Assistant Administratif et Financier
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工作地點
Malanville
招聘資訊詳細
About the job Assistant Administratif et Financier
Nom du projet: Projet: d'interconnexion WAPP Dorsale Nord
Organisme employeur: Unité de gestion de projet (UGP) WAPP Dorsale Nord
Lieu d'affectation: Antenne locale de l'UGP : Malanville
Supérieur hiérarchique: Ingénieur Gestionnaire des Contrats
Type de contrat: Plein temps, environ 24 mois
1. Contexte du Projet
Le système d'Echanges d'Energie Electrique Ouest Africain (EEEOA/WAPP) est une institution spécialisée de la Communauté Economique des Etats de l'Afrique de l'Ouest (CEDEAO). Il réunit 14 pays de la communauté économique régionale. L'EEEOA est constitué d'entreprises publiques et privées impliquées dans la production, le transport et la distribution d'énergie électrique en Afrique de l'Ouest. Le projet 330 kV Dorsale Nord consiste en la construction dune ligne de transport d'électricité de 330 kV sur une longueur d'environ 875 km entre Birnin-Kebbi au Nigéria et Ouagadougou au Burkina Faso, en passant par la région de Niamey au Niger. Le projet relie aussi le Bénin, dans la région de Malanville, en passant par le Niger. Le projet est co-financé par la Banque mondiale, la Banque Africaine de Développement, l'Agence Française de Développement, l'Union Européenne et la contribution du gouvernement du Nigéria.
Compte tenu de la dimension régionale du projet, et afin d'améliorer sa coordination, les ministres en charge de l'énergie des pays traversés par le projet Dorsale Nord se sont mis d'accord pour mettre en place un cadre institutionnel qui prévoit la création dune unité de gestion de projet (UGP) pour aider, entre autres, à l'élaboration et à la réalisation physique dudit projet. L'UGP est constituée dune unité centrale basée à Abuja au Nigeria et aura également des Antennes dans chacun des pays couverts par la Dorsale Nord.
L'UGP du Projet (composé de l'Unité Centrale et Antennes Pays) est appuyée par un Ingénieur-Conseil recruté essentiellement pour assurer la supervision des travaux de construction confiés aux Entreprises.
2. Description du poste
Sous l'autorité de l'ingénieur Gestionnaire des Contrats, la mission de l'Assistant Administratif et Financier est d'appuyer dans l'exécution des activités quotidiennes de l'Unité en ce qui concerne toutes les questions administratives et du personnel et de veiller à ce quelles soient accomplies de manière efficace et efficiente et en accord avec les lignes directrices sur les politiques et procédures du Projet Dorsale Nord.
Le titulaire du poste assistera également le Département des finances dans la gestion des finances au niveau local et dans l'élaboration des rapports financiers requis conformément aux procédures et directives du Projet en la matière. A cet effet il aura une relation fonctionnelle avec d'une part le comptable et d'autre part avec le responsable administratif, de l'UGP centrale.
3. Tâches et responsabilités
De manière plus spécifique, la mission de l'Assistant Administratif et Financier comprend les principales tâches suivantes :
A. En matière de gestion administrative :
- Veiller à la mise en œuvre effective des dispositions du manuel de procédures administratives, financières et comptable ;
- Appuyer la Coordination locale du Projet dans la gestion quotidienne des activités du Projet ;
- Fournir à tout le personnel de l'UGP locale un appui administratif nécessaire pour l'accomplissement de leur mission ;
- Identifier les fournisseurs de biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l'UGP locales ;
- Initier la procédure de sélection des fournisseurs et prestataires de services requis par l'UGP locale ;
- Préparer les Bons de Commandes à soumettre à la signature du Coordonnateur Pays ;
- Préparer les attestations de réception des fournitures et prestations et toute autre document nécessaire au paiement des fournisseurs ;
- Coordonner la rédaction des correspondances en rapport avec le Projet
- ;S'assurer que tous les documents de voyage du personnel de l'UGP locale sont préparés à temps (ordres de mission, budgets des missions, billets) ;
- Assurer le système de classement et d'archivage de tous les documents administratifs et financier de l'UGP locale ;
- Préparer les comptes rendus des réunions ;
- Assurer toute autre tâche à lui confiée par le Coordonnateur Pays du Projet. B. En matière de gestion financière et comptable :
- Appuyer la préparation des budgets prévisionnels pour le fonctionnement des bureaux de l'UGP locale à soumettre à la Coordination de l'UGP locale pour examen et transmission à la Coordination Centrale de l'UGP ;
- Élaborer des plans prévisionnels de trésorerie et suivi de leur réalisation ;
- Préparer et présenter à la Coordination du Projet pour approbation les chèques et ordres de transferts de fonds sur les comptes d'opération ouverts dans les banques de la place;
- S'assurer de la bonne tenue de la comptabilité de l'antenne de l'UGP ;
- Faire le suivi de l'exécution budgétaire et rendre régulièrement compte au coordonnateur Pays du Projet des écarts constatés entre les prévisions et les réalisations ;
- Justifier l'utilisation de toutes les avances reçues de l'UGP Centrale ;
- Appuyer le Coordonnateur pays dans le suivi des demandes de décaissement ;
- Assurer l'effectivité et l'efficacité du contrôle interne ;
- Participer à la préparation des rapports financiers pour soumission et approbation par la Coordination suivant les standards et la périodicité requise par les Bailleurs ;
- S'assurer que toute la documentation nécessaire est disponible pour les audits interne et externe des fonds gérés par l'UGP locales ; C. En matière de gestion du personnel :
- Veiller à ce que tous les registres obligatoires de gestion du personnel soient tenus à jour ;
- Tenir le cahier de présence et soumettre à la Coordination le rapport y afférant ;
- S'assurer de la tenue des dossiers individuels du personnel de l'UGP et de la documentation du Projet ;
- S'assurer du virement des salaires du personnel de l'UGP locale ;
- Recevoir les demandes d'autorisation d'absence du personnel et les transmettre à l'autorité habilité ;
- Initier pour le compte du Coordonnateur Pays, l'évaluation et la notation annuelle du personnel en vue de renouveler ou non le contrat de travail ;
- S'assurer de la mise en œuvre des plans de formation du personnel des Agences d'Exécution concernées par le Projet ainsi que du personnel de l'UGP ; D. En matière de gestion du patrimoine :
- S'assurer que les stocks et les équipements acquis sur les fonds mis à la disposition de l'UGP locale sont régulièrement protégés et peuvent être contrôlés à tout moment ;
- Faire prendre toute mesure permettant de localiser et d'identifier les équipements acquis sur les fonds mis à la disposition de l'unité de coordination et des autres bénéficiaires ;
- Veiller à ce que le personnel utilise le patrimoine à bon escient ;
- Dresser les inventaires des immobilisations selon un calendrier préétabli;
- Gérer les immobilisations et tout autre consommable nécessaire à la bonne marche de l'UGP locale ;
- Gérer le carburant ;
- Veiller à la sécurité des locaux ;
- Veiller sur les clés d'accès aux différents bureaux qui lui sont confiées.
- Veiller à l'entretien du matériel du projet ; 4. Profil recherché * Être titulaire d'un diplôme universitaire de niveau (BAC+ 3 minimum) comptabilité, finances, gestion, administration, économie ou disciplines similaires ;
- Avoir un minimum de cinq (05) ans d'expérience professionnelle en matière de gestion administrative et financière ;
- Justifier d'au moins deux (02) ans d'expérience en matière de gestion selon les règles des Bailleurs de Fonds internationaux (Banque mondiale, BAD, AFD, Union Européenne et autres;
- Justifier de la maîtrise d'un progiciel de gestion TOMPRO, SAP ou similaires et particulièrement la bonne maîtrise de TOMPRO serait un atout ;
- Justifier dune expérience dans l'archivage électronique des documents;
- Avoir une bonne maîtrise de l'utilisation des logiciels informatiques de base (MS Word, MS Excel, MS Outlook, PowerPoint) et d'usage de l'Internet. 5. Attributs et compétences
- Avoir d'excellentes capacités organisationnelles avec des aptitudes à travailler en équipe et sous pression ;
- Avoir une bonne capacité de communication (orale et écrite), capacité de prendre des initiatives et d'intégrité professionnelle ;
- Être consciencieux et efficace en matière d'atteinte des résultats ;
- Avoir d'excellentes aptitudes relationnelles, d'être attentif aux détails et de résoudre les problèmes. 6. Langue
Une exigence majeure pour ce poste est d'avoir une bonne maîtrise de la langue française (lu, parlé et écrit).
7. Durée
La durée de la mission s'étendra sur une période de 24 mois avec une période probatoire de 6 mois.
8. Obligations en matière d'établissement de rapports
L'Assistant Administratif et Financier devra produire à la fin de chaque mois, un rapport d'activités à transmettre à la Coordination Pays de l'Unité de Gestion du Projet. Il devra également contribuer à l'élaboration des rapports trimestriels et annuels d'activités du Projet.
La date limite de recevabilité des candidatures est fixée au 12 août 2022 à 17 h GMT
Veuillez noter que seuls les ressortissants résidant dans le pays peuvent postuler
