう。そのためには企業理念や経営方針、事業内容を詳しく調べるのが大切です。応募先の企業に関する情報を集めて、具体的な内容を書きましょう。また、志望動機に入社後の目標を書くと、仕事への積極性をアピールできます。

採用担当者が重視しているのは、応募者が企業に貢献する人物かどうかです。企業が求めている人物像を把握したうえで、入社後の明確な目標を記載しましょう。

【志望動機を書くポイント】

①結論・志望理由を一文で伝える

志望理由として、自社に入社して叶えたいことを伝えましょう。

まずは、端的に分かりやすい言葉で伝えることが重要です。ありきたりな言葉でもよいですが、印象に残るような単語を選ぶことで企業への印象付けができるでしょう。

例)

私は、御社のライターとして「日本をもっと近くに感じられる」コンテンツを企画作成していきたいです。

私はこれまで営業の経験を積んでまいりましたが、御社の「日本をもっと近くに」というスローガンを拝見し、母国に向けて挑戦を後押しできるコンテンツを発信したいと思うようになりました。

②根拠を表す

志望理由に対して、なぜ自社に入社したいと考えたのか記載しましょう。

経験をベースに「なぜ」を記載できると根拠が深まります。アルバイトや学生生活で頑張ったこと、目標としていたこと、意識していたことなどを選んで記載しましょう。

複数ある場合は、企業や職種によって関連性のある経験を記載できるとより良いでしょう。

例)

学生時代は、NPO団体でベトナムにいる日本語に興味がある子供に向けて、オンラインで日本語の授業を企画したり、日本文化の特徴をまとめてフリーペーパーとして定期的に発行していました。この経験から「日本を知ってもらう」ことだけでなく「日本で生活をする/日本で働く」ことをサポートできる環境を生み出したいと常に考えてきました。

③貢献出来ることを伝える

自分のこれまでの経験やスキルで、企業に対して何が貢献できるか記載しましょう。

企業側からの目線で考えると、「実際に自社で活躍してくれるイメージができるか」が重要なポイントです。企業研究をしたうえで、自分のスキルや経験で活かせる部分を書いてみましょう。

例)

未経験ですがどうしてもライター職に就きたいと考え、前職在職中にWebライティング能力検定2級を取得しました。最後までやり抜く粘り強さで、1日も早く戦力になりたいと考え志望させていただきました。

自己PR

履歴書の自己PR欄は、基本的に志望動機か趣味・特技の記入欄とひとまとめにされています。自己PRを記入する場合は、自信がある能力と仕事での活かし方を具体的かつ簡潔にまとめましょう。エピソード付きの自己PRはイメージしやすく、採用担当者に強い印象を残せる可能性があります。

「リーダーシップがあること、自分ができることを常に考えて積極的に行動できる」

「計画性があることから、仕事の優先順位をつけて円滑に業務を進められる」

など、仕事上で役に立つ長所と具体例を書きましょう。

趣味・特技

面接に進んだ際に緊張をほぐすための話題として使われることが多いのが、履歴書の趣味・特技欄の内容です。そのため、特になしと記入するのはおすすめできません。仕事に活かせるスキルが身につく趣味・特技であれば、アピールにもなります。記入した趣味・特技が採用担当者と一致していれば、話が弾むでしょう。ただし、ギャンブルや犯罪をイメージさせるような趣味・特技は、マイナスな印象を与えてしまうため記入NGです。

本人希望

履歴書の右下にある本人希望欄には、希望職種や働くうえで配慮が必要な事柄を記入します。特に希望がない場合は、「貴社規定に従います」と記入するのがマナーです。

宗教上の理由で食べれないものがあったりお祈りが必要だったりする外国人は、必ず履歴書の本人希望欄に記載しましょう。ただし、本人希望欄に記入したからといって、入社後に確実に要望が通るわけではありません。あくまで希望として考えておきましょう。なお、給与・待遇に関する希望は、「条件面しか見ていない」と採用担当者に悪い印象を与えかねないため、記入しないことをおすすめします。

通勤時間

日本の履歴書では、自宅の最寄り駅や会社までの通勤時間を記入する必要があります。就職・転職が決まってから日本に引っ越す予定の外国人は、採用後、通勤に支障が出ない距離に転居することをアピールしましょう。なお、通勤方法に制限があったり交通費を支給していたりする企業の場合、通勤手段も聞かれます。履歴書を読めば分かるように、あらかじめ記入しておくと親切です。なお、プライベートな記入項目であるため、2021年に厚生労働省が作成した新様式の履歴書では、通勤時間の項目は削除されています。

配偶者・扶養家族の有無

履歴書には、配偶者や扶養家族の有無を記入する項目があります。配偶者がいる応募者の採用が決定した場合、社会保険の加入手続きをはじめとする手続きを企業が行う必要があるので、確認のために設けられている項目です。なお、2021年に厚生労働省が作成した新様式の履歴書には、「扶養家族数(配偶者を除く)」「配偶者」「配偶者の扶養義務」の項目はありません。

志望動機は履歴書のなかでも特に注目される項目です。どのような内容を書けば良いのか悩む人は、「留学生が日本で就職するために!志望動機の書き方の定義や例文をご紹介!」を参考にしてみましょう。NG例や例文つきで、志望動機の書き方を分かりやすく解説しています。

参照元
厚生労働省「新たな履歴書の様式例の作成について

基本的な履歴書のマナー

履歴書の内容が完璧でも、基本的なマナーが守れていないために書類選考を通過できないケースもあります。そのため、これから履歴書を書く外国人は、書き方のルールも身につけておくのが重要です。

手書きかPC入力で作成する

日本の履歴書は一般的に手書きで作成するのがマナーです。手書きの文字から人柄や熱意が伝わると考える採用担当者は、少なくありません。外国人の場合、手書きで履歴書を作成すれば日本語能力のアピールにもなるでしょう。なお、手書きより読みやすく、文章作成スキルのチェックを兼ねられるPC作成の履歴書を好む企業もあります。特にIT系の企業や事務職に応募する場合は、PCで作成した履歴書のほうが好印象を与えられるでしょう。日本語を書くのに自信がない場合もPC作成がおすすめです。応募先の企業の社風や自分の日本語スキルを踏まえたうえで、履歴書を手書きで書くかPCで作成するか選んでください。

書き損じたら最初から記入し直す

履歴書を手書きで記入する際、修正テープや修正液で消したり二重線を引いて訂正したりするのはマナー違反です。書き間違えたら、必ず新しい用紙に最初から書き直しましょう。記入ミスを減らすには、鉛筆・シャープペンシルで下書きしてからボールペンでうえからなぞる方法がおすすめです。なお、日本では履歴書や公的文書などの重要な書類は、黒インクのボールペンで記入します。誤ってほかの色を使わないよう注意しましょう。

生年月日や学校名などは正式名称で書く

生年月日を和暦表記で書く際、平成を「H」令和を「R」というように省略してはいけません。学校名や企業名も誤認防止のため、正式名称で記入する必要があります。このルールを知らずに生年月日や学校名を略称で書いてしまうと、採用担当者に「常識がない」「不親切」と思われかねません。履歴書は就職・転職活動において重要な書類であることを認識し、失礼のないように記入しましょう。

履歴書の項目はすべて記入する

書くことがないからといって、趣味・特技欄や本人希望欄などを空欄にして履歴書を提出するのは、マナー違反です。履歴書を提出する際は、すべての項目をきちんと記入しましょう。空欄での提出は、記入ミスや確認不足を疑われる可能性があります。先述した履歴書の書き方を参考に、空欄のない書類づくりを行ってください。

履歴書を作成する際のマナーや提出前にチェックすべきポイントを知りたい方は、「履歴書の書き方を外国人向けに解説!提出前にチェックすべきポイントとは」もあわせてチェックしましょう。書類選考を通過するために、最低限必要なマナーがまとめられています。

日本で履歴書を提出する際のマナー

応募企業に履歴書を提出する方法は、郵送か手渡しが一般的です。日本では履歴書の提出方法にもマナーがあります。書類選考を控えている外国人は、ぜひチェックしてみましょう。

郵送の場合

郵送で履歴書を送る際は、書類を折らずに入れられる無地の封筒と新品のクリアファイルを用意します。A4サイズの履歴書であれば、角形A4号(228 mm×312mm)か角形2号(240 mm×332mm)の封筒が書類を折らずに入れられるサイズです。

封筒の表には右側に郵送先の住所と郵便番号、中央に宛名を記入します。担当者の氏名がわからない場合は「人事採用後担当者様」と記入してかまいません。また、重要な書類が入っていることが分かるように、封筒の表の左側に赤文字で「応募書類在中」と書きましょう。封筒の裏面の左下には自分の郵便番号と住所、氏名を記入します。

応募書類はすべてクリアファイルに入れ、書類と封筒の表がそろうようにしましょう。中身が出ないように封筒に封をしたら、閉じた部分に「〆」と書いて完成です。郵送する際は料金不足が起きないよう、郵便局の窓口で出すことをおすすめします。

手渡しの場合

応募先の企業の受付や採用担当者に直接履歴書を手渡す場合も、クリアファイルや封筒は必要です。封筒の表の左下に赤文字で「応募書類在中」と書き、裏面の左側に持参日の日付と自分の住所、氏名を記入しておきましょう。ただし、封筒に宛名を書いたり糊づけしたりする必要はありません。採用担当者がその場で内容をチェックするため、確認しやすくするのが目的です。なお、手渡しで履歴書を持参する場合は封筒自体をクリアファイルに入れて保護することをおすすめします。バッグの中にそのまま封筒を入れておくと、汚れや折り目がつく可能性が高く、提出時に悪印象を与えかねません。採用担当者が履歴書を見る前に印象を悪くしないよう、封筒自体にも気を使っておくと安心です。

まとめ

外国人が日本式の履歴書を書く際は、resumeとの違いを理解し、各記入項目の書き方を覚えるのが大切です。また、書類選考では履歴書の内容だけでなく、書き方や書類の扱い方もチェックされます。日本で就職・転職活動を行う外国人は、履歴書の作成ルールや提出時のマナーも押さえておきましょう。

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