2020/04/02

日文Email怎樣寫?解說商用電郵格式與禮儀、以及實用日語句字範例

縱使你的日語水平已很高,會說會聽,但在書寫商用電郵時,還是需要格外留意。日語電郵有獨特的格式及禮儀,以下會一一解說,還會提供實用日語句字範例讓你參考。

目錄

標題(件名)
電郵開首
電郵內容注意事項
電郵結尾

標題(件名)

電郵標題最重要簡單易懂,歸納電郵的內容,所以請不要使用「お知らせ」(通知)、「お世話になります」(受指教了)等曖昧的句字,但也不要太長,盡量在20字以內。如果是初次發送電郵的對象,或是讓對方清楚是誰發出的電郵(特別在求職時),也可以在標題中加上自己的名字、出身的大學或公司

例子:

  • 面接日程の件/○○ (面試日期一事/○○(你的名字) ) 

  • 最終面接のお礼/○○  (最終面試的道謝/○○(你的名字) ) 

  • ○○について (有關○○)

  • ○月○日開催の○○のお知らせ (○月○日舉行的○○的通知)

電郵開首

開頭明記請清楚註明對方的公司名稱、部門、全名、尊稱。如果沒有指明對象,或不知道對方名字,可用「ご担当者様」(負責人)代替。

例子:

  • 株式会社○○ (對方公司)
    人事部 ○○ 様 (部門 對方名稱)

  • 株式会社○○(對方公司) 
    人事部 採用ご担当者 様 (部門 採用負責人)

與書信不同,電郵不需要寫時令的寒暄,只需要簡單地打招呼,以及介紹自己即可。介紹自己後更可簡單解釋一下自己發出電郵的原因,或是從誰人身上得到聯絡方式,讓對方更容易理解下文。

例子:

  • いつもお世話になっております。(一直蒙受關注了)

  • 突然のご連絡失礼いたします。(突然來信失禮了)

  • 株式会社○○の○○でございます。(我是株式会社○○(自已公司)的○○(自己的名字))

  • 本日、貴社面接を受けました○○と申します。(我是今天接受面試的○○(自己的名字))

  • 株式会社○○の○○様よりご紹介を頂きました。(從株式会社○○(某公司)的○○様(某人)獲得介紹)

  • 擔當者の異動についてご連絡いたします。(這次就負責人改變一事作出聯絡)

電郵內容注意事項


在書寫電郵內容時首先要注意一行的字數在30-35字以內,適當地進行換行,以免太冗長難以閱讀。其次是內容盡量具體易明,擅用六何法,即何人、何事、何時、何地、何解及如何去書寫。如果提及時間與地點,建議用列點形式清晰標明。

電郵結尾

在電郵的最後也需要再次禮貌地寒暄一下,例如多多指教、敬候回覆等等,收結內容。

例子:

  • 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。(今後也請多多指教)

  • お返事お待ちしております。(敬候回覆)

  • ご多忙のところ恐縮ですが、ご返事いただければ幸いです (百忙之中打擾,甚感抱歉,懇請惠予回覆)

在署名中請清楚寫上姓名、學校名/公司名、住址/公司地址、電話號碼、手機號碼、電郵地址。如果郵件有附件,附件名稱也請簡單列明是什麼檔案,例如履歷表。

例子:
○○ (你的名字)
株式会社○○○○部○○課 (公司名字及部門)
〒100-0000 
東京都○○区○○町○○番 (地址)
電話:000-0000-0000 (電話號碼)
携帯:000-0000-0000 (手機號碼)
Email:sample@wexpats.com (電郵地址)

這樣你便完成了一封基本的商用電郵了!在寄出前,請再小心檢查一次有沒有打錯字、用上適當的文法,是否禮貌等等,確保沒有問題才發送。雖然書寫商用電郵不容易,但多寫便能熟能生巧,為了將來在日本工作,從今天起多練習吧!

延伸閱讀:日語商務電話不用怕!打電話、接電話禮儀和簡單用語整合
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