Operations and Finance Director Senegal USAID Project
Winrock International
Nơi làm việc
Dakar
Chi tiết công việc
TITRE DU POSTE: Directeur des opérations et des finances
LIEU: Dakar, Sénégal
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef de Projet / Chief of Party
Description Du Poste
Le directeur des opérations et des finances sera responsable de la gestion et de la coordination des opérations sur le terrain au Sénégal tout en supervisant le personnel des achats, des finances, des subventions et de l'administration du projet. Dans l'exercice de ces responsabilités, le directeur des opérations et des finances coordonnera très étroitement avec le directeur technique et travaillera sous la direction du chef de projet. En outre, le directeur des opérations et des finances coordonnera et travaillera en étroite collaboration avec le siège social de Winrock pour répondre aux demandes concernant les opérations, les achats, les subventions/sous-contrats, la sécurité et la conformité. Ce poste dépend de la réception du financement des donateurs.
Les responsabilités principales
Les responsabilités incluent, mais ne sont pas limitées à ce qui suit:
• Former et superviser le personnel local des opérations, de l'administration, des subventions, des ressources humaines et des finances dans les procédures opérationnelles et surveiller le travail pour assurer la conformité avec les règles et règlements de l'USAID et les procédures Winrock telles qu'énoncées dans les manuels du projet Winrock ;
• Superviser les performances du personnel des opérations en étroite communication avec le chef de projet;
• Superviser les opérations du bureau du projet en veillant à respecter les délais, la conformité et les principes de coût dans l'achat de biens et de services;
• Aider à la formulation et à la mise en œuvre des politiques et pratiques du bureau conformément aux politiques de Winrock et aux lois sénégalaises;
• Soutenir le développement et la mise à jour du manuel des subventions du projet et superviser les opérations d'octroi de subventions, y compris tout renforcement des capacités requis pour les sous-bénéficiaires;
• Élaborer des contrats de bon de commande avec des devis appropriés, des mémos de sélection en place et des vérifications des antécédents via Lexis Nexis, comme indiqué dans les manuels des finances, des ressources humaines, des achats et de la sécurité de Winrock;
• Préparer les accords de consultance, en faisant preuve de diligence raisonnable dans la vérification des informations sur les salaires, les diplômes et les vérifications des antécédents conformément aux conseils du consultant de Winrock;
• Examiner et approuver les paiements avant d'obtenir l'approbation du chef de projet. S'assurer que toutes les pièces justificatives sont en place et que les exigences contractuelles sont respectées avant de procéder aux paiements;
• Surveiller les contrats pour s'assurer que les consultants, les sous-traitants ou les fournisseurs locaux (selon le cas) travaillent dans les limites de leur niveau d'effort et de leur période de performance. Surveiller la conformité contractuelle pour s'assurer que les services et/ou les biens sont livrés dans les délais;
• Superviser les opérations financières quotidiennes des contrats, y compris : la gestion de la trésorerie (décaissements et journal), les problèmes bancaires et les procédures de paiement en veillant à la conformité avec le manuel des finances du bureau extérieur de Winrock. Communique avec le comptable Winrock pour résoudre toutes les questions au besoin;
• Diriger la préparation des demandes de trésorerie et bilans comptables en s'assurant que tous les bons et les pièces justificatives sont clairs et que les approbations sont jointes. Avant de les soumettre au comptable du siège social, s'assurer que Quickbooks est clairement annoté et que les dépenses sont imputées aux codes de facturation de projet appropriés, conformément aux instructions du comptable du siège social.
• Travailler en étroite collaboration avec l'équipe technique pour surveiller les obligations financières afin d'assurer la disponibilité et l'allocation du budget;
• Travailler avec le siège de Winrock, en étroite communication avec le chef de projet, pour préparer des projections précises du taux d'épuisement du budget et surveiller les dépenses à l'aide du suivi budgétaire du projet;
• Superviser la gestion des actifs et du mobilier du bureau du projet en veillant à ce que le personnel administratif suive les procédures du manuel de propriété de Winrock telles que le suivi, la gestion des stocks, les formulaires de libération et l'étiquetage de tous les biens ;
• Superviser et coordonner la sécurité du projet pour le bureau du projet avec le siège social, le directeur de la sécurité et le chef de projet;
• S'assurer que la sécurité du bureau et du projet est appliquée;
• S'assurer que tous les événements du programme sont correctement coordonnés et que toutes les approbations sont en place avant de procéder;
• Déplacement selon les besoins sur les sites/bureaux du projet.
Qualifications
• Bachelor/licence mimimun et 7 à 10 ans d'expérience dont un minimum de 5 ans doivent être une expérience directe en gestion de projet de l'USAID, de préférence avec un exécutant de contrat de l'USAID
• Minimum 3 ans d'expérience dans la gestion d'équipes et le renforcement des capacités du personnel junior
• Connaissance approfondie des réglementations et politiques de l'USAID (y compris 2 CFR 200)
• Expérience avec les programmes de subventions
• Solide connaissance de la gestion financière et des processus d'établissement de rapports et d'approvisionnement
• Maîtrise de MS Word et Excel; Expérience avec Quickbooks souhaitée
• Solides compétences d'organisation et de priorisation, compétences interpersonnelles et souci du détail
• Maîtrise de l'anglais et du français à l'oral et à l'écrit
• Une expérience antérieure de travail au Sénégal ou en Afrique de l'Ouest est préférable
POSITION TITLE: Operations and Finance Director
LOCATION: Dakar, Senegal
REPORTS TO: Chief of Party
Position Description
The Operations and Finance Director (OFD) will be responsible for managing and coordinating field operations in Dakar while supervising the project's procurement, finance, grant, and administrative staff. In undertaking these responsibilities, the OFD will coordinate very closely with the Technical Director and work under the direction of the Chief of Party (COP). In addition, OFD will coordinate and work closely with Winrock home office to respond to requests regarding operations, procurement, grants/subcontracts, security and compliance matters.
Primary Responsibilities
Responsibilities include, but are not limited to the following:
• Train and supervise local operations, administrative, grants, HR, and finance staff in operational procedures and monitor work to ensure compliance with USAID rules and regulations and Winrock procedures as laid out in the Winrock project manuals;
• Oversee operations personnel performance in close communication with the COP;
• Oversee operations of the project's office ensuring timeliness, compliance, and cost principles in the procurement of goods and services;
• Assist in formulating and implementing office policies and practices in line with Winrock policies and Senegalese laws;
• Support the development and updating of the project Grants Manual and oversee grantmaking operations including any required capacity building for sub-grantees;
• Develop purchase order contracts with proper quotations, selection memos in place, and background checks through Lexis Nexis as laid out in Winrock's Finance, HR, Procurement and Security Manuals;
• Prepare consultant agreements, performing due diligence in checking salary information, education credentials, and background checks per Winrock's consultant guidance;
• Review and approve payments prior to obtaining the COP's approval. Ensure all supporting documentation is in place and contractual requirements are met before proceeding with payments;
• Monitor contracts to ensure consultants, subcontractors, or local vendors (as appropriate) are working within their Level or Effort and Period of Performance. Monitor contractual compliance to ensure services and/or goods are delivered within deadlines;
• Supervise the daily financial operations of contracts including: cash management (disbursements, and log), banking issues, and payment procedures ensuring compliance with the Winrock Field Office Finance Manual. Communicates with the Winrock accountant to resolve any questions as needed;
• Lead the preparation of the Field Office Voucher (FOV) ensuring all vouchers and supporting documentation is clear, and approvals are attached. Prior to submission to the Home Office Accountant, ensure Quickbooks is clearly labeled and expenses charged to the proper project accounting charge-codes as instructed by the Home office accountant.
• Work closely with the technical team to monitor financial obligations to ensure budget availability and allocability;
• Work with the Home Office in close communication with the COP to prepare accurate budget burn-rate projections and monitor expenditures using the project's budget tracker;
• Supervise the management of project office assets and furniture ensuring the administrative staff follows the Winrock property manual procedures such as tracking, inventory management, release forms, and labeling of all property;
• Supervise and coordinate project security for the project's office with Home Office, Director of Security and COP;
• Ensure office and project security is enforced;
• Ensure all program events are properly coordinated and all approvals in place before proceeding;
• Travel as required to project sites/offices.
Qualifications
• BA and 7 - 10 years of experience of which a minimum of 5 years must be direct USAID project management experience—preferably with a USAID contract implementer
• Minimum 3 years previous experience managing teams and building the capacity of junior staff
• Extensive knowledge of USAID regulations and policies (including 2 CFR 200)
• Experience with grants programs
• Strong knowledge of financial management and reporting and procurement processes
• Proficiency with MS Word and Excel; Experience with Quickbooks desired
• Prior experience with contingency planning
• Strong organization and prioritization skills, interpersonal skills, and attention to detail
• English and French oral and written fluency
• Previous experience working in Senegal or West Africa is preferred
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