縱使有一定程度的日語能力，在撥打或接聽電話時也難免有點緊張。由於無法看到對方的表情，電話中的聲音也會變小，比起面對面說話似乎更有難度。但不用怕！這次會解析商務電話的禮儀和常用範例，多練習就會得心應手。
目錄
日本商務電話基本禮儀
撥打電話
接聽電話
其他注意事項
日本商務電話基本禮儀
在打電話或接聽電話時都要先謹記這些基本禮儀。
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積極接聽電話
一些外國人員工可能因為怕口條不順而避免接電話，但上班時要有「優先接聽公司電話」的心態。特別是剛加入公司的時候，這是向同事和前輩展現你積極態度的機會。隨著接聽電話的熟練度增加以及與業務夥伴的互動，工作進展也會更加順利。一般來說，要在電話響三聲鈴內接聽，以免讓對方等候過久。
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以公司代表的身份接聽電話
對話的對象會把接聽電話者的聲音視為公司的聲音，每一字一句都會被視為公司的立場及意思，員工的態度也會影響公司的形象。因此在接聽電話時，即使是工作資歷較淺的人，也要意識到自己是作為公司的代表在回答電話，並承擔起這份責任。
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接聽前準備好筆記用品
請在接聽電話前準備紙和筆等筆記用品，以便記錄事由或相關資料。同時也應提前瞭解保留、轉接、音量調整等公司電話的基本功能與操作方式。這樣就不會在接聽時感到手忙腳亂。
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避免在用餐時或上班時間之外的時段撥打電話
日本人很重視TPO(Time（時間）、Place（地方）、Occasion(場合))，所以盡量避免在用餐時或上班時間之外撥打電話，以免影響對方的私人時間。另外，在週初或連假後剛開始上班的時段也盡量避免，因為通常在早上會進行晨會或傳達事項報告，是最忙碌的時段，對方可能未準備好應付其他工作事務。如果真的有急事需要打電影，可禮貌地加上一句「朝早く恐れ入ります」(asahayaku osoreirimasu，一早打來不好意思)。
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如果預期通話時間較長，事先詢問別人時間是否許可
若預期有很多事情需要報告或詢問，通話時間較長，需要在開始前問「お時間○分ほどよろしいでしょうか？」(ojikan ○fun hodo yoroshii de syouka？您有約○分鐘的時間嗎？) 以考慮對方的時間。
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不可外泄公司內部個人資料
請注意要小心不可向外部人透露公司員工的個人資料，包括名字、電話號碼等，即使對方表示急於聯絡某位員工，而對方不在也不可傳達其手機號碼。
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掛電話時輕放聽筒
基本的禮儀是由撥打電話的一方先掛斷電話。但如果對方是客戶，最好在確認對方已掛斷電話後再掛斷自己的聽筒。而在結束電話時，請注意在桌上電話使用時不要粗暴地放下聽筒。按下掛機鈕再輕放聽筒更顯禮貌。
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撥打電話
不像跟朋友聊電話，在電話接通時，商務電話不會說「もしもし」(moshimoshi)。聽到對方應答後先說承蒙關照了來打招呼，然後報上自己所在的公司及自己的名稱，表明想找誰。
例子：「お世話になっております。株式会社○○(公司名)の○○(自己的名稱)という者ですが、xx様(對方的名稱)はいらっしゃいますか。」(oseiwaninatteorimasu, kabushikikaisai ○○ no ○○ toiu mono desuga, xx sama wa irassyaimsuka)
如果對方有接聽電話，那麼先表達自己想傳達的事情和詢問對方是否有空。
例子：「○○の件でご連絡させていただきました。ただ今、お時間よろしいでしょうか？(○○ no ken de gorenraku sasete itadakimashita. tadaima, ojikanyoroshii desyouka?)
在表達好想要講的事情後，再詢問一句確認對方能否理解訊息準確無誤。
例子：「～でよろしいでしょうか？」(～de yoroshii desyouka?)、「ご不明な点はございませんか？」(go fume na ten wa gozaimasenka)
如果對方剛好不在，你可以詢問對方何時回來。
例子：「何時ごろお帰りになりますか。」(najigoro okaerininarimasuka) 或是
「いつ頃お席にお戻りになりますか。」(itsugoro osekini omodorininarimasuka)
通常對方會詢問需不需要回電，如果你不需要，可以表示自己再度打電話聯絡。
例子：「改めてかけさせていただきます。」(aratamete kakesasete itadakimasu)
商務電話的習慣是由撥打電話那一方掛上電話，在最後說「失礼いたします。」(shitsuitashimasu) 結束對話，然後等約三秒鐘便把電話掛掉。
接聽電話
那麼接聽電話的一方該怎樣應對呢？首先，在電話響起時要盡快在響起2次內接起，如果響起3次才接便要跟對方說久等了「お待たせいたしました。」(omataseitashimashita)，然後謝謝對方來電，說出自己的公司名。
例子：「お電話ありがとうございます。株式会社○○(公司名)でございます。」(odenwa arigatougozaimasu, kabushikikaisai ○○ de gozaimasu)
如果對方找的是另一位員工，那麼你便請對方稍等一下「擔當に代わりますので、少々お待ちください。」(tantouni kawarimasunode, syousyou omachikudasai)，如果公司比較大，需要確認的話便說「確認してまいります。」(kakuninshitemairimasu)
如果該名員工剛好不在，便跟對方說抱歉，以及詢問對方是否需要回電。即使該名員工只是去吃午飯或上廁所，他前往哪裡或做什麼是不需要跟客戶解釋，只要說他離開了座位或外出了便可。
例子：「 ○○(員工的名字)はただいま、席を外しておりますので、折り返しお電話を差し上げるようにいたしましょうか。」(○○ wa tadaima sekiwohazushiteorimasunode, orikaeshiodenwa wo sashiageru youniitashimasyouka)
記下對方的電話號碼或留言，或是日期、金額等重要資訊後，記得必需重複確認一次，確保自己所記下的資訊沒有錯誤。在重複說一次前可說「繰り返します。」(kurikaeshimasu)
其他注意事項
在接打商務電話時，首先需要在手邊準備紙筆，以防記下任何事情。就像一般商務會話一樣，應對時請用敬語，而且用適中的語速及聲量，以防說太快或太小聲而未能清晰表達。在跟其他職員交接電話時請把電話保留，讓對方等超過30秒以上的話，必須說讓你久等了「お待たせいたしました。」以表示歉意。
如果電話的聲音太小，聽不清楚，不可以直接指責對方，需要婉轉地說「お電話が遠いようなのですが。」(odenwa ga toiyounanodesuga)，對方便會理解。
聽不清楚對方說的日語，不要裝懂，禮貌地請他再重複一次便可。「恐れ入りますが、もう一度お願いできますでしょうか。」(osoreirimasuga, mouichido onegaidekimasudesyouka)，最重要是準確地獲取對方所說的資訊。
應對商務電話時不要太緊張，很多人一緊張便會加快語速，日語說起來不夠流暢，容易說錯。放鬆一點，多練習幾次，習慣了便會上手，沒有想像中困難喔！
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