Assistant(e) Achats & Approvisionnement
Humanité et Inclusion
Nơi làm việc
Niamey, Niger
Chi tiết công việc
Missions
Sous la supervision du logisticien zone, l’assistant(e) aura pour mission principal mission d’assister son manager hiérarchique dans la réalisation des achats et en suivant les livraisons et paiements des fournisseurs conformément aux procédures/règles internes et légales.
Responsabilité 1 : Contribuer au traitement des commandes
• Réceptionne les DAS validées auprès de son manager ;
• Identifie la procédure à suivre conformément au plan d’approvisionnement et/ou aux procédures d’achats ;
• Effectue les demandes de devis selon la procédure applicable, en intégrant des critères environnementaux ;
• Analyse les offres ou convoque un comité d’achat conformément à la procédure d’achat ;
• Fait valider le choix du fournisseur ou la signature de la grille d’analyse des offres ;
• Prépare le bon de commande fournisseur et collecte les validations ;
• Place la commande auprès du fournisseur retenu ;
• Remettre à jour le tableau de suivi des achats
Responsabilité 2 : Participer au suivi des livraisons et au paiement des fournisseurs
• Inférieur avec le fournisseur sur le bon de commande ;
• Organise la livraison des commandes avec le fournisseur et le demandeur ou expert technique si nécessaire ;
• Assure le contrôle qualité des livraisons avec le demandeur ou le service technique compétent ;
• Réceptionne et contrôle la qualité et la conformité des factures des fournisseurs ;
• Transmet un dossier d’achat simplifié (DAS + BL + Facture) au signataire achat pour visa de réconciliation ;
• Transmet le dossier d’achat simplifié validé par le signataire achat à la finance pour paiement ;
• Effectue la livraison interne des biens aux demandeurs / bases.
Responsabilité 3 : Assurer la gestion des réceptions, stockage et livraisons
• Assurer le suivi de toutes les questions liées au transport de fret
• Assurer le contrôle sur la sécurisation du ou des stocks
• Assurer la réception, le contrôle et le stockage du matériel.
• Enregistrer chaque mouvement d’article sur les fiches de stock et le tableau de suivi de stock
• Installer des fiches d’identification article dans le stock pour l’identification des articles et des bailleurs de fond.
• Veiller à ce que la marchandise soit délivrée en conformité avec les normes FEFO (First Expired First Out) et/ou FIFO (First In First Out).
• Préparer le bon de livraison, ainsi que la copie du document de fret pour tout envoi.
• Suivre de près le niveau des articles soumis à l’expiration, les dates d’expiration, les possibles surplus et ruptures de stocks.
• Tenir à jour le tableau de suivi de stock (TSS) de manière hebdomadaire et le partager avec les responsables budgétaires
Responsabilité 4 : Assurer l’archivage des dossiers d’achat
• Vérifie la présence, classe et range tous les documents des dossiers d’achat dans le classeur approprié par numéro de DAS ;
• Numérise (scanne) tous les dossiers d’achat et les range par numéro de DAS ;
• Transfère les dossiers des financements clôturés dans la salle d’archives ;
• Présente les dossiers d’achat lors des contrôles internes et audits
