縱使你的日語水平已很高，會說會聽，但在書寫商用電郵時，還是需要格外留意。日語電郵有獨特的格式及禮儀，以下會一一解說，還會提供實用日語句字範例讓你參考。
如果是打工面試要向企業發電郵，可在這篇文章認識禮儀、例文，而要發電郵給OB聯絡預約OB訪問的話可看這篇文章。
目錄
商用電郵基本禮儀
標題(件名)
電郵開首
電郵內容注意事項
電郵附件
電郵結尾
商用電郵基本禮儀
在學習書寫日語商用電郵前，首先要知道一些全球通用的基本禮儀。
使用正確收件人（TO、CC、BCC）
在郵件中，有三種收件人選項，每種選項在角色和可見性上都有所不同，需要了解如何適當選擇使用。
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TO（主要收件人）是直接發送給收件人。你可以輸入多個郵件地址。To的收件人通常是你期望對該郵件進行回應的人。
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CC（副本）是Carbon Copy的縮寫。它是副本，並不要求像TO收件人那樣進行回應，但希望他們了解情況或者想要與其共享信息的人。
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BCC（秘密副本）是Blind Carbon Copy的縮寫。CC和BCC之間的區別在於是否對其他人可見。當你不希望TO或CC的收件人知道你已經發送了郵件給BCC的收件人時，可以使用BCC。
有時可能會將打算使用BCC的收件人誤置為CC，這樣會導致信息泄露，郵件地址也屬於個人信息，所以請謹慎處理。
回覆和轉發
收到郵件後可以選擇進行「回覆」、「回覆所有」或者「轉發」這三種後續處理方式。回覆是指把郵件只發送給郵件發送者(TO)。回覆所有則是把郵件發送給原郵件的發送者(TO)以及副本名單中的人（CC）。轉發則是將郵件發送給未接收到這封郵件的其他人。
在進行回覆或轉發時，郵件主題會自動加上「Re:」、「Fw:」或者「Fwd:」等標誌。在進行轉發時，請務必在原郵件的基礎上明確標明轉發的理由，並保持原始郵件的內容不做任何修改，然後將郵件轉發出去。請了解每種功能並正確使用。
考慮發送電郵的時間
發送郵件時要考慮接收者可以在方便的時間讀取，由於越來越多人隨時透過手機或平板電腦檢查郵件。因此，除非是非常重要的事項，應該儘量在對方的工作時間內寄送郵件，以免打擾到對方的私人時間。
適當地選擇使用電郵和電話
電郵雖然方便，但可能對方會無法立即閱讀，所以在有緊急需求時，最好能同時使用電話或即時通訊工具聯絡。你可以先透過郵件總結需求並寄送，然後再打電話告知對方立即檢查。
而在電話中雖然可能處理了許多事項，但因為沒有憑證，有機會會導致你和對方之間的理解出現偏差。在使用電話聯絡後需要發電郵整理在電話中談及的內容讓彼此確認。
盡早回覆電郵
收到電郵後需要進行回覆，長時間不回覆可能會讓對方感到失禮。請盡量在最遲一個工作日內回覆。如果無法立即回答，也可以回覆「確認後會儘快聯繫您」(確認次第、改めて連絡いたします)或「我會在○月△日前回覆」(○月△日までに回答いたします)等句子，讓對方知道自己已閱讀電郵並在處理中。
此外，如果因度假或海外出差等原因無法頻繁檢查郵件，建議使用自動回覆功能，以便讓對方知道你的狀態。
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標題(件名)
電郵標題最重要簡單易懂，歸納電郵的內容，所以請不要使用「お知らせ」(通知)、「お世話になります」(受指教了)等曖昧的句字，但也不要太長，盡量在20字以內。如果是初次發送電郵的對象，或是讓對方清楚是誰發出的電郵(特別在求職時)，也可以在標題中加上自己的名字、出身的大學或公司。
例子：
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面接日程の件／○○ (面試日期一事／○○(你的名字) )
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最終面接のお礼／○○ (最終面試的道謝／○○(你的名字) )
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○○について (有關○○)
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○月○日開催の○○のお知らせ (○月○日舉行的○○的通知)
電郵開首
開頭明記請清楚註明對方的公司名稱、部門、全名、尊稱。如果沒有指明對象，或不知道對方名字，可用「ご担当者様」(負責人)代替。
例子：
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株式会社○○ (對方公司)
人事部 ○○ 様 (部門 對方名稱) -
株式会社○○(對方公司)
人事部 採用ご担当者 様 (部門 採用負責人)
與書信不同，電郵不需要寫時令的寒暄，只需要簡單地打招呼，以及介紹自己即可。介紹自己後更可簡單解釋一下自己發出電郵的原因，或是從誰人身上得到聯絡方式，讓對方更容易理解下文。
例子：
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いつもお世話になっております。(一直蒙受關注了)
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突然のご連絡失礼いたします。(突然來信失禮了)
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株式会社○○の○○でございます。(我是株式会社○○(自已公司)的○○(自己的名字))
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本日、貴社面接を受けました○○と申します。(我是今天接受面試的○○(自己的名字))
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株式会社○○の○○様よりご紹介を頂きました。(從株式会社○○(某公司)的○○様(某人)獲得介紹)
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擔當者の異動についてご連絡いたします。(這次就負責人改變一事作出聯絡)
電郵內容注意事項
在書寫電郵內容時首先要注意一行的字數在30-35字以內，適當地進行換行，以免太冗長難以閱讀。其次是內容盡量具體易明，擅用六何法，即何人、何事、何時、何地、何解及如何去書寫。如果提及時間與地點，建議用列點形式清晰標明。
電郵附件
在商用電郵中很常會用附件形式發送公司或商品資料、請求書等文件。不過在傳送時也有很多要注意的事情。
首先要注意的是檔案大小和檔案格式。如果總檔案大小超過2MB，建議事先詢問對方可以接收的檔案容量。如果對方沒有相應的應用程式來打開附件，即使接收了也無法打開附件。對於圖片或影片等特殊類型的檔案，也最好事先向對方確認是否能夠打開。
另外，建議不要把個人資料或機密數據等重要資訊以郵件附件方式傳送。如果選擇使用帶有密碼保護的ZIP檔案，可以將密碼透過另一封郵件發送，稱為“PPAP”。
在商用電郵的主題和內文中也要明確地告知附件的內容，而附件的名稱需要清楚地包括公司名稱、文件詳細內容以及日期，避免使用過短或過長的名稱，讓對方一目瞭然知道這個文件是來自那裡和什麼內容。
例子：
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〇〇についての資料を、添付いたします。(附上有關〇〇的資料，請查收。)
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こちらのメールにpdf形式で添付いたしましたので、ご確認お願いいたします。(以PDF格式附在這封郵件，請您確認一下。)
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ファイルのパスワードは、別途メールにてお送りいたします。(檔案的密碼會另外透過郵件傳送給您。)
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ご査収のほど、よろしくお願いいたします。(請您查收)
電郵結尾
在電郵的最後也需要再次禮貌地寒暄一下，例如多多指教、敬候回覆等等，收結內容。
例子：
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今後ともどうぞよろしくお願いいたします。(今後也請多多指教)
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お返事お待ちしております。(敬候回覆)
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ご多忙のところ恐縮ですが、ご返事いただければ幸いです (百忙之中打擾，甚感抱歉，懇請惠予回覆)
在署名中請清楚寫上姓名、學校名/公司名、住址/公司地址、電話號碼、手機號碼、電郵地址。如果郵件有附件，附件名稱也請簡單列明是什麼檔案，例如履歷表。
例子：
○○ (你的名字)
株式会社○○○○部○○課 (公司名字及部門)
〒100-0000
東京都○○区○○町○○番 (地址)
電話：000-0000-0000 (電話號碼)
携帯：000-0000-0000 (手機號碼)
Email：sample@wexpats.com (電郵地址)
這樣你便完成了一封基本的商用電郵了！在寄出前，請先看看與日本企業發送電郵時要注意的事情，小心檢查一次有沒有打錯字、用上適當的文法，是否禮貌等等，確保沒有問題才發送。雖然書寫商用電郵不容易，但多寫便能熟能生巧，為了將來在日本工作，從今天起多練習吧！
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