Saat tinggal di Jepang kita mungkin akan mendapatkan kesempatan lebih banyak untuk melakukan pengiriman barang. Bagi orang asing yang bekerja di Jepang, tentu ada kalanya kamu menerima atau berencana mengirim paket ke kerabat atau keluarga di tanah air.
Ada beberapa perusahaan ekspedisi yang umum digunakan di Jepang seperti Kuroneko, Sagawa, Yamato, dan Nippon Express. Salah satu cara paling praktis dan aman kirim paket di Jepang, baik domestik maupun internasional, adalah dengan memanfaatkan jasa kantor pos Jepang atau dikenal dengan yuubin-kyoku. Pengiriman bisa dilakukan melalui pelayanan langsung ke loket kantor pos atau convenience store (konbini).
Dalam artikel kali ini, kami akan menjelaskan informasi lengkap mengenai cara mengirim barang melalui kantor pos yang akan membantu kamu saat tinggal di Jepang. Kami juga akan memperkenalkan bermacam tips saat memanfaatkan layanan ini.
Daftar isi:
Pengiriman Melalui Kantor Pos Jepang
Pengiriman Melalui Konbini
Jam Operasi Kantor Pos Jepang
Tips dan Kosakata yang Bermanfaat
Cara Menerima Paket Kiriman
Kiat Mengirim Paket Internasional dari Jepang
Kesimpulan
Pengiriman Melalui Kantor Pos Jepang
Kantor pos Jepang dioperasikan oleh Japan Post Co. Ltd yang diresmikan pada tahun 2007. Pada 31 Maret 2022 lebih dari 20.000 kantor pos tersebar di seluruh Jepang. Kantor pos melayani penjualan perangko, pengiriman, bahkan kamu juga bisa menabung di kantor pos Jepang. Pos Jepang juga melayani jasa asuransi dan perbankan melalui anak perusahaan Japan Post Bank (Yuuchou ginkou/ゆうちょ銀行). Artikel mengenai akun bank Yuucho bisa dilihat di sini.
Pembelian Kartu Pos dan Perangko
Biaya untuk membeli kartu pos ukuran reguler seharga 63 yen per lembar. Sementara, kartu pos ganda seharga 126 yen. Kamu bisa mengirimkan kartu pos komersial dan buatan sendiri asalkan ukuran dan beratnya sesuai dengan standar kartu pos yang berlaku di Jepang, dan jangan lupa untuk mencantumkan perangko!
Harap diperhatikan bahwa kartu pos yang melebihi standar yang ditentukan akan diperlakukan sebagai "surat kelas satu atau daiisshuu-yuubinbutsu (第一種郵便物)”, yang merupakan kategori yang sama dengan jenis surat dan memiliki tarif yang berbeda-beda.
Japan Post akan menaikkan biaya pengiriman untuk pertama kalinya dalam 30 tahun terakhir dan berlaku mulai Oktober 2024. Kartu pos ukuran reguler dikenakan biaya 85 yen. Sementara, pengiriman paket dengan berat di bawah 25 gram yang sekarang 84 yen diganti menjadi 110 yen untuk sekali pengiriman. Kenaikan untuk dua kategori ini dilakukan melihat tingkat permintaan yang semakin menurun karena semakin pengiriman pesan melalui sosial media atau pesan elektronik.
Fasilitas Kotak Surat
Saat tinggal di Jepang, mungkin kamu akan sering menemukan kotak pos yang identik dengan warna merah ini. Paket dengan ketebalan tertentu atau kartu pos yang sudah ditempel perangko bisa langsung dikirim melalui kotak surat. Jangan lupa untuk merekatkan amplop menggunakan lem atau double tip. Kamu bisa cek pembagian waktu pengiriman yang tertera pada bagian depan kotak pos.
Kotak pos dibedakan menjadi dua bagian. Kotak pos di sebelah kiri dengan ukuran lebih kecil untuk kartu pos jenis biasa dan surat. Sementara pos kilat dan paket dengan berat dan ukuran yang lebih besar di sebelah kanan. Belakangan ini konbini di Jepang juga menyediakan layanan kotak pos sehingga pengiriman semakin praktis. Jika tidak tersedia kotak pos di area konbini, bisa juga langsung menanyakan ke staf untuk minta dikirimkan karena layanan kantor pos Jepang sudah bekerja sama dengan sebagian besar konbini di seluruh Jepang. Lokasi kotak pos bisa di cek di sini.
Pelayanan Langsung di Konter Kantor Pos
Apa saja resiko jika pengirim tidak membayar sesuai tarif dan ketentuan yang berlaku?
- Gagal melakukan pengiriman dan surat akan kembali ke pengirim
- Bila pengiriman berhasil pun, penerima akan dibebankan biaya kekurangan
- Jika penerima menolak membayar biaya kekurangan maka paket atau surat akan kembali lagi ke pengirim
Jika tidak yakin tentang besar biaya pengiriman, sebaiknya tidak mengirim melalui kotak pos, namun lakukanlah registrasi langsung ke loket di kantor pos. Di sana, kamu akan dipandu secara langsung. Staf akan menghitung berat dan ukuran pos sehingga kamu akan mendapatkan jumlah tarif dengan tepat.
Sebagai tambahan, kamu bisa membayar biaya lebih untuk jasa khusus seperti pengiriman kilat (sokutatsu) untuk keperluan mendesak, dan pos jenis registered (shoryuu) untuk pengiriman dokumen atau barang penting. Pengiriman dengan kedua layanan khusus tersebut dilakukan melalui kotak pos, namun peraturannya cukup rumit, jadi kami sarankan untuk mengecek langsung ke konter.
Letter Pack
Letter Pack adalah layanan Japan Post dengan tarif yang merata secara nasional dan memungkinkan pengiriman paket (pakaian, dokumen, CD, dan lainnya) dengan syarat berukuran A4 dan berat maksimal 4 kg. Caranya juga lumayan praktis. Kamu tinggal memasukkan barang ke dalam amplop khusus dan bisa langsung mengirimnya.
1. Membeli LetterPack
Letter Pack dapat dibeli di kantor pos dan mini market. Ada 2 macam Letter Pack, yaitu Letter Pack Plus dan Letter Pack Light. Apa perbedaannya?
Letter Pack Plus (warna merah): Harga 520 yen dan dikirimkan kepada orang yang dituju secara langsung serta membutuhkan tanda tangan atau stempel si penerima sebagai bukti pengiriman. Kamu bisa mengirimkan apa saja kecuali uang tunai dan beratnya tidak melebihi 4 kg. Jika barang yang kamu kirim memiliki tebal lebih dari 3 cm, maka harus menyerahkan langsung ke petugas di kantor pos.
Letter Pack Light (warna biru): Harga 370 yen dengan batas ketebalan sampai 3 cm. Jika lebih dari 3 cm, kamu bisa gunakan Letter Pack Plus. Pengiriman Letter Pack Light bisa dilakukan melalui kotak pos.
2. Mempersiapkan Letter Pack untuk Pengiriman
Setelah memasukkan barang-barang yang akan dikirim ke dalam Letter Pack, tulis alamat pengirim dan penerima pada amplop di kolom yang disediakan. Kemudian, rekatkan amplop. kamu tidak memerlukan perangko untuk Letter Packs.
Jangan lupa untuk mengupas "ご依頼主さま保管用シール (stiker untuk disimpan pengirim)" supaya kamu dapat melacak lokasi paket menggunakan nomor yang tertera pada stiker. Jadi simpanlah dengan baik sampai paket berhasil sampai di tujuan.
3. Kirim Lewat Kantor Pos atau Kotak Pos
Lubang untuk memasukkan barang di kotak pos terbagi dua bagian. Masukkan ke lubang sebelah kanan untuk Letter Pack. Jangan lupa untuk memperhatikan ketebalan Letter Pack yang akan kamu kirim.
Paket Yuu Pack
Yuu Pack adalah layanan pengiriman kantor pos yang paling umum. Tarif pengiriman Yuu Pack berdasarkan luas dimensi kotak 60 cm hingga 170 cm (jumlah total di 3 sisi), dan berat hingga 25 kg. Tarifnya tergantung pada ukuran paket dan tujuannya.
1. Siapkan Surat Jalan
Sebelum mengirim paket dengan sistem Yuu Pack, kamu perlu mengisi formulir perihal data pengiriman atau okuri-jou (送り状). Nota pengiriman Yuu Pack tersebut bisa dibeli di beberapa lokasi, yakni kantor pos, mini market yang menawarkan jasa Yuu Pack, situs online, atau melalui aplikasi. Untuk informasi lengkap, bisa lihat di sini. Aplikasi smartphone akan lebih praktis karena memungkinkan pembayaran online. Selain itu, kamu akan mendapatkan diskon sebesar 180 yen.
2. Pilih Kemasan yang Tepat
Kemas paket dengan rapat dan kirimkan dengan melampirkan surat jalan. Jika tidak memiliki kardus untuk mengemas, kamu bisa membelinya di kantor pos. Pengiriman bisa dilakukan dengan pengambilan paket dari rumah, tetapi disarankan untuk membawa langsung ke kantor pos atau mini market terdekat untuk mendapatkan diskon 120 yen per paket. Selain itu, jika mengirim paket lain ke alamat yang sama dalam waktu satu tahun, kamu juga bisa mendapatkan diskon 60 yen per paket. Untuk mengklaim diskon, tunjukkan label Yuu Pack yang digunakan sebelumnya.
Ada banyak jenis Yuu Pack tergantung jenis keperluannya, seperti Heavy Yuu Pack (paket seberat 25 ~ 30 kg), Chilled Yuu Pack (makanan yang perlu pendingin), Golf Yuu Pack (peralatan golf), Ski Yuu Pack (peralatan ski), Airport Yuu Pack (koper, dll.), Same-Day Delivery Yuu Pack (paket mendesak). Japan Post juga melayani pengiriman barang dari situs Free Market.
Artikel Pilihan
Pengiriman Melalui Konbini
Layanan pos adalah salah satu dari sekian banyak fasilitas yang ditawarkan oleh mini market di Jepang. Layanan ini sangat praktis dan aman, terutama jika tidak tersedia kantor pos atau kantor jasa kurir di jangkauan sekitar tempat tinggal.
1. Temukan Konbini yang Bekerja Sama dengan Kantor Pos
Tidak semua mini market di Jepang menawarkan jasa ekspedisi. Pertama, carilah mini market yang memiliki kerja sama dengan layanan kurir atau kantor pos. Perlu diketahui bahwa barang berukuran besar seperti furnitur dan barang yang perlu didinginkan tidak dapat dikirim melalui convenience store.
2. Selesaikan Pengemasan Sebelum Mengirim
Kita tidak bisa melakukan pengemasan di konbini karena tidak tersedia fasilitas tersebut. Jadi rampungkan proses pengepakan di rumah terlebih dulu. Kemaslah barang-barang pecah belah secara berlapis dan menggunakan bantalan yang bisa dibeli di toko 100 yen atau memanfaatkan barang daur ulang rumah tangga yang mungkin bisa dipakai kembali.
Pilih kemasan yang tepat. Hindari menggunakan kardus yang terlalu besar dan pastikan tidak ada celah antara barang dan kotak kardus. Tidak membuat celah akan menghindari barang pecah akibat guncangan. Sebelum menutup rapat, coba goyangkan kardus yang sudah dikemas. Jika terasa masih ada celah, artinya paket kamu belum cukup aman. kamu bisa menyiasatkan harga tarif agar lebih hemat dengan menyesuaikan ukuran kardus. Semakin kecil ukuran barang yang dikirim, maka semakin ekonomis biaya pengiriman.
3. Pergi ke Konbini dan Isi Formulir Pengiriman
Bawalah paket ke mini market yang menyediakan jasa pengiriman. Mintalah formulir pengiriman (okuri-jo) kepada staf dan isi nota tersebut dengan lengkap. Ada 2 jenis mekanisme transaksi pembayaran, prabayar dan pasca bayar. Prabayar digunakan untuk pembayaran di muka. Sementara, pasca bayar atau chakubarai digunakan jika pihak penerima sepakat untuk membayar tagihan pengiriman. Tuliskan alamat dengan jelas dan hati-hati. Jika tidak, paket bisa saja salah kirim.
4. Tarif Pengiriman
Jika kamu memilih pembayaran di muka, bayarlah biaya pengiriman di kasir. Staf mini market akan mengukur besar dan berat paket untuk menentukan tarif pengiriman. Jika memilih pasca bayar, maka kamu tidak perlu membayar apa pun. Sebelum mengirim, kamu bisa menghitung sendiri kira-kira berapa ongkos yang harus disiapkan dengan mengakses situs Japan Post (hanya tersedia dalam bahasa Jepang).
5. Menerima Salinan Slip
Setelah membayar, kamu akan menerima salinan slip. Simpanlah dengan baik karena kamu akan membutuhkannya saat mengajukan pertanyaan tentang paket atau berurusan dengan masalah terkait seperti salah kirim atau paket hilang.
Jam Operasi Kantor Pos Jepang
Kantor pos Jepang melayani selama 5 hari kerja dengan jam buka mulai pukul 9 pagi hingga pukul 5 sore. Namun berbeda pada kantor pos besar, yang akan melayani pelanggan sampai pukul 7 malam.
Tips dan Kosakata yang Bermanfaat
Cara Menerima Paket Kiriman
Pada dasarnya paket umumnya dikirimkan ke alamat rumah. Sebaiknya tentukan waktu dan tanggal agar kamu dapat menerima kiriman ketika berada di rumah. Jika tinggal di apartemen yang memiliki loker penyimpanan pos (takuhai box), kamu tidak perlu berada di rumah untuk menerima paket. Pengantar pos akan memasukkan paket ke dalam loker yang tersedia, dan menyelipkan catatan pengiriman ke dalam kotak surat.
Layanan "okihai (置き配)" juga cukup efisien. Ini adalah layanan di mana paket ditinggalkan di depan pintu rumah atau di area yang sudah ditentukan seperti garasi atau gudang. Layanan ini semakin populer setelah adanya pandemi covid-19. Layanan ini cukup praktis karena paket dapat diterima meskipun sedang tidak berada di rumah. Di sisi lain, ada resiko barang dicuri. Jadi tetaplah berhati-hati saat menggunakan layanan ini.
Beberapa perusahaan jasa ekspedisi menawarkan layanan yang bisa mengantarkan paket ke area tempat kerja atau sekolah melalui konbini terdekat. Jika memilih "pengambilan di mini market (コンビニ受け取り)", kamu dapat menentukan mini market mana yang akan menjadi tujuan pengiriman. Layanan ini direkomendasikan untuk pengguna yang jarang berada di rumah, serta tidak memiliki kotak pengiriman di tempat tinggal mereka, dan disesuaikan dengan aktivitas penggunanya. Mereka bisa mengambil paket di mini market dalam perjalanan pulang.
Kiat Mengirim Paket Internasional dari Jepang
Selanjutnya, kami akan membahas tentang pengiriman paket ke luar negeri. Rekomendasi termudah untuk pengiriman paket dan dokumen ke luar negeri adalah melalui layanan kantor pos. Ada 4 metode yang bisa dipilih untuk mengirim barang internasional.
EMS (Express Mail Service): Biaya yang dikenakan tinggi namun memiliki jaminan barang dan pengiriman dengan waktu tercepat yakni 2-4 hari. Berat maksimal 30 kg.
Pos udara: Pengiriman secara cepat setelah EMS, yakni 3-6 hari.
Pos SAL (pengiriman ekonomis melalui jalur udara): tingkat lamanya pengiriman berada diantara pos jalur udara dan pos jalur laut., mulai dari 6 hari hingga 13 hari masa pengiriman. Harganya pun cukup ekonomis. Namun sayangnya, metode ini hanya berlaku di beberapa negara.
Pos laut: jasa pengiriman termurah, namun memakan waktu cukup lama hingga berbulan-bulan.
Kemas Rapat Paket
Saat mengirim barang ke luar negeri tidak jarang menemukan kondisi barang yang rusak dan tergores. Gunakan kardus yang keras, bahkan berlapis, sehingga tidak menyebabkan kerusakan pada paket. Jangan lupa untuk memastikan tidak ada celah antara barang dan kotak kardus untuk menghindari barang kerusakan.
Kartu Pos Internasional
Proses pengiriman kartu pos ke mancanegara tidak jauh berbeda. Perbedaan hanya terdapat pada tarif yang dikenakan. Pengiriman kartu pos melalui jalur udara dikenakan biaya 70 yen per lembar, dan 60 yen untuk pengiriman via darat.
Barang yang Dilarang untuk Pengiriman Internasional
Saat mengirim paket kepada keluarga atau kerabat di tanah air, perlu diingat bahwa ada beberapa barang yang dilarang. Barang-barang yang dilarang termasuk minuman alkohol, produk apapun yang mengandung alkohol, semprotan, parfum, rokok elektrik, power bank, barang yang mudah terbakar, barang berbahaya, dll. Untuk informasi lebih lengkap, cek di sini.
Mengisi Invoice Pengiriman
Kamu mungkin perlu mencantumkan invoice atau faktur barang saat mengirim barang ke luar negeri. Faktur merupakan syarat dokumen yang digunakan untuk mencatat informasi dan pemeriksaan bea cukai. Cantumkan nama, jumlah, dan berat isi yang spesifik. Deskripsi isi paket harus ditulis dalam bahasa Inggris, atau dalam bahasa negara tujuan. Jenis dan jumlah dokumen yang diperlukan berbeda-beda di setiap negara, jadi periksalah persyaratannya terlebih dahulu.
Kesimpulan
Di era komunikasi yang serba digital seperti sekarang ini, tradisi surat menyurat atau saling bertukar kartu pos sudah semakin memudar. Meskipun demikian, kebiasaan mengirim surat/dokumen, paket, kartu pos, atau kartu ucapan, melalui kantor pos masih kerap dilakukan masyarakat Jepang. Layanan pos yang tersedia di mini market terdekat semakin memudahkan masyarakatnya untuk bisa semakin memanfaatkan jasa pengiriman tersebut. Bagi yang baru pertama kali menggunakan jasa pos Jepang mungkin akan sedikit bingung karena ada banyak jenis fasilitas yang ditawarkan. Jangan ragu untuk bertanya langsung ke staf kantor pos terdekat karena fasilitas kantor pos akan sangat bermanfaat ketika kamu tinggal di Jepang!
.jpg)
