วิธีเขียนอีเมลภาษาญี่ปุ่น รูปแบบและมารยาทที่ถูกต้อง (พร้อมตัวอย่าง)

WeXpats

2024/07/20

การเขียนอีเมลภาษาญี่ปุ่นนั้นมีกฎเกณฑ์มากมาย ซึ่งทำให้ยากสำหรับมือใหม่ ในบทความนี้ เราจะแนะนำวิธีเขียนอีเมลภาษาญี่ปุ่นในรูปแบบและมารยาทที่ถูกต้อง

สารบัญ

ความยากในการเขียนอีเมลภาษาญี่ปุ่น
วิธีเขียนอีเมลภาษาญี่ปุ่น
ตัวอย่างอีเมลภาษาญี่ปุ่นสำหรับสถานการณ์ต่างๆ
สิ่งสำคัญที่ต้องระวังเมื่อส่งอีเมล
หางานในญี่ปุ่นกับ WeXpats

คุณมีปัญหาเกี่ยวกับการหางานในญี่ปุ่นหรือไม่?

คุณเจองานที่เหมาะกับคุณหรือยัง? คุณต้องการทราบว่าบริษัทไหนบ้างที่จ้างชาวต่างชาติ คุณกังวลเกี่ยวกับอนาคตการทำงานของคุณในญี่ปุ่น คุณไม่รู้ว่าวีซ่าปัจจุบันของคุณสามารถทำงานอะไรได้บ้าง

หากคุณกังวลเรื่องการหางานในญี่ปุ่น, WeXpats Agent ช่วยคุณได้! ฟรี ปรึกษากับ WeXpats Agent

ความยากในการเขียนอีเมลภาษาญี่ปุ่น

การเขียนอีเมลภาษาญี่ปุ่นนั้นยากเพราะมีกฎเกณฑ์ที่ละเอียดมากมาย และมีสำนวนที่ไม่ใช้ในชีวิตประจำวัน

กฎเกณฑ์ในการเขียนอีเมลภาษาญี่ปุ่น

จดหมายภาษาญี่ปุ่นมักเริ่มต้นด้วยคำทักทาย เช่น "拝啓 (Haikei)" หรือ "啓上 (Keijou)" ตามด้วยคำทักทายตามฤดูกาล เมื่อจบจดหมายคุณต้องใส่คำทักทายตอนจบเพื่ออวยพรให้ผู้รับมีความสำเร็จและสุขภาพดี และปิดท้ายด้วยวลีเช่น "敬具 (Keigu)" หรือ "かしこ (Kashiko)" นอกจากนี้ยังมีจุดอื่นๆ ที่ต้องพิจารณา เช่น การเว้นวรรคหลังจากเขียนอักษรตัวแรก เป็นต้น

กฎสำหรับการเขียนอีเมลภาษาญี่ปุ่นนั้นง่ายกว่า คุณไม่จำเป็นต้องใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เมื่อสื่อสารกับคนที่มีระดับเท่ากันกับคุณ อย่างไรก็ตาม ต้องระมัดระวังมากเมื่อเขียนอีเมลธุรกิจและอีเมลในที่ทำงาน เช่น การเขียนถึงเจ้านายหรือลูกค้า หากคุณไม่ปฏิบัติตามกฎและมารยาทที่ถูกต้อง จะส่งผลเสียต่อการประเมินของคุณและสร้างความประทับใจที่ไม่ดี

อีเมลภาษาญี่ปุ่นมีสำนวนที่ไม่ค่อยได้ใช้ทั่วไป

อีเมลธุรกิจภาษาญี่ปุ่นมีวลีและคำที่ไม่ค่อยได้ใช้ในชีวิตประจำวัน เพราะไม่ใช่การสนทนาต่อหน้า ความเคารพและความสุภาพจึงถูกสื่อสารมากกว่าการสนทนาต่อหน้า

ตัวอย่างเช่น เมื่อพูดกับผู้ติดต่อธุรกิจที่คุณมีการติดต่อกันเป็นประจำ มักจะพูดว่า "いつもお世話になっております (Itsumo osewa ni natte orimasu)" อย่างไรก็ตาม ในอีเมลธุรกิจ คุณจะเขียนว่า "平素よりお世話になっております (Heiso yori osewa ni natte orimasu)"

นอกจากนี้ เมื่ออ้างถึงบริษัทของอีกฝ่ายหนึ่ง เราพูดว่า "御社 (Onsha)" ในการสนทนา แต่ในอีเมลธุรกิจคุณต้องเปลี่ยนเป็น "貴社 (Kisha)"

บทความแนะนำ

วิธีเขียนอีเมลภาษาญี่ปุ่น

จุดสำคัญในการเขียนอีเมลภาษาญี่ปุ่นคือการทำให้ง่ายต่อการเข้าใจของผู้รับขณะให้ความรู้สึกสุภาพ

หัวข้ออีเมล: ทำให้ชัดเจนว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไร ในหัวข้อของอีเมล

ให้ใช้คำที่เฉพาะเจาะจงและกระชับเพื่อทำให้ชัดเจนว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไร นี่จะช่วยให้คุณสื่อสารเนื้อหาของอีเมลได้แม้ว่าผู้รับจะยุ่งเกินกว่าจะอ่านอีเมลก็ตาม

ด้านล่างนี้คือตัวอย่างหัวข้ออีเมลที่สื่อถึงส่วนสำคัญของอีเมลได้อย่างชัดเจน ผู้รับสามารถเข้าใจได้ทันทีว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไร นอกจากนี้ยังแสดงถึงความใส่ใจของผู้ส่งด้วย

「打ち合わせ日程のご相談【自分の所属している企業名・氏名】」「●月●日の15時から伺います／自分の所属している企業名・氏名」 การใช้【】วงเล็บช่วยทำให้อีเมลดูเรียบร้อยและอ่านง่าย หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องหมาย "?" หรือ "!" ในอีเมลธุรกิจเพราะจะให้ความรู้สึกไม่เป็นทางการ

ผู้รับอีเมล: เขียนให้ชัดเจนว่าอีเมลนี้ส่งถึงใคร

เมื่อเขียนอีเมลธุรกิจถึงคนในบริษัทเดียวกัน ให้ใส่ "様 (-sama)" หลัง "แผนก・ชื่อ" เสมอ หากบุคคลนั้นมีตำแหน่งในบริษัท ให้ใส่ตำแหน่งของพวกเขาหลัง "แผนก・ชื่อ" แทน

เมื่อเขียนอีเมลถึงคนภายนอกบริษัท ให้ใส่ "様 (-sama)" หลัง "บริษัท・แผนก・ชื่อ" ชื่อบริษัทไม่ควรย่อ ให้เขียนเต็ม เช่น "株式会社△△" หรือ "有限会社●●" "株式会社" และ "有限会社" อาจมาก่อนหรือหลังชื่อบริษัท ดังนั้นควรตรวจสอบชื่อทางการของบริษัท

เมื่อเขียนถึงองค์กร ถ้าต้องการให้ทุกคนตรวจสอบอีเมล ให้เขียนถึง "各位 (Kakui)" หากต้องการให้บุคคลเฉพาะเจาะจงตรวจสอบอีเมล ให้เขียนถึง "関係者各位 (Kankeisha Kakui / ถึงบุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด)" หรือ "●●部各位 (-bu Kakui / ถึงทุกคนในแผนก ●●)" หรือสามารถเขียน "御中" หลังชื่อแผนกได้

ไม่ว่าจะภายในหรือภายนอก หากคุณไม่รู้ชื่อของผู้รับ ให้เขียน "ご担当者様 (Go-tantousha-sama / ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง)"

การทักทายในอีเมล: เริ่มต้นด้วยคำทักทาย

อีเมลภาษาญี่ปุ่นไม่ได้เริ่มต้นด้วยเนื้อหาหลักทันที แต่จะเริ่มต้นด้วยคำทักทาย ถือว่าเป็นมารยาทที่ดีในญี่ปุ่นที่จะเริ่มต้นจดหมายด้วยคำทักทาย และธรรมเนียมนี้ขยายไปถึงอีเมลด้วย คำทักทายตามฤดูกาลไม่จำเป็น คำทักทายในอีเมลธุรกิจมักเป็นดังนี้:

「初めてご連絡いたします。△△と申します」「ご無沙汰しております。△△です」「お忙しいところ失礼いたします。△△社△△課の△△です」 คุณยังสามารถใช้ "平素よりお世話になっております" ได้เช่นกัน

เนื้อหาอีเมล: รักษาความเรียบร้อยและกระชับ

สำหรับเนื้อหาหลัก เริ่มต้นด้วยการแนะนำสั้นๆ ว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไรก่อนที่จะเขียนเนื้อหาหลัก ให้แต่ละประโยคมีความยาว 20~30 อักษรเพื่อให้อ่านง่าย และเริ่มย่อหน้าใหม่เมื่อเปลี่ยนหัวข้อ หากมีหลายประเด็นให้ใช้การจัดลำดับหรือหัวข้อย่อยเพื่อทำให้เรียบร้อยและอ่านง่าย

ในอีเมลธุรกิจ เนื้อหาควรถูกสื่อสารอย่างชัดเจนและไม่ควรมีหัวข้อที่ไม่เป็นทางการ

การปิดท้ายอีเมล: คำลงท้าย

คำทักทายปิดท้ายต้องใส่ตอนจบของอีเมล ซึ่งมีหน้าที่เช่นเดียวกับ "Best Regards" ในภาษาอังกฤษ

「どうぞよろしくお願いいたします」「何卒よろしくお願い申し上げます」「ご多忙と存じますが、くれぐれもご自愛ください」 หากอีเมลของคุณมีการอธิบายเพิ่มเติม คุณสามารถปิดท้ายด้วย “ご不明な点がございましたら、お気軽にお尋ねください” ได้เช่นกัน

การปิดท้ายอีเมล: ข้อมูลผู้ส่ง

อย่าลืมใส่ข้อมูลของคุณตอนท้ายอีเมล สำหรับอีเมลส่วนตัว ให้ใส่ชื่อ และถ้าจำเป็น เบอร์โทรศัพท์และที่อยู่ สำหรับอีเมลภายในบริษัท ให้ใส่ชื่อ แผนก และตำแหน่ง สำหรับอีเมลธุรกิจภายนอก ให้ใส่ชื่อบริษัท ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อ

ใช้ขีดแบ่งส่วนนี้ออกจากข้อความหลักของอีเมล เช่นนี้

何卒、よろしくお願い致します。 (คำลงท้าย)

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△株式会社△△部△△課
△△　△△（氏名）

〒△△△ー△△△△
東京都品川区大崎△△△ー△△△△
電話番号：03ー△△△ー△△△△
携帯電話番号：△△△ー△△△△ー△△△△
メールアドレス：△△△△@△△.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

ตัวอย่างอีเมลภาษาญี่ปุ่นสำหรับสถานการณ์ต่างๆ

ในส่วนนี้ เราจะแบ่งปันตัวอย่างอีเมลภาษาญี่ปุ่นในสถานการณ์ต่างๆ แม้ว่าเนื้อหาจะต่างกัน แต่รูปแบบก็คล้ายกันมาก

อีเมลสำหรับการจองโรงแรม

เมื่อทำการจองโรงแรม ให้เขียนชื่อของคุณ วันที่ต้องการเข้าพัก จำนวนคน แผนการเข้าพัก ในอีเมล

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名：●●月●●日の予約【△△（自分の氏名）】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●ホテル
ご担当者様

●●ホテルの予約をお願いしたくメールをしております、△△（自分の氏名）と申します。

以下の日程や条件での予約は可能でしょうか。

氏名：△△
日にち：●●月●●日～●●月●●日
人数：大人●●人、子ども●●人
チェックイン予定時間：●●時
希望するプラン：●●プラン
希望する部屋：海側の部屋
携帯電話番号：△△△ー△△△△ー△△△△
メールアドレス：△△△△@△△.jp

お忙しいところ恐縮ですが、ご返信よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△　△△（氏名）

หากคุณมีคำขอใด ๆ ถึงโรงแรม เช่น ความต้องการเกี่ยวกับอาหาร หรือการรับจากสถานีที่ใกล้ที่สุด กรุณาเขียนลงไปในอีเมลด้วย

อีเมลธุรกิจเพื่อขออะไรบางอย่าง

เมื่อทำการขออะไรบางอย่างผ่านอีเมล อย่าลืมเขียนรายละเอียดของคำขอนั้น ใช้คำแสดงความสุภาพ เช่น “กรุณา (お願いいたします)” หรือ “ฉันจะขอบคุณมากหากคุณสามารถทำเช่นนั้นได้ (〜していただければ幸いです)”

ด้านล่างนี้คือตัวอย่างอีเมลธุรกิจเมื่อติดต่อบริษัทเพื่อขอใบเสนอราคาเป็นครั้งแรก

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名：●●見積書作成のお願い【△△株式会社△△（自分の氏名）】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●株式会社●●部●●課
ご担当者様

初めてご連絡させていただきます
△△株式会社△△部の△△（自分の氏名）と申します。

現在、弊社では貴社サービス●●の導入を検討しております。
つきましては、以下の内容にて見積書を作成していただけませんでしょうか。

商品名：●●
数量：●●
仕様：●●
納期：●●

なお、△月△日までにお見積書をいただけると幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△株式会社△△部△△課
△△　△△（氏名）

แม้ว่าการใช้สำนวน "お願いします" และ "〜してください" จะถือว่าสุภาพ แต่ก็อาจถูกมองว่าไม่สุภาพนักในอีเมล ดังนั้นจึงควรหลีกเลี่ยง

อีเมลธุรกิจเพื่อนัดหมาย

เมื่อต้องการนัดหมาย หากเป็นไปได้ควรระบุวันและเวลาเลือกหลายๆ ตัวเลือกในอีเมลของคุณ

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名：訪問日程のお伺い【△△株式会社△△（自分の氏名）】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●株式会社●●部●●課
●●（相手の苗字）様

平素よりお世話になっております。
△△株式会社の△△（自分の氏名）です。

先日は、弊社サービス導入ご検討の連絡ありがとうございました。
つきましては、さっそく弊社サービスについて説明させて頂きたいと考えております。
近々ですと、以下の日時でお伺いすることが可能でございます。

【ご訪問可能日時】

7月15日：午後2時～午後5時
7月17日：午前11時～午後1時
7月19日：午後3時～午後5時

●●様のご都合を教えていただけますと幸いです。
ご都合が悪ければお申し付けください。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒ご検討宜しくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△株式会社△△部△△課
△△　△△（氏名）

เมื่อส่งอีเมลเพื่อขอนัดหมาย อย่าระบุแค่ความสะดวกของคุณเพียงฝ่ายเดียว แต่ควรแสดงความใส่ใจและสอบถามความสะดวกของผู้รับด้วย

อีเมลธุรกิจเพื่อแสดงความขอบคุณ

ใช้ประโยคตัวอย่างเป็นพื้นฐาน คิดถึงวิธีการแสดงความขอบคุณในคำพูดของคุณเองให้มากที่สุด

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名：昨日の打ち合わせのお礼【△△株式会社△△（自分の氏名）】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●株式会社●●部●●課
●●（相手の苗字）様

平素よりお世話になっております。
△△株式会社の△△（自分の氏名）です。
昨日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

●●様から伺ったご要望について弊社でも話し合い、今後のご提案に活かしていきたいと考えております。
ほかにも、ご要望やご質問がございましたら、遠慮なくご連絡いただけたらと存じます。

引き続き、よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△株式会社△△部△△課
△△　△△（氏名）

การส่งอีเมลแสดงความขอบคุณควรทำให้เร็วที่สุดหลังจากเหตุการณ์นั้นๆ

อีเมลธุรกิจเพื่อขอโทษ

เมื่อขอโทษผ่านอีเมล ให้เริ่มต้นด้วยการทักทายและชื่อของคุณ จากนั้นเขียนสิ่งที่คุณขอโทษสำหรับอะไร ควรใช้ภาษาที่สุภาพนอบน้อมอย่างที่สุด

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名：△△の訂正とお詫び【△△株式会社△△（自分の氏名）】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●●株式会社●●部●●課
●●（相手の苗字）様

平素よりお世話になっております。
△△株式会社の△△（自分の氏名）です。

先日送付させていただいた資料の△△に関する記載に誤りがございました。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

修正版を添付させていただきましたので、ご確認いただければと存じます。

今後は同じようなミスがないように、確認を徹底して参りたいと思います。
引き続きよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△株式会社△△部△△課
△△　△△（氏名）

〒△△△ー△△△△
東京都品川区大崎△△△ー△△△△
電話番号：03ー△△△ー△△△△
携帯電話番号：△△△ー△△△△ー△△△△
メールアドレス：△△△△@△△.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーー

ในตอนท้าย ให้เพิ่มข้อความรับรองว่าข้อผิดพลาดจะไม่เกิดขึ้นอีก และกล่าวถึงมาตรการป้องกันที่จะเกิดขึ้น

สิ่งสำคัญที่ต้องระวังเมื่อส่งอีเมล

ระวังการพิมพ์ผิด การละเว้น และข้อผิดพลาดต่างๆ เมื่อลงมือเขียนอีเมล นอกจากนี้ยังต้องระมัดระวังการตั้งค่าอีเมลและเวลาที่ส่งอีเมล หลังจากพิมพ์อีเมลเสร็จ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าปราศจากข้อผิดพลาดก่อนที่จะส่ง

การใช้ภาษาสุภาพ(敬語 keigo)ที่ไม่ถูกต้อง

เมื่อส่งอีเมลในภาษาญี่ปุ่น ให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดในการใช้ภาษาสุภาพ(敬語 keigo)ข้อผิดพลาดในอีเมลจะถูกบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ดังนั้นควรระมัดระวังให้มากกว่าการพูดคุยแบบตัวต่อตัว ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างความผิดพลาดในการใช้ภาษาสุภาพ(敬語 keigo)และทางเลือกที่ถูกต้อง

ประโยคผิดพลาดทั่วไป	ทางเลือกที่ถูกต้อง
「了解しました」 (Ryōkai shimashita)	「承知いたしました」 (Shōchi itashimashita), 「かしこまりました」 (Kashikomarimashita)
「～させていただきます」 (～sasete itadakimasu)	「〜いたします」 (〜itashimasu)
「よろしかったでしょうか」 (Yoroshikatta deshō ka)	「よろしいでしょうか」 (Yoroshii deshō ka)
「どうしますか」 (Dō shimasu ka)	「いかがいたしますか」 (Ikaga itashimasu ka)
「大丈夫です」 (Daijōbu desu)	「問題ございません」 (Mondai gozaimasen)
「～してます」 (～shitemasu)	「〜しております」 (〜shite orimasu)

ภาษาสุภาพในคอลัมน์ด้านซ้ายไม่ถือว่าผิด แต่ในอีเมลธุรกิจอาจทำให้ดูไม่สุภาพนัก นอกจากนี้ยังต้องระวังการใช้ภาษาสุภาพที่ถูกต้องด้วย

หางานในญี่ปุ่นกับ WeXpats

WeXpats Jobs เป็นเว็บไซต์งานที่สนับสนุนชาวต่างชาติที่ทํางานในญี่ปุ่น เราแนะนําตําแหน่งงานว่างในอุตสาหกรรมต่างๆมากมาย

คุณสามารถค้นหางานใน 11 ภาษารวมถึงภาษาญี่ปุ่น (อังกฤษ,เวียดนาม,เกาหลี,อินโดนีเซีย,จีนดั้งเดิม,จีนตัวย่อ,พม่า,ไทย,สเปน และโปรตุเกส) ดังนั้นคุณไม่ต้องกังวลเรื่องภาษาญี่ปุ่นเพราะคุณสามารถค้นหางานได้ในภาษาของคุณเอง

① ค้นหางานที่ต้องการด้วยตัวเอง

คุณสามารถเลือกงานที่เหมาะกับคุณโดยระบุระดับภาษาญี่ปุ่น, ประเภทงาน และสถานที่ทํางานที่ต้องการ

② รับข้อเสนองานจากบริษัทต่างๆ

เมื่อกรอกแบบสอบถามสั้น ๆ คุณจะได้รับข้อเสนองานที่ตรงกับประสบการณ์การทํางานและความต้องการของคุณ สามารถใช้บริการได้ฟรีดังนั้นโปรดลงทะเบียนเป็นสมาชิกจากปุ่มด้านล่างและหางานที่เหมาะกับคุณ!

※ คุณสามารถลงทะเบียนจากนอกประเทศญี่ปุ่นได้ แต่เฉพาะผู้ที่อาศัยอยู่ในญี่ปุ่นเท่านั้นที่สามารถสัมภาษณ์งานได้

3 พูดคุยกับที่ปรึกษาด้านอาชีพ

WeXpats Agent คือบริการสนับสนุนด้านอาชีพที่ WeXpats มอบให้กับคุณ คุณสามารถพูดคุยกับที่ปรึกษาด้านอาชีพที่สามารถพูดได้สองภาษาคือ ภาษาอังกฤษหรือภาษาญี่ปุ่น และรับคำแนะนำเกี่ยวกับตำแหน่งงานประจำของบริษัทที่เหมาะกับคุณที่สุด เนื่องจากเราได้รับประกาศรับสมัครงานโดยมีจุดประสงค์เพื่อแนะนำงานให้ชาวต่างชาติในญี่ปุ่น เราจึงสามารถแนะนำงานให้คุณได้ทันที

เรามีตำแหน่งงานว่างมากมายที่เหมาะสำหรับชาวต่างชาติมาทำงาน เช่น งานแปล ล่าม งานขาเข้า ฯลฯ งานที่ใช้ทักษะทางภาษาของคุณ งานวิศวกรรม ฯลฯ งานที่ไม่ต้องใช้ทักษะภาษาญี่ปุ่น
ที่ปรึกษาด้านอาชีพของเราสนับสนุนและช่วยคุณเตรียมเรซูเม่และฝึกสัมภาษณ์งานกับคุณ สื่อสารจุดแข็งของคุณกับบริษัทจ้างงานอย่างชัดเจน
เราจะจัดการสื่อสารกับบริษัทในนามของคุณ เช่น การจัดวันสัมภาษณ์และเงื่อนไขการเจรจาต่อรอง และช่วยลดความเครียดและเวลาที่ใช้

พูดคุยกับที่ปรึกษาด้านอาชีพกับ WeXpats Agent

นักเขียน

WeXpats

นำเสนอบทความที่หลากหลาย ตั้งแต่ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับการใช้ชีวิต การทำงาน และการศึกษาต่อในประเทศญี่ปุ่น รวมไปจนถึงบทความแนะนำเรื่องราวที่น่าสนใจเกี่ยวกับประเทศญี่ปุ่น