Nếu bạn đã và đang làm việc tại Nhật Bản, chắc hẳn bạn đã từng được nghe hoặc được dạy về “Ho-ren-so". Nếu bạn nào chưa biết thì Ho-ren-so là tên gọi của một quy tắc làm việc vô cùng đặc trưng của người Nhật, được người dân xứ sở hoa anh đào áp dụng cho gần như mọi mặt của cuộc sống. Có thể nói Ho-ren-so đóng một vai trò không thể thiếu trong việc vận hành bộ máy công ty ở Nhật, tại sao lại như vậy, hãy cùng WeXpats tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Mục lục
- Horenso là gì?
- Tại sao Ho-ren-so lại quan trọng?
- Những lưu ý khi thực hiện Ho-ren-so
- Lợi ích khi thực hiện Ho-ren-so
Bạn có đang loay hoay tìm kiếm việc làm tại Nhật?
Horenso là gì?![]()
Ho-ren-so là từ viết tắt của 3 từ tiếng Nhật 報告（Ho-koku), 連絡（Ren-raku), 相談（So-dan). Mỗi một từ lại mang một ý nghĩa riêng và nắm giữ một vai trò nhất định.
Ho-koku (報告）
Ho-koku nghĩa là báo cáo, thể hiện việc chia sẻ các dữ kiện công việc đã xảy ra trong quá khứ. Ví dụ như báo cáo tình trạng công việc hay sự cố cho cấp trên. Biên bản cuộc họp cũng được coi là một dạng báo cáo. Điều này không chỉ giúp sếp của bạn và những đồng nghiệp xung quanh biết bạn đang đã làm được những gì và đánh giá đúng năng lực của bạn, mà còn có thể hỗ trợ bạn ngay nếu có sự cố phát sinh.
Ren-raku (連絡）
Ren-raku nghĩa là liên lạc, thể hiện sự thường xuyên chia sẻ, cập nhật thông tin liên quan đến dung công việc. Liên lạc để chia sẻ những thay đổi trong công việc hay lịch trình là điều cần thiết khi làm việc tại Nhật. Ví dụ, trong trường hợp đi muộn do kẹt xe hay vì bất cứ lý do gì, thay vì hấp tấp, vội vã để đến kịp giờ, hãy dừng lại bên đường, gọi điện thoại thông báo tình hình, sau đó bình tĩnh đi đến chỗ hẹn. Vì cấp trên, khách hàng, đối tác,… đang dành thời gian quý báu để chờ bạn, ngay khi biết có khả năng bị trễ giờ, bạn phải lập tức liên lạc và thông báo ngay. Khi được thông báo trước tình hình, đối phương sẽ dễ cảm thông và không ngại chờ đợi.
So-dan (相談）
So-dan nghĩa là thảo luận, thể hiện sự chia sẻ thông tin để giải quyết các vấn đề xảy ra. Người Nhật thường thảo luận về những vấn đề nằm ngoài khả năng phán quyết của họ. Ví dụ như chia sẻ những rắc rối như phàn nàn từ khách hàng, giao hàng chậm trễ ... với cấp trên và tham khảo ý kiến của họ để có thể tìm ra giải quyết sớm nhất.
Cả 3 kỹ năng này đều quan trọng như nhau và cần thiết để công việc được vận hành một cách trơn tru nhất. Bất cứ công ty hay tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện Horenso. Người Nhật cho rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.
Bài viết được tuyển chọn
Tại sao Ho-ren-so lại quan trọng?![]()
Ngoại trừ trường hợp bạn kinh doanh một mình, mọi công việc trong công ty thường được thực hiện theo nhóm, đồng nghĩa với việc có nhiều người liên quan. Các kế hoạch được lập trên tiền đề rằng mỗi người có liên quan sẽ tiến hành một công việc nhất định. Trong quá trình thực hiện công việc, thực hiện triệt để Ho-ren-so sẽ giúp đối phó với những rắc rối, tai nạn xảy ra bất chợt, có thể dẫn đến những hệ quả tiêu cực như khiếu nại và suy giảm lợi nhuận.
Ho-ren-so đem lại hiệu quả cao cho công việc
Ở nơi làm việc, chuyện xảy ra sai sót vì ai đó không nhớ rằng mình đã làm việc gì đó hay chưa không phải là chuyện hiếm gặp. Điều này dẫn đến hệ luỵ là năng suất công việc giảm vì mọi người phải mất thêm thời gian để xác nhận lại. Nếu áp dụng Ho-ren-so, điều này sẽ khó có thể xảy ra vì mọi thứ đều được chia sẻ rõ ràng với tất cả những người liên quan.
Ngoài ra, những rắc rối như trên có thể ảnh hưởng xấu đến các mối quan hệ trong công ty. Thực hiện tốt Ho-ren-so sẽ ngăn chặn những rắc rối đó ngay từ đầu, giúp cho quan hệ giữa người với người sẽ tốt hơn so với khi không có Ho-ren-so. Nhìn chung, Ho-ren-so là phương pháp giảm thiểu sai lầm một cách tối ưu thông qua việc chia sẻ thông tin và tạo điều kiện thuận lợi cho công việc được diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng.
Ho-ren-so đem lại sự yên tâm cho mọi người
Thực hiện Ho-ren-so trong công việc mang lại cảm giác an tâm cho cấp trên và đồng nghiệp. Ho-ren-so giúp giảm thiểu những lo lắng không cần thiết cho sếp và đồng nghiệp vì ai cũng nắm bắt được quá trình công việc được diễn ra như thế nào. Với Ho-ren-so, các sếp có thể yên tâm giao phó công việc của mình cho cấp dưới. Về phía ngược lại, cấp dưới cũng sẽ có thể yên tâm làm công việc mình được giao mà không lo bị sếp “theo dõi" hay kè kè bên cạnh. Đây cũng là một cách để mọi người có thể tin tưởng lẫn nhau.
Ho-ren-so giúp giải quyết các vấn đề
Ở những nơi làm việc, khi có Ho-ren-so, những sai lầm và rắc rối lớn rất khó xảy ra. Ho-ren-so có thể coi là một biện pháp phòng tránh cần thiết, có thể thực hiện trước khi một sai lầm nghiêm trọng hoặc sự cố xảy ra. Ngay cả trong trường hợp điều không may xảy ra, khi mọi thông tin đã được chia sẻ, những rủi ro đều đã được nắm bắt. Khi bạn đã lường trước được vấn đề, bạn có thể giải quyết nó một cách bình tĩnh và nhanh chóng.
Những lưu ý khi thực hiện Ho-ren-so![]()
Nội dung Ho-ren-so
Mấu chốt của Ho-ren-so là truyền tải thông điệp ngắn gọn, nhưng vẫn đầy đủ, chính xác và dễ hiểu. Bạn cần phải nói kết luận trước và tóm tắt những gì bạn cần truyền đạt. Như vậy sẽ giúp đối phương hiểu được ý của câu chuyện dễ dàng hơn. Bạn lưu ý rằng phải tin xấu báo trước, văn phong lịch sự và tôn trọng người nhận tin. Thông tin phải được chọn lọc và phân tích. Tuỳ vào tình huống mà ta có thể có những cách Ho-ren-so khác nhau. Trường hợp khẩn cấp chúng ta có thể báo cáo bằng miệng. Nếu nội dung phức tạp, khó diễn tả bằng lời, chúng ta có thể báo cáo bằng văn bản, dùng hình vẽ để minh hoạ, ...
Thời điểm Ho-ren-so
Ngoài việc phải báo cáo định kỳ tiến độ công việc hay khi hoàn thành công việc được giao, có những điều xảy ra trong công việc mà ta cần phải Ho-ren-so mỗi ngày. Mỗi người trong một nhóm hay một tổ chức đều đảm nhận những công việc khác nhau, thời gian biểu của họ khác nhau, cho nên thời điểm thực hiện Ho-ren-so là rất quan trọng. Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc ngay bằng miệng, điện thoại, fax… Khi cần Ho-ren-so với nhiều người, bạn có thể tranh thủ những cuộc họp buổi sáng hay khi các cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo.
Lợi ích khi thực hiện Ho-ren-so![]()
Việc thực hiện tốt nguyên tắc làm việc Ho-ren-so sẽ giúp cho người thực hiện tạo được kết quả làm việc cao hơn cũng như chủ động trong công việc và nâng cao tinh thần trách nhiệm với công việc đang đảm nhiệm. Ho-ren-so cũng giúp thể hiện sự minh bạch của công việc trong một nhóm hay một công ty. Ngoài ra trong quá trình thực hiện công việc, khi áp dụng nguyên tắc Ho-ren-so sẽ vô hình chung giúp cho mối quan hệ giữa sếp và nhân viên sẽ trở nên gần gũi hơn bởi sự trao đổi, thảo luận bàn bạc về công việc, những mối quan hệ đồng nghiệp sẽ hài hoà và tìm được tiếng nói chung. Nhờ vào văn hoá làm việc Ho-ren-so mà Nhật Bản đã vươn lên thành một trong những cường quốc hàng đầu thế giới, nổi tiếng với tính kỷ luật và hiệu quả. Thật là đáng để học hỏi đúng không nào!
Chia sẻ: Sơn Thạch - WeXpats Team
