Có thể bạn đã được nghe rất nhiều về văn hóa làm việc của người Nhật, trong đó có cả mặt tốt và mặt xấu. Liệu thực tế có đúng như vậy? Trong bài viết này, WeXpats sẽ tóm tắt một số đặc trưng tổng quan của nhiều công ty Nhật Bản và những kỳ vọng mà họ đặt ra cho nhân viên. Ngoài ra, WeXpats Guide còn có nhiều thông tin xoay quanh văn hóa làm việc của người Nhật, vì vậy, hãy theo dõi nhiều bài viết hấp dẫn nhé!
LƯU Ý: Mặc dù các chủ đề được thảo luận trong bài viết này đều là những điều mà nhiều công ty Nhật Bản đã hoặc đang thực hiện, nhưng nó không phản ánh giá trị của người viết hay tất cả các công ty Nhật. Bài viết này được viết dựa trên dữ liệu từ Bộ Lao động, kết quả các cuộc khảo sát công khai, cũng như từ kinh nghiệm thực tế của đội ngũ nhân viên WeXpats.
Bạn có đang loay hoay tìm kiếm việc làm tại Nhật?
Những yếu tố quan trọng trong văn hóa làm việc của người Nhật
Giờ làm việc ở Nhật
Một trong những mối quan tâm hàng đầu khi đưa ra quyết định có làm việc tại Nhật Bản hay không đó là tổng số giờ làm việc. Nhật Bản vẫn được biết đến là đất nước có số giờ làm việc nhiều, quy định về giờ giấc vô cùng nghiêm ngặt và thường xuyên phải làm thêm giờ. Điều này có hoàn toàn đúng không? Câu trả lời là thực tế còn tùy thuộc vào từng công ty và hợp đồng lao động của bạn.
Gần đây, Nhật Bản đã phát động phong trào「働き方改革 - Hatarakikata Kaikaku」, hay còn được gọi là “Cải cách phong cách làm việc”, nhằm cải thiện văn hóa làm việc của người Nhật vốn có nhiều bất cập ở vấn đề làm thêm giờ và làm việc quá sức.
Điều này đã gây ra những tác động không nhỏ tới các công ty đang có tình trạng làm thêm giờ quá mức, không có hoặc có rất ít ngày phép hưởng lương.
Theo Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản, năm 2021 có 97% tổng số người lao động làm việc không quá 40 giờ mỗi tuần, tỷ lệ này đã tăng lên so với các năm trước đó.
※Nguồn: Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản “週所定労働時間”
Ngoài 16 ngày nghỉ lễ, người lao động sẽ có tối thiểu 5 ngày nghỉ phép có lương mỗi năm. Nếu các công ty không tuân thủ quy định này sẽ bị phạt.
Mặt khác, từng công ty cũng có các chính sách riêng liên quan đến thời gian làm việc và thời gian nghỉ như sau:
-
Quy định số giờ làm thêm không lương trong tổng lương hàng tháng
-
Khuyến khích nhân viên sử dụng ngày nghỉ phép có lương khi nghỉ ốm
-
Quy định những ngày cụ thể mà nhân viên phải sử dụng ngày phép có lương để bù vào "ngày nghỉ của công ty" hoặc từ chối yêu cầu nghỉ phép có lương khi công việc đang trong thời kỳ bận rộn
Không phải công ty nào cũng áp dụng những chính sách trên, nhưng bạn nên chuẩn bị sẵn sàng tinh thần trong trường hợp nơi bạn làm việc có những quy định đó.
Do đó, bạn cần phải hiểu rõ hợp đồng lao động của mình, đặc biệt là về ngày nghỉ có lương hay quy định làm thêm giờ.
Thêm một lưu ý nữa là việc đi làm đúng giờ được đánh giá rất cao. Các công ty Nhật Bản thường yêu cầu nhân viên có mặt tại nơi làm việc ít nhất 10-15 phút trước thời gian làm việc, đồng thời cũng có các quy tắc nghiêm ngặt đối với việc đi làm muộn (trường hợp đi muộn phải xuất trình giấy chứng nhận tàu trễ,...).
Xem thêm:
Quy định giờ làm thêm của người lao động tại Nhật Bản
Tinh thần trong văn hóa làm việc của người Nhật
Tinh thần làm việc nhóm thường được đề cao hơn thành tích cá nhân trong văn hóa làm việc của người Nhật. Mọi người cố gắng làm việc chăm chỉ để đóng góp cho sự thành công của team, và sự thành công của team sẽ đem lại sự thành công cho cả công ty.
Điều này có thể ảnh hưởng đến tinh thần trách nhiệm của nhân viên đối với công việc - tất cả sẽ được thảo luận sau trong bài viết này. Đây cũng là lý do tại sao những người mới đi làm (hoặc sinh viên mới tốt nghiệp) thường được tuyển vì nhà tuyển dụng nhìn thấy tiềm năng và mong muốn học hỏi ở họ khi mới bắt đầu bước chân vào thị trường lao động, chứ không phải vì những gì họ đã có thể làm được.
Bạn có thể đọc thêm về tinh thần làm việc chung được coi trọng trong các công ty Nhật Bản tại đây. Tuy nhiên, nếu phải chọn một chủ đề để thảo luận trong bài viết này, thì đó sẽ là "Hourensou".
Hourensou
Một trong những điều quan trọng mà bạn có thể đã nghe đến hoặc được dạy trong văn hóa làm việc của người Nhật là khái niệm「報連相 - hourensou」.
Để nói một cách đơn giản:
-
報 (hou) - Báo cáo
-
連 (ren) - Liên lạc
-
相 (sou) - Trao đổi
Vì hầu hết các công ty đều sẽ được chia ra thành các team hoặc các phòng ban, việc giữ liên lạc trong team của mình không chỉ được đánh giá cao mà còn là một yêu cầu cần thiết. Đôi khi điều đó có thể bị coi là quan trọng hóa vấn đề, đặc biệt khi bạn đến từ một nền văn hóa mà yếu tố cá nhân được coi trọng hơn. Tuy nhiên, ở Nhật Bản, công việc cá nhân chỉ được coi là một phần nhỏ trong bức tranh tổng thể đội nhóm. Do đó, việc thông báo tiến độ công việc cá nhân cho cả team được đánh giá là rất quan trọng trong văn hóa làm việc của người Nhật.
Tham khảo:
Tác phong làm việc của người Nhật khác người Việt như thế nào?
Bài viết được tuyển chọn
Tiến trình công việc tại công ty Nhật
Vậy làm thế nào để tìm việc, thăng chức, nghỉ việc hoặc chuyển việc ở Nhật Bản? Trong tất cả các vấn đề này, Nhật Bản đều có quy trình và văn hóa riêng.
Tìm và nhận việc làm tại Nhật Bản
Tìm việc trong tiếng Nhật được gọi là「就活 - shuukatsu」. Đó là một hoạt động mà sinh viên các trường đại học hoặc trường senmon sẽ phải trải qua vào khoảng một năm trước khi tốt nghiệp. Quá trình tuyển dụng này có thể có vẻ lạ lẫm đối với những người mới nghe lần đầu, tuy nhiên, đây là hoạt động bắt buộc đối với sinh viên ở Nhật có nguyện vọng tìm việc sau tốt nghiệp.
Đối với những người không phải là sinh viên mới tốt nghiệp, những người muốn chuyển việc và người từ nước khác đến Nhật thì quá trình này sẽ khác một chút. Bạn có thể tìm việc bằng cách tìm kiếm trực tuyến, đến các hội chợ việc làm hoặc thông qua các công ty môi giới việc làm.
Xem thêm:
Kinh nghiệm phỏng vấn công ty Nhật: Quy tắc vàng cần nắm vững
Thăng tiến trong công việc tại Nhật
Trong nhiều chương trình thăng tiến tại Nhật Bản, nổi bật nhất là「社内昇進 - shanai shoushin」. Đây là chương trình dựa trên thâm niên làm việc của bạn ở công ty. Nếu làm càng lâu, vị trí của bạn sẽ càng cao. Điều này có nghĩa là yếu tố tuổi tác cũng sẽ tác động đến việc thăng chức trong văn hóa làm việc của người Nhật.
Tuy nhiên, trong những năm gần đây điều này không phải luôn đúng vì việc thay đổi công việc đã trở nên phổ biến hơn. Ngày càng nhiều công việc xét thăng chức dựa trên kinh nghiệm và thành tích làm việc, và một số người thay đổi công việc để có được vai trò lãnh đạo hơn dựa trên kinh nghiệm của họ như trước đây.
Theo một khảo sát được tiến hành bởi Persol vào năm 2019, có nhiều người nước ngoài cảm thấy quá trình thăng tiến rất chậm và mất quá nhiều thời gian. Nếu bạn quan tâm đến việc tiến xa hơn trong sự nghiệp công việc của mình, thì bạn nên hỏi về các điều kiện để được thăng tiến trong quá trình phỏng vấn.
※Nguồn: Persol, “日本で働く外国人材の就業実態・意識調査”
Thôi việc / Chuyển việc tại Nhật
Giống như quá trình tuyển dụng, thôi việc và chuyển việc cũng có quy trình riêng. Điều này khá quan trọng đối với người nước ngoài vì nó có thể ảnh hưởng đến tình trạng cư trú của bạn. Có một loạt các nhiệm vụ cần hoàn thành khi thôi việc và chuyển việc, bao gồm thông báo cho nơi làm việc, thông báo cho cơ quan nhập cảnh, điền đơn, hoặc cũng có thể là phải đào tạo người kế nhiệm,...
Có thể bạn quan tâm:
Những lưu ý quan trọng khi chuyển việc ở Nhật Bản.
Văn hóa làm việc của người Nhật
Ngoài hoàn thành thật tốt công việc của mình, một yếu tố khác cũng không kém phần trong trọng trong văn hóa làm việc của người Nhật là mối quan hệ với đồng nghiệp ở chỗ làm. Mức độ hòa hợp với đồng nghiệp và cách bạn tương tác với họ là điều quan trọng để duy trì mối quan hệ trong công ty.
Dưới đây, chúng ta sẽ cùng nhau phân tích một loạt các chủ đề liên quan đến giao tiếp tại nơi làm việc từ phép xã giao trong kinh doanh đến các quy tắc văn phòng nhé!
Phép xã giao trong kinh doanh
Trong môi trường làm việc, mỗi ngành nghề sẽ có những quy tắc khác nhau về phép lịch sự, phép xã giao cần phải tuân thủ. Chẳng hạn như cách gọi tên người khác dựa vào công việc hoặc chức vụ của họ, cách ăn mặc phù hợp, hay thậm chí là cách ngồi bàn làm việc.
Ngoài ra, tùy vào từng công ty mà cũng sẽ có các quy định nghiêm ngặt khác về màu tóc, hình xăm, sơn móng tay, cách di chuyển đến nơi làm việc…
Một số quy tắc ứng xử trong công việc hoặc yêu cầu đối với nhân viên của công ty, bạn sẽ được dạy trong quá trình đào tạo nhân viên mới hoặc tại buổi giới thiệu khi mới vào làm. Tuy nhiên, sẽ có một số quy tắc khác mà bạn tự biết vì chúng là một phần trong văn hóa làm việc của người Nhật. Điều này có thể là một thách thức không nhỏ đối với những người nước ngoài vốn không quen với sự gò bó như vậy.
Bố trí văn phòng
Môi trường văn phòng Nhật Bản thường có thiết kế kiểu văn phòng mở. Điều này có nghĩa là không có các phòng riêng biệt cho mỗi cá nhân hay phòng ban, thay vào đó là các bàn làm việc được xếp theo dãy dành cho từng team, từng nhân viên. Việc này giúp tạo thuận lợi cho giao tiếp giữa mọi người mà không có bức tường nào ở giữa cản trở.
Thiết kế này cũng giúp các cấp trên dễ dàng quản lý không gian và theo dõi công việc của mỗi nhân viên. Đổi lại, nhân viên có thể hỏi ý kiến cấp trên bất cứ lúc nào, vì họ có thể biết được khi nào cấp trên có mặt, đang nói chuyện điện thoại, đang bận hay đang họp.
Tuy không phải tất cả các công ty đều sử dụng thiết kế này, nhưng tại văn phòng của WeXpats đã được bố trí theo mô hình này!
Quy tắc trong văn phòng
Phần này cũng phụ thuộc rất nhiều vào văn hóa của từng công ty, nhưng đây là một số phong tục tại văn phòng phổ biến mà các nhà văn của chúng tôi đã trải qua và tổng kết được từ các công việc khác nhau tại Nhật Bản.
Giao tiếp lịch sự
Ở đầu cuộc họp, khi gặp nhân viên khác trong văn phòng hay để khi thu hút sự chú ý của họ, thông thường mọi người sẽ chào hỏi nhau bằng câu「お疲れさまです - otsukaresama desu」. Đó chỉ đơn giản là một cách chào hỏi trang trọng, thể hiện ý nghĩa chung là "Cảm ơn bạn đã làm việc chăm chỉ".
Mức độ lịch sự trong giao tiếp của bạn sẽ tăng lên nếu người đó là cấp trên của bạn, bất kể vị trí hay tuổi tác. Ngoài ra, trong nhiều công ty còn có văn hóa Senpai - Kouhai, tức là người làm việc lâu hơn/lớn tuổi hơn sẽ hướng dẫn và giúp đỡ nhân viên mới vào/nhân viên trẻ hơn trong văn hóa làm việc của người Nhật.
Phép lịch sự, đương nhiên cũng được mở rộng đối với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh, thể hiện qua những hành động như phục vụ trà hoặc cà phê khi họ đến thăm văn phòng, cúi chào khi họ ra về, thậm chí có thể cúi đến khi cửa thang máy đóng lại. Một số công ty còn có quy định không cho nhân viên đi cùng thang máy với khách hàng, để khách hàng đi trước.
Cuối cùng, trong giờ làm việc, nhân viên được kỳ vọng sẽ làm việc chuyên nghiệp và nghiêm túc tại mọi thời điểm. Tốt nhất là nên tránh những đối thoại không quan trọng hay trò chuyện không cần thiết. Mặc dù không phải tất cả các công ty đều có quy tắc cụ thể cấm đối thoại không quan trọng, nhưng nhân viên nên thận trọng vì nhiều người Nhật thích giữ cuộc sống cá nhân riêng biệt khỏi công việc và không phải ai cũng thích bị hỏi về cuộc sống ngoài công việc trong văn hóa làm việc của người Nhật. Vậy thì làm thế nào để mọi người có thể hiểu nhau ở mức độ cá nhân hơn? Hãy xem ở phần nomikai dưới đây nhé!
Quà tặng
Trong văn hóa làm việc của người Nhật, khi đi du lịch hoặc công tác, mọi người thường sẽ mua quà về cho đồng nghiệp trong phòng làm việc của mình. Thói quen này được gọi là "omiyage" hoặc quà lưu niệm, tức là bạn mang đến một món quà cho mỗi người - thường là những loại bánh kẹo và hay đồ ăn vặt đặc trưng của địa phương đó, được đóng gói riêng lẻ hoặc được đóng gói thành set phục vụ riêng cho mục đích làm quà tặng.
Họp hành
Một điều có thể bạn đã nghe về công việc tại Nhật đó là họp không hồi kết trong văn hóa làm việc của người Nhật. Điều này liên quan đến khái niệm "Hourensou" được đề cập ở trên, những cuộc họp này thường được diễn ra với mục đích để cập nhật thông tin, chia sẻ thông tin và thảo luận. Sau đó, mọi người sẽ tham gia vào quá trình đưa ra quyết định như một nhóm. (Bộ phim Shin Godzilla và các cảnh họp sau họp là một ví dụ hoàn hảo về cách làm việc này.)
Linh hoạt và đa nhiệm
Đôi khi, nhân viên thường sẽ phải làm những công việc mà họ không ngờ sẽ phải làm khi được tuyển dụng. Điều này là một phần của văn hóa "linh hoạt và đa nhiệm" trong nhiều văn phòng. Nó có thể bao gồm việc giúp đỡ công việc của đồng nghiệp ngoài công việc chính của bạn, in photo tài liệu hoặc pha trà cho cả phòng, đảm nhiệm công việc cho người khác khi họ bị ốm hoặc xin nghỉ,... trong văn hóa làm việc của người Nhật.
Nomikai
Cuối cùng, chúng ta đến với "nomikai", hay còn gọi là các buổi tiệc uống rượu trong văn hóa làm việc của người Nhật. Đồng nghiệp và các team thường sẽ đi uống sau giờ làm việc, có thể với mục đích thư giãn hoặc để kỷ niệm một sự kiện gì đó. Thông thường, việc này được thực hiện để tạo dựng mối quan hệ trong một không gian thoải mái gần gũi hơn, đặc biệt khi công ty không tạo điều kiện cho điều đó.
Mặc dù không mang tính bắt buộc như các quy tắc hay luật lệ, nhưng cũng có những công ty hoặc phòng ban khiến cho việc tham gia nomikai trở thành bắt buộc. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, mọi người đã tôn trọng hơn quyết định của nhân viên về việc tham gia hoặc không tham gia nomikai.
Về loại hình nomikai, có thể có các bữa tiệc cuối năm, tiệc chào đón (vào công ty), tiệc nghỉ hưu, tiệc kết thúc dự án,... Một số nơi còn tổ chức nomikai bất kể dịp nào trong văn hóa làm việc của người Nhật!
Xem thêm:
TRẢI NGHIỆM THÚ VỊ NHẬT BẢN VỀ ĐÊM
Kết
Mặc dù chưa thể đề cập đến tất cả các khía cạnh, nhưng mong rằng bài viết này đã đem đến cho bạn cái nhìn cơ bản về công việc trong văn hóa làm việc của người Nhật. Nhiều khía cạnh trong đó đã được tổng hợp trong video trên kênh YouTube của WeXpats!
Hãy đọc bài viết và video này để mang đến một cái nhìn thực tế và cân nhắc về công việc trong môi trường, văn hóa làm việc của người Nhật. Tuy nhiên, nếu bạn không quen với những điều này, có thể bạn sẽ cảm thấy rất khó chịu hoặc tiêu cực. Tuy nhiên, khi được hỏi liệu có thể thích nghi được hay không, các thành viên trong đội WeXpats đều trả lời là có!
Một thành viên đặc biệt trong team đã chia sẻ rằng một số điều đơn giản bạn phải chấp nhận là một phần của văn hóa Nhật Bản. Đôi khi bạn vẫn có thể đặt câu hỏi về điều đó, cũng không sao cả. Quan trọng là bạn biết cái nào là khác biệt do văn hóa, hoặc nếu đó là điều khiến bạn cá nhân cảm thấy khó khăn khi thích nghi - hoặc tất nhiên, nếu đó là điều bạn nên từ chối.
Đừng lo lắng, nhiều người nước ngoài vẫn muốn tiếp tục làm việc tại Nhật Bản! Theo cuộc khảo sát của Persol, 61.2% nhân viên làm việc toàn thời gian tại Nhật Bản là người nước ngoài muốn tiếp tục ở lại Nhật Bản trong tương lai.
※Nguồn: Persol, “日本で働く外国人材の就業実態・意識調査”
