일본 ‘재직 증명서’, ‘퇴직 증명서’ 필요한 경우, 발급 방법

WeXpats

2023/09/05

일본에서 일하기

일본에서 아르바이트, 사원으로 일한 경험(경력)을 증명할 수 있는 서류로는 근무 기간이 명시되어 있는 ‘재직 증명서’(在職証明書)’, ‘퇴직 증명서(退職証明書)’ 등이 있습니다.

‘재직 증명서’는 어떤 일을 얼마나 오래 했는지, 어떤 직급으로 일했는지 증명하기 위한 서류로, 이직하는 회사에서 요청받을 수 있습니다. 재직 시뿐 아니라 퇴직 후에도 발급받을 수 있습니다.

‘퇴직 증명서’는 퇴직 후 2년 동안 발급받을 수 있습니다. 해고로 인한 퇴직의 경우 퇴직한 사람이 원하지 않으면 해고 사실과 사유를 퇴직 증명서에 기재할 수 없습니다.

이번 기사에서는 ‘재직 증명서’, ‘퇴직 증명서’의 개념과, 비슷하게 느껴질 수 있는 ‘경력 증명서’, ‘이직표’는 어떤 서류인지도 함께 소개합니다.

일본에서 아르바이트, 취업으로 일하시는 분들은 기사를 읽고 필요할 때 활용해보세요.

<내용 소개>

◆일본 ‘재직 증명서’는 퇴사 후에도 발급 가능! 필요한 경우, 신청 시기, 발급 방법

◆일본 ‘경력 증명서(직무 경력서)’란? ‘재직 증명서’와의 차이는?

◆일본 ‘퇴직 증명서’는 퇴직 후에, 2년 동안 몇 번이든 발급 가능

◆‘이직표(離職票)’란? ‘퇴직 증명서’와의 차이는?

◆마무리

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일본 ‘재직 증명서’는 퇴사 후에도 발급 가능! 필요한 경우, 신청 시기, 발급 방법

회사에 다니면서 이직을 준비할 때, 지원한 회사에서 ‘재직 증명서’를 제출해달라고 하는 경우가 있습니다. ‘재적 증명서(在籍証明書)’, ‘취로 증명서(就労証明書)’, ‘근무 증명서(勤務証明書)’, ‘고용 증명서(雇用証明書)’, ‘취업 증명서(就業証明書)’ 등 부르는 이름은 다양하지만 모두 같은 역할을 하는 서류입니다. 어떤 일을 얼마나 오래 했는지, 어떤 직급으로 일했는지 등을 확인하기 위해 필요한 서류인데요. ‘재직’, ‘재적’ 등의 표현을 사용하지만, ‘재직했다는 사실을 증명하는 서류’이므로 재직중만이 아니라 퇴직한 이후에도 재직했던 회사에 요청해 발급받을 수 있습니다.

일본에서는 재직 증명서의 경우 회사의 인사(人事)・총무(総務) 부서에 신청해 발급받게 됩니다. 일반적으로 기재되는 내용은 다음과 같습니다.

일본 재직 증명서에 일반적으로 기재되는 내용

・氏名(이름; 재직시 이름), 性別(성별), 生年月日(생년월일), 住所(주소; 재직 당시 주소)

・入社年月日(입사연월일)

・職種(직종), 雇用形態(고용형태)[정규사원・계약사원・파트・아르바이트], 職級(직급), 業務内容(업무내용)

・勤務時間(근무시간), 月勤務日数(월근무일수)

・勤務地(근무지)

・年収(연수입), 給与月額(급여월액)

・이러한 내용이 기재된 서류에 회사의 날인을 받아야 함

임대계약 등에서 론(대출) 신청을 위해 제출할 경우에는 ‘연수입, 급여월액’이 적혀 있어야 하기 때문에 회사에서 마련한 재직 증명서 양식에 그 내용이 적혀 있을 수 있습니다. 이러한 맥락에서 ‘재직 증명서’를 발급받을 때는 사전에 제출 용도를 인사부에 전달하는 경우가 많습니다.

일본 재직 증명서는 인가 보육소 입소 신청시에도 필요

아동복지법에 근거한 아동복지시설로, 국가가 지정한 설치 기준을 만족하여 도도부현(都道府県)의 지사에게 인가를 받은 시설을 ‘인가 보육소(認可保育所)’라고 합니다. 이들 시설에서는 보호자가 일을 하거나 병이 있는 등 사유가 있어 0세~소학교(초등학교) 취학 전 아동을 보육할 수 없는 경우 아동을 맡아 보육하게 되는데요. 부모의 맞벌이 등으로 이러한 인가 보육소에 입소하기 위해서는 ‘취로 증명서(就労証明書)’, 즉 ‘재직 증명서’를 첨부해야 합니다. 회사에 고용되어 있는 경우는 근무처에 발급을 요청하게 되어 있습니다. 이러한 목적으로 재직 증명서(취로 증명서)를 발급받는 경우에는 ‘산전산후 휴가 취득 기간’, ‘육아 휴업 취득 기간’, ‘육아 등에 의한 단축 근무 시간’ 등이 기재된 양식이 사용되기도 합니다.

*시부야구 홈페이지 ‘취로증명서(대도시형 표준적 양식-회사원용)’ pdf

일본 재직 증명서, 해외에서 사용할 경우에는 영어로 발급받자

일본에서 일한 것을 해외의 회사에 증명하기 위해 영어로 된 재직 증명서가 필요한 경우도 있습니다. ‘Certificate of Employment’이라는 제목으로 양식을 찾아보고 인사부와 소통하며 준비하도록 합시다.

일본 재직 증명서 신청 시기, 발급 방법

제출 전에 필요한 기재 내용을 사전 확인, 최소한 2주 전에 신청하기

재직 증명서는 발급 목적(제출 용도)이 무척 중요합니다. 사전에 제출할 기관에 필요한 기재 내용을 확인해두면, 필요한 내용이 누락되어 인사부에 재차 발급을 요청하는 번거로움을 덜 수 있습니다.

발급 기간은 될 수 있는 한 여유 있게 준비하는 것이 좋습니다. 2주 정도 시간을 갖고 신청하는 것이 매너. 현/전 근무처의 인사・총무 부서에 신청하게 되며, 다음과 같은 내용을 서면, 메일 등으로 전달하면 원활한 발급에 도움이 됩니다.

<재직 증명서 발급을 위해 인사 담당자에게 전달할 내용(예시)>

이름, 재직시 부서, 퇴직일 등
발급 목적(제출 용도)
발급된 서류를 받을 방법(우편, 직접 수령 등)
수령 희망일(제출 기간에 늦지 않게)

지자체의 양식 등 자신이 가진 서류로 발급을 요청할 경우에는 위의 내용을 담은 송부장(送り状・添え状) 등을 첨부하고, 반송용 봉투에 필요한 우편 요금 분량의 우표를 붙여 동봉하는 것이 매너입니다.

일본 ‘경력 증명서(직무 경력서)’란? ‘재직 증명서’와의 차이는?

일본에서는 채용 과정, 특히 이직 과정에서는 ‘이력서(履歴書)’와 함께 ‘경력 증명서’에 해당하는 ‘직무 경력서’ 제출을 요구받는 경우가 많습니다.

‘직무 경력서(職務経歴書)’란, 지금까지 일한 경험에 관한 정보를 기재한 서류입니다. 기업이 이 직무 경력서를 제출해달라고 하는 이유는, 지원자의 경험과 스킬을 상세하게 알고 싶어하기 때문입니다. ‘재직 증명서’, ‘이력서’ 등에 적는 간단한 내용과 달리 구체적으로 작성하는 것이 중요합니다.

직무경력서 작성 방법

이력서 안에 들어 있는 직무경력서를 사용해도 되지만, 선 없는 A4에 작성해도 무방합니다. 보통 1~2매 정도로, 컴퓨터 가로쓰기로 작성하는 것이 일반적이지만, 검은 볼펜이나 만년필을 사용해 자필로 작성해도 무방합니다. (자필의 경우, 선이 있는 경우가 쓰기 좋겠죠?)

‘직무경력서’라는 제목, 이름, 작성일자, 연락처 등 기본 정보를 쓰고 직력을 기재해나가는 방식 대로 작성하되, 직무만 적는 것이 아니라 취득 자격, 컴퓨터 능력, 활용 가능 능력, 자기 PR, 지원 동기 등, 우리 나라의 ‘자기 소개서’에 들어갈 내용을 함께 기재하는 것도 방법입니다.

직무경력서 주요 항목>>

응모 직종
최종 학력
직무 경력
활용 능력
지원 동기

[참고] 헬로워크의 직무경력서 관련 상세 안내 PDF

일본 ‘퇴직 증명서’는 퇴직 후에, 2년 동안 몇 번이든 발급 가능

‘퇴직 증명서(退職証明書)’는 말 그대로 ‘근무했던 회사를 퇴직했다는 사실을 증명하는 서류’입니다. 따라서 재직중에는 발급받을 수 없습니다. 이직하는 회사에서 제출해달라고 요청받게 될 경우 퇴직 후에 이전에 근무했던 회사에 발급을 요청, 발급받도록 합시다.

노동기준법(労働基準法)의 관련 조항(아래에 소개)에 따르면 ‘퇴직 이후 노동자가 요청할 경우 지체없이 증명서를 발급해야 한다’고 되어 있습니다. (단, 퇴직자가 요청하지 않을 때 발급할 의무는 없습니다.) 또한 노동기준법 제115조에 의거, 퇴직 증명서를 청구할 수 있는 권리는 퇴직 후부터 2년간을 시효로 합니다. 2년 동안은 발급 회수에 제한이 없으니 분실, 이직 활동시 필요할 경우 부담 갖지 말고 요청하세요.

일본 퇴직 증명서 기재 내용, 퇴직 증명서 발급 관련 노동기준법

(퇴직시등의 증명)

제22조 노동자가 퇴직하는 경우에 있어, 사용 기간, 업무의 종별, 그 사업에서의 지위, 임금 및 퇴직 사유(퇴직 사유가 해고에 의한 경우는 그 이유를 포함.)에 대해 증명서를 청구할 경우, 사용자는 지체 없이 그것을 교부해야 한다.

② 노동자가, 제20조제 1항의 해고가 예고된 날[통상 최소 30일 전 예고가 의무]부터 퇴직일까지의 사이에, 해당 해고 이유에 대해 증명서를 청구한 경우에 있어서, 사용자는 지체 없이 그것을 교부해야 한다. 단, 해고가 예고된 날 이후에 노동자가 해당 해고 이외의 사유로 퇴직한 경우에 대해서는, 사용자는 해당 퇴직일 이후 해고 이유 증명서를 교부할 필요가 없다.

③ 앞의 2항의 증명서에는 노동자가 청구하지 않은 사항을 기입해서는 안 된다.

④ 사용자는, 사전에 제3자와 도모해 노동자의 취업을 방해할 것을 목적으로, 노동자의 국적, 신조, 사회적 신분 또는 노동 조합 운동에 관한 통신을 하거나, 또는 제1항 및 제2항의 증명서에 비밀 기호를 기입해서는 안 된다.

*법 조항 출처: e-GOV 法令検索

일본 퇴직 증명서, 재직 증명서 대체 가능

퇴직한 사람이 필요에 따라 청구하게 되는 퇴직 증명서. 앞의 노동 기준법 제22조에 따르면 ‘사용 기간(근무 기간), 업무의 종별, 그 사업에서의 지위, 임금 및 퇴직 사유’을 그 기재 내용으로 하여 청구할 수 있습니다.

이직할 회사에서 ‘재직 증명서’나, ‘퇴직 증명서’를 요청할 경우, 필요한 내용을 확인해 그 내용이 적힌 서류를 제출하면 됩니다. 두 서류의 내용은 대동소이하여 필요한 기재 내용이 양쪽 모두에 들어 있다면 ‘재직 증명서’ 대신 ‘퇴직 증명서’를 제출할 수도 있습니다. (그 반대도 가능합니다.) 단, ‘퇴직 사실’을 확인하기 위해 ‘퇴직 증명서’를 요구하는 것일 수 있으니 필요한 서류에 관련해서는 이직하는 회사에 사전 확인 후 준비하도록 합시다.

일본 ‘이직표(離職票)’란? ‘퇴직 증명서’와의 차이는?

회사에 신청하면 할로워크에서 발급, 실업 수당 신청 및 이직한 회사에 제출 용도

퇴직한 내용을 증명하는 서류 중 퇴직 증명서 외에 ‘이직표(離職票)’라고 불리는 것이 있습니다. 정확한 명칭은 ‘고용보험 피보험자 이직표(雇用保険被保険者離職票)’입니다.

이직표는 공적인 서류로, ‘회사를 퇴직해서 실업 상태에 있다’는 것을 증명하여, ‘실업 수당(기본 수당)’을 받기 위해 사용합니다. (이 경우에는 ‘퇴직 증명서’로 대체되지 않습니다.)

이직표 발급을 원하는 경우, 고용보험(*)에 가입되어 있는지를 먼저 확인한 뒤 회사에 이직표 발급을 신청하게 됩니다. 회사는 할로워크(ハローワーク; 헬로워크)에 ‘이직표’ 발급을 신청하게 되고, 할로워크가 이직표를 발급해 회사로 교부, 회사에서 이것을 다시 퇴직자의 자택으로 우편 발송하게 됩니다.

이직표 역시 ‘퇴직자가 발급을 원할 경우 퇴직 후 10일 이내에 할로워크가 회사에 발송’하는 것이 의무이므로, 이 기간을 감안해서 대략 2주 이후에도 이직표가 자택에 도착하지 않을 경우 재직했던 회사에 문의해보아야 합니다.

이직하게 된 회사에서 이직표 제출을 요청받을 수 있으므로 소중하게 보관해둡시다.

[참고] 고용보험 의무 가입 조건

일본에서는 주 20시간 이상, 31일 이상[단기 노동이 아닌 경우] 계속 노동하는 노동자의 경우 고용 형태와 관계 없이 고용보험 가입이 의무화되어 있습니다.

*후생노동성 <雇用保険の加入手続はきちんとなされていますか！>

일본 이직표의 내용

이직표는 두 통이 한 세트입니다. ‘이직표―1’, ‘이직표―2’로 구성되어 있습니다.

이직표(고용보험 피보험자 이직표)―1: 고용보험 자격상실을 통지하는 서류. 고용보험의 피보험자 번호 및 이직(퇴직) 연월일, 이직자 성명 등이 적혀 있음

이직표(고용보험 피보험자 이직표)―2: 이직(퇴직) 이유, 임금 지불 상황, 피보험자 기간 등을 통지하는 서류. ‘이직(퇴직) 이유’는 회사에서 기재한 내용이 적혀 있고, 퇴직자 본인이 다시 ‘이직(퇴직) 이유’를 ‘회사 사정/개인 사정’ 중에서 선택하고 구체적인 사정을 기재하게 됩니다. 기본적으로는 회사와 퇴직자의 이유가 일치하는 것이 원칙이지만, 사업주가 기재한 이직 이유에 이의가 있는지 그 유무를 기재할 수 있게 되어 있습니다. 마지막으로 서명을 하게 됩니다.

이직표가 늦어질 경우, 국민건강보험에는 퇴직 증명서를 대신 제출 가능

이직표는 공적 문서이지만, 퇴직 증명서는 사적 문서(기업 차원에서 작성, 정해진 포맷이 없음)입니다. 고용보험에 가입되어 있지 않아 이직표를 발급받지 못하더라도, 퇴직 증명서는 요청하면 발급받을 수 있습니다.

직장에서 가입한 건강보험의 자격 상실일(회사 퇴직일 익일)부터 가입할 수 있는 국민건강보험에 가입하려면 퇴직일이 확인되는 ‘고용보험 피보험자 이직표(이직표)’를 제출해야 하는데 이직표 발급이 늦어지는 경우에는 ‘퇴직 증명서’를 대신 제출할 수 있습니다. 따라서, 퇴직 증명서는 가능한 한 퇴직 후 즉시 수령할 수 있도록 사전에 여유를 갖고 회사에 요청해둡시다.

[참고] 회사 퇴직 후에도 직장 건강보험을 최대 2년간 계속할 수 있는 ‘임의계속(任意継続)’이라는 제도가 마련되어 있습니다. 국민건강보험 가입 대신 ‘임의계속’을 원한다면 퇴직 후 20일 이내에 직장 건강보험에 신청해야 합니다.

마무리

일본에서 일한 사실을 증명하는 서류로는 ‘재직 증명서’, ‘퇴직 증명서’가 있습니다. 명칭은 다양하게 사용되지만 기재 내용은 대동소이하므로 제출처에 필수 기재 내용을 확인하고 필요한 내용이 기재된 서류로 발급받도록 합시다.

재직 증명서, 퇴직 증명서는 이직시 제출하는 목적 이외에도 인가 보육소 입소 신청, 주택 관련 대출 신청, 실업 수당(기본 수당) 신청 등의 목적으로도 이용되니 그 내용에 따른 필요 서류, 발급 방법을 잘 이해해두면 도움이 되겠습니다.

실업 수당(기본 수당)을 받기 위해서는 공적 문서인 ‘이직표’가 필요합니다. 고용보험 가입에 가입되어 있어야 하며, 신청하지 않아도 발급받는 경우도 있지만 회사에 퇴직증명서와 함께 발급을 신청해두는 것이 확실합니다. 직장 보험 자격이 상실된 이후 국민건강보험 가입을 위해서도 필요한 서류입니다.

<관련 기사>

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