Trong công việc, tìm kiếm một phương pháp quản lý hiệu quả là điều mà tất cả các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đều hướng đến. Do đó, các phương pháp quản lý nổi tiếng trên thế giới đã và đang được mang ra nghiên cứu. Một trong số đó là phương pháp kanban nổi tiếng đến từ xứ sở hoa anh đào.
Phương pháp Kanban là một phương pháp quản lý, lập kế hoạch những công việc cần làm và dự án cần hoàn thành. Phương pháp này có nguồn gốc từ đế chế sản xuất xe hơi Toyota của Nhật Bản và được nhiều nơi áp dụng để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mục lục:
1. Phương pháp Kanban là gì?
2. Nội dung phương pháp Kanban
3. Phương pháp Kanban và các ưu nhược điểm
4. Ứng dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc
5. Tìm việc làm tại Nhật cùng WeXpats
Bạn có đang loay hoay tìm kiếm việc làm tại Nhật?
Phương pháp Kanban là gì?
Nguồn gốc phương pháp Kanban
Phương pháp Kanban là một hệ thống quản lý công việc hiệu quả, được tạo ra từ tập đoàn Toyota vào những năm 1940. Phương pháp Kanban được Toyota sử dụng trong sản xuất và kỹ thuật
Phương pháp Kanban là gì
Khi mới ra đời
Khi phương pháp Kanban được ra đời tại tập đoàn Toyota, phương pháp Kanban là các chỉ thị cụ thể về công việc và được ghi rõ ghi rõ "khi nào, ở đâu, cái gì và số lượng được sử dụng". Phương pháp Kanban còn được biết đến với tên gọi phương pháp "Just In Time" (JIT).
Phương pháp Kanban được thiết kế với mục đích loại bỏ lãng phí một cách triệt để và được biết đến rộng rãi như văn hóa của Toyota.
Các sản phẩm cần được sản xuất sẽ có một thẻ quản lý được gọi là Kanban「カンバン」. Trên thẻ sẽ ghi rõ tên sản phẩm, mã sản phẩm, vị trí lưu trữ và các thông tin chi tiết khác. Sản xuất theo chỉ thị của thẻ quản lý trong phương pháp Kanban này giúp loại bỏ lãng phí.
Hiện tại
Phương pháp Kanban ban đầu được sử dụng trong ngành công nghiệp sản xuất nhưng sau đó đã được áp dụng rộng rãi như một phương tiện quản lý dự án.
Khi tiến hành một dự án theo nhóm, nội dung công việc được chia nhỏ thành từng nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Khi tất cả các nhiệm vụ trong nhóm được hoàn thành, dự án cũng sẽ hoàn thành.
Với phương pháp Kanban, cả nhóm có thể chia sẻ và quản lý các nhiệm vụ cá nhân một cách hiệu quả. Trước hết, tạo một bảng với ba phân vùng: "Trước khi làm", "Đang làm", và "Đã hoàn thành". Sau đó, các nhiệm vụ cá nhân được dán lên bảng tương ứng với trạng thái của chúng.
Tham khảo:
Văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản và các đặc trưng nổi bật
Bài viết được tuyển chọn
Nội dung phương pháp Kanban
Công cụ kiểm soát sản xuất
Phương pháp kanban được sử dụng như một công cụ kiểm soát sản xuất tại các xí nghiệp, khu công nghiệp… Phương pháp này thể hiện những nhiệm vụ mà các bộ phận cần hoàn thành để mang lại sự hiệu quả năng suất khi có nhiều công việc cần làm trong một thời điểm.
Để sử dụng phương pháp Kanban cần dùng một tấm bảng trắng và sử dụng những tờ giấy nhiều màu sắc để mô tả các công việc và quản lý quá trình làm việc. Điều này giúp mọi người nắm bắt được những công việc cần hoàn thành và tiến độ hoàn thành.
Đối với quy trình sản xuất, phương pháp này là một công cụ quản lý hiệu quả. Có thể mô tả nguyên liệu và những công đoạn khác nhau bởi các màu sắc được thể hiện. Ở giai đoạn trước, thẻ công việc trong phương pháp Kanban trở thành phiếu đặt hàng và ở giai đoạn kế tiếp những chiếc thẻ này trở thành phiếu vận chuyển.
Các phiếu trong phương pháp Kanban đều có một sự liên kết chặt chẽ với nhau, thể hiện những thông tin chính xác về các công việc, nguyên liệu, bộ phận thực hiện trước đó. Điều này đảm bảo cho các công việc được diễn ra xuyên suốt và hiệu quả trong công việc.
Nguyên tắc
Nguyên tắc của phương pháp kanban được diễn ra chặt chẽ để quy trình sản xuất hiệu quả và tránh những vấn đề sai lầm trong từng giai đoạn. Điều này tạo ra những sản phẩm chất lượng, đảm bảo cho hoạt động sản xuất theo quy chuẩn nhất định và liên kết với nhau.
Trực quan hóa công việc
Sử dụng bảng trong phương pháp Kanban để biểu diễn trực quan các nhiệm vụ và quá trình làm việc. Bảng Kanban thường được chia thành ba cột chính: "Cần làm" (To Do), "Đang làm" (In Progress), và "Hoàn thành" (Done). Mỗi công việc được biểu thị bằng một thẻ hoặc ghi chú di chuyển qua các cột này tùy theo trạng thái của công việc.
Giới hạn công việc đang tiến hành
Thiết lập giới hạn cho số lượng công việc đang được thực hiện tại một thời điểm nhất định trong mỗi giai đoạn. Điều này giúp đảm bảo rằng các nhiệm vụ không bị tích tụ ở một giai đoạn nào đó, giúp tránh tình trạng quá tải và tăng hiệu quả làm việc.
Quản lý dòng công việc
Trong phương pháp Kanban cần theo dõi và quản lý sự chuyển động của các công việc qua các giai đoạn khác nhau. Mục đích là để đảm bảo công việc di chuyển một cách mượt mà từ bắt đầu đến khi hoàn thành, và giúp nhận diện các vấn đề như tắc nghẽn.
Cải tiến liên tục
Phương pháp Kanban khuyến khích sự cải tiến liên tục trong quy trình làm việc. Điều này bao gồm việc thường xuyên đánh giá hiệu suất và tìm kiếm cơ hội để tối ưu hóa và giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất hoặc phát triển sản phẩm.
Phản hồi và thích ứng
Phương pháp Kanban nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phản hồi nhanh chóng và khả năng thích ứng với thay đổi. Điều này giúp đội ngũ có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch và quy trình để phù hợp với các yêu cầu hoặc vấn đề phát sinh.
Làm việc theo đội nhóm
Phương pháp Kanban thúc đẩy sự hợp tác và làm việc nhóm, với mục tiêu chia sẻ trách nhiệm trong việc đạt được các mục tiêu chung và giải quyết vấn đề.
Tham khảo:
Omotenashi - lòng hiếu khách của người Nhật
Phương pháp Kanban và các ưu nhược điểm
Lợi ích của phương pháp Kanban
Thông tin được thống nhất và dễ quản lý hơn
Khi áp dụng phương pháp Kanban, việc quản lý thông tin trở nên dễ dàng hơn vì thông tin được thống nhất. Do đó, tránh được tình trạng mỗi người nhập liệu theo một cách khác nhau.
Nếu định dạng thông tin không thống nhất, có thể mất nhiều thời gian để thống nhất hoặc khi in báo cáo có thể xảy ra sai lệch.
Kết nối giao tiếp trong nhóm
Lợi ích lớn nhất của phương pháp Kanban là làm cho việc giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm dự án trở nên dễ dàng hơn. Qua đó có sự thấu hiểu và giúp đỡ lẫn nhau trong công việc.
Với phương pháp Kanban, có thể chia sẻ toàn bộ bức tranh của dự án thông qua bình luận, hình ảnh và video. Điều này sẽ giúp đội ngũ làm việc cùng nhau hoàn thành dự án đúng hạn và đạt được thành công. Tránh được sự chậm trễ của một người làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
Nhược điểm của phương pháp Kanban
Khó nắm bắt tầm quan trọng của từng nhiệm vụ
Trong phương pháp Kanban, bạn có thể quản lý số lượng và tình trạng của các nhiệm vụ chung nhưng khó có thể quản lý được mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ. Do đó, nếu không may có nhiệm vụ nào không kịp so với tiến độ, sự chậm trễ đó có thể kéo theo nhiều hệ lụy liên quan và trở nên nghiêm trọng hơn so với các công việc khác.
Tạo nên áp lực lớn
Khi áp dụng phương pháp Kanban, các quy tắc tiến hành dự án trở nên nghiêm ngặt hơn khiến cho các thành viên cảm thấy mất đi sự tự do. Điều này có thể khiến cho một số thành viên không thể làm việc theo cách của riêng họ, từ đó sinh ra cảm giác bị gò bó với công việc.
Ngoài ra, phương pháp này đòi hỏi mức độ giao tiếp và mối quan hệ chặt chẽ giữa các thành viên khiến cho những người không giỏi giao tiếp cảm thấy khó chịu.
Yêu cầu sự chính xác cao
Do phương pháp Kanban giúp cho các công ty tránh không lưu giữ hàng tồn kho dư thừa, số lượng sản phẩm sẽ luôn đúng với dự tính. Tuy vậy, trong một số trường hợp, khi xuất hiện sản phẩm lỗi, không đủ chất lượng, doanh nghiệp sản xuất sẽ không thể có ngay được sản phẩm thay thế. Điều này vô hình chung khiến cho nhà sản xuất cần tỉ mỉ, tránh sai sót trong quá trình.
Ứng dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc
Cách tạo kanban cá nhân – quản lý kiểu Nhật cho cuộc sống
Ngoài việc ứng dụng phương pháp quản lý kanban cho quy trình sản xuất tại các doanh nghiệp thì phương pháp Kanban này cũng có thể sử dụng để quản lý công việc cá nhân. Giúp cho tối ưu hóa hiệu suất công việc và đảm bảo cho quy trình làm việc chất lượng nhất.
Cách tạo kanban cá nhân vô cùng đơn giản, mọi người chỉ cần chuẩn bị một tấm bảng với những tờ giấy ghi chú từng màu sắc khác nhau. Với tờ giấy đầu tiên mọi người cần ghi những công việc cần làm và thể hiện độ ưu tiên cho các công việc quan trọng. Ở tờ giấy thứ 2 là bảng công việc đang làm. Tờ giấy thứ 3 là các công việc đã hoàn thành.
Chú ý khi thực hành phương pháp kanban cá nhân
Khi sử dụng phương pháp kanban này cần chú ý về màu sắc của từng giấy ghi chú công việc để phân biệt với nhau. Có thể lựa chọn màu đỏ dành cho những công việc khẩn cấp, màu vàng là việc cần làm thứ hai, màu xanh là việc có thể hoàn thành sau.
Ở giấy ghi chú hoặc bảng việc đang làm, nên tập trung từ 2 đến 3 việc và không nên để quá nhiều việc cần làm sẽ tạo áp lực và chi phối khiến cho việc hoàn thành công việc không được hiệu quả, các việc cần làm chồng chéo nhau.
Tìm việc làm tại Nhật cùng WeXpats
WeXpats hỗ trợ tìm kiếm công việc dành cho người nước ngoài muốn làm việc tại Nhật Bản. Có rất nhiều công việc khác nhau được cung cấp tại đây. WeXpats mang đến 2 dịch vụ chính là WeXpats Agent - dành cho những người tìm kiếm công việc toàn thời gian và WeXpats Jobs - dành cho những người tìm kiếm công việc làm thêm.
Tìm kiếm một công việc toàn thời gian? Hãy để việc đó cho WeXpats Agent!
WeXpats Agent là dịch vụ hỗ trợ, chuyên cung cấp việc làm cho người nước ngoài sống tại Nhật Bản.
Với các cố vấn nghề nghiệp tận tâm sẽ hỗ trợ bạn tìm việc làm miễn phí. Ngoài giới thiệu các công ty cùng các vị trí đang tuyển dụng, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn viết sơ yếu lý lịch tiếng Nhật và luyện tập phỏng vấn. Đừng lo lắng khi tìm việc tại Nhật bản, chúng tôi sẽ luôn ở cạnh bạn.
Chức năng của WeXpats Agent
-
Chúng tôi có nhiều việc làm phù hợp cho người nước ngoài. Cung cấp các công việc sử dụng kỹ năng ngôn ngữ của bạn như dịch thuật, phiên dịch, inbound, v.v. Cùng với đó là các công việc kỹ thuật, v.v. không yêu cầu kỹ năng tiếng Nhật.
-
Các cố vấn nghề nghiệp của chúng tôi hỗ trợ và giúp bạn chuẩn bị sơ yếu lý lịch cũng như thực hành phỏng vấn xin việc với bạn. Truyền đạt rõ ràng điểm mạnh của bạn với công ty tuyển dụng.
-
Chúng tôi sẽ thay mặt bạn xử lý việc liên lạc với các công ty, chẳng hạn như sắp xếp ngày phỏng vấn và điều kiện công việc.
Tìm kiếm việc làm bán thời gian? Tìm việc làm trên WeXpats Jobs!
WeXpats Jobs là trang web việc làm bán thời gian dành cho người nước ngoài đang sinh sống ở Nhật Bản. Bạn có thể tìm kiếm việc làm bằng 11 ngôn ngữ (tiếng Anh, tiếng Việt, tiếng Hàn, tiếng Indonesia, tiếng Trung phồn thể, tiếng Trung giản thể, tiếng Miến Điện, tiếng Thái, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha), và cả tiếng Nhật. Tìm công việc phù hợp với bạn bằng cách lựa chọn trình độ tiếng Nhật, nghề nghiệp, địa điểm, v.v.
※ Bạn có thể đăng ký từ bên ngoài Nhật Bản nhưng chỉ những người sống ở Nhật Bản mới có thể nộp đơn xin việc.
.jpg)
