นักเรียนต่างชาติที่อาศัยอยู่ในประเทศญี่ปุ่นล้วนมีประสบการณ์ในการใช้เว็บไซต์จัดหางานในการหางานกันทั้งนั้น หลังจากพบงานที่คุณชอบแล้ว คุณสามารถสมัครงานผ่านทางเว็บไซต์จัดหางาน คุณเพียงแค่ กรอกข้อมูลส่วนตัวของคุณ ทุกที่ ทุกเวลา หลังจากสมัครเสร็จ ทางบริษัทจะส่งอีเมลตามข้อมูลที่คุณกรอกไป ไม่ว่าจะเป็นการนัดหมายเพื่อสัมภาษณ์ ดังนั้นการทำความเข้าใจอีเมลที่บริษัทส่งมาจึงเป็นกุญแจสำคัญ และวิธีตอบกลับอีเมลก็สำคัญยิ่งกว่า สำคัญที่สุด! ญี่ปุ่นเป็นประเทศที่ให้ความสำคัญเรื่องมารยาทมากๆ แม้แต่อีเมลเรื่องเล็กน้อยก็ต้องมีชื่อเรื่องและรูปแบบที่เหมาะสม ดังนั้นจะจัดการกับอีเมลหลังการรับสมัครได้อย่างไร บทความนี้มีคำตอบให้กับคุณ!
สารบัญ
■ หลังจากสมัครงานแล้ว หากบริษัทส่งอีเมลมาต้องตอบอย่างไร?
■ กฎพื้นฐานสำหรับการตอบกลับอีเมล
■ ตัวอย่างอีเมลตอบกลับในสถานการณ์ต่างๆ
■ อย่าลืมยืนยันสิ่งเหล่านี้หลังจากเขียนอีเมล!
■ ระวัง!! พฤติกรรมแบบนี้ไม่สุภาพเอามากๆ
คุณมีปัญหาเกี่ยวกับการหางานในญี่ปุ่นหรือไม่?
■ หลังจากสมัครงานแล้ว หากบริษัทส่งอีเมลมาต้องตอบอย่างไร?
หลังจากสมัครงาน หากอีเมลที่บริษัทส่งมาเป็นเรื่องเกี่ยวกับกำหนดการในอนาคต (เช่น เวลาสัมภาษณ์ สถานที่ ฯลฯ) คุณต้องยืนยันกำหนดการที่บริษัทส่งมาโดยเร็วที่สุดและ ตอบกลับโดยเร็วที่สุด โดยทั่วไป จะตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมง ตัวอย่างเช่น อีเมลที่ส่งในตอนเช้าควรได้รับการตอบกลับในตอนเย็น และอีเมลที่ส่งในตอนเย็นควรได้รับการตอบกลับในเช้าวันถัดไป แม้ว่าเราจะแนะนำให้ตอบกลับโดยเร็วที่สุด แต่ควรหลีกเลี่ยงช่วงกลางคืน ควรส่งในตอนเช้าจะดีกว่า เพราะช่วงเวลากลางคืนมักจะเป็นเวลาพักผ่อน และการตอบกลับในช่วงเวลานี้ถือเป็นเรื่องเสียมารยาท
บทความแนะนำ
■ กฎพื้นฐานสำหรับการตอบกลับอีเมล
[ห้ามเปลี่ยนหรือลบชื่ออีเมล]
ห้ามเปลี่ยนหรือลบชื่ออีเมลที่อีกฝ่ายส่งมา เพราะถ้าหากเปลี่ยนหรือลบทิ้งอีกฝ่ายจะพลาดอีเมลนี้ได้ง่าย คุณอาจจะเสียโอกาสเพราะผู้รับพลาดอีเมลนี้ได้ นอกจากนี้เมื่อตอบกลับอีกฝ่ายชื่ออีเมลจะแสดงในรูปแบบ "Re:面接の日程調整について" เป็นต้น หากแสดง "Re:" อีกฝ่ายจะ รู้ว่านี่คืออีเมลตอบกลับ
[ตอบกลับข้อความเดิม]
เมื่อตอบกลับ ให้เลือก "引用返信" เพื่อเก็บข้อความต้นฉบับของอีเมลไว้ ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบข้อมูลการติดต่อจดหมายที่ผ่านมา เพื่อลดความยุ่งยากในการหาอีเมลฉบับก่อนเพื่อหาข้อมูลการติดต่อที่ผ่านมา คุณสามารถตั้งค่านี้ล่วงหน้าเพื่อประหยัดเวลา
【โครงสร้างจดหมาย】
ข้อความของอีเมลประกอบด้วย "宛名→挨拶→名乗り→お礼→用件→締めの挨拶→署名" นั่นคือโครงสร้างลำดับของ "ชื่อบริษัทและชื่อบุคคลที่เราติดต่อ → คำทักทาย → ชื่อตัวเอง → กล่าวขอบคุณสำหรับอีเมล → เนื้อหาอีเมล → คำลงท้าย → ลายเซ็น" ต่อไปนี้คือตัวอย่างมาตรฐานสำหรับการตอบกลับอีเมล คุณสามารถนำไปปรับใช้ได้:
[ตัวอย่างข้อความ]
(宛名:ชื่อบริษัท) 株式会社
(宛名:ชื่อบุคคลที่เราติดต่อ) 様
お世話になります。
(名乗り: ชื่อตัวเอง) と申します。
このたびは、アルバイトの面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。
面接日時は、以下を希望いたします。
・○月○日（曜日）○○:○○ 時 ～ ○○:○○ 時
・○月○日（曜日）○○:○○ 時 ～ ○○:○○ 時
・○月○日（曜日）○○:○○ 時 ～ ○○:○○ 時
お忙しい中と存じますが、ご調整いただけますと幸いです。
(署名: ลายเซ็น)
電話番号:
メールアドレス:
หมายเหตุ: ควรเขียนชื่อบริษัทเป็นชื่อเต็มอย่างเป็นทางการ เช่น "Co., Ltd." หากคุณไม่ทราบชื่อชื่อบุคคลที่เราติดต่อคุณสามารถใช้คำว่า 【ご担当者様】แทนได้ ควรอธิบายเนื้อหาให้เรียบง่ายและชัดเจนที่สุด ต่อไป มาดูตัวอย่างการตอบอีเมลตามสถานการณ์ต่างๆ กัน
■ ตัวอย่างอีเมลตอบกลับในสถานการณ์ต่างๆ
ในอีเมลการปรับกำหนดการ จะมีสองสถานการณ์ให้เลือกจากเวลาที่อีกฝ่ายหนึ่งระบุและเวลาที่ผู้สมัครให้ไว้ ต่อไปนี้จะแนะนำวิธีการตอบกลับตามสถานการณ์ต่างๆ:
หากท่านสามารถไปสัมภาษณ์ได้ตามวันเวลาที่กำหนด
ถ้าไปตามเวลาที่อีกฝ่ายกำหนดก็ตอบกลับไป ส่วนใหญ่อีกฝ่ายจะแจ้งสถานที่และเวลาให้ทราบพร้อมกัน
【ตัวอย่าง】
○○○○ 株式会社
人事部 〇〇様
先日アルバイトに応募させていただきました△△と申します。
この度は面接日程のご連絡ありがとうございます。
面接日時ですが、ご指定いただきました〇〇月〇〇日 ○時に〇〇へ伺います。
当日はどうぞよろしくお願い致します。
△△ △△（名前）
TEL : 090-△△△△-△△△△
MAIL : aaaaa@ab.cd.ef
ข้อควรระวัง
ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ห้ามเปลี่ยนหรือลบชื่ออีเมลที่อีกฝ่ายส่งมา เพียงตอบกลับโดยตรง แต่คุณอาจจะต้องปรับการเขียนชื่อหรือตำแหน่งของ "บุคคลที่รับผิดชอบ" นอกจากนี้ คุณต้องให้ความสนใจกับการแบ่งย่อหน้าและรูปแบบการเรียงของอีเมลและพยายามเขียนในรูปแบบที่ให้อีกฝ่ายอ่านได้ง่าย เนื้อหาของข้อความไม่ควรยืดยาว แต่ควรกระชับและตรงประเด็น
ในตอนท้ายของจดหมาย ให้เขียนชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และข้อมูลอื่นๆ ของคุณ
หากไม่สามารถไปได้ตามเวลาที่อีกฝ่ายกำหนด
หากไม่สะดวกที่จะไปตามเวลาที่อีกฝ่ายกำหนด หากคุณจำเป็นต้องปรับเวลา ทางที่ดีควรระบุเวลาอื่นที่คุณสามารถไปให้อีกฝ่ายปรับเปลี่ยนได้ในการตอบกลับสัก 3 ตัวเลือกเพื่อให้อีกฝ่ายได้ลองพิจารณา
【ตัวอย่าง】
○○○○ 株式会社
人事部 〇〇様
先日アルバイトに応募させていただきました△△と申します。
この度は面接日程のご連絡ありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、ご指定いただきました〇〇月〇〇日に別の用事があるため、他の日程への調整は可能でしょうか。
こちらの希望日時をいくつか送らせていただきます。
1.○月○日（曜日）○○:○○ 時 ～ ○○:○○ 時
2.○月○日（曜日）○○:○○ 時 ～ ○○:○○ 時
3.○月○日（曜日）○○:○○ 時 ～ ○○:○○ 時
上記のいずれかの日程でご都合いかがでしょうか。
お忙しいところお手数おかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
△△ △△（名前）
TEL : 090-△△△△-△△△△
MAIL : aaaaa@ab.cd.ef
■ อย่าลืมยืนยันสิ่งเหล่านี้หลังจากเขียนอีเมล!
ก่อนการตอบกลับอีเมลที่บริษัทส่งมา อย่าลืมตรวจสอบและยืนยันหลายๆครั้งก่อนที่จะส่ง ตัวอย่างเช่น ชื่อบริษัท ตำแหน่งและชื่อของผู้รับ ตารางเวลาที่ตัวเองให้มานั้นผิดหรือไม่ ลายเซ็นหายไปหรือไม่ มีการพิมพ์ผิดหรือไม่ เป็นต้น
■ ระวัง!! พฤติกรรมแบบนี้ไม่สุภาพเอามากๆ
・ขอปรับเปลี่ยนกำหนดการกะทันหันในวันที่นัดสัมภาษณ์จริง
・ไม่ตอบกลับอีเมลแจ้งการนัดสัมภาษณ์งาน
หลังจากทำการปรับเปลี่ยนหรือทำเรื่องนัดสัมภาษณ์ไปแล้ว มันเป็นเรื่องเสียมารยาทมากที่จะขอให้อีกฝ่ายทำการปรับเปลี่ยนกำหนดการกะทันหันในวันที่นัดสัมภาษณ์จริง เพียงเพราะคุณมีธุระไม่สามารถไปตามนัดหมายในวันนั้นได้ เว้นแต่คุณจะไม่สามารถไปสัมภาษณ์ได้เนื่องจากเจ็บป่วยกะทันหันหรืออุบัติเหตุ นอกจากนี้การเพิกเฉยต่อการติดต่อจากบริษัทของอีกฝ่ายถือเป็นการไม่สุภาพอย่างยิ่ง คุณควรจะตอบกลับอีเมลของอีกฝ่ายเสมอไม่ว่าคุณจะไปสัมภาษณ์หรือไม่ก็ตาม
