Réceptionniste et assistante
ASOR
Nơi làm việc
Oran
Chi tiết công việc
Missions principales:
• L’assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante.
• Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale des Services.
• Elle reçoit, informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Activités :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
• Assurer les prises de rendez-vous.
• Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques.
• Suivre la circulation des parapheurs.
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ....), les reproduire et les diffuser.
• Traiter et diffuser des informations internes et externes.
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative.
• Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative.
• Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle.
• Exécuter toute autres tâches demandée par le staff de la direction.
Connaissances :
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Maîtrise le MS OFFICE ( WORD, Excel, POWERPOINT), et des outils de messagerie.
• Prendre en charge des aspects logistiques liées au aux activités de secretariat de la DGS (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur ...).
• Maîtrise des techniques de communication orale et écrit
Compétences opérationnelles :
• Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail.
• Sens des priorités.
• Sens de l'organisation.
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique.
• Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence.
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs.
• Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale.
Savoir être :
• Discrétion et confidentialité
• Très bon sens relationne
• Calme
• Autonome
• Accueillante
• Capacité d’anticipation
• Force de proposition
• Sens de l'écoute
• Sens du service public
Recrutement :
Ce poste est à pourvoir immédiatement.
Un minimum d’expérience est exigée.
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative
