Assistente Administrativo de Água e Habitação
Comite Internacional da Cruz Vermelha
工作地点
Pemba
雇佣形态
全职工
招聘信息详细内容
Comité Internacional da Cruz Vermelha
O CICV está a recrutar um Assistente Administrativo de Água e Habitação, para Pemba, em Moçambique.
Descrição
- O Assistente administrativo de WatHab contribui para todas as tarefas administrativas e de aprovisionamento relativas ao programa de assistência do CICV em matéria de água e habitação. Assegura um acompanhamento actualizado da documentação, facturação, relatórios e certificação dos projectos. Assegura que todos os processos sejam feitos em conformidade com as regras administrativas, financeiras e de aprovisionamento, com supervisão e treino do superior hierárquico, e em estreita colaboração com os departamentos LOG e ADMIN. Assegura o acompanhamento e a actualização de ficheiros específicos de forma independente Funções
- Manter um conhecimento actualizado da situação geral do Programa do Departamento (taxa de execução técnica e financeira, etc.)
- Manter um conhecimento profundo e actualizado sobre o WatHab, procedimentos administrativos ,logísticos, modelos e prazos. Assistir os membros da equipa do WatHab na aplicação desses procedimentos
- Assistir a equipa da Wathab na criação de SR e preparação dos PO
- Criar pedidos de CFT, projectos de contratos, NTF e outros documentos necessários para os processos de aquisição relacionados com os projectos Wathab
- Consolidar e submeter os documentos necessários para a Convocatória e os processos contratuais para projectos Wathab (desenhos, facturas, contratos, etc.) utilizando formatos aprovados; monitorar a implementação do projecto para o cumprimento dos documentos do projecto, das normas do CICV e dos códigos/padrões de construção locais
- Prepara todos os pedidos administrativos para o departamento ADMIN, relativos às necessidades do departamento Wathab
- Gerir as compras de mão-de-obra e material do projecto de acordo com as regras financeiras da delegação
- Administrar o final dos trabalhos, os certificados de conclusão e de entrega/doação da infra-estrutura do CICV aos utilizadores finais
- Assistir a hierarquia na execução das actividades de apoio ao departamento
- Apoiar os membros da equipa Wathab nas organizações de viagens de campo, incluindo pedidos e reservas de viagens
- Acompanhamento de todos os pagamentos com os departamentos ADMIN e LOG
- Acompanhamento numa base mensal da situação financeira dos projectos assinados pelas PO
- Com base nos relatórios mensais de despesas partilhados pela Admin e em colaboração com a equipa WatHab, verificar todas as entradas e assegurar que os custos directos dos projectos sob WPA e ficha de acompanhamento financeiro estão actualizados
- Responder a todos os pedidos de informação adicional da ADMIN, incluindo comentários de Manila, em consulta com o coordenador e engenheiros da Wathab.
- Gestão e arquivo da informação
- Rever a consistência dos relatórios dos projectos WPA. Sempre que necessário ajustar e/ou actualizar os projectos WPA em estreita coordenação com os engenheiros da WatHab e o coordenador da WatHab
- Manter a lista dos interlocutores do departamento actualizada juntamente com um registo dos contratos feitos pela instituição (convites oficiais, documentação e material promocional, celebrações)
- Manter actualizada a lista de contratantes e fornecedores nas diferentes disciplinas técnicas, incluindo as avaliações de desempenho dos engenheiros da WH, WPA, ROs e PO
- A pedido do Coordenador de WatHab dar suporte na tradução
- Acompanha todas as mensagens e correspondência relacionadas com o trabalho com os contactos e departamentos relevantes Requisitos
- Diploma universitário em Administração ou Engenharia ou formação equivalente
- Excelente domínio do inglês; outras línguas são uma mais-valia
- Conhecimentos informáticos, incluindo Microsoft Office suite e SharePoint
- Dois anos de experiência em posição de assistência técnica, de preferência em empresa de Engenharia ou Organização Humanitária Benefícios
- Oferecemos um trabalho dinâmico e gratificante em um ambiente humanitário e multicultural, com salários e benefícios sociais atraentes, e oportunidades de desenvolvimento por meio de treinamento interno Notas
- Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
- Estamos a procura de alguém metódico, responsável, orientado para o beneficiário, organizado com boas habilidades organizacionais, com bom senso de trabalho em equipe, boas habilidades de comunicação, comprometimento, iniciativa e respeito aos valores do CICV Documentação
- Carta de Apresentação
- Curriculum Vitae
- Cópias de Diplomas/Certificados Como se Candidatar
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