일본 비즈니스 매너, 3단계로 핵심 정리(인사~명함 교환~전화)

WeXpats

2023/10/27

“일본 비즈니스 매너는 복잡해서 어렵다…” 많은 외국인들이 어려워하지만, 그럴수록 적절한 비즈니스 매너를 알고 실천하면 좋은 인상을 주고, 커뮤니케이션이 원활하게 진행되는 데도 도움이 됩니다.

이번 기사에서는 일본 비즈니스 현장에서 적절한 복장, 바른 호칭, 자주 주고받는 인사말, 쉽지 않은 명함 교환 방법, 전화 및 메일에 관한 매너까지 다양한 비즈니스 매너를 기본부터 실전까지 3단계로 나누어 요점을 중심으로 소개합니다.

<내용 소개>

◆일본 비즈니스 매너 1단계: “BASIC” 매너 6가지

‘옷차림’을 청결하게
‘인사’를 반듯하게
‘호칭’을 빠뜨리지 말고 적절하게
‘경어’를 바르게
‘호렌소(報連相)’[보고, 연락, 상담] 빠르게
‘시간’은 정확히

◆일본 비즈니스 매너 2단계: “명함 교환”, “좌석 매너”

◆일본 비즈니스 매너 3단계: “전화”, “메일”

◆마무리

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일본 비즈니스 매너 1단계: “BASIC” 매너 6가지

‘비즈니스 매너’란 직장에서, 동료, 고객, 비즈니스 파트너를 상대할 때 필요한 사회적인 행동이나 매너를 말합니다. 좋은 인상을 주어 회사의 이미지를 향상시키고, 고객, 동료, 상사의 신뢰를 얻기 위해서는 비즈니스 매너를 지키는 것이 대단히 중요합니다.

비즈니스 매너를 배우는 방법은 아주 많습니다. 책으로 공부하거나, 비디오나 영상을 보거나, 세미나에 참가할 수 있고, 평상시에 상사나 선배를 보고 배울 수도 있습니다.

여기서는 업계, 직종에 관계 없이 일본에서 일하는 모든 사람에게 적용되는 기본적인 비즈니스 매너 6가지를 소개드립니다.

1. ‘옷차림’을 청결하게

책도 표지에서 좋은 인상을 받아 고르는 경우가 많은 것처럼, 첫인상은 보통 겉모습으로 판단받기 때문에 옷차림이 매우 중요합니다. 일본에서는 ‘미다시나미(身だしなみ)’[옷차림, 몸가짐]라고 하여 직원 교육 때 그 내용을 반드시라고 할 만큼 강조하고 있습니다. 그 기준은 바로 ‘청결(清潔; せいけつ)’입니다. 자신의 옷차림 등에 대해 다음과 같은 질문을 던져보는 것이 도움이 됩니다.

옷이나 메이크업이 지나치게 화려하지는 않은가?
옷이 주름지거나 때가 묻지 않았는가?
머리를 깔끔하게 정돈했는가?
손톱이 지나치게 길거나 지저분하지는 않은가?
향수 냄새가 너무 강하지는 않은가?
땀냄새가 심하게 나지는 않은가?

물론 옷차림에 대한 규정은 회사에 따라 다릅니다. 최근에는 캐주얼웨어, 밝은 머리, 네일 등을 허용하는 경우도 그 수가 적지 않습니다.

소속된 회사가 유니폼을 입는 경우는 유니폼을 제때 세탁해 청결하게 관리하는 것이 중요합니다.

2. ‘인사’를 반듯하게

일본에서는 일하는 중에 누군가를 만나면 자기 쪽에서 먼저 인사를 하거나 고개나 허리를 숙이는 것이 기본 매너입니다. 형식적으로 느껴지더라도 거르지 마세요.

출근할 때

아침이든 저녁이든 시간과 관계 없이 회사에 도착하면 동료 등에게 인사를 건넵시다.

“おはようございます(오하요고자이마스)”: 안녕하세요

아침 인사라고 생각하면 저녁 시간에 사용하는 것이 어색하게 느껴질 수 있지만, 일본에서는 업무를 시작할 때를 하루의 시작이라고 생각해 이 인사를 사용합니다.

퇴근할 때

“お先に失礼します(오사키니시츠레시마스)”: 먼저 들어가보겠습니다

먼저 퇴근하는 사람이 남은 동료들에게 이렇게 인사하면, 동료는 이렇게 대답할 것입니다.

“お疲れ様です(오츠카레사마데스)”: 수고하셨습니다.

회사 내에서 부서 사람들과 마주쳤을 때도 가볍게 ‘오츠카레사마데스’라고 하고 지나가는 것이 좋습니다

회사로 찾아온 외부 사람과 마주쳤을 때

“お世話になっております(오세와니낫테오리마스)”: 늘 감사합니다.

일본의 직장 문화도 배울 수 있는, 자주 쓰는 비즈니스 일본어 표현을 정리한 기사인 <비즈니스 일본어, 상황별로 연습하자! 일본 회사 생활, 직장 문화 공부는 덤~>도 참고해보세요.

3. ‘호칭’을 빠뜨리지 말고 적절하게

비즈니스 상황에서는 ‘나’라는 일인칭 표현을 사용할 때 일상적으로 사용하는 ‘私(わたし)’, ‘僕(ぼく)’, ‘俺(おれ)’ 대신 ‘私(わたくし; 와타쿠시)’로 사용하는 것이 매너입니다.

일본의 이름도 ‘성+이름’ 순으로 쓰지만, 상사, 동료, 거래처 등 비즈니스 상황에서 이름을 부를 때는 ‘성’에 적절한 ‘호칭’을 붙여 사용합니다. 회사별로 호칭에 관한 문화가 조금씩 달라 상사나 선배에게 직책을 사용하는 경우와 일반적인 호칭인 ‘OO상(さん)’을 사용하는 경우가 모두 있을 수 있습니다.

호칭을 붙여야 하는 대상에게 호칭을 붙이지 않는 것은 일본에서는 큰 실례가 되므로 관련 지식을 꼭 공부해둡시다.

일본 이름 기본 지식: 성과 이름 묻는 법, 様/さん/ちゃん(호칭), 한자 이름과 후리가나, 닉네임

거래처 등 다른 회사와의 비즈니스 상황에서는 직책을 사용하는 경우가 많으니 관련 표현과 그 의미도 알아둡시다.

<일본의 직책(예시)>

会長 / 카이쵸: 회장
社長 / 샤쵸: 사장
副社長 / 후쿠사쵸: 부사장
専務取締役・専務 / 센무 토리시마리야쿠・센무: 전무 이사・전무
常務取締役・常務 / 죠무 토리시마리야쿠・죠무: 상무 이사・상무
部長 / 부쵸: 부장
課長 / 카쵸: 과장
主任・主事 / 슈닌・슈지: 주임・주사
係長 / 카카리쵸: 계장
取引先・得意先 / 토리히키사키・토쿠이사키(토리히키사키 중 거래가 많은 회사 등): 거래처, 사업 파트너

[주의] 위의 직책의 경우 그 자체로 존경의 의미가 담긴 경칭입니다. 따라서 ‘사장님’을 그대로 옮겨 ‘社長様(사쵸사마)’와 같이 사용하지 않도록 주의합시다.

‘取引(토리히키)’는 ‘사업상 거래’를 의미하며 사람을 대상으로 하는 것은 아니지만, ‘お取引先様(오토리히키사마)’는 ‘거래처’의 경칭으로 사용됩니다.

‘사장’과 비슷한 의미로 사용하는 ‘대표이사’는 ‘代表取締役(다이효 토리시마리야쿠)’라고 합니다. 자세한 뜻과 ‘사장’과의 차이는 <일본어로 ‘사장’은?>을 참고해보세요.

<그 밖에 직장 내의 관계>

上司 / 죠시: 상사
社員 / 샤인: 사원. ‘평사원’은 ‘平社員(히라샤인)’.
同僚 / 도료: 동료
同期 / 도키: 동기. ‘입사 동기’의 의미로 많이 사용

호칭, 직책 등은 비즈니스 전화, 메일에서도 주의를 기울여 사용해야 합니다.

4. ‘경어’를 바르게

일본 비즈니스 매너 중 가장 어렵게 느껴지는 것 중 하나가 ‘경어(敬語; 케고)’일 듯합니다. 상대를 높이는 말뿐 아니라 자신을 낮추는 말을 적절히 사용할 수 있어야 하기 때문인데요.

같은 의미를 갖는 경어도 그 종류와 쓰임이 여러 가지라 헷갈리고, 처음에는 틀리기 쉽습니다.

말하다 「言う(이우)」: 존경어 「おっしゃる(옷샤루)」, 겸양어 「申し上げる(모우시아게루)」, 공손어 「言います(이이마스)」
보다 「見る(미루)」: 존경어 「ご覧になる(고란니나루)」, 겸양어 「拝見する(하이켄스루)」, 공손어 「見ます(미마스)」
듣다 「聞く(키쿠)」: 존경어 「お聞きになる(오키키니나루)」, 겸양어 「伺う(우카가우)」 또는 「拝聴する(하이쵸스루)」, 공손어 「聞きます(키키마스)」

<존경어와 경어는 같은 개념? 일본어 경어 3종류 사용 연습> 기사를 통해 일본어 경어의 종류, 자주 사용되는 표현과 예문, 틀리기 쉬운 경어 표현을 살펴보는 것부터 공부를 시작해보세요.

5. ‘호렌소(報連相)’[보고, 연락, 상담] 빠르게

「報連相(ほうれんそう; 호렌소)」는 일본에서 자주 듣게 되는 비즈니스 매너로, 보고(報告; 호코쿠)・연락(連絡; 렌라쿠)・상담(相談; 소단)의 세 단어를 줄여 부르는 말입니다. 이 세가지를 빠뜨리지 말고 빠르게 진행하면, 서로 오해 없이 순조롭게 업무를 진행할 수 있습니다. 각각의 포인트는 다음과 같습니다.

“호” 보고(報告)：업무 상황이나 결과, 실수 등을 결론부터 전한다
“렌” 연락(連絡)：정보, 발생한 일을 자신의 의견을 더하지 않고 알린다
“소” 상담(相談)：불안이나 의문점은 빨리 상담한다

유급 휴가(有給)를 얻을 때는 상사나 함께 일하는 사람들과 사전에 날짜를 상담한 뒤에 신청합니다. 업무에 지장이 없도록 인수인계를 잘해두는 것도 중요합니다. 또한, 부득이하게 결근을 하게 된 경우, 결근할 상황을 알게 된 시점에 즉시 상사에게 연락합니다.

6. ‘시간’은 정확히

놓치기 쉽지만 가장 중요한 매너 중 하나, 바로 ‘시간 엄수’입니다. 일본에서는 전철 운행이 늦어졌을 때 공식적인 증명서인 ‘지연증명서(遅延証明書; 지연증명서)’를 제출해 증명하도록 되어 있는 등, 시간 엄수에 대해 엄격한 것이 사실입니다.

일본에서는 회사 출근은 15분 정도 일찍, 약속은 5~10분 정도 일찍 도착하는 것이 일반적입니다. 처음 가는 장소의 경우 사전에 가는 법, 교통 수단, 소요 시간을 찾아보는 것이 좋습니다.

혹시 늦어질 것 같은 상황이 되면 바로 약속 상대에게 연락을 합시다. 예) "電車が遅れています。5分遅れるかもしれません。申し訳ございません。(전철이 늦어지고 있습니다. 5분 늦을 것 같습니다. 죄송합니다.)”
늦게 도착한 뒤에는 꼭 사과의 인사를 건넵시다. 예) "お待たせして申し訳ございません。(기다리시게 해 죄송합니다)” >> 일본어 사과 표현 세 가지

일본 비즈니스 매너 2단계: “명함 교환”, “좌석 매너”

거래처와의 첫 만남, 매너를 잘 지켜 좋은 인상을 주고 싶다면, ‘명함 교환’, ‘ 좌석’과 관련된 적절한 매너에 대해서도 기본 지식을 익혀둡시다.

일본 명함 교환 매너

일본에서 명함을 주고받는 것은 비즈니스 매너를 가장 잘 보여주는 상황이라고 할 수 있습니다. 어디에 어떻게 설지, 누구에게 처음으로 명함을 건넬지, 명함을 어떻게 보관하고 어떻게 받아야 하는지, 명함을 받은 뒤에는 무엇을 하고, 무엇을 하면 안 되는지. 명함 교환을 가르치는 코스도 있을 만큼 생각하고 익혀야 할 내용이 많습니다.

<일본 명함 교환의 중요성, 주고받는 방법과 매너, 주의 사항을 알아두자>의 내용을 꼭 한 번 읽어두세요.

일본 좌석 매너

일본에도 ‘상석’을 뜻하는 ‘上座(카미자)’, ‘말석’을 뜻하는 ‘下座(게자・시모자)’라는 개념이 있고 비즈니스 상황에서는 매우 중시됩니다. 회의, 자동차(비행기), 레스토랑 등에 앉을 때는 물론 엘리베이터를 탈 때도 정해져 있습니다.

上座(카미자): 가장 안쪽 좌석(입구에서 가장 먼 좌석), 방에서 가장 좋은 좌석, 가장 조용한 좌석, 가장 전망이 좋은 좌석.
下座(게자・시모자): 입구에서 가장 가까운 좌석.

일본에서는 가장 지위가 높은 사람(사장), 가장 중요한 사람(고객)을 카미자로 안내합니다. 거래를 위한 만남에서는 초대한 거래처 사람을 카미자로 안내하는 것이 매너입니다. “奥の席へどうぞ(오쿠노세키에 도조; 안쪽 자리로 앉으십시오)”라는 표현과 함께 카미자의 개념을 기억해두세요.

엘리베이터의 경우 버튼 쪽에서 가장 먼 곳이 카미자(윗사람 자리), 버튼 족에서 가장 가까운 쪽이 시모자(아랫사람 자리)입니다.

참고로, 일본에서는 윗사람이나 고객과 함께 엘리베이터에 타는 경우 아랫사람이 버튼을 누르는 것이 매너입니다. 방문한 고객이 엘리베이터를 타고 내려가는 경우, 문이 닫힐 때까지 허리를 깊이 숙이고 인사를 하며 기다리는 것도 자주 보게 됩니다.

일본 비즈니스 매너 3단계: “전화”, “메일”

거래처 방문 전 약속 잡기

거래처에 업무로 방문할 때는 사전에 약속을 잡고 방문하는 것이 매너입니다. 방문 1주일 정도 전에 전화나 메일로 연락해 방문 약속을 잡읍시다.

회사명, 이름, 방문 용건, 방문 소요 시간을 전하고, 상대의 스케줄도 감안해 방문 일정을 잡습니다. 방문하려는 곳의 일정을 우선시하는 것이 매너입니다.

일본 비즈니스 전화, 비즈니스 메일

비즈니스 매너에는 다양한 종류가 있지만 그 바탕에는 “상대에 대한 배려”가 담겨 있습니다. 이런 점에서 비즈니스 전화의 기본은 상대방에게 폐를 끼치는 시간대(분주한 시간대), 점심 시간대를 피하는 것입니다. 또렷한 목소리로 공손하게 말하는 것도 중요합니다.

일본에서 비즈니스 전화를 걸 때는 ‘(いつも)お世話になっております。((이츠모)오세와니 낫테오리마스)[늘 감사드립니다]’라는 유명한 인사로 시작해, ‘회사명’, ‘자기 이름’, ‘전화 건 이유’를 알기 쉽게 설명합니다.

반대로 전화를 받을 때는 전화벨이 세 번 울리기 전에 받도록 하고, 일상적으로 사용하는 ‘もしもし(모시모시)’ 대신 ‘[회사 이름]です。 ([회사 이름]데스.)’를 사용합시다. 상대방이 말하는 내용을 잘 듣고, 찾는 사람이 부재중인 경우에 ‘오리카에시’, 즉 이쪽에서 다시 전화를 걸 필요가 있는지 물읍시다.

오리카에시가 필요한 경우 외에도 비즈니스 전화에서는 기본적으로 전화 온 시간, 전화를 건 사람의 정보를 메모해두는 것이 좋습니다. 전화에 대한 내용은 당사자에게 바로 전합시다.

비즈니스 메일의 경우 일정한 포맷이 정해져 있어 미리 규칙을 살펴보고 지키는 것이 중요합니다. 최근에는 파일 첨부 등과 관련하여 개인 정보를 보호하기 위한 보안이 대단히 강조되고 있는 만큼, 사내의 메일 발송 규정을 숙지해두고 준수해야 합니다.

<전화 일본어, 일본어 경어... 비즈니스 일본어 회화>을 통해 비즈니스 메일 형식 등 좀 더 자세한 내용을 공부해보세요.

마무리

일본 회사의 일원으로 일할 때는 비즈니스 매너를 익히는 것이 대단히 중요합니다. 이번 기사에서는 일본 비즈니스 매너의 기본부터, 명함 교환, 좌석 매너, 비즈니스 전화와 메일에 대한 매너까지 염두에 두어야 할 포인트를 중심으로 간단히 소개드렸습니다. 기사에서 소개드린 내용을 중심으로, 실제 일본인들의 행동을 보면서, 필요에 따라서는 책이나 기사, 트레이닝 코스를 활용해 좋은 매너를 익혀보세요. 좋은 인상을 주어 비즈니스도 좋은 결과를 얻을 것입니다.