Gestionnaire Administrative
Ksn cosmetics
Nơi làm việc
Oran
Chi tiết công việc
la société Ksn cosmetics est une entreprise Algérienne spécialisée dans la production et distribution des produits cosmétiques Bio recrute une gestionnaire pour accomplir les taches suivantes :
Missions du poste:
1- Gestion administrative et assistanat:
• Réaliser les travaux de secrétariat : enregistrement et classement du courrier
• Réception des appels téléphoniques, des différents messages sur les différents supports
• Classement et tenu des dossiers divers.
• Répondre au courrier relevant de sa compétence.
• Suivre les besoins des différents structures de la société
• Gérer et prendre en charge le portefeuille client (commande, recouvrement, règlement, ...)
• Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services concernés (achats, production, technique, logistique).
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement.
• S’assurer de la bonne transmission des informations administratives relatives à la vente entre les parties prenantes.
• Gérer la facturation, les avoirs clients ainsi que les impayés ou les litiges éventuels
• Récoltes des données de vente (Informations Client, Eléments à facturer ; Adresses de facturation ; Dates de facturation) et vérifier la qualité des données recueillies.
• Etablir le BL et la facture client.
• Etre l’interlocuteur privilégié lors des réclamations des clients et pour le suivi des paiements.
• Relances préventive bimensuelles des clients ou suivis à la date d’échéance par téléphone, mail et courrier.
• Création des commandes Fournisseur et affectation des prix d’achat.
• Vérification de la pro forma fournisseur avec la commande fournisseur et informer l’acheteur en cas d’écart observer.
• Etablir la réception et contrôle de facture fournisseur.
• Informer le département logistique et Installation des manques détecter.
• Introduire les factures complémentaires (transport, transit, douane…)
• Etre l’interlocuteur des commerciaux pour les relances des fournisseurs.
• Réaliser des appels et négocier les conditions de vente avec les clients.
2-gestion et suivis des stocks:
• Chargé de contrôler l’état des stocks, d’assurer la réception, le rangement et le suivi des produits stockés et de veiller à l’optimisation du niveau des stocks
• Contrôler la facturation interne et externe ;
• Assurer l'équilibre des entrées et sorties des stocks ;
• Entretenir la base de données des articles, fournisseurs et clients ;
• Assurer la responsabilité de la gestion équilibrée des stocks ;
• Appliquer et faire appliquer les procédures de gestion des stocks et veiller au bon fonctionnement du circuit d’information ;
• Procéder aux analyses des stocks ;
• Suivre le processus d’approvisionnement ;
• Organiser des inventaires périodiques ou permanents des stocks ;
• Présenter un rapport d’activité ;
3-Gestion des données clients (CRM)
• Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents.
• Préparer les tableaux de bord (prévisions des ventes, ventes réalisées, non conclues, taux de conversion web, etc.), suivre l’évolution des objectifs.
• Élaborer et analyser des statistiques de vente.
• Effectuer une veille commerciale et concurrentielle
4-Gestion des formations et ateliers :
• Accueil téléphonique
• Reçoit et informe le public .
• Renseigne sur les cours, les programmes et les tarifs.
• S’assure de la disponibilité des supports d’information et de formation
• Procède à l’ouverture de l’établissement.
• Reçoit le courrier, l’enregistre et le traite et gère les réponses mails.
• Participe à l’élaboration de la programmation.
• Génère les documents internes de la société (formulaires, contrats, pv de réunions, feuilles d’émargement….)
• Assiste à certaines réunions et participe à la rédaction des PV et comptes rendus.
• Gère et suit les commandes de fournitures consommables.
• Gère le matériel informatique et bureautique et s’assure de son fonctionnement.
• S’assure quotidiennement de l’hygiène et de la sécurité des lieux.
• Tient les fichiers des élèves, enseignants et partenaires de l’établissement.
• S’assure du respect par les étudiants des règles et usages de l’établissement
Profil recherché :
• Diplôme de type licence (minimum) ou master délivré par une université, école de commerce ou d’ingénieur avec une spécialisation en finance, comptabilité et contrôle de gestion
• Expérience professionnelle de 01 à 03 ans dans le domaine du contrôle de gestion et administration ( possible personnes retraites)
• Avoir une bonne connaissance de la comptabilité générale et analytique
• Maîtrise de l'outil informatique et principalement Excel et Power Point
• Idéalement maîtrise des logiciels intégrés ERP ou BI
• Rigueur, autonomie et discrétion
• Capacités d’analyse et de synthèse ;
• Bonne communication orale et écrite ;
• Sens relationnel,
• Maîtrise parfaite du français.
• Demeurant à Oran
