如果沒有特別的專業，又不想做服務業，可能會想從事行政事務工作。那麼日本的行政事務工作內容是怎樣？外國人可以申請工作簽證嗎？還有介紹有利求職的資格，幫助大家找到工作！
目錄
日本的「事務職」工作內容
日本事務職需要的技能
有利求職的資格
事務職可以申請日本工作簽證嗎？
對於在日本尋找工作而感到煩惱嗎？
日本的「事務職」工作內容
日文「事務職」(jimusyoku) 指行政事務工作，可細分為一般事務、銷售事務、會計事務、總務事務、人事及勞務事務、法務事務、貿易事務、學校及大學事務、醫療事務等。
事務職的工作內容根據所在公司的規模、體制、業種以及所屬部門而有所不同，但主要是支援其他員工，常見工作包括文書製作、處理、檔案管理、整理、資料輸入、電話及來訪者應對等。
事務職常見工作① - 製作和處理文件
公司營運時需要各式各樣的文件，業務方面有報價單、發票、交貨單等；法務方面有合同和備忘錄等；財務方面有單據和文件；人事和總務方面有薪資明細、稅務、社會保險相關文件等。不同部門的事務職會負責製作和處理公司使用的各種文件，還要進行整理和文件歸檔等，方便所有人能輕鬆查閱。
事務職常見工作② - 輸入資料
事務職也要負責輸入資料，例如銷售額、商品庫存、發貨相關資料，以及客戶地址、購買商品數量和價格等。如果是人事和總務部門則會輸入員工的出勤記錄、個人資料等。
事務職常見工作③ - 應對電話及來訪者
由於營業同事經常需要外出或參加會議，當他們不在自己的位置上，事務人員便要幫忙接聽電話或迎接來訪者、引導到會議室等。此外，公司的代表電話號碼通常也會接到事務職，再由他們負責將各種詢問分發給相應的部門。
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除此以外，事務職還可能要幫忙進行郵件發送和分類、負責訂購和管理辦公用品，以及組織會議或活動的運營等。
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日本事務職需要的技能
為了進行以上提及的工作，可能需要配備以下技能 :
溝通技巧
事務職涉及與同事及外部人員的大量溝通，除了在電話和來訪時的應對外，還需要直接與客戶聯繫，因此要有良好溝通技巧，遵守商業禮儀，準確傳達自己的要求。
電腦和Office軟件技能
事務職的工作幾乎都需要使用電腦進行，因此需要了解基本電腦操作以及經常使用的「Excel」和「Word」等Office軟件使用方法，可快速而準確地製作文件。
有利求職的資格
為了證明自己的能力，如果有考取以下的資格證照，在求職時可讓面試官馬上了解你的技能水平。
MOS (Microsoft Office Specialist 認證)
這是一項證明擁有Word、Excel、Outlook、PowerPoint、Access等Microsoft Office微軟軟件技能水平的資格。
資格分為OFFICE 2016、2019版本，除了知識測試外，還有實際操作的考試，採即測即線上評方式，考試完畢可自行下載電子證書。
日商簿記（2級・3級）
日商簿記是眾多簿記資格中知名度較高且實用性強的資格之一，涵蓋基本的記錄、計算和整理。3級要求基本知識，而2級則要求高度的商業簿記和工業簿記知識。
秘書檢定
秘書檢定測試社會人的常識和禮儀，還有會議文件的撰寫、日程管理、辦公用品等技能，因此不僅適用於秘書職位，在應徵事務職時可證明自己的能力。考試包括面試，將檢查語言表達、舉止和談話內容等。
商業文件檢定
這項檢定會評定是否具備必要的辦公文書製作能力。考生需要展示正確的知識和能力，使用商業術語和專業術語，並製作符合敬語和商業禮儀的文件。商業文件檢定分為1級至3級不同等級，每年舉辦兩次，同一天可參加多個級別的考試。
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事務職可以申請日本工作簽證嗎？
對於在日外國人，其中一項關注的事情就是能否申請日本工作簽證。事務職所申請的工作簽證通常為「技術・人文知識・國際業務」。
「技術・人文知識・國際業務」簽證包括幾乎所有文理知識相關的職業，在「技術」領域，有系統工程師或機械工程師等技術人員，在「人文知識」方面，則有市場營銷或咨詢等職業，在「國際業務」方面，則有翻譯或口譯等工作。
事務職可申請「技術・人文知識・國際業務」簽證，但申請者需要證明工作能應用大學或專業學校所學的文科相關知識，如果學歷不符合條件，但有10年以上的工作經驗，仍然可以申請，但學歷背景和職務內容不一致的話，簽證將無法被批准。
另外，公司的財務狀況、工作契約關係等也會影響簽證的審核，因此在找事務職工作時可以考慮工作內容與自己的學歷及經驗是否與簽證條件相符，以及公司的狀況。
「事務職」在日本人間也很受歡迎，如果想要在日本找事務職，可以考取適合的資格證照，提升自己的技能，增加競爭力！
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