很多外國人在日本找工作的的時候都不知道該怎樣回覆企業的郵件。在回覆企業的郵件時，用正確的敬語和易讀的文章來寫是很重要的。另外，不僅要仔細考慮郵件的內容，還要考慮到回信的時間段才會給人留下好印象，以下就是各種需要注意的事情和例文給大家參考。
延伸閱讀：日文Email怎樣寫？解說商用電郵格式與禮儀、以及實用日語句字範例
目錄
什麼時候要給企業發電郵？
給企業發電郵的禮儀
給企業發電郵的要點
電郵例文
對於在日本尋找工作而感到煩惱嗎？
什麼時候要給企業發電郵？
調整面試日程
在給企業發電郵的機會中最常見的就是調整面試日程。從企業提出的面試候選日中回覆希望的時間，如果和自己的日程不一致的話就回覆希望日。自己提出希望日的情況下就要至少要給3個日程供對方選擇，這樣可以减少了發電郵的次數，更高效率地决定面試日程。
發送履歷表（書面選考）
根據應聘企業，有時會被要求用電郵發送履歷表，而履歷表的內容不是寫在郵件的正文上，而是保存成PDF檔案再添加到郵件中。如果企業有規定的格式就要遵從對方的指示去書寫。
回覆內定通知
在面試後收到內定通知的話，請簡潔地回覆表達你對企業內定的感謝和進公司後的抱負。如果回信太晚的話可能會被認為是謝絕內定，所以當天回信是基本規則。另外，如果也有應徵其他公司的話，也要儘早聯系他們辭退選考。
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給企業發電郵的禮儀
使用正確的敬語
在給日本企業發電郵時，基本上要使用正確的敬語，以下會列出一些經常容易弄錯的敬語。
・行きます→伺います。
・分かりました→かしこまりました。承知いたしました。
・すみません→申し訳ございません。
・～と思います。→～と考えております。～と存じます。
即使是同樣的意思，只要換個說法，就會給人很有禮貌的印象。就算是結構很好的郵件，如果弄錯了敬語的使用方法，也會被企業認為“有違和感”，所以根據情况好好使用敬語，正確表達是很重要的。
注意換行讓文章易讀
要寫出易讀而有禮貌的電郵，換行要必須好好注意。文章太長的話會很難讀，而且也不知道要傳達什麼。均衡地使用分行符號，寫一篇誰人都容易讀的文章。
考慮發送的時間
給企業發郵件時要注意發送時間，如果在早上收到企業發來的郵件，當天回信是很重要的。但也不是什麼時候都可以回信，避開深夜和早上就會給人留下好印象。給企業發信的合適時間段為從早上8點到晚上21點之間。
給企業發電郵的要點
與企業電郵來往的要點是“不要怠慢確認，儘早回信”，確認有沒有錯字漏字，敬語是否正確使用等。另外，原則上不要使用顏文字，簡單地總結。
重新檢查有否錯字漏字
即使郵件本身內容整理得很好，但如果有漏字和錯別字的話，會被認為確認不足，導致自己的印象容易下降，所以寫完郵件後一定要慢慢檢查和修改。
確認敬語是否正確使用
就如上文所述，請確認是否使用了正確的敬語。不只郵件的內容，在向企業發送履歷表時也需要確認附件中的內容，特別是要求職動機一欄，這是企業方重視的項目，要仔細檢查語法。
當天回信
給企業回信原則上要當天進行，但避免在工作時間以外的時間，以免違反禮儀，給人留下不好的印象。不過，如果難以判斷或非常趕急的話就請盡快發送給對方
不要使用顏文字
在給企業發送電郵時不要使用顏文字，以免給人一種朋友之間的郵件的隨意印象，覺得你不懂分辨場合。為了表示你在認真地進行就職活動，請不要使用顏文字。
電郵例文
以下就是一些例文，請在充分理解了上述介紹的禮儀和要點之後再寫郵件吧！在收到內定通知後向企業發送感謝郵件會給人留下好印象。如果有企業規定的格式就請遵守對方的指示。
調整面試日程
注意點：
・標題不要把Re:刪去，保留企業方的電郵內容，在標題後方加上自己的名字
・首先對於企業發來的面試日程表示感謝
・在提到時間時，星期幾也要寫清楚
・注意分行要均衡地使用，寫出易懂的文章
・文末寫下自己的聯繫方式，與企業保持容易聯繫的狀態
＜從企業提出的候補日中選擇日期並回覆的例文＞
件名 Re:元の件名（氏名を記入）
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◯◯◯株式会社
人事部 採用担当 ▲▲様
お忙しいところ失礼致します。
お世話になっております。◯◯◯◯（名前）です。
面接日程のご連絡をありがとうございます。
下記の日程でお伺いさせていただけますでしょうか。
◯月◯日（◯）◯時～◯時
お忙しい中恐れ入りますが、宜しくお願い致します。
氏名
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：mail@×××××.ne.jp
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發送履歷表
注意點：
・標題不要把Re:刪去，保留企業方的電郵內容，在標題後方加上自己的名字
・因為履歷書會作為附件提供，正文只要簡單地寫就好
・不要寫「ご確認」而寫「ご査収」
・為了保護個人資訊，可以為履歷書設定閱覽密碼，進行安全管理
・轉職時除了履歷書以外，附上職務経歴書會給人留下好印象
・如果企業有專用格式就使用對方的格式
＜例文＞
件名 Re:元の件名（氏名を記入）
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◯◯◯株式会社
人事部 採用担当 ▲▲様
お世話になっております。
（氏名）と申します。
別添のとおり、履歴書と職務経歴書を添付いたしました。
添付データにはパスワードを設定しておりますので、
閲覧パスワードも併せて記載致します。
パスワード: ◯◯◯◯
お忙しい中恐れ入りますが、ご査収のほど宜しくお願い致します。
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苗字 名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：myoji_namae@×××××.ne.jp
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回覆內定通知
注意點：
・標題不要把Re:刪去，保留企業方的電郵內容，在標題後方加上自己的名字
・首先向企業表達對內定的感謝
・不要寫「入社させていただく」而寫「謹んでお受けさせていただく」
・表達自己對工作的熱情和抱負
＜例文＞
件名 Re:元の件名（氏名を記入）
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◯◯◯株式会社
人事部 採用担当 ▲▲様
お世話になっております。
先日面接していただきました（氏名）です。
このたびは内定のご連絡をいただきありがとうございます。
謹んでお受けさせていただきます。
これまでの経験を活かし、貴社の一員として戦力になれるよう
努力して参ります。
何卒、宜しくお願い致します。
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苗字 名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：myoji_namae@×××××.ne.jp
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就像上方的例文那樣，根據不同發送內容，好好使用的敬語、換行，簡潔地寫郵件吧！
在給企業發郵件時要重視“迅速、簡潔、正確使用敬語”。另外，也需要注意電郵標題和面試日程的時間段等容易漏記的地方。在發送履歷表時不僅要確認郵件的內容，還要確認附件，例如履歷表內容是否齊全、有沒有遺漏加上附件等。一封讓人能馬上掌握內容的郵件很重要，完美地寫好電郵的話，即使直接看不到臉也會給人留下好印象。
