Không ít người nước ngoài phàn nàn rằng "Những phép xã giao trong văn hóa công sở của người Nhật rất phức tạp và gây ra nhiều khó khăn", tuy nhiên, việc thực hiện chuẩn chỉnh những quy tắc xã giao trong văn hóa công sở này không chỉ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với đồng nghiệp, cấp trên hay đối tác mà còn là cách để kinh doanh và xử lý công việc thuận lợi hơn. Trong bài biết này, WeXpats sẽ giúp bạn “nằm lòng” các quy tắc ứng xử trong văn hóa công sở ở Nhật.
MỤC LỤC:
- Phép xã giao trong văn hóa công sở là gì?
- 1.Gọi tên người khác
- 2.Xưng hô bản thân
- 3.Chào hỏi đồng nghiệp khi đến nơi làm
- 4. Chào đồng nghiệp khi rời nơi làm
- 5.Tiêu chuẩn và quy định trang phục trong văn hóa công sở ở Nhật
- 6.Tuân thủ giờ giấc
- 7.Học và sử dụng kính ngữ
- 8.Cách trao đổi danh thiếp chuyên nghiệp trong văn hóa công sở
- 9.Cách gọi điện thoại trong văn hóa công sở
- 10.Cách trả lời điện thoại trong văn hóa công sở
- 11.Cách gửi email trong văn hóa công sở
- 12.Quy tắc ngồi trong văn hóa công sở
- Kết
Bạn có đang loay hoay tìm kiếm việc làm tại Nhật?
Phép xã giao trong văn hóa công sở là gì?
Phép xã giao trong văn hóa công sở là cách ứng xử hoặc cách thức giao tiếp được quy chuẩn khi bạn ở trong môi trường làm việc hay khi tương tác với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác kinh doanh. Việc duy trì thực hiện các phép xã giao trong văn hóa công sở là rất quan trọng để tạo được dấu ấn trong văn hóa giao tiếp, cải thiện hình ảnh của công ty và giành được sự tin tưởng của khách hàng, đồng nghiệp cũng như cấp trên.
Có nhiều cách để học được phép xã giao trong văn hóa công sở như đọc sách, xem video, tham dự hội thảo hay chỉ đơn giản là quan sát cấp trên của mình tại nơi làm việc.
Bạn băn khoăn, lo lắng về phép tắc nơi công sở hay đơn giản chỉ là cách nhận thức về giờ giấc công ty ở Nhật như thế nào? Đừng lo, dưới đây là toàn bộ những thông tin cơ bản cần thiết giúp bạn trở thành nhân viên có khả năng đối ứng với mọi “hoàn cảnh” thường gặp trong văn hóa công sở ở Nhật.
Có thể bạn quan tâm:
Horenso - văn hoá làm việc của người Nhật và những điều bạn cần biết!
Bài viết được tuyển chọn
1.Gọi tên người khác
Khác với tên người phương Tây, cấu trúc tên của người Nhật giống với người Việt, đó là họ sẽ đứng trước tên. Vậy cách gọi tên đúng khi ở văn phòng, cho dù đó là sếp, đồng nghiệp hay khách hàng là gì?
Ở Nhật Bản, một phần của phép lịch sự văn hóa công sở là gọi cấp trên theo chức danh và vị trí công việc tương ứng của họ. Ví dụ, khi gọi chủ tịch công ty là 「社長 (shachou)」 hoặc trưởng phòng là 「部長 (buchou)」.
Tuy nhiên, có một số công ty sẽ tránh sử dụng các chức danh trang trọng và chỉ thêm hậu tố 「～さん (-san)」vào sau họ khi gọi đồng nghiệp hoặc cấp trên.
2.Xưng hô bản thân
Có nhiều cách để xưng hô bản thân mình trong tiếng Nhật, ví dụ như「僕 - (boku)」,「俺 (ore)」và「私 (watashi)」. Tuy nhiên, trong cách ứng xử văn hóa công sở, việc sử dụng "boku" và "ore" được đánh giá là không thích hợp. Thay vào đó, hãy sử dụng「私 - (watakushi)」- từ khiêm nhường ngữ lịch sự nhất. Tuy nhiên, "Watashi" cũng được chấp nhận đến một mức độ nhất định trong nơi làm việc khi nói chuyện với đồng nghiệp.
3.Chào hỏi đồng nghiệp khi đến nơi làm
Chào hỏi đồng nghiệp khi đến và rời nơi làm việc được xem là phép lịch sự trong văn hóa công sở ở Nhật. Điều này tạo sự gắn kết quan trọng trong văn hóa công sở ở Nhật. Bất kể thời điểm nào trong ngày, dù là sáng hay tối thì khi bạn đến nơi làm việc, hãy chào hỏi đồng nghiệp bằng câu:
「おはようございます!」(Ohayou gozaimasu)
Chào buổi sáng!
Có thể bạn sẽ cảm thấy hơi lạ khi chào ai đó bằng câu "Chào buổi sáng" khi thực tế là trời đã tối, nhưng trên lý thuyết thì đó mới là thời điểm bạn chính thức bắt đầu một ngày làm việc của mình.
Ngoài ra, nếu gặp đồng nghiệp mới, bạn có thể nói câu sau:
「はじめまして!」 (Hajimemashite)
Rất vui được gặp bạn!
4. Chào đồng nghiệp khi rời nơi làm
Khi bạn rời nơi làm trước các đồng nghiệp khác, bạn có thể nói câu sau:
「お先に失礼します」(Osaki ni shitsureshimasu)
Tôi xin phép về trước
Đồng nghĩa với việc bạn đang xin phép rời đi trước và bày tỏ lịch sự đối với đồng nghiệp.
Trong trường hợp này, đồng nghiệp sẽ đáp lại bạn bằng cách nói sau:
「お疲れ様です!」(Otsukaresama desu)
Bạn đã vất vả rồi!
Đây là cách để cảm ơn bạn đã làm việc chăm chỉ trong hôm nay. Nếu bạn nhìn thấy đồng nghiệp khác rời đi trước, bạn cũng nên nói "Otsukaresamadeshita" với họ để bày tỏ lòng biết ơn về sự cống hiến của họ trong công việc.
5.Tiêu chuẩn và quy định trang phục trong văn hóa công sở ở Nhật
Chúng ta vẫn thường nói câu "đừng trông mặt mà bắt hình dong", thế nhưng ấn tượng đầu tiên lại thường được đánh giá dựa trên vẻ bề ngoài của người đó, vì vậy đây chính là lý do tại sao cách ăn mặc lại quan trọng đến thế. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để hiểu hơn về trang phục công sở phù hợp trong văn hóa công sở ở Nhật nhé!
Khi chuẩn bị đi làm, bạn hãy tự đặt ra cho mình những câu hỏi sau:
-
Bạn ăn mặc và trang điểm có bị nổi bật quá không?
-
Quần áo của bạn có nhăn hay bẩn không?
-
Tóc của bạn có rối không?
-
Móng tay của bạn có dài hay bị bẩn không?
-
Bạn có xịt nước hoa hơi quá đà không?
-
Bạn đã dùng xịt khử mùi chưa?
Tất nhiên, trang phục mà bạn mặc cũng phụ thuộc vào nơi làm việc của bạn. Gần đây, có khá nhiều công ty cho phép mặc thường phục, được nhuộm tóc sáng màu và để móng tay hay làm nail. Nhưng nếu công ty bạn yêu cầu nhân viên phải mặc đồng phục, hãy nhớ tuân thủ nhé!
6.Tuân thủ giờ giấc
Đúng giờ là một vấn đề rất được coi trọng ở Nhật Bản bất kể trong văn hóa công sở hay cuộc sống thường ngày. Có nhiều công ty khá khắt khe trong việc nhân viên có đến làm việc đúng giờ hay không. Nếu không may bị trễ do tàu thì tất cả các trạm đều cấp “Vé xác minh đi muộn” (遅延証明書 - chien shoumeisho). Hầu hết các công ty Nhật Bản đều yêu cầu giấy chứng nhận này để chứng minh cho việc bạn đến trễ không phải do lỗi của bạn, tuy nhiên có một số công ty vẫn sẽ coi là bạn đến trễ dù có bất kỳ lý do nào.
Nếu bạn đến trễ vì lỗi của chính mình, ví dụ như quên đặt báo thức hoặc ngủ quên, một số công ty có thể yêu cầu bạn nộp một lá thư xin lỗi bằng văn bản được gọi là「始末書 - (shimatsusho)」.
7.Học và sử dụng kính ngữ
Kính ngữ Keigo (敬語), là cách nói lịch sự trang trọng của người Nhật, bao gồm 3 mức độ lịch sự:
尊敬語 - Tôn kính ngữ (Sonkei-go)
Đây là loại kính ngữ được dùng khi nói chuyện với người lớn tuổi hoặc người có địa vị hơn mình như sếp, khách hàng… để thể hiện sự tôn trọng với đối phương.
謙譲語 - Khiêm nhường ngữ (Kenjo-go)
Khiêm nhường ngữ là cách nói hạ thấp mình xuống để thể hiện sự kính trọng với đối phương. Nhiều người học tiếng Nhật gặp khó khăn khi phân biệt Sonkeigo. Chìa khóa giúp bạn phân biệt đúng là việc nhận ra ai đang thực hiện hành động. Trong đó, Sonkei-go sử dụng nếu một người quan trọng đang thực hiện hành động, Kenjou-go nếu bạn đang thực hiện hành động.
丁寧語 - Từ ngữ lịch sự (Teinei-go)
Là cách nói lịch sự không xét đến vị trí, đây là dạng “desu/-masu” thông thường trong tiếng Nhật.
8.Cách trao đổi danh thiếp chuyên nghiệp trong văn hóa công sở
Nghi thức trao đổi danh thiếp là một phần rất quan trọng của các phép xã giao trong văn hóa công sở ở Nhật Bản. Bạn sẽ phải học về vị trí đứng, cách đứng, ai trao danh thiếp trước, cách nhận và cầm danh thiếp, điều nên và không nên làm sau khi nhận. Thậm chí còn có các khóa đào tạo chuyên dạy cách trao đổi danh thiếp đúng cách.
LƯU Ý: Đôi khi bạn sẽ nhận được 2 loại doanh thiếp, một là danh thiếp công việc và một là danh thiếp cá nhân.
9.Cách gọi điện thoại trong văn hóa công sở
Khi cần gọi điện thoại, hãy tránh gọi vào thời điểm làm phiền đối phương hay trong giờ nghỉ trưa. Ngoài ra, luôn nói rõ ràng và lịch sự khi giao tiếp bằng điện thoại trong văn hóa công sở.
Khi thực hiện bất kỳ một cuộc gọi nào, hãy bắt đầu bằng lời chào hỏi「お世話になっております。Osewa ni natte orimasu.」, tiếp theo là nói tên công ty, tên mình và nêu rõ ràng lý do cuộc gọi.
Xem thêm:
Tham khảo cách gọi điện xin việc thành công ở Nhật
10.Cách trả lời điện thoại trong văn hóa công sở
Khi nhận cuộc gọi, hãy cố gắng nhấc máy trong vòng 3 hồi chuông. Khi bắt máy, câu đầu tiên không nên trả lời「もしもし - Moshi moshi」vì nó được coi là không chuyên nghiệp. Thay vào đó, hãy chào bằng tên công ty mình, chỉ cần nói đơn giản là「〇〇です。 (Tên công ty) desu.」. Hãy cố gắng lắng nghe những gì đối phương ở đầu dây bên kia muốn nói. Nếu người họ đang tìm không có mặt, hãy xin phép được liên hệ lại sau theo câu:
「折り返しお電話いたしましょうか」(Orikaeshi o-denwa itashimashouka)
Tôi xin phép gọi lại cho anh/chị sau được không ạ?
Nếu bên kia đồng ý, hãy ghi chú lại tên của họ, thông tin liên lạc (nếu bạn chưa có), và nội dung cuộc gọi. Sau đó liên hệ với người mà khách hàng đang tìm sớm nhất có thể.
11.Cách gửi email trong văn hóa công sở
Email business tiếng Nhật thường có nhiều từ hơn so với email tiếng Anh. Một mẫu email business điển hình bao gồm:
-
Địa chỉ người nhận
-
Lời chào
-
Người gửi giới thiệu bản thân
-
Tóm tắt
-
Nội dung chính
-
Lời chào kết
-
Thông tin người gửi
Với các email hẹn lịch họp thường sẽ có format khá rõ ràng, nhưng trong hầu hết các trường hợp khác thì lại khá vòng vo để đưa ra được nội dung chính.
12.Quy tắc ngồi trong văn hóa công sở
「上座 - Kamiza」có nghĩa là "ghế trên", còn「下座 - Shimoza」có nghĩa là "ghế dưới". Đây có thể coi là một văn hóa đặc trưng trong văn hóa công sở ở Nhật. Nên dựa trên vị trí ngồi của mình để bày tỏ sự kính trọng với cấp trên và hiếu khách đối với khách hàng. Điều này áp dụng cho tất cả các tình huống liên quan như trong cuộc họp, trên phương tiện (xe hơi hoặc thậm chí là trên máy bay), trong nhà hàng và nhiều nơi khác nữa. Quy tắc này cũng được áp dụng khi đi thang máy ở văn hóa công sở.
-
Kamiza chỉ chỗ ngồi tốt nhất, thoải mái nhất trong phòng hoặc là chỗ có tầm nhìn tốt nhất.
-
Shimoza chỉ chỗ ngồi gần nhất với lối vào của phòng.
Trong nghi thức văn hóa công sở ở Nhật, người quan trọng nhất (sếp hoặc khách hàng) sẽ được chỉ dẫn để ngồi vào ghế Kamiza. Ví dụ, trong cuộc họp với khách hàng, khách hàng sẽ được mời ngồi ở vị trí ghế đầu hàng bên trong như sau:
「奥の席へどうぞ!」(Oku no seki e douzo)
Mời anh/chị đi sâu vào ghế bên trong ạ!
Kết
Việc tìm hiểu và trau dồi kiến thức về các phép xã giao trong văn hóa công sở ở Nhật rất cần thiết để giúp bạn hòa nhập được với xã hội Nhật Bản. Thông qua việc thực hiện tốt những quy tắc này, bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt với người khác và việc kinh doanh sẽ diễn ra suôn sẻ hơn. Có những cách rất hiệu quả để học được các quy tắc ứng xử trong văn hóa công sở ở Nhật mà WeXpats muốn giới thiệu tới các bạn, đó là học hỏi từ việc quan sát người khác, đăng ký học các khóa đào tạo và đọc sách.
