Assistant logistique et administratif - PROGOUV (H/F)
Expertise France
Localização do trabalho
Djibouti
Detalhes sobre a oferta de trabalho
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique et sous la supervision technique du chef de projet qui définit, oriente et supervise son travail au sein de l’équipe projet, il/ elle travaille au quotidien avec l’ensemble de l’équipe projet basée à Djibouti et échange régulièrement avec les chargés de projet d’Expertise France à Paris. Il/Elle aura entre autres les missions suivantes :
• Assurer ou appuyer l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions des experts et du siège…) : déplacements (billets d’avion, per diem, OM), préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, autres …) et partenaires/participants ;
• Contribuer à programmer, organiser et assurer le bon déroulé des activités, y compris sous l’angle de la sécurité ;
• Assister l’équipe projet dans le suivi des missions des experts (gestion des agendas partagés, fiches de temps, justificatifs techniques des missions, etc…) ;
• Préparer et suivre les procédures de demande d’exonération de TVA auprès des autorités djiboutiennes et des prestataires ;
• Assurer les tâches administratives courantes (emails, courriers, filtrage téléphonique, préparation de documents pour les réunions, appui à la tenue des tableaux de bord, comptes rendu de réunions, mise en forme des documents, etc…) ;
• Gestion de l’information (newsletter d’information, site web, etc..), veille média ;
• Gestion de l’archivage numérique et papier des documents techniques et financiers du projet, en lien avec le comptable ;
• Rédaction de documents en français ;
• Assurer le rôle de référent sécurité et faciliter la coordination avec le responsable sécurité du siège d’Expertise France et les prestataires/partenaires sur place
• Participer à la veille sur les réglementations en vigueur
