「転職したいけど、企業へのメール返信はどうしたら…」と考えたことはありませんか？企業からのメールに返信するときは、正しい敬語や読みやすい文章で作成することが大切です。また、メールの内容を丁寧にするだけでなく、返信する時間帯にも配慮すると好印象でしょう。この記事では、正しい敬語を使用して企業にメール返信をする方法や、好印象なメール返信のマナーなどを紹介しています。
目次
日本での仕事探しで悩んでいませんか？
転職活動で企業へメールの返信をするのはどんなとき？
転職活動で企業へメールを返信する機会として、おもに面接の日程調整、履歴書の送付、、内定通知にお礼メールを送る際などがあげられます。多くの企業はメールの内容だけでなく、敬語を正しく使えているか、読みやすい文章かどうかもチェックしています。
面接の日程調整
企業へメールを返信する機会として最もよくあるのが、面接の日程調整です。企業が提示している面接の候補日から希望の日時を返信したり、自分のスケジュールが合わなければ、自分から希望日を返信します。自分で希望日を提出する場合は、少なくとも3つの日程を提示しましょう。そのようにすることで、メールのやり取りの回数が減り、効率よく面接日程を決められます。
履歴書の送付（書類選考）
応募する企業によっては、メールで履歴書を送るよう依頼されることがあります。履歴書の内容についてはメールの本文上に記入するのではなく、PDFファイルに保存してメールに添付しましょう。企業で定められたフォーマットがある場合は、企業の指示に従うことが原則です。
内定通知への返信
面接後に内定通知が届いたときは「企業への内定に対するお礼と入社後の抱負」を簡潔に返信しましょう。返信が遅くなってしまうと内定を辞退するとみなされてしまう場合があるため、当日中に返信するのが基本です。また、入社する企業以外に応募した会社がある際は、早めに選考辞退の連絡をしましょう。
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転職で必要なメール返信のマナー
転職するうえで、企業へのメール返信では正しい敬語を使用しましょう。バランスよく改行を入れ、メールを読みやすくすることも必要です。メールを見直したら、企業に失礼のない時間帯に送信しましょう。
正しい敬語を使う
日本の転職活動で企業にメールを送るとき、正しい敬語を使用することは基本です。ここで、よく日本で使われる、特に間違えやすい敬語を以下で解説します。
・行きます→伺います。
・分かりました→かしこまりました。承知いたしました。
・すみません→申し訳ございません。
・～と思います。→～と考えております。～と存じます。
このように、同じ意味でも言い方を変えるだけで丁寧な印象になり、伝わり方が異なります。しっかりと構成が整っているメールでも、敬語の使い方を間違えてしまうと「違和感がある」と企業に思われてしまいます。状況によって敬語を使い分け、正しく表現できるようにすることが重要です。
改行を交えて読みやすい文章を心がける
読みやすく、丁寧なメール返信には改行が欠かせません。長々と文章が羅列してしまうと読みづらいうえ、何を伝えたいのか分からなくなってしまいます。バランスよく改行を使用し、誰が読んでも読みやすい文章を心がけましょう。
送信する時間帯を考える
企業へのメールに返信するときは送信する時間に気を配りましょう。転職活動中、企業から届いたメールにはなるべく早く、当日中に返信することが大切です。ただし、何時でも返信していいとうわけではなく、深夜や朝方は避けたほうが好印象といえるでしょう。企業へのメールの返信に適切な時間帯は、おもに朝8時から夜21時までの間といわれています。
転職活動でメール返信をするポイント
転職活動のメール返信のポイントは「確認を怠らず、早めに返信する」ことです。誤字脱字がないか、敬語が正しく使えているかなどを確認しましょう。また、絵文字や装飾は使わずにシンプルにまとめることが原則です。。
記入漏れや誤字脱字がないか見直す
記入漏れや誤字脱字がないかを見直しましょう。メール自体はきれいにまとまっていても、記入漏れや誤字脱字があると確認不足と思われてしまいます。自分の印象が下がりやすくなるため、メールを作り終えたら必ずゆっくりと見直すことが重要です。
敬語を正しく使えているか確認する
前述のとおり、正しい敬語を使用できているか確認しましょう。この場合も上記と同様「見直し」が重要といえます。また、企業へメールで履歴書を送付する場合は添付したデータの中身にも注意が必要です。特に「志望動機」をよく確認しましょう。志望動機は自分の過去の経験や企業への志望理由を記入するため、履歴書の中で最も注意深く見直すことが大切です。
返信は当日中にする
転職での企業へのメール返信は原則、当日中に送りましょう。ただし、前述のとおり夜遅い時間の21時以降や深夜、朝方などに返信をするのは避けるべきです。このような時間帯は就業時間外であり、企業へメールを送る際のマナーに反するため、印象が悪くなる可能性があります。あくまで企業目線での時間帯で判断し、送信できる時間帯であればすぐに返信をしましょう。
装飾や絵文字は使わない
転職活動での企業へのメール返信に、絵文字や装飾は不要です。企業に送るメールに絵文字や装飾を使用すると、友人同士のメールのようなくだけた印象になり「オンオフがつけられていない」と思われてしまいます。真面目に転職活動に取り組んでいることを示すためにも、絵文字や装飾は使わないようにしましょう。
転職活動中のメール返信の例文
転職活動でのメール返信の例文を紹介します。前述のマナーやポイントをよく理解したうえでメールを作成しましょう。内定通知が届いたときも、企業にお礼メールを送ると好印象です。企業で決められたフォーマットがある場合は、指示に従いましょう。
面接の日程調整をする場合
面接の日程調整を返信するときの注意点
・件名はRe:を消さずに企業が入力した文のままにし、件名のあとに氏名を記入する
・面接日程のメールが企業から届いたことに対し、まず感謝を伝える
・日時をあらわす場合は曜日もしっかり記入する
・改行をバランスよく使用し、見やすい文章を心がける
・文末には自分の連絡先を明記し、企業が連絡しやすい状態にしておく
＜企業が提示した候補日から日時を選択し、返信する場合＞
件名 Re:元の件名（氏名を記入）
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◯◯◯株式会社
人事部 採用担当 ▲▲様
お忙しいところ失礼致します。
お世話になっております。◯◯◯◯（名前）です。
面接日程のご連絡をありがとうございます。
下記の日程でお伺いさせていただけますでしょうか。
◯月◯日（◯）◯時～◯時
お忙しい中恐れ入りますが、宜しくお願い致します。
氏名
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：mail@×××××.ne.jp
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履歴書をメールで送信する場合
企業に履歴書をメールで送るときの注意点
・件名はRe:を消さずに企業が入力した文のままにし、件名のあとに氏名を記入する
・履歴書はデータとして添付するため、本文はシンプルに書く
・「ご確認」ではなく「ご査収」
・履歴書は個人情報のため、閲覧パスワードを設定し、セキュリティを管理しておく
・転職時には履歴書のほかに「職務経歴書」があると好印象
・企業で専用フォーマットなど指示がある場合はその指示に従う
件名 Re:元の件名（氏名を記入）
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◯◯◯株式会社
人事部 採用担当 ▲▲様
お世話になっております。
（氏名）と申します。
別添のとおり、履歴書と職務経歴書を添付いたしました。
添付データにはパスワードを設定しておりますので、
閲覧パスワードも併せて記載致します。
パスワード: ◯◯◯◯
お忙しい中恐れ入りますが、ご査収のほど宜しくお願い致します。
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苗字 名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：myoji_namae@×××××.ne.jp
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内定通知にお礼メールを送る場合
内定通知にお礼メールを送る場合の注意点
・件名はRe:を消さずに企業が入力した文のままにし、件名のあとに氏名を記入する
・企業に内定に対しての感謝を先に伝える
・「入社させていただく」ではなく「謹んでお受けさせていただく」と記載する
・意気込みや抱負は端的に伝える
件名 Re:元の件名（氏名を記入）
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◯◯◯株式会社
人事部 採用担当 ▲▲様
お世話になっております。
先日面接していただきました（氏名）です。
このたびは内定のご連絡をいただきありがとうございます。
謹んでお受けさせていただきます。
これまでの経験を活かし、貴社の一員として戦力になれるよう
努力して参ります。
何卒、宜しくお願い致します。
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苗字 名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：myoji_namae@×××××.ne.jp
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このように、送信する内容によって使用する敬語や改行の使い方、文章の長さは異なります。内容に合わせたまとめ方で、シンプルにメールを作成しましょう。
「ビジネスメールの書き方を知りたい外国人に向けて！注意点や例文を紹介」では、ビジネスメールを送る際の注意点を解説しています。ビジネスメールの正しい書き方がチェックできるので、転職後も参考になるでしょう。
まとめ
転職時の企業へのメールの返信では「迅速で簡潔に、正しい敬語を使用すること」を重視しましょう。また、件名や面接日程の時間帯など、記入漏れしやすい箇所にも注意が必要です。履歴書を送る際は、履歴書内容の不備や履歴書データの添付漏れなど、メールの本文だけでなく履歴書の中身もしっかり確認しましょう。内容がすぐに把握できるメールを作成し、直接顔が見えなくても好印象にすることが大切です。
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