Viết mail cảm ơn bằng tiếng Nhật là điều mà nhiều người cần phải biết khi làm việc trong các doanh nghiệp, công ty ở Nhật. Nhưng không phải ai cũng biết cách viết loại mail này chính xác.
Trong văn hóa giao tiếp của người Nhật, cảm ơn là một điều thường xuyên được mọi người sử dụng. Đây là một phép lịch sự trong giao tiếp của người Nhật được hình thành từ rất lâu đời. Trong đời sống và kể cả trong công việc cũng vậy, việc viết mail cảm ơn là điều quen thuộc trong công việc ở các doanh nghiệp tại Nhật. Vậy làm thế nào để viết mail này chính xác?
Mục lục
- Hình dung về loại mail cảm ơn
- Mail cảm ơn và văn hóa ứng xử trong công việc
- Những điều lưu ý khi viết mail cảm ơn
- Tổng hợp các mẫu mail cảm ơn sau khi phỏng vấn
Bạn có đang loay hoay tìm kiếm việc làm tại Nhật?
Hình dung về loại mail cảm ơn
Mail cảm ơn là gì?
Mail cảm ơn là một hình thức viết thư điện tử nhằm tri ân và thể hiện sự biết ơn của mình đối với người khác, một cá nhân hay thậm chí là một tổ chức, một doanh nghiệp. Thông thường, những mail cảm ơn sẽ được sử dụng phổ biến trong công việc hơn. Bởi đa phần các công ty và doanh nghiệp thường sử dụng email để trao đổi thông tin, liên lạc giữa nội bộ cũng như các hoạt động khác của công ty.
Loại mail này có thể là mail tri ân, mail gửi những lời cảm ơn của mình đến với người khác. Tùy theo từng trường hợp, hoàn cảnh mà loại mail này sẽ mang nhiều ý nghĩa khác nhau. Nhưng đa phần mail cảm ơn có ý nghĩa là lời tri ân chân thành của mình đến với người nhận.
Lưu ý khi viết mail cảm ơn
Đối với một mail cảm ơn thì khi viết cũng có rất nhiều vấn đề cần lưu ý. Đầu tiên, đó là cần đặt tiêu đề của mail sao cho phù hợp. Bởi khi nhận mail thì điều đầu tiên mọi người đọc vào sẽ là tiêu đề. Do đó, cần thể hiện sự tinh tế và tạo nên một tiêu đề của mail sao cho thể hiện được sự trân trọng của mình. Tiếp đến là cần lưu ý về bố cục của email cảm ơn, dù là thư điện tử song mọi người cũng cần đảm bảo bố cục của mail phải có phần mở đầu, phần thân và phần kết.
Bài viết được tuyển chọn
Mail cảm ơn và văn hóa ứng xử trong công việc
Tại sao cần viết mail cảm ơn
Cảm ơn là một phép lịch sự trong giao tiếp, ứng xử ở bất kỳ thời điểm, tình huống ở Nhật Bản. Khi đến Nhật làm việc, thì việc viết mail cảm ơn gần như là một tục lệ ở mọi hoàn cảnh nào. Bạn có thể viết mail để cảm ơn nhà tuyển dụng sau phỏng vấn, cảm ơn khi được nhận vào công ty hay cảm ơn nhận được tài trợ… Tùy theo từng hoàn cảnh mà có thể sử dụng mail để gửi lời cảm ơn. Việc viết mail cảm ơn không chỉ bày tỏ sự trân trọng của mình, mà đó còn là phép lịch sự trong giao tiếp, trong cách ứng xử và thái độ, phong cách làm việc chuyên nghiệp của mình. Chính vì vậy, viết mail cảm ơn là điều rất quan trọng ở Nhật Bản.
Khi nào cần mail cảm ơn
Như ở thông tin trên, việc viết mail cảm ơn sẽ tùy thuộc vào từng hoàn cảnh và tình huống. Nếu như bạn có mối quan hệ hợp tác, làm việc ở Nhật Bản thì có thể sử dụng mail cảm ơn để thể hiện sự trân trọng, cảm ơn vì có cơ hội hợp tác cùng đơn vị đó. Nếu bạn làm trong các công ty cung cấp dịch vụ hay làm ở mảng dịch vụ khách hàng, cũng thường sẽ phải đại diện công ty gửi mail tri ân đến các khách hàng đã tin tưởng và lựa chọn sản phẩm của công ty mình.
Bên cạnh đó, một số tình huống thường xuyên cần đến mail cảm ơn ở Nhật đó là sau khi phỏng vấn. Thông thường, khi bạn đi phỏng vấn tại các công ty Nhật Bản xong, nên gửi mail cảm ơn cùng với sự tôn trọng dành cho nhà tuyển dụng vì họ đã tạo cơ hội cho mình tham dự buổi phỏng vấn của công ty. Ngoài thư cảm ơn sau khi phỏng vấn thì khi được nhận vào công ty làm, mail cảm ơn cũng cần được sử dụng để dành lời cảm ơn và trân trọng đến nhà tuyển dụng đã trao cho bạn cơ hội được đồng hành và làm việc tại công ty.
Thói quen mail trong công việc của người Nhật
Trong văn hóa ứng xử và giao tiếp của người Nhật, mọi người đã quen với việc họ thường đề cao các vấn đề về quy tắc trong giao tiếp và ứng xử. Do đó, trong công việc thì điều này cũng được thể hiện tương tự. Viết mail là một phong cách làm việc thường xuất hiện ở tất cả các công ty Nhật Bản. Đây là phong cách làm việc chuyên nghiệp của người Nhật được hình thành từ rất sớm và trong cách viết mail của người Nhật cũng sẽ có phần đặc biệt hơn so với những nơi khác trên thế giới.
Những điều lưu ý khi viết mail cảm ơn
Câu văn đơn giản, kính ngữ lịch sự
Khác với những kiểu mail trong công việc, đối với mail cảm ơn thì cần sử dụng câu văn đơn giản. Sau phần chào hỏi, đặt tiêu đề và phần kết thúc thì nội dung của mail nên gói gọn trong vòng 6 – 7 dòng. Cần đảm bảo các nguyên tắc trong viết mail tiếng Nhật, nên sử dụng những chủ đề ngắn gọn, dễ hiểu những ý mà mình trình bày trong mail. Nội dung của mail chỉ thể hiện sự biết ơn của mình nên không cần quá dài dòng. Bởi nhà tuyển dụng hay người nhận mail sẽ không có nhiều thời gian để đọc hết và thật sự không cần thiết. Bên cạnh đó, nên sử dụng các từ ngữ lịch sự, kính ngữ thể hiện sự tôn trọng với người nhận mail.
Sử dụng các mẫu mail chuẩn
Các mẫu mail cảm ơn hay các mail công việc tiếng Nhật đều có những nguyên tắc chuẩn và mọi người đều phải tuân theo những nguyên tắc đó. Bạn có thể sử dụng các mẫu mail chuẩn nhất để sử dụng khi gửi mail. Tuyệt đối không nên sáng tạo hay viết mail theo phong cách riêng của mình, khiến cho người nhận có cảm nhận không tốt, không thể hiện sự trân trọng.
Mail cảm ơn gửi vào hôm sau ngày phỏng vấn
Khi bạn kết thúc buổi phỏng vấn ở công ty, dù chưa nhận được kết quả cũng cần phải gửi mail cảm ơn về buổi phỏng vấn đó. Tuy nhiên, việc gửi mail cảm ơn chỉ nên thực hiện vào ngày hôm sau buổi phỏng vấn đó, không nên gửi ngay khi trở về nhà. Nên gửi vào buổi sáng là thời điểm tốt nhất và nếu bạn bỏ lỡ thì cũng không nên gửi vào buổi chiều.
Tổng hợp các mẫu mail cảm ơn sau khi phỏng vấn
Để viết được một mail cảm ơn tiếng Nhật không hề đơn giản. Đặc biệt với những bạn mới học tiếng Nhật hay mới đến Nhật thì điều này lại càng khó khăn hơn. Do đó, bạn có thể tham khảo các mẫu mail cảm ơn tiếng Nhật sau để có thể vận dụng và viết một mail cảm ơn bằng tiếng Nhật cho riêng mình theo các nguyên tắc được định sẵn như sau:
- Chủ đề mail:【〇月〇日の面接のお礼 〇〇 〇〇（苗字 名前）】
Đối với phần người nhận, cần viết đầy đủ tên công ty và không viết tắt, tiếp theo là địa chỉ cụ thể của người nhận. Trong trường hợp, người phỏng vấn là những người thuộc bộ phận tuyển dụng thì viết như sau:
株式会社ABC
人事部 採用担当者様
Đối với trường hợp, những người phỏng vấn là người của nhiều phòng ban khác nhau thì nên viết như mẫu:
株式会社ABC
面接ご担当者様
- Phần thân mail:
お世話になっております。
昨日(số)時より面接をして頂きました、(tên)と申します。
昨日はお忙しい中、面接の機会を頂きまして誠にありがとうございました。
お話を伺う中で、貴社のサービスの質が高い理由や社員満足度、
活躍するために取得していくべきスキルについて理解でき、
ますます貴社で仕事をしたいという気持ちが強くなりました。
前職で培ったxxx (tên kỹ năng cụ thể)のスキルや経験を活かし、
貴社成長の一端を担えることができたら、幸甚でございます。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
末筆ながら面接のお礼を申し上げますとともに、
貴社のますますのご発展と社員の皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
- Phần chữ ký mail cuối thư. VD:
グエン ヴァン フン (Nguyen Van Hung)
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：080-0000-0000
メールアドレス：(địa chỉ email)
Như vậy, với những thông tin trên mọi người có thể biết được cấu trúc cơ bản của mail cảm ơn tiếng Nhật như thế nào. Đối với những người dự định đi Nhật Bản làm việc hay chuẩn bị xin việc tại các công ty Nhật Bản nên chú ý. Việc viết mail cảm ơn rất quan trọng và cần đúng theo cấu trúc, ngữ pháp để thể hiện sự tôn trọng cũng như thể hiện sự biết ơn của mình đối với người nhận mail.
