Nhật Bản, một trong những cường quốc hàng đầu thế giới, nổi tiếng về tính chăm chỉ và kỷ luật. Sự tỉ mỉ, chỉn chu và nghiêm túc của họ trong công việc cũng như trong đời sống đã góp phần vào thành công của xứ sở hoa anh đào ngày hôm nay. Kaizen chính là một trong nhiều bí quyết thành công của người Nhật, được cả thế giới biết đến và ngưỡng mộ. Kaizen đặc biệt đến mức, bản thân từ này được sử dụng chung trên toàn thế giới mà không bị dịch thành từ của ngôn ngữ khác.
Mục lục
Bạn có đang loay hoay tìm kiếm việc làm tại Nhật?
Kaizen (改善) là gì?![]()
Kaizen (改善), là một từ tiếng Nhật, được cấu tạo nên bởi 2 chữ 改 (kai - cải) và 善 (zen - thiện), dịch ra là “cải thiện". Kaizen thường được biết đến với ý nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” nhưng Kaizen còn bao hàm cả ý nghĩa là “liên tục cải thiện”. Mặc dù vậy, Masaaki Imai, người sáng lập Viện Kaizen cho rằng dịch nghĩa như vậy chưa thể hiện hết được ý nghĩa sâu xa của Kaizen. Theo ông, Kaizen có nghĩa là cải thiện liên tục cuộc sống cá nhân, cuộc sống gia đình, cuộc sống xã hội và công việc. Khi áp dụng cho nơi làm việc, Kaizen mang ý nghĩa liên tục cải thiện liên quan đến tất cả mọi người.
Nói cách khác, Kaizen là “một sự cải thiện liên tục và không ngừng nghỉ” và cách tư duy này bạn có thể áp dụng mọi lúc, mọi nơi, trong mọi hoàn cảnh. Trong kinh doanh, văn hóa Kaizen được áp dụng như một cách tư duy và tổ chức mọi thứ trong cách con người làm việc. Tuy nhiên, Kaizen tôn trọng yếu tố con người, đóng vai trò gần như một phương pháp tâm lý.
Ở Nhật Bản, triết lý Kaizen trong doanh nghiệp đã xuất hiện từ hậu thế chiến thứ 2, với mục tiêu là thay đổi tư duy làm việc kiểu cũ, không còn phù hợp. Toyota là công ty đầu tiên triển khai Kaizen, câu chuyện của họ đã trở nên nổi tiếng và từ đó, Kaizen đã lan rộng ra khắp thế giới. Trước kia, Kaizen chủ yếu được áp dụng trong các công ty sản xuất như Toyota, Honda, Canon,… Sau đó, Kaizen được áp dụng rộng rãi trong mọi công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau và hiện nay, hầu hết các công ty của Nhật đều đang thực hiện Kaizen. Triết lý này cũng thích hợp đối với đời sống cá nhân của mỗi người.
Bài viết được tuyển chọn
Phương pháp thực hiện Kaizen![]()
Mục đích của Kaizen không chỉ là cải tiến năng suất đơn thuần. Khi được thực hiện một cách chính xác, Kaizen sẽ giúp loại bỏ những công việc nặng nhọc không cần thiết và dạy mọi người cách phát hiện và loại bớt lãng phí trong quá trình làm việc.
7 bước của Kaizen
Kaizen hoạt động theo một chu kỳ tuần hoàn liên tục, bao gồm 7 giai đoạn:
-
Xác định cơ hội
-
Phân tích quá trình
-
Phát triển một giải pháp tối ưu
-
Thực hiện giải pháp
-
Nghiên cứu kết quả
-
Chuẩn hóa giải pháp
-
Lập kế hoạch cho tương lai
Ngoài ra, ở Nhật, còn tồn tại một cách thức khác tương tự, gọi là PDCA (Plan - Do - Check - Act). Các thức này được kết thành bốn bước - lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động.
Nguyên tắc 5S của Kaizen
5S là một phần quan trọng của hệ thống Kaizen, giúp thiết lập một nơi làm việc lý tưởng. 5S tập trung vào việc tạo ra trật tự trực quan, tổ chức, sạch sẽ và tiêu chuẩn hóa để cải thiện lợi nhuận, hiệu quả, dịch vụ và tính an toàn. 5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ "S": Seiri (整理), Seiton (整頓), Seiso (清掃), Seiketsu (清潔) và Shitsuke (しつけ). Trong tiếng Việt, 5S cũng được dịch ra với 5 từ có ý nghĩa tương ứng, cũng bắt đầu bằng chữ “S”: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.
-
Seiri (Sàng lọc): Tách biệt những thứ cần thiết ở nơi làm việc khỏi những thứ không cần thiết và loại bỏ những thứ không cần thiết.
-
Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp các vật dụng sao cho dễ lấy, hay theo cách có ý nghĩa nhất cho công việc.
-
Seiso (Sạch sẽ): Giữ không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng. Seiso hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị.
-
Seiketsu (Săn sóc): Duy trì tiêu chuẩn cao về giữ gìn vệ sinh và sắp xếp nơi làm việc gọn gàng vào mọi lúc bằng cách thực hiện Seiri, Seiton và Seiso đều đặn.
-
Shitsuke (Sẵn sàng): Tự giác làm việc tốt và luôn tuân thủ kỷ luật.
Lợi ích của Kaizen![]()
-
Giảm lãng phí, ví dụ như hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển bằng cách cải thiện tốc độ thao tác nhân viên, kỹ năng nhân viên tránh bị sản xuất thừa thãi, chất lượng không đạt…
-
Tạo động lực thúc đẩy các cá nhân tích cực hơn trong các ý tưởng cải tiến
-
Xây dựng tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết
-
Tạo ý thức cho việc tránh lãng phí
-
Xây dựng văn hóa công ty
Toyota được cho là nổi tiếng nhất về việc sử dụng Kaizen, nhưng trên thế giới, có vô số những công ty khác đã sử dụng Kaizen và thành công. Có thể kể đến công ty sản xuất ô tô Ford. Khi Alan Mulally trở thành Giám đốc điều hành của Ford vào năm 2006, gã khổng lồ ô tô này đang đứng trước bờ vực phá sản. Mulally ngay sau đó đã áp dụng Kaizen biến quá trình cải thiện của Ford thành một trong những sự “trở lại" nổi tiếng nhất trong lịch sử kinh doanh.
Kaizen trong thực tế đời sống![]()
Triết lý Kaizen cũng vô cùng hữu dụng trong đời sống, đặc biệt là trong việc phát triển bản thân. Bạn mong muốn làm được nhiều thứ, nhưng luôn trì hoãn hay bao biện cho bản thân rằng mình chưa có thời gian, chưa sẵn sàng… Bạn đặt ra kế hoạch học ngoại ngữ, tập thể thao, … nhưng chỉ kiên trì được một vài buổi đầu tiên. Nguyên nhân của những thất bại này chắc hẳn là bởi bạn mong muốn đạt được mục tiêu trong thời gian quá ngắn, bạn cảm thấy lười và chán nản khi mãi không đi đến đích. Đừng lo, vì trong triết lý Kaizen có một thứ gọi là “nguyên tắc một phút”. Nội dung của nguyên tắc này là thực hiện một việc gì đó một phút mỗi ngày. Ví dụ, bạn dành ra một phút mỗi ngày để học một từ vựng mới hay một phút mỗi ngày để tập một động tác yoga, cứ tiếp tục như vậy hàng năm trời, hãy thử tưởng tượng xem, bạn sẽ tiến bộ đến mức nào. Mục đích của nguyên tắc một phút này giúp vứt bỏ áp lực, tạo sự hứng thú khi trải qua quá trình làm một việc gì đó từng chút một. Ý nghĩa của nó là bắt đầu từ những bước nhỏ nhất để hướng tới một mục tiêu vĩ đại hơn. Mình tin rằng nếu áp dụng Kaizen, bạn sẽ thấy những thay đổi tích cực của bản thân theo từng ngày và đến một ngày nào đó, bạn sẽ đạt được những gì mà mình mong muốn.
Chia sẻ: Sơn Thạch - WeXpats Team
