在日本進行就職活動時，可能會有因為各種各樣的事情而不得不辭退面試的情况。這時便需要向錄用負責人發送謝絕面試的郵件或打電話，但是對於外國留學生來說，要寫日本的商務郵件會覺得很難吧。這篇文章會介紹在辭退面試時的注意事項和例文，讓你作為參考，禮貌地謝絕面試。
目錄
為什麼要辭退面試？
辭退面試的基本規則
常見的辭退理由
謝絕面試時的電話例文/郵件例文
外國人留學生發送辭退面試郵件的疑問
對於在日本尋找工作而感到煩惱嗎？
為什麼要辭退面試？
求職者可能因為這些原因而希望辭退面試 :
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獲得其他工作機會：從其他公司獲得了內定或選擇了更符合需求的工作機會。
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工作條件不符：在面試過程中發現工作條件（如薪資、工作時間、地點等）不符合自己的預期或需求。
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職業發展方向的變動：可能發現這份工作與自己的職業目標或興趣不相符，或者決定追求其他領域的發展。
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個人原因：如家庭、健康或其他個人原因無法繼續進行求職過程。
不過，在選考過程中，企業方已經投入了時間和成本。基於這一點，應該以有禮貌且禮儀周到的方式通知企業方放棄選考。
日本綜合招聘網站「エン転職」進行了一項關於「選考辭退」的調查，從8,622名用戶中對於辭退原因收集了回答。
圖片來源 : PR TIMES
對於面試前的辭退原因，選擇「通過了其他公司的選考」最多（37%）、其次是「在網上看到不好的評論」（27%）、「公司應對態度差」（20%）。而面試後的辭退原因最多人選擇「招聘信息與實際情況不符」（49%）。獲得內定後的辭退原因通常因為「通過了其他公司的選考」（44%）或是「提出的條件不夠吸引人」（44%）。
如何判斷工作是否適合自己？
在面試後可能對於工作或企業有了更明確的印象，在正式接受內定或再繼續進行第二次面試前，可以再考慮清楚這份工作是否適合自己。
其中一個方法是評分制度，把自己的希望條件進行數值化，然後評估所有項目，可以更客觀去審視這份工作。如果條件未能完全滿足，可能便要選擇辭退面試或這份工作。
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辭退面試的基本規則
儘量早點聯絡
一旦决定了辭退面試的話，請儘快向公司聯絡。因為在臨近面試日期時，對方也會開始準備面試，所以愈早聯絡錄用負責人，對方就可愈快採取之後的應對措施。在猶豫要不要辭退的時候，不要想著「當天决定就好了」，要儘早决定。
距離面試前有足夠時間的話可以發郵件聯絡
如果在面試日一周前的話，那麼用郵件聯繫對方也沒問題。但是，如果發出電郵後沒有收到回信，以防萬一還是打個電話確認比較好。因為是自已要辭退，所以請盡量不要讓對方困擾。
接近面試日期時打電話聯絡
如果已接近面試日期的話，那麼一定要打電話直接聯絡，特別是在前一天或當天，很有可能也錄用負責人看不到電郵，從而傳達不到想要取消面試的意思，容易引起誤會，所以用電話聯絡最好。
嚴禁沒聯絡而不去面試
絕對不要沒聯絡而不去面試，雖然發送辭退面試的郵件可能會讓人覺得不好意思，但是，沒有通知而不去面試的話會給很多人帶來麻煩。作為今後步入社會的人，做好聯絡是最低限度的禮儀，一定要好好聯絡。
發送郵件的時間帶也要注意
發送拒絕辭退郵件時的時間帶也要注意，最好在應聘企業的營業時間內發送。如果因為學校和打工而無論如何都到了晚上的時候，那麼在郵件的開頭要說「夜分遅くに失礼いたします。」(這麼晚打擾您了。)。另外，因為對方可能已入睡了，所以在深夜或早上發郵件是不常識的，請避免這個時段。
被問到辭退理由時請作答
拒絕面試的時可能會被問到辭退的理由，而對方詢問的原因是因為想知道公司方面有沒有什麼不好的地方，並不是要怪責你辭退。如果是因為學校生活變忙等私人理由的話，那就坦率地說出來吧。
可以回答已經决定了其他打工
辭退理由應該誠實地說出來，但要避免讓對方感到不快的失禮說法。例如說「决定了在其他工作」是沒問題的，但是說「因為其他打工地方的條件更好」就是違反禮儀的。
注意不要取消面試的辭退
如果聯絡了要辭退面試的話，即使後來改變主意想接受面試，也不能取消辭退，所以請冷靜思考再做出決斷。如果拒絕面試的理由是日程原因的話，試著提出變更日程也是一個方法。
常見的辭退理由
私事
「因為學習和社團活動等原因而變得很忙，沒有時間去打工了」、「因為意外的事故住院了」等等，這些個人原因都是不能工作而要辭退面試的理由。
感覺和印象不一樣
在官網調查公司與實際到訪後，可能會覺得「和預想的工作內容不一樣」、「店裡的氛圍和自己不合適」而拒絕的情况。
找到了其他條件更好的工作
「決定了其他工作」、「找到條件更好的工作」而决定辭退的人也不少。雖然辭退面試是沒有法律上的懲罰，但這樣直白而不太被建議這樣做，所以在聯絡對方辭退的時候，請好好遵守禮儀。
謝絕面試時的電話例文/郵件例文
打電話時的注意事項
用電話拒絕的時候，要簡潔地傳達以下三點。
・面試預定時間
・自己的名字
・謝絕之意
另外，說話的時候要注意遣詞用語，要加上「難得佔用您的時間，非常抱歉」等為讓對方添麻煩而道歉。在前一天或當天聯絡的情况下，也可以換成「在面試前才聯絡您，非常抱歉」。
如果辭退的理由是「因為私事」、「因為學校的情况」、「因為決定了其他工作」等，對方沒有問到就沒有必要詳細說明。另外，如果負責人不在的話，請向店裡的工作人員轉達。
可以打電話的時間帶
在打電話的時候也要注意時間帶，例如在9點、10點左右上午時因為剛開始營業而會很忙，而在12點~13點對方可能在午飯，所以這些時間會給對方帶來麻煩。因此，很多行業都很容易空閒的14~16點左右可以說是理想的時間。然而，在面試當天聯絡辭退時就不要管時間，儘快告訴對方。
電話例文
店員：「お電話ありがとうございます、○○店です。」(謝謝您的電話，這是○○店)
我：「お世話になっております。○月○日○時にアルバイトの面接を約束しております○○（自分の名前）と申します。お忙しいところ恐縮ですが、採用担当者様におつなぎいただけますか？」(承蒙您的關照。我是約了在○月○日○時面試的○○。很抱歉在這麼忙打擾，請問可以讓錄用負責人接聽嗎？)
錄用負責人接聽後
我：「お忙しいところ恐れ入ります。○月○日の○時に面接をお願いしておりました、○○（自分の名前）と申します。大変申し訳ございませんが、事情により、今回の面接を辞退させていただきたくご連絡しました。 」(很抱歉在這麼忙打擾，我是約了在○月○日○時面試的○○。很抱歉，因為各種事情而要辭退面試，特此打來聯絡。)
錄用負責人：「かしこまりました。ご連絡いただきありがとうございます。」(明白了。謝謝您的聯絡。)
我：「 せっかくお時間を調整して頂いていたのに、申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。それでは、失礼いたします。」(明明特地為我調整時間，很對不起。還請多多指教，就此告辭。)然後掛電話。
如果錄用負責人不在
我：「恐れ入りますが、この度面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんが、その旨を採用担当者様にお伝え願えますか。」(很抱歉，這次是因為想辭退面試而打來聯絡。對於引起麻煩而感到很抱歉，請問可以幫忙傳遞給錄用負責人嗎？)
店員：「かしこまりました。ご連絡いただきありがとうございます。」(明白了。謝謝您的聯絡。)
我：「何卒よろしくお願いいたします。それでは、失礼いたします。」(還請多多指教，就此告辭。)
辭退面試郵件的書寫訣竅
以下會解說一些寫辭退面試的郵件時要遵守的基本規則和禮儀，歡迎參考寫法訣竅。
在標題裡寫著辭退面試
在發送辭退面試的郵件時，一定要在標題裡寫上「面接辞退」，可以防止錄用負責人因為太多郵件而沒有注意到你的郵件。在標題裡除了寫上「面接辞退」外，也要寫上自己的姓名，這樣會比較一目瞭然。
表達感謝及歉意
如上文所說，因為面試等過程花費了企業方的時間和人力，在郵件的開首應該先表達感謝對方的安排，以及在履歷及能力上對於自己的肯定，表達對公司的尊重。除了感謝，也需要表達對辭退的歉意，撰寫一封充滿誠意的郵件。
寫簡單易懂的文章
辭退面試的郵件要注意簡潔的文章，因為最重要是傳達辭退的意思和道歉的心情，避免閒談或提到與主題無關的內容，好讓錄用負責人在確認時不會花太多時間。
用私人理由辭退最好
雖說在辭退面試的郵件中沒有必要詳細記載辭退理由，如果要寫，在郵件中用「一身上の都合」(個人情况)等曖昧的表達也可。如果被回信或者電話問到辭職理由的時候，就好好準備如何順利回答。避免表現對出辭退的企業感到不滿，注意不要失禮。
結尾保持友好態度
雖然這次辭退面試，但難保日後在工作上有機會再打交道，在郵件的結尾仍需保持禮貌，再次感謝對方並給予對方的事業祝福。
外國人留學生在發送之前請再批改一下
有些外國人留學生中對寫辭退面試的郵件等正規的文章感到沒有自信，這種情況下，請日本人批改一下的話會比較安心。如果有錯字或漏字的話印象會不好，所以在發送之前請別人確認一下，可以减少弄錯的風險。除了學校的朋友以外，平時在發送商務郵件前最好請日本人幫忙確認一下。
電郵例文
例文1
＜如果在別的公司獲得內定＞
標題：面接辞退のご連絡 ◯◯◯◯（氏名）
內容：
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
◯◯◯株式会社
人事部 採用担当 ▲▲様
お忙しいところ、失礼いたします。
◯月◯日◯時より、二次面接のお約束をさせて頂いております◯◯◯◯と申します。
一次面接の節は、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、一身上の都合で、面接を辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。
貴重なお時間を頂戴していたのにも関わらず、このような身勝手なお願いで大変申し訳ございません。
直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
〇〇〇〇（氏名）
東京都墨田区◯◯1-23-45
レジデンス◯◯103号室
090-1234-5678
◯◯◯＠.jp
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
商務郵件需要像這樣用平時不怎麼使用的婉轉措辭來寫文章，所以外國人留學生要注意。
例文2
＜因為身體不適而需要辭退＞
標題：面接辞退のご連絡 ◯◯◯◯（氏名）
內容：
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
株式会社△△△△
人事部 採用担当 ◯◯様
お忙しいところ失礼いたします。
◯月◯日◯時より、面接のお約束をさせて頂いております◯◯◯◯と申します。
大変申し訳ございませんが、体調を崩してしまい数週間入院することになり、お約束の日時に面接に参加することが難しくなってしまいました。
そのため、面接を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。
貴社の選考を受けることができなくなり、大変残念に思っております。
また、貴重なお時間を頂戴していたのにも関わらず、このような
身勝手なお願いで大変申し訳ございません。
直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
〇〇〇〇（氏名）
東京都品川区◯◯1-23-45
◯◯ハイツ103号室
090-1234-5678
◯◯◯＠.jp
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
如果是幾天就能治好的感冒，那錄用負責人可能會更改面試日程，但是如果要住院等，請聯絡面試官辭退面試。
例文3
＜辭退打工面試＞
標題：○月○日のアルバイト面接辞退のご連絡
內容：
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
株式会社 ○○
○○店 採用担当者様
○月○日の○時に面接のお時間を頂いておりました、○○（自分の名前）と申します。
大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させて頂きたくご連絡させていただきました。
お忙しい中、面接の時間をご調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇〇〇（氏名）
東京都品川区◯◯1-23-45
◯◯ハイツ103号室
090-1234-5678
◯◯◯＠.jp
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
外國人留學生發送辭退面試郵件的疑問
以下介紹對辭退面試郵件的疑問，請參考而能做出適當的對應。
沒有收到回信
如果沒有收到辭退面試郵件的回信的話，可能是你的郵件被忽略掉。在發送辭退面試的郵件後，如果過了一段時間都沒有回信的話，最好打電話聯絡負責人。這時提前說一下已經發送了郵件的話會比較順利。
回信該怎麼回覆？
一般來說，如果收到辭退面試郵件的回信的話，我們不再回信也可以，以免錄用負責人需要確認和回信。但無論如何都想回信的時候，請注意用簡短簡潔的文章和告訴對方今後不需要回信。
當天取消可以嗎？
儘量避免當天取消，在面試前一天之前聯絡吧。由於身體狀況和家庭情况不得已需要取消的情况下，那除了拒絕面試的郵件外，還要給錄用負責人打電話告知。因為如果只是發郵件的話，有時錄用負責人會看不到。另外，如果電話裡沒有錄用負責人的話，請向接電話的人轉達拒絕面試的意思和給錄用負責人的留言。
如果企業挽留怎麼辦？
能夠得到對方挽留和重視是非常難得的。根據情況，企業可能會根據你的需求調整條件，因此可以考慮重新考慮是否參加面試。不過，如果你已經接受了其他公司的內定，或者條件與你的期望差距過大，那麼應該誠實地告訴對方並婉拒。
在發送辭退面試郵件的時候，不要忘記對企業的誠意和禮儀。如果能趁現在掌握好發送郵件的禮儀的話，作為社會人開始工作的時候也一定會有用的。如果外國人留學生感到困難時，可以向日本人朋友尋求幫助。順利拒絕這次面試，轉換心情迎接下一次面試吧！
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