2021/09/07

日本打工面試應對法:電郵/電話禮儀、例文一一告訴你!

在日本努力學習日語中的外國人留學生中,有很多人想打工卻對日語沒有信心,不敢應徵。這篇會為你介紹聯絡面試時的電郵或電話的準備、禮儀及例文,教你如何做準備,這樣就可以放心踏出第一步,好好找一份工作!

目錄

在打電話應聘打工之前做好準備吧!
電話應徵的流程
應聘打工後收到郵件聯繫怎麼辦?
回覆電郵的基本規則
回覆電郵例文
這樣的行為是違反禮儀的!

在打電話應聘打工之前做好準備吧!

為了在打電話的途中不要慌亂,需要事先準備以下幾個東西吧!

準備好筆記和筆

為了在應聘者傳遞面試日期、地點以及當時要帶的東西等情報時可以好好地記下來,請事先準備好紙和筆記用具。除了筆記對方說的話,還要事先寫上錄用負責人的姓名。日後如果要想要聯絡負責人,知道對方的姓名會更方便。另外,在打電話的時候可能因為緊張而說話會變少,為了避免在掛斷電話後才想起忘記詢問的事情,事先把自己想問的事情記下來放在手邊比較好。

移動到電波很好且安靜的地方

在打電話之前,請先確認一下周圍的情况。避免在手機信號不好、人多、車多等場所通話,以免聽不清重要的事情。另外,在日本,在公共場所打電話是違反禮儀的。不要在電車、公交車內、圖書館、飲食店、醫院等地方打電話或接電話。

準備能確認面試日程的東西

準備好行事曆、記事本、學校的課程表等放在手邊,不僅可以馬上確認面試日的安排,關於排程的對話也會順利進行。從什麼時候開始可以打工,排班是每週幾天,這樣的問題也很容易回答。

注意打電話的時間

給想打工的地方打電話時要注意時間段。如果在對方很忙的時候打電話的話,不僅對方不能冷靜地說話,也會被懷疑你沒有常識。如果是飲食店的話,請在午餐時間後,也避免週末時間。

電話應徵的流程

在電話裡正因為看不到表情和環境,所以更要注意不要給對方帶來不愉快的感覺,讓我們來看看實際的對話例子吧。

對方:はい、○○レストランです。(這是○○餐廳。)

您:お忙しいところ失礼します。わたくし△△と申します。□□求人サイトを拝見してお電話いたしました。恐縮ですが、アルバイトの採用担当の◇◇さまへお取り次ぎください。(百忙之中打擾您了。我叫△△。看過□□招聘網站後而打電話來。很抱歉,請轉到兼職的招聘負責人◇◇先生。)

對方 :お電話変わりました。◇◇です。(電話換人了,我是◇◇。)

您:こんにちは。お忙しいところ失礼します。わたくし△△と申します。□□求人サイトを拝見してお電話いたしました。そちらのホールスタッフに応募したいのですが、まだアルバイトは募集されていますか?(您好,百忙之中打擾您了。我叫△△。看過□□招聘網站後而打電話來。我想應聘招待生,現在還在招募兼職嗎?)

對方 :はい、募集しております。(是的,正在招募。)

您:ありがとうございます。では、ぜひ応募したいので、面接をお願いできますでしょうか?(非常感謝。那麼我想應聘,可以安排面試嗎?)

如果負責人不在座位上的話,請詢問對方回來的預定時間,然後告訴對方再打電話。即使對方說「戻り次第、折り返し電話させましょうか?」(一回來就讓他回電話吧?) 也請禮貌地拒絕,願意自己花時間的行動會給人留下好印象。

應聘打工後收到郵件聯繫怎麼辦?

如果收到來自應聘者的郵件告知日程調整的時候,確認日程後並迅速回信。回信的標準是24小時以內,上午收到郵件的話最好在當天傍晚之前,傍晚以後收到的郵件最好在第二天上午之前回覆。請注意在深夜和早上等營業時間以外發送是違反禮儀的。另外,如果沒有注意到信箱而回信晚了的話,就說一句“回信晚了,非常抱歉”等道歉的話吧。

回覆電郵的基本規則

不要刪除標題

不要更改對方發來的郵件的標題,保持原樣吧!因為刪除或改變了標題的話,對方很有可能會忽略。另外,回信後主題會變成「Re:關於面試日程的調整」等,附上Re,對方就可以識別為回信的郵件。

用引用留下履歷

回信的時候請選擇“引用回信”,留下收到的內容,因為留下的對話會更容易回顧原委。每次回信選擇形式都很麻煩,所以回信時設定成自動引用比較很方便。

寫郵件後一定要檢查

寫完回信郵件後,在發送前一定要檢查以下幾個特別容易弄錯的地方。

・收件人姓名的公司名和負責人姓名

・希望日程的日期和星期幾是否正確

・是否忘記署名

・有沒有錯字漏字

除了上述要點以外,也請確認有否適度換行,行距是否太多等。為了讓對方容易閱讀,整體調整平衡。

回覆電郵例文

在指定的日期去面試的時候

如果可以按照應徵方指定的日期和時間來對應的話,就簡單地只傳達事情吧。

お世話になります。(氏名)と申します。

このたびは、アルバイトの面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。

ご指定いただきました下記の日時、場所にてお伺いします。

・◯月◯日(曜日)◯時

・株式会社△△本社

どうぞよろしくお願いいたします。

想要調整日程的時候

如果對方指定的日期和時間不方便,想要調整日程的時候,可以提交幾個候補日,不要只限定1日或1個時間段,讓對方更易調整。

お世話になります。(氏名)と申します。

このたびは、アルバイトの面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。

大変申し訳ありませんが、ご指定いただいた日時の都合がつがず、 以下のいずれかで再度調整をお願いしたく存じます。

・○月○日(曜日)12時~18時 

・○月○日(曜日)終日 

・○月○日(曜日)終日

恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

延伸閱讀:日文Email怎樣寫?解說商用電郵格式與禮儀、以及實用日語句字範例

這樣的行為是違反禮儀的!

最後,向您傳達一些絕對不能做的違反禮儀事情。

・當天變更日期

在面試當天才要求變更日程是很失禮的。但如果因為急病等不得已的情况,請馬上聯絡負責人。如果由於交通堵塞和意外事件而要遲到的情况也請儘早打電話聯絡,「大変申し訳ありませんが、〇〇といった理由で、面接時刻に間に合いそうにありません。勝手を申してすみませんが、面接時刻を遅らせていただけないでしょうか?」(非常抱歉,因為〇〇這樣的理由,好像趕不上面試時間。對不起,能不能把面試時間延後一點?)請保持低姿態道理,或許可以延遲面試。

・不回覆面試的聯絡

無視應聘者的聯絡也會給人不好的印象,即使想謝絕也要好好事前回覆。也不要在面試當天才提出取消,這是違反商務禮儀的。因為對方為您的面試而抽出自己的時間,不要因為自己的情况而破壞對方的日程。

・面試後想要謝絕

如果在面試後想取消應聘的時候,不要無視聯絡或是答應了會去上班卻沒有出現。即使收到內定聯絡,想謝絕的話請馬上打電話聯絡對方。不管理由是什麼,在傳遞辭退意願後記得要好好道歉。

日本是重視約定和時間的國家。不僅是面試,還包括實際開始打工後。請不要忘記這點,好好和周圍的人溝通,過上順利的留學生活。

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