日本商務禮儀要注意！交換名片、放名片位置都有大學問！

名片交換在日本商務場合中非常重要，是建立信任關係的第一步。而交換名片時有許多需要注意的地方，一不小心放錯位置就會失禮。這篇文章會介紹有關名片的禮儀，如果要在日本工作或是跟日本公司有商務合作就好好記著吧！

目錄
製作名片時的注意事項
如何交換名片？
小心這些失禮行為！

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製作名片時的注意事項

首先你需要擁有自己的名片才能和別人交換，如果是在公司上班，企業方應該會為員工製作並採用相同的格式。如果是自己創業或是個人身份工作時，在製作名片時需注意這些事情。

名片上應包含的重要資訊

• 姓名 - 最重要的項目。即使對方忘記了你的名字，也可從名片回憶起來。

• 公司名稱 - 記載公司名稱有助於建立信任關係。除了沒有註冊名稱的個人或自由職業者外，一定要使用正式名稱。

• 所屬部門名稱 - 如果屬於擁有多個部門的公司，應詳細列出部門名稱。這樣在電話聯繫時，對方能迅速找到正確的聯絡人。

• 職位／頭銜 - 是顯示你在公司中的地位和決策權，在商務交易中，對方的應對方式可能會因你的職位而有所不同，因此務必要記載。

• 地址 - 應同時列出公司總部和你所屬辦事處的地址。為了方便對方郵寄文件，應確保從郵遞區號到縣市、建築名稱等信息都完整記載。

• 電話號碼 - 建議同時列出代表號碼、個人手機號碼、部門號碼和分機號碼等。

• 電郵地址 - 因為會使用電郵進行商務上的聯絡，所以是必須記載的事項。

• 網站網址 - 為了讓對方更好地了解你的公司和服務，建議記載公司網站的網址。

• 營業時間及休息日（適用於店鋪）- 讓對方知道可聯絡的時間段，以免錯過聯絡的時機。

製作名片的注意點

• 對於難讀的漢字加上注音標示

如果你的姓名或公司名稱中包含難讀的漢字或英文字母，務必要加上注音標示。這樣可以避免對方因讀錯名字或公司名稱而產生尷尬，減少誤會。

• 使用較大的字體尺寸

避免使用過小的字體，建議使用較大且易於辨識的字體，方便對方閱讀。

• 注意空白區域，保持清晰易讀

導致信息過多容易變得難以閱讀，並給人以雜亂的印象。應簡潔明瞭地記載必要信息，避免過多內容。

• 根據業務性質和公司風格選擇設計

名片不僅是介紹個人，也是讓對方了解公司和業務的重要工具。應根據公司的氛圍和業務性質選擇適合的設計風格。

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如何交換名片？

名片上除了姓名外，還會記載公司名稱、部門、職位、聯絡方式等持有人的重要資訊。因此，日本人把名片視為「持有人的分身」，應該謹慎且妥善地對待。所以交換名片時也有許多注意事項，可按以下步驟進行。

1. 準備名片

為了順利進行名片交換，事前準備非常重要。如果在對方面前手忙腳亂在包包尋找名片，會給人留下不好的印象。建議將名片夾放在包包內方便取出的地方或外套內側口袋中，提前做好準備。當看到對方時，能夠迅速拿出名片，展現出你的專業性。

2. 遞交名片

遞交名片時，應將名片以對方容易閱讀的方向放在名片夾上，雙手持名片遞出。遞交時，應同時自報公司名稱、部門和姓名。此外，將自己的名片從比對方遞出名片更低的位置遞出，可以給對方留下更加謙虛、禮貌的印象。

交換名片時應站立進行，不應坐著交換。即使在會議室等座位上，也應在交換名片時站起來。此外，即使與自己無關，其他人在進行名片交換時，保持站立也是一種禮儀。而且不應在桌子上進行。即使在會議室內隔著桌子交換名片，最好移動到桌子旁，在對方面前進行交換。

交換名片的順序.

從地位較低的人向地位較高的人遞交名片

名片交換時，通常由地位較低的人（例如拜訪者）先行遞出名片。因此，拜訪對方時，應主動上前進行名片交換。如果對方有多位人員在場，應按職位從高到低的順序依次遞交名片。

若不清楚對方的職位或角色而無法確定應先向誰遞交名片，也無需過度擔心。通常對方會讓地位最高的人首先進行名片交換。如果你主動上前，對方的上司通常會自然走向前來與你交換名片。

由上司先進行名片交換

當你和上司一同拜訪時，應讓上司先行交換名片。若雙方都有多位人員在場，交換程序一般是先由雙方的上司交換名片，然後再由你與對方的上司交換，接著是你的上司與對方的負責人交換，最後是你和對方的負責人交換。

順序例子：

1. 我司的部長與對方公司的部長

2. 我司的部長與對方公司的課長

3. 我司的部長與對方公司的負責人

4. 我司的課長與對方公司的部長

5. 我司的課長與對方公司的課長

6. 我司的課長與對方公司的負責人

7. 自己與對方公司的部長

8. 自己與對方公司的課長

9. 自己與對方公司的負責人

延伸閱讀 : 日本企業職位等級如何區分？認識部長、課長、科長等職稱和對應的職責

3. 接收名片

與遞交名片一樣，雙手接收是基本禮儀。然而，有時候在名片交換過程中，需要同時進行遞交和接收。此時，應用右手遞出自己的名片，左手接收對方的名片。接收後，立刻用右手輔助，改為雙手持名片。接收到對方名片後，應禮貌地說「頂戴いたします」(choudai itashimasu)以表達感謝之意。

4. 名片交換後的處理

交換完名片後，如何妥善處理名片也需注意。在會議中，交換名片後，應將收到的名片放在桌面上，而不是立即收起。

將地位最高的人的名片放在名片夾上

名片應基本上放在名片夾上，但如果對方有多位人員，無法將所有名片都放在名片夾上，則應將對方中地位最高的人的名片放在名片夾上。

根據座位順序排列名片

如果從多位對方那裡收到名片，建議按照座位順序將名片放在桌面上。這樣可以幫助你更容易記住每位對方的姓名與面孔，使會議更加順利。

5. 收起名片

名片應在商談或會議結束天才收起，最好根據對方收起名片的時間來決定何時收起自己的名片。如果太快先收起名片，可能會被解讀為希望儘快離開或對對方不感興趣，因此最好等待對方先行收起。

小心這些失禮行為！

在進行交換名片時還要避免這些行為和情況出現 : 

沒帶名片或名片數量不夠

沒有名片去和別人交換是一大忌，當知道要和客戶等進行商談及會議，應提前檢查自己的名片數量，盡力避免沒帶名片或名片數量不夠的情況發生。如果真的忘記帶上名片，那麼向對方道歉，然後口頭告知對方你的姓名和部門等資訊。回到公司後，可以通過郵寄等方式將名片補寄給對方，以顯得更加禮貌。

從口袋或錢包直接拿出名片

雖然有時會把備用的名片放在口袋或錢包中。然而，直接從口袋或錢包中拿出名片遞給對方可能會給人留下不好的印象，讓人覺得不潔。應該先將名片從口袋或錢包中取出，放入名片夾中再遞交給對方。

避免把手指放在名片上的企業標誌或對方的姓名上

在接收名片時，應避免把手指放在名片上的企業標誌或對方的姓名上。這樣的舉動可能會給人一種你不尊重對方的印象。應注意僅觸碰名片的空白部分，顯得更為禮貌和尊重。

避免玩弄名片

避免彈動或折曲名片，應把名片平放在桌上，不隨意觸碰，以免顯得不尊重對方。

避免忘記帶回名片

這是非常不禮貌的行為，可能會被認為缺乏信息管理能力，損害信譽。離開前仔細檢查桌面和周圍環境。

名片交換是社會人必須掌握的商務禮儀，應進行禮貌且誠懇的對應。雖然一開始可能會因為不熟悉而感到困難，多參考上司和前輩的做法，多注意就不會失禮。

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